工程竣工档案管理办法

编制审核批准分发号2011年07月15日发布2011年07月15日实施1.编制目的为了加强国电电力东源蝉子顶49.5MW风电场工程的档案管理，规范竣工档案的编制和整理，实现工程档案达标移交，特制定本细则。2.适用范围本细则适用于国电电力东源蝉子顶49.5MW风电场工程的档案管理、竣工档案的编制、整理和验收。各参建单位均应按照本细则执行。3.引用标准时，所示版本均为有效。考虑项目周期因素，所有标准都可能会被修订，适用本细则的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。3.1GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》3.2DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》3.3《电力工程“达标投产”管理办法（20063.4电力工业部电建[1996]666号文《关于颁发<火力发电厂工程竣工图文件编制规定>的通知》3.5档发字[1997]20号《城市建设档案归属与流向暂行办法》3.6能源办（1991）231号文《电力工业企业档案分类规则及分类表》3.7GB/T18894-2002《电子文件档案归档整理与管理规范》3.8GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》3.9GB/T10609.3-1989《技术制图复制图的折叠方法》3.10DA/T15-1995《磁性载体档案管理与保护规范》3.11CPIPEC70307051000-2006《工程项目竣工档案管理规定》3.12CPIPEC70307051000-2006《档案管理程序》3.13《火电施工质量检验及评定标准》3.14《电力建设工程施工及验收技术规范》4.管理原则依据《档案法》的规定，贯彻统一领导、分级管理，确保工程档案的完整、准确、系统、规范整理、安全保管和有效利用的原则。东源蝉子顶49.5MW公司国电电力东源蝉子顶49.5MW风电场工程项目监理部（以下简称监理部）等主要参竣工档案管理工作领导小组，组长由项目公司工程部***担任，成员由项目公司、监理单位、设计单位、调试单位、各施工单位资料管理人员等有关人员组成。本工程施工期间，由竣工档案管理工作小组作为统一管理项目竣工档案的职能机规定，加强组织领导，密切配合，齐心协力，共谋达标。门领导和技术人员以及档案管理人员的岗位经济责任制。根据《档案法》的精神，工程竣工档案整理贯彻谁经办，谁立卷；严把关，达标移文件的编制和档案管理工作。为一个单位工程，变电站区土建、箱变基础、电气设备安装等视为一个单位工程，单个风机机组资料由土建施工单位协助安装单位共同完成，然后由项目公司统一组卷归档。在此过程中，各施工单位应听取项目公司统一安排，给予支持，共同完成此项工作。5.各参建单位职责5.1项目公司职责5.1.15.1.2负责提交机组的建设总结5.1.3500操作票、工作票、运行日志等运行台帐、培训教材、考核期的生产记录、考核期的事故分析、处理记录及结论）的收集整理及归档工作。5.1.4交、存档。5.1.5整个工程竣工验收签证书及工程交接证书由项目公司收集、整理归档。5.1.6负责档案工作的统一组织、管理，负责对参建各方档案工作的指导、监督、检查和验收工作。5.1.7调试过程资料；所有厂家设备资料；以及整个工程建设过程中产生的其他资料）5.1.8的要求，编制整个工程竣工档案总清册。5.2监理单位职责5.2.1监理依据性文件、监理工作文件（项目工程全过程形成的有关工程安全、质量、工期、投资监理等方面的全部文件材料）由监理单位收集、积累整理归档，并在机组试运行后按合同要求提交项目公司档案管理处。5.2.2监理单位竣工资料在机组移交试生产后按与业主签订的合同分数、日期移交。5.2.3竣工资料收集范围、案卷排列顺序及组卷要求详见附件六及附件八。5.3施工承包商单位职责5.3.1建设项目施工、安装、调试阶段形成的文件，由各参建单位负责收集、编制、整理其承包项目全部文件，提交监理单位、项目公司审查后归档。5.3.23份完整的240天内）提交项目公司。5.3.3收。5.3.4报项目公司工程部。5.3.5理部审核，报项目公司工程部。由项目公司汇总后移交设计单位编制竣工图。5.3.7资料收集范围、案卷排列顺序及组卷要求详见附件六及附件八。5.4勘测设计单位职责5.4.1负责按工程建设要求，及时提供工程勘测、设计文件并编制施工图总清册。5.4.2负责勘测、红色基文件的整理及档案编制。5.4.3同和电力工业部电建[1996]666号文以及本细则的整理要求，编制竣工图，在机组移交试运行后45天内交项目公司。5.5风机供应商职责5.5.1要求的时间与份数提交项目公司。5.5.2负责收集、整理风机机组各组成部分设备厂家资料（包括机舱、叶片、轮毂等厂5.5.3资料收集范围、案卷排列顺序及组建要求详见附件六及附件八。5.6质量监督中心站与质量监督站职责5.6.1按合同要求提交项目公司。5.6.2资料收集范围、案卷排列顺序及组卷要求详见附件六及附件八。5.7生产单位职责5.7.1负责收集、整理生产准备文件，包括企业技术标准（现场运行规程、操作及事故5.7.25.7.3负责提供设备命名、主系统启动及倒送电方案、继电保护整定单等。5.7.4负责提交机组生产准备及试生产总结。5.7.5资料收集范围、案卷排列顺序及组卷要求详见附件六及附件八。6.归档资料的质量要求6.1杠除。如果空格比较多的，可以在一行或一列上用斜线杠除。6.2见证点文件，各种验评及施工记录表式必须使用国家有关技术标准及规范规定。6.3工程档案应字迹清楚，图样清晰。图表整洁，签字规范、签字盖章手续完备。工程材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。6.4凡合同、协议、试运后签证、机组启动验收交接书、机组移交试生产交接书、机组6.5施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、隐蔽工程记录、工程签证单中的各方人员必须签全名，不能以盖章或打印代替签名归档。6.6根据国电公司办文档函[1999]28号文，设计修改通知单采用计算机编制并打印，交有关人员签署齐全的视为原件，现场发放的修改通知单或工作联系单，复印后，一式几份，并按有关规定进行签署的，视为原件。6.7施工质量处理、缺陷处理报告，要求有闭环交代的详细记录（有调查报告、分析、目均需有闭环交代的记录、纪要与结论性意见。6.8调试措施、方案和报告等均应为激光打印机。不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。引进技术工程的设备订货合同及其附件、投标书等重要依据性文件材料字迹耐久、清楚、不能用复印件归档。凡本单位的发文均要求原件归档；凡对方主送与抄送本单位的收文均应以红头文件归档，不可以复印件归档。如若是转发文，直接隶属关系的文件应以红头文件归档后附间接关系的转发文可复印件归档。凡复印件归档的文件，必须是单面复印并复印清楚，文件齐全。转供材料质量证明书如无原件，必须加盖原单位印章，并说明原件存放单位。6.9各类工程合同、协议、招投标文件、交接证书、验收签证等各签证、盖章单位（合同、协议的履行方和办理证书的签字方）均应保存一份原件存档。从法律效应考虑，合同、协议不亲笔签名只加盖私章的，或虽有签名却不为原件而以复印件归档的，对履行合同方或参与签证方，均属于不符合档案管理要求。6.10案卷内工程文件材料的载体材料，必须用A4幅面（297mm×210mm70克以上的白纸，页边距的要求为：左边必须留有不少于25mm的空白装订边、右、下为22mm。达不到A4纸型的内容，如：合格证、出厂证等要求贴在A4纸上。图纸应采用国家标准图幅。工程档案的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。6.11竣工资料用标准档案盒装好，除设计院竣工图外，其它竣工资料需要装订成册材料使用A4GB/T11822-2000录、文件材料、隔页纸、备考表。封面、封二见附件十及十一。单位工程组卷厚度不超过30mm30mm须有页码号。立卷单位填写各自立卷的单位名称，起止日期以每卷内容为准填写各卷项目工程（或单位工程）开工至竣工验收日期。保管期限应符合附件六要求；卷内备考表按规定填写后放于档案最后。6.12工程档案资料移交套数为三份，且这三套为一正二副归档（竣工资料上请注明正下发的《科技档案案卷目录》建立文件夹，文件夹按照该目录的档号命名，如：光盘命名为：XXXXXXXXXXXX—80XX；号见附件十二：科技档案案卷目录。6.13原则上是完成一个单位工程移交一个单位工程，以保证资料归档的及时性。6.14资料正文的内容及排序（1）签字页（2）单位工程概况（包括1、工程范围，2、设计与设备特点，3、主要工作量，4、主要施工方案，5、施工大事记）（3）施工记录（施工记录按分部和分项工程质量验评表中所列顺序排列）（4）检验记录（设备和材料出厂检验或试验记录、合格证、证明书、质保书）（5）1AB、分部工程质量检验评定表；C、分项工程质量检验评定表；D、检验批质量检验评定表。2、工序验收签证书的排序A、隐蔽工序验收签证书；B、严密性试验验收签证书；C、停工待检点验收前证书；D（6）不合格品处理记录（1、施工质量事故2、不合格品处理报告3、设备缺陷格记录包括顾客提供产品的不合格项，不合格处理结果必须关闭）（7）123、变更设计申请单；4、工程联系单；5（8）重要文件（1、开工、停工、复工、竣工报告；2、图纸会审、技术交底记录；施工组织设计；3、各类施工重要会议纪要；4、施工方案；5、工程总结（应包括施工中碰到的技术问题及解决或处理方法、发生事故的原因及采取的补救措施等内容6.15竣工文件的组卷要求按《火电企业档案分类表（6~9文件；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。注：归档范围及保DA/T28-2002》6.16工程质量评定表、资料核查表、观感评定表必须由一家主要施工单位进行汇总，放在该施工单位卷内。6.17工程的各种检验记录、验评记录、施工记录、调试记录、施工方案、隐蔽工程记录、签证书、竣工图等必须签全名，不能以盖章或计算机打印代替签名。重要施工文件除签名外还需加盖单位公章。6.18空白”章。表式中文字或数据要修改的，不能用涂改液修改，应盖修改章签字认可。6.19对于出厂的各种原始材料（含钢筋、水泥、焊条、混凝土、砖等）的试验报告、须经采购单位的供应部门盖章认可。如该批材料涉及到该项目的各个单位工程，则可以放到第一个项目，其它项目可以互见。钢材、水泥、混凝土及砂、石、骨笔签名。6.20凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。6.21设备招投标书、合同等重要文件材料，应字迹耐久、清楚，不能用复印件归档。文。7.竣工图编制必不可少的凭证和依据。竣工图的编制必须与设计、设计修改内容及现场施工完整性情况相复合，必须达到100%的准确。7.1根据电建［1996］666，火力发电厂的项目竣工图由设计院编制，本工程予以套用，其它项目的竣工图草图为施工承包商编制，后由设计院编制竣工图。如有变动，按有关文件精神办理。7.2由施工承包商或设计院编制竣工图按照电建［1996］666工图文件编制规定》中的规定编制竣工图。7.3［1996］666号《火力发电厂工程中竣工图文件编制规定》要求。7.4工图设计、设计变更、洽商、材料变更施工及质检记录相符合。7.5图的，如果图纸不在同一卷册，应将复印件附在有关卷册中。7.6设计单位编制竣工图的，施工承包商编制基本建设项目竣工图草图一份提交设计CAD国家标准GB/T17678.1-1999及GB/T17678.2-1999要求，并在每台机组投产后45天内向档案组卷单位移交相应的竣工图。8.竣工文件编目8.1.1案卷目录的编制：――案卷序号，案卷排列序号（案卷大流水号）；――案卷题名，由立卷人拟写的案卷题名（包括项目名称或代字、代号及结构阶段的名称等）；页数，该卷所在卷内目录中总的页数；――编制日期，案卷形成日期；以8位阿拉伯数字标注年月日，如20050210一20071005；――编制单位，案卷形成单位；――期限，依据有关规定填写组卷时划定的保管期限；――备注，可标识该卷的存址或其他。8.1.2卷内目录的编制：――序号：应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；――文件编号：应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号；――责任者：应填写文件形成部门或主要责任者；――文件题名：应填写文件标题全称；――日期：应填写文件形成日期；以8位阿拉伯数字标注年月日，如20050210；――页号：按件组卷的，填写每份文件首尾页上标注的页号，如001-005；按卷组料页号填写首、尾页上标注的页号，如一卷文件共3件，第一、二件的首页为001005，则分别填写001、005，第三件的首、末页分别为008、012，则填写008-012；――备注（需要时填写）。8.1.3案卷封面的编制（案卷封面用牛皮纸软封面由建设单位统一提供）――案卷档号：案卷所对应的档号；――案卷题名：项目名称、单位工程名称和案卷内工程档案材料的名称；――编制日期：卷内文件形成的起止日期；――立卷单位：立卷单位全称；；――期限：依据有关规定填写文件保管期限；8.1.4卷内备考表――卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数、不同载体的文件的数量；示例：文字材料20件，100页，附图1张。——卷内备考表排列在卷内文件之后；8.2卷内文件件号、页号的编写。8.2.1卷内文件有书写内容的页面均应编写件号或页号。8.2.2在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方。件号（档号）章内容有：档号、序号。脊背内容及档号，暂用铅笔填写，移交后由接收单位统一正式填写（脊背标签用牛皮纸）。8.3案卷的装订8.3.1应统一。项目文件一般应以卷为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化。以卷为单位装订的，采用三孔一线活页装订；不成套或不规则的文件和图纸，复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。8.3.2竣工文件材料幅面尺寸规格为统一标准A4幅面（297×A4幅面的折叠为A4A4幅面的要粘贴在7025mm的空白装订边。图样折叠时标题栏露在右下角。8.3.3以件组卷的文件材料，每件文件或每张图纸必须加盖档号章。8.3.4案卷装订时均要去除金属装订物。8.3.520mm30mm两种规格。8.4特种载体文件整理、组卷8.4.1光盘、磁盘、照片等特种载体档案的整理、组卷依据为《照片档案管理规范GB/T11821-2002GB/T18894-2002与保护规范DA/T15-19958.4.2找利用。8.4.3照片档案的编制应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。8.4.4照片档案的代号统一为英文字母大写字体代替。可按如下编号：工程项目代号+单位工程编号+序号，如3期7号机第8个土建工程第4张照片：0307-8041Z-004。8.5项目档案归档时间、套数8.5.1交；监理单位文件在投产后一个月内移交；竣工图在投产后一个半月内移交。8.5.2项目档案的归档份数一般为一式2套，11施工图归档122套）。9.竣工资料整理、审查、验收、移交的流程（见附件十一流程图）9.1合格的单位工程竣工资料后按“工程竣工资料目录”进行核对，出具“竣工文件复方可进行单位工程的验收和结算。9.2案号，待所有档案资料归档整理完成不再变动后统一粘贴案卷脊背。9.3理情况说明。9.4质监部门、工程监理部对档案文件的完整、准确、齐全情况和案卷质量进行审查，9.5项目档案验收合格后，项目公司按有关规定要求，在项目正式通过竣工验收后2个月内，向生产使用单位及其它有关单位办理档案移交。建设项目分期（机组）进行建设的，应在每期（机组）正式通过竣工验收后办理档案移交。9.6的内容、案卷数、图纸张数（册）数等，并有完备的清点、签字等交接手续；转为生产部门的，按企业档案管理要求办理。10.土建、设备、电气及仪表安装施工技术材料归档组卷范围见附件六及附件八。11附录附录1：签字页附录2：案卷目录附录3：全引目录附录4：案卷封面附录5：卷内目录附录6：备考表12相关记录表格12.1《单位工程竣工文件案卷审查会签单》12.2《建设项目档案验收表》工程名称：编制：审核：技术负责人：编制单位：编制日期：附录2案卷目录档号案卷题名总页数备注附录3全引目录档号:类目:案卷标题页备次注责任者附录4档号:案卷题名：宋体20号立卷单位起止日期宋体18号宋体18号宋体18号保管期限密级附录5卷内目录档号：序号文件编号责任者文件材料题名日期页次备注附录6卷内备考表档号：国电电力东源蝉子顶49.5MW风电场工程单位工程竣工文件案卷审查会签单审查意建项目（工程）名称档案移交单位（章）档案移交日期施工年月日年月日年月日附件一×××工程项目名称竣工资料预验/复核情况表检查情况：年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日技术人员：资料人员