建设工程项目沟通计划及报告图表丰富

第九章建设工程项目沟通管理第一节沟通的概念第二节项目沟通的方式、方法第三节沟通障碍第四节项目沟通计划第五节项目报告第六节项目会议沟通的管理2007-1-28第一节沟通的概念一、沟通的概念有关沟通的主要概念有如下几个方面：

1．沟通就是相互理解

2．沟通就是提出和回应问题与要求

3．沟通交换的是信息和思想

4．沟通是一种有意识的行为2007-1-28二、项目沟通管理的概念项目沟通管理是指对于项目过程中各种不同方式和不同内容的沟通活动的管理。这一管理的目标是保证有关项目的信息能够适时、以合理的方式产生、收集、处理、贮存和交流。第一节沟通的概念2018-1-28三、沟通的过程第一节沟通的概念发送过程接收过程传递过程信息传递干扰项目沟通过程示意图想法编码接收解码理解反馈2007-1-28

四、沟通的基本原则

1．准确性原则

2．完整性原则

3．及时性原则

4．非正式组织沟通的运用原则第一节沟通的概念2007-1-28

五、影响组织沟通效果的基本要素

1．信息发送者

2．接收者或受众

3．沟通环境

4．信息资源

5．沟通方式与渠道

6．反馈与回应第一节沟通的概念2007-1-28第二节项目沟通的方式、方法一、沟通方式1．双向沟通(有反馈)和单向沟通(不需反馈)。2．按流向分为：垂直沟通，即按照组织层次上下之间沟通；横向沟通，即同层次的组织单元之间的沟通；网络状沟通。3．正式沟通和非正式沟通。4．语言沟通和非语言沟通。2007-1-28第二节项目沟通的方式、方法二、正式沟通(一)正式沟通的概念

正式沟通是通过正式的组织过程来实现或形成的。它由项目的组织结构图、项目流程、项目管理流程、信息流程和确定的运行规则构成，并且采用正式的沟通方式。正式沟通方式和过程必须经过专门的设计，有专门的定义。

这种沟通有如下特点：1．有固定的沟通方式、方法和过程，它一般在合同中或在项目手册中被规定，作为大家的行为准则。2007-1-28第二节项目沟通的方式、方法

2．大家一致认可，统一遵守，作为组织的规则，以保证行动一致。组织的各个子系统必须遵守同一个运作模式，必须是透明的。

3．这种沟通结果常常有法律效力，它不仅包括沟通的文件，而且包括沟通的过程，例如会议纪要若超过答复期不作反驳，则形成一个合同文件，具有法律约束力；对业主下达的指令，承包商必须执行，但业主要承担相应的责任。2007-1-28第二节项目沟通的方式、方法(二)正式沟通的方式

1．项目手册

2．各种书面文件，包括各种计划、政策、过程、目标、任务、战略、组织结构图、组织责任图、报告、请示、指令、协议。

3．协调会议。

4．通过各种工作检查，特别是工程成果的检查验收进行沟通。

5．其它沟通方法，如指挥系统、建议制度、申诉和请求程序、申诉制度、离职交谈。2007-1-28第二节项目沟通的方式、方法三、非正式沟通(一)非正式沟通的形式

非正式沟通是通过项目中的非正式组织关系形成的。一个项目参加者，项目小组成员在正式的项目组织中承担着一个角色，另外他同时又处于复杂的人事关系网络中，在这些组织中人们建立起各种关系来沟通信息、了解情况，影响着人们的行为。1．通过聊天，一起喝茶等传播小道消息，了解信息、沟通感情。2007-1-28第二节项目沟通的方式、方法2．在正式沟通前后和过程中，在重大问题处理和解决过程中进行非正式磋商，其形式可以是多样的，如聊天、喝茶、吃饭或小组会议。3．现场观察，通过到现场进行非正式巡视，与各种人接触、聊天、旁听会议，直接了解情况，这通常能直接获得项目中的软信息。

4．通过大量的非正式的横向交叉沟通能加速信息的流动，促进理解、协调。2007-1-28第二节项目沟通的方式、方法(二)非正式沟通的作用1．管理者可以利用非正式沟通了解参加者的真实思想、意图及观察方式，了解事情内情，传播小道消息，以获得软信息。2．通过非正式沟通可以解决各种矛盾，协调好各方面的关系。3．可以产生激励作用。4．非正式沟通获得的信息有参考价值，可以辅助决策，但在决策时应正确对待，特别谨慎。2007-1-28第二节项目沟通的方式、方法5．承认非正式组织的存在，有意识的利用非正式组织，可缩短管理层次之间的鸿沟，使大家亲近。6．在作出重大决策前后采用非正式沟通方式，集思广益，能及早地发现问题，将管理工作做得更完美。7．不少小道消息的传播会使人心惶惶，特别当出现项目危机，或项目要结束的时候。这样会加剧人心的不稳定、困难和危机。2007-1-28第二节项目沟通的方式、方法四、项目沟通的信息发布方法

1．口头沟通方法口头沟通可以是面对面的，也可以是通过电话进行的，还可以通过会议的方式实现。

2．书面沟通方法一般是指运用书面文件和信函的形式进行沟通，包括项目团队内部使用的报告、报表和在项目团队与业主/客户之间使用报告、备忘录，信函等方式的沟通。2007-1-28

3．非语言沟通方法在项目沟通中有一些极有意义的沟通既非以口头形式，又非以书面形式进行，而是以非语言沟通（NonverbalCommunication）的方式进行。非言语沟通中最为人知的是身体语言和语调两个方面。⑴身体语言⑵语调指的是信息发送者在传递信息过程中，对某些方面、某些词汇或短语的强调和弱化所传递各种信息。第二节项目沟通的方式、方法2007-1-28

4． 电子媒介沟通的方法当今时代项目沟通越来越多地依赖于各种各样复杂的电子媒介传递信息。除了极为常见的电子邮件之外，我们还使用许多种通过电子媒介和信息网络进行沟通的方法。这些方法中有自己的语言和沟通规则。第二节项目沟通的方式、方法2007-1-28五、项目沟通中信息接收的方法与技巧

1．人们在聆听时常会出现的问题⑴被动的聆听（听而不闻或有所不闻）⑵注意力分散（形在心不在）⑶偏见和固执（只听自己愿意听的）⑷急于得出结论（未听明白就发表高见）第二节项目沟通的方式、方法20三07三-1三-2三82．三如何三提高三聆听三和接三收信三息的三技巧⑴使三用目三光接三触⑵展三现赞三许性三的点三头和三恰当三的面三部表三情⑶避三免表三示分三心的三举动三或手三势⑷提三问⑸复三述⑹避三免随三便打三断对三方⑺多三听少三说⑻使三听者三与说三者的三角色三顺利三转换第二三节三项三目沟三通的方式三、方法20三07三-1三-2三8第三三节三沟三通障三碍一、三沟通三的主三要障三碍1．三沟通三时机三选择三不当2．三信息三不完三备3．三噪音三干扰4．三虚饰5．三语言三词汇三问题6．三非言三语信三号问三题20三07三-1三-2三8二、三克服三沟通三障碍三的方三法1．三充分三运用三反馈2．三驾驭三语言三与词三汇3．三积极三使用三非言三语性三的提三示4.减少三和消三除语三言与三非语三言表三示之三间的三差异5.选择三合适三的时三间和三正确三的地三点6.营造三恰当三的气三氛和三安排三合理三的沟三通顺三序。第三三节三沟三通障三碍20三07三-1三-2三8第四三节三项三目沟三通计三划一、三项目三沟通三计划三的定三义项目三沟通三计划三是对三于项三目全三过程三的沟三通工三作，三沟通三方法三、沟三通渠三道等三各个三方面三的计三划与三安排三。项三目沟三通计三划包三括四三个方三面的三具体三工作三：项目沟通计划的准备工作项目沟通需求的确定项目沟通方式与方法的确定项目沟通计划编制20三07三-1三-2三8二、编制三项目三沟通三计划三前的三准备三工作1．三收集三信息⑴项三目沟三通内三容方三面的三信息⑵项三目沟三通所三需沟三通手三段的三信息⑶项三目沟三通的三时间三和频三率方三面的三信息⑷项三目信三息来三源与三最终三用户三方面三的信三息2．三所获三信息三的加三工处三理对收三集到三的沟三通计三划方三面的三信息三进行三加工三和处三理也三是编三制项三目沟三通计三划的三重要三一环三，而三且只三有经三过加三工处三理过三的信三息，三才能三作为三编制三项目三沟通三计划三的有三效信三息使三用。第四三节三项三目沟三通计三划20三07三-1三-2三8三、项三目沟三通需三求的三确定项目三沟通三需求三的确三定是三在信三息收三集的三基础三上，三对项三目组三织的三信息三需求三做出三的全三面决三策，三其内三容包三括：⑴项三目组三织管三理方三面的三信息三需求⑵项三目内三部管三理方三面的三信息三需求⑶项三目技三术方三面的三信息三需求⑷项三目实三施方三面的三信息三需求⑸项三目与三公众三关系三的信三息需三求第四三节三项三目沟三通计三划20三07三-1三-2三8四、沟三通方三式与三方法三的确三定在项三目沟三通中三，不三同信三息的三沟通三需要三采取三不同三的沟三通方三式和三方法三，因三此在三编制三项目三沟通三计划三过程三中还三必须三明确三各种三信息三需求三的沟三通方三式和三方法三。影三响项三目选三择沟三通方三式方三法的三因素三主要三有以三下几三个方三面：1．三沟通三需求三的紧三迫程三度2．三沟通三方式三方法三的有三效性3．三项目三相关三人员三的能三力和三习惯4．三项目三本身三的规三模第四三节三项三目沟三通计三划20三07三-1三-2三8五、项三目沟三通计三划的三编制项目三沟通三计划三的编三制是三要根三据收三集的三信息三，先三确定三出项三目沟三通要三实现三的目三标，三然后三是根三据项三目沟三通目三标和三确定三项目三沟通三需求三去分三解得三到项三目沟三通的三任务三，进三一步三根据三项目三沟通三的时三间要三求去三安排三这些三项目三沟通三任务三，并三确定三出保三障项三目沟三通计三划实三施的三资源三和预三算（三接下三页）三。第四三节三项三目沟三通计三划20三07三-1三-2三8项目三沟通三计划三书的三内容三除了三前面三给出三的目三标、三任务三、时三间要三求、三具体三责任三、预三算与三资源三保障三以外三，一三般还三应该三包括三下列三特殊三内容三：1．三信息三的收三集和三归档三格式三要求2．三信息三发布三格式三与权三限的三要求3．三对所三发布三信息三的描三述4．三更新三和修三订项三目沟三通管三理计三划的三方法5．三约束三条件三与假三设前三提第四三节三项三目沟三通计三划20三07三-1三-2三8第五三节三项目三报告项目三沟通三中传三递项三目信三息使三用最三多的三方式三是报三告，三项目三绩效三报告三是项三目沟三通中三最为三重要三的信三息传三递和三沟通三方法三

20三07三-1三-2三8第五三节三项目三报告一、工程三项目三中报三告的三种类按时三间可三分为三日报三、周三报、三月报三、年三报；针对三项目三结构三的报三告，三如工三作包三、单三位工三程、单项三工程三、整三个项三目报三告；专门三的内三容的三报告三，如三质量三报告三、成三本报三告、三工期三报告三；特殊三情况三的报三告，三如风三险分三析报三告、三总结三报告三、特三别事三件报三告等三；状态三报告三，比三较报三告等三。20三07三-1三-2三81.项目三口头三报告三的分三类⑴汇三报性三口头三报告⑵说三服性三口头三报告⑶敲三定性三口头三报告2．项三目书三⑴按照书面报告的格式划分

书面报表

书面报告⑵按照书面报告的用途划分

绩效报告

工作终结报告第五三节三项目三报告20三07三-1三-2三8第五三节三项目三报告二、三项目报告三的作三用1．三作为三决策三的依三据。2．三用来三评价三项目三，评三价过三去的三工作三以及三阶段三成果三。3．三总结三经验三，分三析项三目中三的问三题。4．三通过三报告三去激三励各三参加三者，三让大三家了三解项三目成三就。5．三提出三问题三，解三决问三题，三安排三后期三的计三划。6．三预测三将来三情况三，提三供预三警信三息。7．三作为三证据三和工三程资三料。20三07三-1三-2三8第五三节三项目三报告三、报告三的要三求1．与三目标三一致三。2．符三合特三定的三要求三。3．规三范化三、系三统化三。4．处三理简三单化三，内三容清三楚，三各种三人都三能理三解，三避免三造成三理解三和传三输过三程中三的错三误。5．报三告的三侧重三点要三求。20三07三-1三-2三8第五三节三项目三报告四、三项目报告三系统在项三目初三期，三在建三立项三目管三理系三统中三必须三包括三项目三的报三告系三统。三这要三解决三两个三问题三：1．三罗列三项目三过程三中应三有的三各种三报告三，并三系统三化；2，三确定三各种三报告三的形三式、三结构三、内三容、三数据三、采三集和三处理三方式三，并标三准化三。20三07三-1三-2三8复杂三的事三情简三单化简单三的事三情标三准化标准三的事三情流三程化流程三的事三情规三范化规范三的事三情表三格化表格三的事三情软三件化软件三的事三情图三像化项目三管理三的7句真三言20三07三-1三-2三8第五三节三项目三报告在编三制工三程计三划时三，就三应当三考虑三需要三的各三种报三告及三其性三质、三范围三和频三次，三可以三在合三同或三项目三手册三中确三定。原始三资料三应一三次性三收集三，以三保证三相同三的信三息，三相同三的来三源。三资料三在纳三入报三告前三应进三行可三信度三检查三，并三将计三划值三引入三以便三对比三。原则三上，三报告三从最三低层三开始三，它三的资三料最三基础三的来三源是三工程三活动三，包三括工三程活三动的三完成三程度三、工三期、三质量三、人三力、三材料三消耗三、费三用等三情况三的记三录，三以及三试验三验收三检查三记录三。上三层的三报告三应由三上述三职能三总结三归纳三，按三照项三目结三构和三组织三结构三层层三归纳三、浓三缩，三作出三分析三和比三较，三形成三金字三塔形三的报三告系三统。这些三报告三是由三下而三上内三容不三断浓三缩的三。20三07三-1三-2三8第五三节三项目三报告20三07三-1三-2三8第五三节三项目三报告20三07三-1三-2三8五、项三目绩三效报三告项目三的绩三效报三告是三在整三个项三目实三现过三程中三，按三照一三定的三报告三期给三出有三关项三目各三方面三工作三的进三展情三况的第五三节三项目三报告20三07三-1三-2三81．自

2．项目实施的计划完成情况

3．前期问题解决的情况

4．本期发生的问题

5．计划采取的改进措施

6．下一报告期要达到的目标第五三节三项目三报告20三07三-1三-2三8六、工三作终三结报三告项目三的工三作终三结报三告通三常是三一个三项目三或一三个项三目阶三段的三总结三。项三目或三项目三阶段三的工三作终三结报三告包三括以三下几三个方三面的三内容三：1．三项目三业主/客户三对项三目或三项目三阶段三的最三初需三

2． 项目或项目阶段最初确定的目标。第五三节三项目三报告20三07三-1三-2三83．三项目三或项三目阶三段的三简要三描述三。4．三项目三或项三目阶三段结三果和三预期三的对三比。5．三项目三或项三目阶三段目三标的三实现三程度三。6．三善后三事宜三的说三明。7