电子政务档案管理存在的问题及对策探析获奖科研报告

电子政务档案管理存在的问题及对策探析获奖科研报告【摘

要】互联网时代下各级政府部门建立互联网政务服务平台，有助于推进各级政府部门实现全国一体化的电子政务文件全流程在线办理、统一归档、管理等标准，进而加强线上线下政务服务档案管理工作的深度融合。而现如今电子政务档案管理工作仍然存在较多的问题，比如分散式共享所形成的“信息孤岛”、管理权责体系不完善、档案移交规则不规范、电子文件缺乏证据效力相关的甄别技术等，阻碍着电子政务档案管理的有效性、便捷性与存真性，不利于电子政府服务平台实现真正意义上的信息共享，同时还能降低档案管理成本，提升档案管理的效率。

【关键词】电子政务服务平台;电子档案管理;信息共享;问题;对策

引言：

各级政府部门在互联网+模式下逐步开展与深化电子政务服务，以此来推进“放管服”的政府治理现代化改革。基本实现从“线下跑”、“分头办”转型为“网上办”、“协同办”，从而整体完成“一网通办”的电子政务服务。同时2019年4月，国务院颁发了716号令，对政务服务平台的电子文件管理规范性、及时性、标准性等方面首次进行了明确规定，以期推动各级政府部门彻底转变为规范化、效率化的电子文件运行—归档管理模式[1]。

1、政府服务电子文件的概念界定

我国《电子文件管理暂行办法》将政务服务电子文件界定为：各政府机关、企事业单位、各社会团体以及其他组织利用计算机等电子设备，借助互联网+模式来形成、办理、存储以及传输电子文件，实现对公务相关文字、图像、音频、视频等各种形式信息进行在线记录和存储。在“716号令”中，“电子档案”被界定为：具有查考、相关凭证、保存价值、归档存储的电子文件。但在具体的实际工作中，电子文件在概念界定方面又存在一定差别，比如各政务办理单位将其界定为政务信息资源，而档案部门则将其界定为电子档案[2]。电子档案管理是推动“数字化中国”政治建设、经济发展以及社会文明进步的重要手段。

2、电子政务档案管理现存的问题研究

2.1信息共享欠缺一体化，顶层设计缺陷较大

首先在于国家对于电子文件归档管理的整体控制效力较低，在诸多政务服务指导性文件中，都没有明确规范电子文件管理的方式和加强信息一体化共享的路径。虽然716号新文件作了首次明确了对电子文件管理的规范化要求，但是还没有出台配套的规范标准、行业技术标准，从而使得顶层设计方面存在较大的问题。比如一些档案管理文件办法中，还是依照纸质文件进行归档和存储，从而使得一体化的电子档案共享、管理、存储难以得到有效贯彻。其次在整合共享方式上没有实现统一化，易陷入“信息孤岛”陷阱中，并且整合方式多样化，再加上共享概念较为模糊，因此会造成分散化共享，使得档案信息在整合共享上存在横向体制、途径单一、一致系统的阻碍。

2.2电子文件流程管理机制割裂，档案管理权责不明晰

其一，管理机制协作性差。电子文件通常需要经由形成、办理、归档、存储、开发再利用的生命周期，可以根据管理部门分成两个阶段，前一个阶段为电子文件办理形成、上传、共享处理，由业务部门主要负责，而后一个阶段为电子文件归档、存储，主要为档案部门负责。而业务部门和档案管理部门却在电子文件在线交接中缺乏协同性，现今各政务服务平台中各业务系统生成、上传的证照类、文书类等电子文件都欠缺版式、各部门签名签章等规范证据保证，而且因为在流转共享中各部门的标准难以统一，所以很多政务平台还是采用的是归档双套制[3]。也就是带签名盖章的纸质文件归档一套，电子文件再归档一套，而且版式还不一致。再利用时，依然倾向于将纸质文件进行数字化扫描，电子文档只充当纸质文件的备份。这主要是因为业务系统功能薄弱，使得办理权责界定模糊，从而容易造成电子文件出现失真、缺失、标准不规范、文件丢失等质量与技术问题，给档案管理部门制造了诸多麻烦。而因为管理机制的割裂，出现问题，各部门互相推诿，无法明确责任主体，也无法有效考评与激励各部门的职责。

2.3全流程监督与控制效力不佳

目前我国各级政府部门的电子政务档案管理系统功能不完善，尚欠缺全流程的监督和控制，导致很多电子文件在前端就遭到了破坏或者失真的情况，在真实性、可用性、安全性、完整性等方面都有待考证，进而降低了电子文件的应具备的证据效力。因为全流程的监督机制的缺乏，使得电子档案的利用价值没有得到充分体现。此外安全防控技术也没有更新，计算机病毒容易侵害存储的政务文档，或者经由系统更新后，源文件遭到彻底损坏，这就给电子档案管理工作增添了较大的难度。

3、电子政务档案管理工作的创新策略探究

3.1完善顶层设计，真正实现一体化的共享

首先要以716号文件为基础，不断完善与明确规定国家电子档案管理相关法规条例和办法，加快推进电子档案管理标准、监督防控办法、权责流程等细则的落地。同时还应从法律与技术的角度上来制定关于保障电子文件单轨制管理应具备的凭证效力[4]。其次要加强一体化电子文件的整合。对于整合共享应当从实体与信息两个方面协同，帮助政务工作人员树立起一体化的共享思维。根据不同类型的政务信息内容，采用分散式共享还是整体共享需要进一步细分制定，紧紧围绕共享效率和统一性即可。

3.2规范档案移交流程，明确责任主体，建立联动共治的管理机制

首先根据双轨制的实际需求和特殊性，需要对不同介质的档案正确划分移交方法;同时还要加强电子档案的归档管理，杜绝双套归档的现象。其次要明确各部门的权责，明确电子文件全流程管理环节的负责主体[5]。因为电子文件需要各级部门的协同合作，从而需要建立标准化的联动共治机制。执行“谁办理、谁负责”、“谁形成，谁负责”的追责原则，数据机构需要对电子文件做好数据库的安全维护、系统升级、信息甄别和筛选，同时还要对电子档案管理全流程的技术与标准进行统一化制定，特别注重对真实、有价值、完善的可信电子档案信息加强筛选，保证源头上文件资料的可信度和真实度，降低失真、破坏等概率。

3.3完善电子档案归档系统和全流程监控平台建设

电子档案归档系统需要与政务服务平台的业务标准相统一，完善全流程的监控功能，以此来构建源文件数据规范性和完整性。同时还应当引入国家级身份认证、电子印章、电子签名等系统，更新大数据分析技术、病毒防控技术、数据安全备份、恢复技术等，从而提高电子档案的再利用价值，包括可取、风险可控、信息可靠以及可查询利用等价值[6]。通过构建身份认证共享系统以及电子签章平台来对大批量的电子档案进行快捷高效的查档，并且还能提高电子档案的证据效力，提升可靠价值。

结束语：

互联网+模式下的电子政务服务平台的重要任务之一就是规范、高效、安全地实现电子文件的全流程办理、共享、归档以及安全存储。电子档案是我国各级政府部门依法行政执行的有力