管理体系文件编写培训课件

管理体系文件编写培训BPOS第一页，共六十八页。一文件的价值文件能够沟通意图、统一行动，其使用有助于：a)满足顾客和相关方要求和体系改进；b)提供适宜的培训；c)重复性和可追溯性；d)提供客观证据；e)评价管理体系的有效性和持续适宜性。文件的形成本身并不是目的，它应是一项增值的活动。第二页，共六十八页。二文件的类型承诺、方针和目标管理手册程序文件支持性文件作业文件（制度、规范等）质量计划/项目CASE（应用于特定产品、项目或合同的文件）记录（完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件）其它文件第三页，共六十八页。三文件的数量每个组织确定其所需文件的多少和详略程度及使用的媒体。这取决于诸如下列因素:组织的类型和规模、过程的复杂性和相互作用、风险的特性与复杂程度、产品的复杂性、顾客要求、适用的法规要求、经证实的人员能力以及满足管理体系要求所需证实的程度。第四页，共六十八页。四设计合理的文件结构既要继承原有的有效管理制度，同时又要创新要符合标准要求的前提下，减少不必要的文件层次与数量，减少体系建立与运行过程中的累赘，力求文件简洁明了、内容精炼，实用性强，强调与实际工作的符合性和可操作性。提高工作和体系运行效率和有效性。第五页，共六十八页。体系文件结构两级管理体系结构模式局级母体系、二级单位子体系大的所属单位手册程序文件管理作业文件手册程序文件作业指导书、记录、质量计划、管理方案等手册（包括部分程序）作业指导书、记录、质量计划、管理方案等各所属单位小的所属单位…………第六页，共六十八页。体系文件结构体系文件结构形成的三角形结构形象地反映了系统文件结构的逻辑性和系统性。最上层是对企业宗旨和方向的总体描述，中间是实施HSE管理体系所需的各职能部门相互关联的过程和活动，最下层是对执行过程的指导和证实性材料，是客观运行的基础，数量最多。上下位置表示内在联系及区别，其范围大小映射了文件多少的形象化比较。在实际体系建立与运行过程中，应对体系文件的这种层次结构加以充分认识和区别，以便加强对文件的控制。但体系文件的层次和数量的多少，可由企业根据实际的需要灵活掌握，自行确定。所以任何层次的文件都可进行纵向和横向的分开与合并。第七页，共六十八页。管理手册管理手册是组织的政策性文件.描述组织管理体系的承诺、方针和目标。对组织管理体系的核心要素及相互关系的全面描述，主要控制环节、控制程序。它是全部管理体系文件的“索引”-查找途径.管理体系情况改变时，管理手册应及时调整，以确保体系的连续性对外介绍管理体系；第八页，共六十八页。程序文件程序：为进行某些活动所规定的途径。程序文件是对那些产生(Q)HSE影响的活动进行策划和管理所用的基本文件，是管理手册的支持性文件。更进一步具体明确了组织实施(Q)HSE管理工作的程序、方法和要求（但不涉及纯技术性的细节）每一个程序文件都应包含(Q)HSE管理体系中的一个逻辑上独立的内容，可能是标准的一个要素，或要素中的一个部分，或是几个要素相关要求的一组活动等。第九页，共六十八页。程序文件程序文件是组织的法规性文件，应有可操作性，要强制执行选择简洁、明了、最实际、最可行的方法；同时还要遵循5WIH原则。程序文件至少应包括目的、职责、应完成的活动和验证的方法及有关记录，体现PDCA的管理方法程序文件的数量、内容、格式由组织确定；程序文件要做到接口处理清楚，与接口有关的工作职责都应有明确的表述；各部门对接口的处理方法和相关职责应确认。第十页，共六十八页。作业文件作业文件是程序文件的支持性文件；为了指导各项活动，更具有可操作性，一个程序文件可能引出几个作业文件，能在程序文件中交待清楚的活动，就不要再编制作业文件；作业文件必须与所采用的程序文件相对应，是对程序文件中整个程序或某些条款进行补充、细化，不要脱离程序文件另搞一套作业文件；国家、行业、企业的技术标准，可单列目录。作业文件的内容是描述为实施程序文件所涉及到的各职能部门的具体活动，亦应遵守5W1H原则。第十一页，共六十八页。五采用系统方法进行要素整合所谓系统方法是指达到所规定的系统目标而采取的方法，包括系统分析、系统工程和系统管理。即：系统地分析有关数据和资料，确立要达到的目标；通过系统策划或设计，确定应采取的措施和步骤以及资源，形成完整方案；实施中通过系统管理达到有效性和高效率。对管理体系而言，各标准要素是过程，也就是一组相互关联或相互作用的过程构成系统。第十二页，共六十八页。系统的特性1．整体性。是指系统作为相互联系、相互作用的各要素和子系统构成的有机整体，在其存在方式、目标、功能等方面表现出来的整体统一性。2．相关性。系统是由相互关联、相互作用的要素或子系统组成的有机整体，不仅在系统内部相互依赖、相互制约，而且同外部环境也具有一定的联系和制约作用。3．有序性。是指系统在其结构和运动方式上表现出来的秩序和规律。4．适应性。是指系统在外界环境的变动和内部结构不断变化的情况下，保持正常稳定运转，从而使原定目标不至于受到干扰和破坏的特性。即整个系统总是趋于某一个稳定状态。5．目的性。系统在一定环境下都具有一定的目的，为了达到特定目的，系统都具有特定的功能。系统通常都是多目的性的，一个目的又可以用一个或多个目标来表示，当所有目标都满足要求时，系统即实现了既定目的。第十三页，共六十八页。系统方法的基本原则对系统提出要求；根据要求设计系统；把系统内的所有要素与系统结合起来；关注系统中的相互关联的子系统或过程；优化系统的结构；对系统进行评价和改进；追求系统的整体最大功效，而不仅仅是追求其中某一子体系、某要素的最大功效；使系统开放，不断接收外界的信息和资源，保持系统的持续运行；充分利用控制论、信息论的方法使系统满足目标的要求。第十四页，共六十八页。戴明模式的运用系统就是一组互相依赖的组成部分，通过共同的运作以达到该系统的目标，一个成功的系统必须设定共同的系统目标，同时还包括实现这个目标的方法和过程。戴明模式的核心内容就是依据系统管理的原理，为组织建立一个动态循环的过程框架，以持续改进的思想指导企业以系统方法实现系统的目标。采用系统方法对所有相互关联的因素加以识别、控制和改进，将有助于企业提高实现目标的有效性和效率，能对其过程能力、产品质量和风险控制树立信心，为持续改进提供基础。第十五页，共六十八页。系统方法的运用(Q)HSE管理体系整合首先按“系统方法”对各项标准要素整合，然后按照标准的要求去建立和实施管理体系，这就是(Q)HSE管理体系整合最根本、最有效的方法。各标准要素整合一般以ISO9001标准为主线，综合考虑EMS、OHSMS等其它标准的要求，依据“过程方法”建立和控制相关的过程。按照“共性兼容，个性互补”的方式，进行有机的整合，保证对质量、健康、安全、环境的所有个性要素得到控制。在共性要素中是采用了“就高不就低”的方式来整合各体系的要求，这样势必部分要求比原有的标准要求有所提高，无形中可能会增加一些建立管理体系的难度。第十六页，共六十八页。各标准要素整合对照HSE管理体系GB/T19001-2000条款SY/T6276-1997条款GB/T24001-2004条款GB/T28001-2001条款1.范围1.范围1.范围1.范围1.范围2.引用标准2.引用标准2.引用标准2.引用标准2.规范性引用文件3.术语和定义3.术语和定义3.定义3.定义3.术语和定义4.HSE管理体系4.质量管理体系4.2HSE体系概要4.环境管理体系要求4.OHS管理体系要素4.1总要求4.1总要求4.3HSE管理体系的要求4.1总要求4.1总要求4.2文件要求4.2文件要求5.3.7.1HSE管理体系文件4.4.4文件4.4.4文件4.2.1总则4.2.1总则4.2.2管理手册4.2.2质量手册4.2.3文件控制4.2.3文件控制5.3.7.2文件控制4.4.5文件控制4.4.5文件和资料控制4.2.4记录控制4.2.4记录控制5.6.3记录4.5.4记录4.5.3记录和记录管理第十七页，共六十八页。5.管理职责5.管理职责5.1领导和承诺5.1管理承诺5.1领导和承诺5.2以顾客员工社会为关注焦点5.2以顾客为关注焦点5.3HSE方针5.3质量方针5.2方针和战略目标4.2环境方针4.2OHS方针5.4策划5.4策划5.5规划（策划）4.3规划（策划）4.3规划（策划）5.4.1目标、指标和方案5.4.1质量目标5.4.5具体目标和表现准则5.4.6风险消减措施4.3.3目标、指标和方案4.3.3目标4.3.4OHS管理方案5.4.2管理体系策划5.4.2质量管理体系策划5.5.1总则5.4.3风险识别、评价与控制5.4评价与风险管理5.4.1危害和影响的确定5.4.3评价5.4.4建立说明危害和影响的文件4.3.1环境因素4.3.1对危险源辨识、风险评价和风险控制的策划5.4.4法律、法规和其他要求4.2.3文件控制5.4.2建立判别准则4.3.2法律、法规和其他要求4.3.2法规和其他要求第十八页，共六十八页。5.5职责、权限和沟通5.5职责、权限与沟通5.5.1职责和权限5.5.1职责与权限5.3.1组织机构和职责4.4.1资源、作用、职责和权限4.4.1结构和职责5.5.2管理者代表5.5.2管理者代表5.3.2管理者代表5.5.3沟通和协商5.5.3内部沟通5.3.6信息交流4.4.3信息交流4.4.3协商和沟通5.6管理评审5.6管理评审5.7.2管理评审4.6管理评审4.6管理评审6.资源管理6.资源管理6.1资源提供6.1资源提供5.3.3资源4.4.1资源、作用、职责和权限6.2人力资源6.2人力资源5.3.4能力4.4.2能力、培训和意识4.4.2培训、意识和能力6.2.1总则6.2.2能力、意识和培训6.3基础设施及其完整性6.3基础设施5.5.2设施的完整性4.4.1资源、作用、职责和权限6.4工作环境6.4工作环境第十九页，共六十八页。7产品实现7产品实现5.6实施和监测指南4.4实施和运行4.4实施和运行7.1产品和服务实现的策划7.1产品实现的策划5.6.1活动和任务4.4.6运行控制4.4.6运行控制7.2与顾客员工社会有关的过程7.2与顾客有关的过程5.5.3程序和工作指南4.4.6运行控制4.4.6运行控制7.3设计和开发7.3设计和开发7.4采购和供方7.4采购5.3.5承包方4.4.6运行控制4.4.6运行控制7.5生产和服务提供7.5生产和服务提供5.5.3程序和工作指南4.4.6运行控制4.4.6运行控制7.5.1生产和服务提供的控制7.5.1生产和服务提供的控制7.5.2生产和服务提供过程的确认7.5.2生产和服务提供过程的确认7.5.3标识和可追溯性7.5.3标识和可追溯性7.5.4顾客财产7.5.4顾客财产7.5.5产品防护7.5.5产品防护7.5.6应急准备和响应5.5.5应急反应计划4.4.7应急准备和响应4.4.7应急准备和响应7.5.7变更管理5.5.4变更管理第二十页，共六十八页。7.6监视和测量装置的控制7.6监视和测量装置的控制5.6.2监测4.5.1监视和测量4.5.1绩效测量和监视8.测量、分析和改进8.测量、分析和改进5.6实施和监测4.5检查和纠正措施4.5检查和纠正措施8.1总则8.1总则8.2监视和测量8.2监视和测量8.2.1顾客满意8.2.1顾客满意8.2.2内部审核8.2.2内部审核5.7.1审核4.5.5内部审核4.5.4审核8.2.3过程的监视和测量8.2.3过程的监视和测量8.2.4产品的监视和测量8.2.4产品监视和测量8.2.5绩效的监视和测量5.6.2监测4.5.1监视和测量4.5.1绩效测量和监视8.2.6合规性评价4.5.2合规性评价8.3不合格品控制8.3不合格品控制8.4数据分析8.4数据分析8.5改进8.5改进8.5.1持续改进8.5.1持续改进5.6.4不符合和纠正措施4.5.3不符合、纠正与预防措施4.5.2事故、事件、不符合、纠正和预防措施8.5.2纠正措施8.5.2纠正措施8.5.3预防措施8.5.3预防措施8.5.4事故和事件5.6.5事故报告第二十一页，共六十八页。六采用过程方法进行文件开发过程方法鼓励组织要对其所有的过程有一个清晰的理解。为使体系有效运行，必须识别和管理许多相互关联和相互作用的过程。通常，一个过程的输出将直接成为下一个过程的输入，过程应是增值的，不增值的过程是无意义的或非预期的。过程包含一个或多个将输入转化为输出的活动，通常一个过程的输出直接成为下一个过程的输人，但有时多个过程之间形成比较复杂的过程网络。在应用过程方法时，必须对每个过程，特别是关键过程的要素进行识别和管理。这些要素包括输入、输出、活动、资源、管理和支持性过程。PDCA循环适用于所有过程，每一个过程都可通过PDCA循环实现过程的持续改进。过程方法的目的是获得持续改进的动态循环，并使组织的总体业绩得到显著的提高。过程方法是通过识别组织内的关键过程，并加以实施和管理，并不断进行改进，达到使顾客、社会和员工满意。第二十二页，共六十八页。相关概念1、过程(process)一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动。注1：一个过程的输入通常是其他过程的输出。注2：组织为了增值通常对过程进行策划并使其在受控条件下运行。注3：对形成产品是否合格不易或不能经济的进行验证的过程，通常称之为“特殊过程”。第二十三页，共六十八页。2、程序（procedure)为进行某项活动或过程所规定的途径。注1：程序可以形成文件，也可以不形成文件。注2：当程序形成文件时，通常称为“书面程序”或“形成文件的程序”。含有程序的文件可称为“程序文件”。3、过程方法系统的识别和管理组织所应用的过程，特别是这些过程之间的相互作用，称为“过程方法”第二十四页，共六十八页。过程示意图“为进行某项活动或过程所规定的途径”可形成文件，也可以不形成文件程序过程“一组相互关联或相互作用的活动”输入（包括资源）输出（过程的结果）产品监视和测量的机会（在过程之前、中、后）过程的有效性取得预期结果的能力（ISO9000:2000的关注焦点）过程的效率取得的结果与所用资源之比（ISO9000:2000的关注焦点）第二十五页，共六十八页。在企业内实施过程方法的必要性1、是ISO9000:2000版标准的要求，是管理与世界接轨的要求。2、是避免文件与实际工作两张皮的一种有效手段。3、是企业内有效的进行管理过程优化的基础。在没有进行过程识别的基础上建立管理体系，每个管理过程和它们之间的相互关系是不明确的，往往难以找到进行管理优化的着手点。在这样的情况下进行优化通常比较盲目。4、是提高管理效率的一种好的方法。5、是进一步提高管理水平的基础。第二十六页，共六十八页。管理过程识别方法介绍1、管理过程包括的要素（管理过程识别要做的工作）：a:工作程序b:过程的输入，包括：人力资源、物力资源、程序得以运行的规则（或规定）。c:过程的输出，即过程策划的结果。d:监视或测量的方法。e:与其他过程的关系。第二十七页，共六十八页。七程序文件和作业文件开发HSE管理体系程序文件作业文件4HSE管理体系4.1总要求4.2文件要求(标题)4.2.1总则4.2.2管理手册4.2.3文件控制文件控制程序资料档案管理规定4.2.4记录控制记录控制程序5管理职责5.1管理承诺5.2以顾客为关注焦点5.3质量方针第二十八页，共六十八页。5.4策划(标题)5.4.1目标、指标和方案目标、指标管理方案控制程序5.4.2HSE管理体系策划5.4.3风险识别与评价风险识别与评价控制程序建设项目三同时管理办法5.4.4法律、法规和其他要求法律法规及其它要求控制程序5.5职责、权限与沟通(标题)5.5.1职责、权限5.5.2管理者代表5.5.3协商和交流信息交流与协商控制程序5.6管理评审管理评审控制程序第二十九页，共六十八页。6资源管理6.1资源提供物资采购管理规定6.2人力资源人力资源控制程序干部考核管理办法专业技术人员考核办法员工培训管理办法特种作业人员培训管理办法6.3设施及其完整性基础设施与工作环境控制程序设备管理规定6.4工作环境7产品实现7.1产品实现的策划产品实现的策划控制程序7.2与顾客、员工和社会有关的过程7.3设计与开发(已删减)7.4采购与供方采购与供方控制程序合同管理实施细则承包方控制程序工程招标管理办法HSE许可证管理规定油田工程项目管理办法第三十页，共六十八页。7.5生产和服务过程(标题)7.5.1生产和服务提供的控制7.5.2生产和服务过程的确认生产运行控制程序生产计划实施管理办法安全管理控制程序动土安全管理规定工业动火管理规定临时用电管理办法登高作业安全管理规定有限空间作业安全管理规定锅炉、压力容器安全管理规定消防管理控制程序消防安全管理规定消防器材监督管理规定交通管理控制程序交通安全管理规定外雇车辆交通安全管理规定职业健康控制程序员工健康管理规定劳动保护用品管理规定员工医疗保险管理规定环境保护控制程序节约能源管理办法采出水处理与回注管理办法第三十一页，共六十八页。7.5.3标识和可追溯性标识和可追溯性控制程序7.5.4顾客财产7.5.5产品防护7.5.6应急准备和响应应急准备和响应控制程序应急预案7.5.7变更管理7.6监视和测量装置的控制监视和测量装置控制程序8测量、分析和改进8.1总则8.2监视和测量(标题)8.2.1顾客、员工和社会满意8.2.2内部审核内部审核控制程序第三十二页，共六十八页。8.2.3过程的监视和测量监视和测量控制程序

安全检查管理规定8.2.4产品监视和测量安全生产监督管理规定8.2.5绩效监视和测量原油计量管理规定环境监测管理办法8.3不合格品控制不合格品控制程序8.4数据分析数据分析控制程序8.5改进(标题)8.5.1持续改进不符合、纠正与预防措施控制程序8.5.2纠正措施8.5.3预防措施8.5.4事故与事件事故管理控制程序违章与事故管理规定环境污染事故管理办法第三十三页，共六十八页。过程的描述方法：1）文字叙述法例：某企业的外部招聘程序人事部经理根据需求向总经理提出申请报告，并填写招聘申请表。总经理审核通过后，由人事部经理安排登报宣传，并附报名表。人事部收集好报名人员的资料和简历后，进行筛选，将符合要求的形成名单。将名单提供给用人部门，由用人部门安排笔试和操作考试，并将考试通过的人员名单报人事部经理，由人事部组织面试和心理测试，填报好考核记录，按人员录用程序录用。第三十四页，共六十八页。2）表格描述法

部门活动总经理人事部用人部门提出申请报告●审批●登报宣传●收集资料●初步筛选●组织考试●心理测试●填报考核记录●例：外部招聘程序责任部门：人事部第三十五页，共六十八页。3）图述法（一）外部招聘提出申请报告审批登报宣传资料收集初步筛选笔试和考试心理测试填报考核记录第三十六页，共六十八页。c:图述法（二）人事部经理提出申请填写招聘表总经理审核批准人事部经理登报报名表收资料简历筛选、提供用人部门经理笔试操作考试考核记录人事部经理面试、心理测试考核记录录用程序23112名单例：外部招聘程序责任部门：人事部第三十七页，共六十八页。例

纠正措施控制程序审核组织部门各专业管理部门车间责任单位纠正措施提出分析原因制定纠正措施问题提出部门审查认可责任单位实施记录问题提出部门组织验证记录第三十八页，共六十八页。例

纠正措施控制程序

审核的组织部门提出不符合项责任单位12分析原因制定纠正措施审核的组织部门审查责任单位12实施纠正措施记录审核的组织部门12组织验证记录3通知纠正措施责任单位问题统计分析程序第三十九页，共六十八页。八系统方法与过程方法的关系两者的联系在于:这两种方法研究的对象都与过程相关，都可采用PDCA循环方式；两者均着重于关注顾客和相关方，并通过识别组织内的关键过程，以及随后对其展开的持续改进来增强顾客和相关方满意；目的都是为了促进过程和体系的改进以提高有效性和效率。第四十页，共六十八页。两者的区别在于：过程方法侧重于研究单个的过程，即过程的输入、输出、活动及所需的资源，以及该过程和其相关过程的关系；系统方法侧重于研究若干个过程乃至过程网络组成的体系，以及体系运作如何有效地实现组织的目标。显然，过程方法是管理的系统方法的基础，管理的系统方法是通过各个过程的有效运行从而将所有相关的过程构成一个有效的体系。第四十一页，共六十八页。九编写管理体系文件的原则写你应做的，做你所写的，记你所做的。即：标准要求的要写到，文件写到的要做到，做到的要有效、要有证据。第四十二页，共六十八页。编写体系文件的基本要求（1）系统性组织应对其HSE管理体系中采用的全部要素、要求和规定，系统条理地制订各项方针和程序；所有文件应按统一规定的方法编辑成册；各层次文件应做到接口明确、结构合理、协调有序；各层次文件应涉及HSE管理体系一个逻辑上独立的部分。第四十三页，共六十八页。2）法规性体系文件应在总体上遵循HSE管理体系规范，以及国家或上级有关法规要求；文件一旦批准实施，就必须认真执行；文件修改只能按规定的程序进行。3）协调性体系文件的所有规定应与组织的其他管理规定相协调；体系文件之间应相互协调；体系文件应与有关技术标准、规范相互协调；第四十四页，共六十八页。4）见证性体系文件作为客观证据（适用性证据和有效性证据）向管理者、向相关方、向第三方审核机构证实本组织HSE管理体系的运行情况；对于审核来讲，HSE管理体系文件可作为下列方面的客观证据；第四十五页，共六十八页。5）唯一性过程、环境因素、危险因素已被识别；有关活动的程序已被确定并得到批准；有关活动处于全面的监督检查之中；程序处于更改控制之中……对一个组织，其HSE体系文件是唯一的；通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式，实现唯一的理解；决不允许针对同一事项的相互矛盾的不同文件同时使用；第四十六页，共六十八页。6）适用性体系文件应根据组织规模、生产活动的具体性质采取不同的形式；任何体系文件都应依据标准的要求和组织的实际；体系文件的详略程度应与人员的素质、技能和培训等因素相适应；所有文件规定都应在实际工作中能得到有效的贯彻。第四十七页，共六十八页。体系文件编写的方式（1）自上而下依次展开方式按方针目标、管理手册、程序文件、作业文件的顺序编写，这有利于上一层次文件与下一层次文件的衔接，但对文件编写人员的素质要求较高，文件编写所需时间较长，且必然伴随着反复修改。（2）自下而上的编写方式按基础文件、程序文件、管理手册的顺序编写年，这适用于原管理基础较好的组织，但如无总体设计方案指导易出现混乱。（3）从程序文件开始，向两边扩展的编写方式先编写程序文件，再开始手册和基础性文件的编写，实质是从分析活动，确定活动程序开始，有利于标准的要求与组织实际紧密结合，也可缩短文件编写时间。第四十八页，共六十八页。管理手册编写要求手册是政策性文件，应写清楚承诺、方针和目标；手册应强调宣传性，便于公众接受，不侧重于操作性；手册力求简明，把主要控制环节描述清楚即可，不必写得太冗长。第四十九页，共六十八页。编制（Q)HSE管理手册的目的描述的组织的承诺、方针目标、程序和要求，展示组织管理体系重点解决的问题；向组织各级管理者展示组织管理的总框架；明确各部门的职责与相互关系；管理体系情况改变时，保证体系及要求的连续性；向各级管理人员提供查询所需文件与记录的途径；为审核管理体系提供文件依据；提供改进的常规控制，促进管理活动；对外介绍管理体系；证明自身的管理体系符合合同中的相关规定。第五十页，共六十八页。资料的收集与分析（1）需要收集的主要资料组织机构现状；各部门职责和权限现状(各部门确认的)；各部门需要解决的工作接口问题和其他问题；现有各种管理制度和作业程序以及各有关部门的执行情况的说明；现有的各种技术标准、规范以及各部门执行情况的说明。（2）资料分析评价现有机构及职能是否完善，列出需完善的职能清单；评价工作接口现状，列出需研究、了解、解决的工作接口问题的清单；评价现有管理文件和作业文件的有效性，提出需增加、调整或作废的文件方案。第五十一页，共六十八页。落实手册编写的工作组织最高领导层有效介入，以便解决重大问题及跨部门的问题；各部门领导应参加手册的讨论和审查，以便了解对本职工作的要求；应有一个熟悉标准、熟悉组织实际、责任心强，文笔好的统稿人。第五十二页，共六十八页。管理手册的结构与内容（1）内封面：组织名称、标题、编号、版次、控制号；（2）批准页：声明手册是HSE管理体系的纲领性和证实性是全体员工必须遵守的法则，是最高管理者批准发布实施的命令，含最高管理者签字，批准发布日期和实施日期。（3）范围：应清楚表明手册和体系文件的适用范围和领域。包括组织的行政范围、地理范围和应用领域；（4）目录：应列出手册各章、节的题目和页码，包括章、节、主要附录等；（5）组织概况：至少应涉及单位的名称、地址及通讯方法。也可包括如生产经营、地理位置、主要背景、历史和规模等。第五十三页，共六十八页。（6）手册说明：涉及手册本身的信息应包括：现在发布或有效版本的编号，发布日期或有效期及相应内容；简述手册确认和保持，明确内容的审核人和审核周期，更改和批准手册的授权人，可包括换版的审定方法；简述标识、分发和控制程序，是内部使用，还是可以对外，是否含有机密内容；负责手册实施人员的批准签字；（7）术语和定义：手册应尽量使用公用术语和定义，但需要时可根据本组织实际规定不同含义的词，或对特定术语规定特定含义：第五十四页，共六十八页。（8）方针和目标：明确提出组织的方针目标，明确方针目标的策划、提出、评价、发布、分解实施与考核评审；（9）组织机构、职责和权限：明确本组织内部机构设置(可给出组织机构图)、各职能部门职责权限(可给出职责分配图)、隶属工作关系；（10）体系要素描述：是对HSE管理体系七大要素和涉及的形成文件的HSE管理体系管理程序的简要描述，包括程序的适用范围和内容，该程序的主管部门及相关部门的职责与任务，对该程序的控制及要求等；同时为程序文件提供了查询途径，即要附上相关程序文件编号和名称。（11）支持性资料附录：该附录可含有支持手册的资料(包括程序文件一览表、作业文件一览表、记录一览表和手册更改记录表、HSE管理方案清单、重要危害与环境因素清单、在用法律法规标准目录等)。第五十五页，共六十八页。手册的批准、发布和控制（1）手册发布前，手册编写责任人应对手册的风格、内容、格式、职责与接口进行审查；各部门领导会签，以确认手册中规定的职责和权限、接口方式和活动原则；由最高管理者对其进行最终的审查，以保证清晰、准确、适用和结构合理。也可请预定使用者对手册的可行性进行评定和评论，然后批准发行。（2）经批准的手册内容发放的办法应保证所有使用者都能适当使用，按序列号为接受者提供文本能保证合理发放和控制，管理部门应保证组织每个使用者都熟悉手册中与其有关的内容。第五十六页，共六十八页。程序文件的作用和要求（1）程序文件是对那些产生健康、安全与环境影响的活动进行策划和管理所用的基本文件，是管理手册的支持性文件。（2）每一个程序文件都应包含HSE管理体系中的一个逻辑上独立的内容，可能是标准的一个要素，或要素中的一个部分，或是几个要素相关要求的一组活动等。程序文件的数量、内容、格式和外观由组织自行确定，程序文件一般不应涉及纯技术性细节。（3）程序文件的有效实施才能体现HSE管理体系的功能，因此，程序文件的内容和要求要密切结合实际情况。程序文件展开的深度和广度，取决于组织任务的复杂性，采用的工作方法、活动内容和对执行活动人员的水平、能力、技术与培训所达到的程度。（4）程序文件实质是组织管理中科学的管理制度，是法规性文件，要强制执行，因此程序文件应有可操作性和可检查性。第五十七页，共六十八页。5W1H原则What(做什么)；Who(谁做，谁检查评价)；Where(在哪里做)；When(什么时候做)；Why(为什么做)；How(怎么做，依据什么，用什么方法)。第五十八页，共六十八页。程序文件编写前的准备现行文件的收集与分析；收集组织现行的各种组织标准、制度和规定等文件，其中很多具有“程序”性质，但也都有其不足之处，应该以HSE管理体系有效运行为前提，以程序文件的要求为尺度，对这些文件进行一次清理和分析，摘其有用、删除无关，按程序文件内容及格式要求进行改写。职能完善和职责、权限的确定；落实程序文件编写的工作组织；编制程序文件明细表。第五十九页，共六十八页。编制程序文件明细表

一个组织程序文件的多少，每个程序的详略、篇幅和内容都没有定论，但在能够控制的前提下，程序文件个数和每一个程序的篇幅越少越好；每一个程序之间，要有必要的衔接，但要避免相同的内容在不同的程序之间有较大的重复。根据组织的HSE管理体系总体设计方案，按体系要素逐级展开，制定程序文件明细表，明确程序主管部门及相关部门的职责。对照已有的各种文件，确定需新编、改造和完善的程序文件，制定计划逐步完成。第六十页，共六十八页。明确程序文件草稿的审核修改程序本部门领导组织在本部门内部的审核修改；征求程序中所涉及部门的意见；编写工作的组织部门(体系办公室)审核修改；高层领导统一审核修改；各部门领导和专家对每一个文件进行讨论修改；上述过程是一个需多次反复的过程。第六十一页，共六十八页。程序文件内容和格式

文件编号和标题：程序文件应统一编号，以便于识别。标