XX集团知识管理完整需求分析暨立项(整理)

XX集团知识管理系统工程建议书目录一、立项原因和依据：1（一）知识管理的困境与问题：1（二）知识管理已经成为现代企业重要管理手段3二、知识管理系统建设内容4（一）知识管理业务需求：4（二）知识管理系统功能需求：5（三）知识管理系统技术架构：11四、费用说明12五、效益分析13六、工程实施14（一）工程实施策略14（二）工程实施周期14（三）工程实施组织14七、申请单位审查意见15一、立项原因和依据：随着公司经营业务日益增多，人员和岗位不断扩大，下属公司也在快速发展的情况下，我司日常却面临着大量知识资产的流失，没有建立起自己核心的知识库，企业业务知识缺乏积累，大量人员和下属公司创造了相当多的知识资产，散落在各处，难以避免的造成知识资产流失，花费了大量的时间进行重复劳动，大大降低了企业运行效率，增加了运行成本，同时也阻碍了总结、共享企业的核心竞争力。（一）知识管理的困境与问题：知识管理混乱：我公司大部分工程资料分散在各部门个人电脑中、企业内的公共存储设备中或人企业各应用系统数据库中，没有相关的知识管理制度，没有企业内统一数据查询入口、没有统一的知识共享发布应用平台，不能统一规划、统一管理，导致企业知识资产状况无法了解，工程知识成果无法有效传承与共享，无法深入挖掘知识管理规律，无法及时获取服务设备和运营成果第一手相关资料、无法及时总结工程管理成果，增加各部门知识应用成本。知识资产流失严重:我司人员规模较大，日常工作60%的工作成果都以知识的形式保存下来，但这些花费了大量人力物力创造的知识资产，因为缺乏有效的管理系统，会因为人员的流动、机器的变动而流失，对我司的无形资产造成了一定的隐患。知识共享困难，形成信息孤岛：在日常工作过程中，部门与部门之间，岗位与岗位之间，存在着大量知识共享的需求，一般通过邮件、硬盘共享的方式传递，既不方便也不安全，在员工出差的情况下，就更难以调用公司的知识信息。在企业中各个部门之间由于种种原因造成部门与部门之间相对的孤立，各种信息（如产品信息、各种计划信息等）无法或者无法顺畅地在部门与部门之间流动，形成了信息孤岛，不能使企业知识资源配置最优化。知识安全难以保障：在企业中形成的知识财富属于企业的资产，是企业花费大量人力、物力，经过工作实践而形成的重要资产，也是我们企业在市场中生存，面对激烈竞争的重要能力来源，因此必须加强知识的安全保护措施，避免知识的外泄，形成知识密级和权限体系。知识再利用不足：公司的业务经验、资料、方案等知识利用率较低，员工需要找准确的资料和知识时，往往没有统一、准确、及时更新的数据源，仅凭借自己的经验做出决策，或者是从头再来，从零做起，导致重复劳动，不仅效率低下，而且没有充分借鉴前人经验。知识资产量化不足：对公司知识资产的统计不足，没有真正树立起知识资产也是公司无形资产的重要部分的理念，不能明确的了解各部门的知识存量状况，知识贡献状况等。知识培训与考核：我公司尚未建立起以知识库为核心的培训考核体系。基于知识库的培训考核体系，能够依赖于庞大的企业知识资源，对员工进行及时的、广泛的、有效的培训考核。实现知识、培训、考核一体化。对新员工、晋升员工的知识培训还停留在一帮一、传帮带的传统模式上，没有充分利用知识平台让员工自主的学习。岗位知识传承和优化：组织中的岗位一般都是相对固定的，但人员是不断流动的，员工离职后其岗位知识、经验等也就随之流失掉，导致了岗位知识得不到有效的固化、传承，后继者没有可借鉴的信息资源。个人知识无法转化为企业知识，员工是公司的财富，他们头脑中有很多很好的经验和知识，应该充分鼓励，进行挖掘。（二）知识管理已经成为现代企业重要管理手段根据统计，企业数据每年以200%的速度增长，其中80%以上的数据以文件、邮件、图片等非结构化数据存放在企业内计算机系统中的各个角落。而且这些数据总量远远超过了互联网信息的总量。有数字表明，企业发布到互联网的信息只占到信息量的1%-2%，而98%以上的信息是存储在企业内部的。在企业组织中，高层管理人员自我管理意识较强其知识流失率达到50.5%，中层人员的知识流失率达到65.4%，一线人员的知识流失率达到78%，而这其中还没有计算这些知识内容是否能够汇总到企业手中。这些知识都是企业多年来运营经验、成果，是指导企业运作的重要依据，蕴含了企业的经营、管理智慧。越来越多的企业管理者意识到，知识是企业的重要无形资产组成部分，是企业经营决策智慧的重要支撑，是提升员工工作效率和企业核心竞争力的重要因素，是企业永续发展必须重视的资源。事实上，企业的核心竞争力越来越多地来源于有组织地学习知识、运用知识的能力，知识资源已经比其它一切有形的资源战略性得多。企业竞争是人才的竞争，人才竞争的根本是知识竞争。然而，很多企业“脑库”——核心知识库实际上是真空，企业多年积累的知识并未得到保护。企业聘请员工参与企业的建设与管理，很多工作的最终成果都固化在了知识层面，诸如形成了“方案、报告、决议、指导意见、手册”等等，这些知识都是极具参考价值，甚至蕴含了企业核心机密的信息。由于我们对企业和组织中对知识的认知程度还相对较低，任由知识不断流失。从无到有建立起的知识内容，由于人员的更迭、部门的变更、业务的发展随意被丢弃。实际上，流失知识就是在流失财富。在面临知识管理困境的同时，通过对现代企业管理方法的研究，对市场竞争环境的研究不难发现，在知识经济的今天，企业越来越清醒地认识到知识是企业最宝贵的资产，知识管理则是保持企业竞争优势的重要手段。我公司为典型的人力知识型技术型企业，知识管理对于企业来说更是具有举足轻重的作用，知识管理系统可以说是提高我公司快速反应加强企业发展后劲的核心工具。通信业的知识含量愈来愈高。决定通信业竞争优势的关键因素，将从传统的机构网点数量、业务人员规模等转为对通信知识开发、创新与有效运用的程度，知识管理则是保持企业竞争优势的重要手段。企业的竞争就是人才的竞争，而人才竞争的核心是知识的竞争，我们已经注意到我司知识管理方面的薄弱，提出了要建立知识管理系统的任务目标，为此我们进行了大量的市场考察和产品调研，据此提出我司知识管理系统建设的思路。二、知识管理系统建设内容知识管理系统（knowledgemanagementsystem）,即根据知识管理理论、客户实际状况，完成对组织中大量的有价值的方案、策划、成果、经验等知识进行分类存储和管理，积累知识资产避免流失，促进知识的学习、共享、培训、再利用和创新，有效降低组织运营成本，强化其核心竞争力的软件系统。知识管理系统作为知识管理过程中最主要的生产、应用、分析系统，从工具性的角度它提供了知识的创造、审核、发布、使用、交互、共享、推送、评价、考核、分析、分拣等具体的功能。（知识管理系统架构参考图）（一）知识管理业务需求：分析目前我司的业务需求，对知识管理系统的具体业务模块建设，我们进行了详细的业务分析，提出构建以下知识管理业务模块。企业文化：构建、展现企业文化规章制度：上级、公司、部门类规章制度技术标准：国家标准；行业标准；企业标准；技术规范；行业指导文件；概预算定额；国家相关政策文件、通知；ISO9000相关文件；并进行版本管理；技术资料：录入、更新、搜索各种通信设备的技术资料（图片、中英文说明、各种参数）；经验总结：公司积累的成功设计经验、设计模板、设计规范；成功案例；获奖论文、获奖工程展示；技术培训：公布培训计划、内容、通知；收集培训需求；电子培训平台；各种培训的视频、图片、文档资料；人员培训记录；电子考试平台；培训考核；培训效果调查、评估；知识竞赛；培训心得收集、展示并组织评比推优；小教员选拔；模拟演示：演示各种通信系统架构，进行各级网元逐层展示（视频、图片、文字）和互动学习；模拟、互动、仿真各种设计环境、设计方案；人才库：人员所受教育、培训、技能、职称、资历、认证/持证情况；设立人才榜、光荣榜；技术论坛：员工自由交流技术问题、心得体会；专题讨论；发布论文、专项研究成果；鼓励科技创新及相应激励措施；有奖征答,发帖积分，评选精华帖或升级到经验总结；评选积极分子；知识地图：通过地图模式，明晰企业知识体系、各部门知识结构、各岗位知识内容，使企业运行更具条理，效率大幅提高，业绩不断增长。统计评估：统计评估公司知识资产量、使用率、增长率等指标，供领导决策权限体系：构建知识权限体系，对不同角色的员工开放不同级别的知识库，保证企业知识安全（二）知识管理系统功能需求：实现以上业务需求，建立起一套支撑当前业务信息容量和用户数量，并预留企业级知识管理架构，为未来实现企业级知识管理系统打好基础，我们对知识管理系统的技术功能进行了大量产品调研、需求分析，具体功能要求如下：知识分类多维知识分类:知识内容按照一定的规则建立分类是知识管理的基础，支持知识的多维属性，支持建立不同的知识分类体系如业务维度、组织机构维度、时间维度、产品条线维度等，从多个角度和方向都可以找到员工所需的知识。构建起一个立体的知识分类体系，支持一条知识可以同时归属于多个维度。知识分类管理:知识分类可以简单、快捷的创建，用户进行自定义维护，无需技术人员参与。支持添加分类、编辑分类、删除分类，移动分类，分类排序等多种分类操作，能够快速的建立起知识结构体系。同时，为了充分考虑到知识分类体系维护的有效性，系统可以通过赋权的方式，将分类维护的权限下放，如下放给事业部、分公司等，让更了解业务的管理人员自行维护知识分类，以保证知识分类体系的合理性，避免系统管理人员过大压力。知识分类导入:为了更为快捷的创建和维护知识分类体系系统支持知识分类初始化的导入模式，用户可以依照知识分类体系，在本地建立知识分类，通过提交系统解读即可创建出相应的知识分类。知识地图知识人力地图：知识的分布除了可以用树形结构展示之外，知识地图还有多种形式展现形式。通过知识地图进入相应的分类，起到地图导引的作用。知识结构地图：知识结构地图，采用脑图的发散扩展形式，点开展示本平台每个知识库的基本知识框架结构，其发散式的展示模式与人类的发散思维一样，也被形象的称之为脑图展现模式。通过地图核心点，逐步发散延伸出更多的知识分支，这样的层级展示关系能够更为清晰、直观的展示出平台的整体知识结构。个人知识门户：系统对于知识状态的定义主要包括“已发布、待审核、过期、收藏、已点评、被驳回、回收站、关注过”等，通过这些知识状态的分别，可以很清晰的查阅到一个用户在系统中所使用的知识的全集，便于对知识进行汇聚，形成个人知识门户。知识专家系统：系统可设定不同的专家角色，将用户设定为专家后，即出现在专家黄页中，可查阅专家的知识内容，进行提问、发送站内短信等，与专家进行沟通，解决知识问题。知识发布知识录入：知识管理系统采用的HTML格式承载知识。知识录入到系统后，自动生成HMTL的web网页，查看速度快、适应多种平台，异地查阅无障碍，更适合互联网时代应用的模式。拥有知识发布权限的用户可以进行知识的录入，按照系统的提示填写相应的知识标题、正文、附件等信息后，选择所要发布到的知识维度（可选择多个维度），提交即发布成功。多格式附件：系统在知识正文的基础上，支持多格式、多个附件的上传机制，可自定义设定系统允许的知识附件格式，允许上传的附件大小允许自定义，可一次选中多个附件，系统自动进行序列化处理，避免上传中断。知识审核：发布成功的知识如该发布人附带拥有审核权限，则该知识进入相应的维度分类中，如该发布人没有审核权限，则需要拥有审核权限的用户进行审核过后，知识才能进入相应的维度，对于审核不通过的知识可以进行驳回。知识编辑与版本管理：支持知识版本管理功能，支持版本增量管理，能记录历史版本，支持对历史版本进行查看权限控制。通过版本历史记录的方式保存前一个版本的内容，便于追溯和对比历史版本之间的差异。每次编辑知识系统会自动增加0.1个版本，也可以自定义版本号。知识批量转移：支持将一个知识分类中的全部或部分特定知识批量转移到另一个或多个维度中，便于知识的批量调整，知识转以后除了被转移的当前维度属性发生变化外，其他原有的多维度属性保持不变。文本编辑器：支持将内容从word、excel中拷贝粘贴到编辑器中，将最大程度的保留其原有格式，并可进行再次的排版编辑，支持直接复制图文内容到编辑器中，无须单独截图插入图片，可直接提交保存。该编辑器简洁强大，大大降低了从文档到知识内容转化过程的工作量。知识浏览知识树浏览：通过知识分类以知识树的形式呈现，不同层级的知识树如同索引导航，指导用户根据分类所需浏览的知识。用户逐级点击知识分类可进入相关内容，点击相应分类其具体的知识条目以列表方式呈现，点击具体条目即可进入知识正文界面。知识目录：支持采用类似word的目录体系，将各个段落以目录的形式展示在知识开篇，并可以对目录进行简短的注解。通过对目录的浏览，用户客户快速的了解知识的内容，点击目录地址可以直接跳转到相应段落，该段落进行了反显以突出段落文本内容，便于用户识别。知识附件：知识附件为多种格式，其中针对常见的office文档、pdf文档采用weboffice机制支持在线阅读，可在线打开浏览，有权限的用户可以复制、下载；支持视频流媒体格式的附件在线观看；支持其他无法在线浏览的附件，调用本机程序打开阅读。知识视图最热知识：系统访问量最多的知识排序仪表视图，让用户了解大多数人在阅读什么知识。最新知识：系统最新发布的知识内容，让用户即时了解最新的知识内容。未读知识：呈现出当前的用户尚未阅读的知识内容，给予提示和提醒。我的常用知识：系统经过分析用户的知识行为，总结出用户在知识库中经常使用的知识内容，推送给用户，以备日常应用之需。角色常用知识：系统经过分析该角色所有用户的知识行为，总结出同类用户在知识库中经常使用的知识内容，推送给用户，以备日常应用之需。知识关联类别关联：与该知识在同一分类中的其他知识，会被作为相关知识被呈现出现，供用户作为延伸阅读使用。关键词关联：知识发布时填写或自动提取关键词，知识库中与该关键词相同的知识会被提取出来，作为关键词关联结果呈现给用户参考。脑图诊断关联：系统通过人工建立知识与知识之间的关联关系。这种关联以问题为核心，解决问题的思路为延展，由一个问题关联多个解决方案，每个解决方案下面又可延展出相关知识，其相关模式类似于医生为病人选择诊断方案，这种推理诊断模式是精准、有效的“最佳实践”表达方式。知识互动知识推荐：拥有推荐权限的用户，可以将某特定知识推荐给指定的用户，通过互动推荐的方式与系统中其他用户共享自己的知识阅读。知识收藏：可创建自己的知识收藏夹，对知识库中的知识内容按照自己的喜好进行收藏。知识社区模块：系统支持社区论坛模块，并进行了用户集成，知识库用户可以通过论坛进行相互的知识实践交流。知识点评：系统支持对知识的意见、建议以及点评反馈，形成良好的知识互动，用户可以对所浏览的知识内容进行评分和点评留言，点评互动将激励知识使用者之间的学习氛围和创新意识，系统支持匿名点评机制。知识阅读记录：用户可以查阅知识被哪些人，在什么时间，进行了什么样的操作，可以对知识的使用情况做到一目了然。投票管理模块：系统支持问卷调查的模式，就某一知识内容或知识难题进行投票表决，或进行民意调查，以确保依据知识经验决策的准确性。知识问答知识问答模块：知识库中不可能存储全部所需知识，当用户遇到知识库中找不到的知识时，可以通过征询问答的方式，向知识库的其他用户发起提问。可指定专家或某特定用户答复，也可默认为全部用户均可答复，可指定答复时间。在所有回复的答案中，由有权限的（未必是发起人）用户选择为最佳答案，选择完成后可将该问答转化为知识纳入知识库。实现隐性知识的挖掘。知识积分交易：为了鼓励知识生产与使用者积极应用知识库系统，系统支持积分的概念，用户的各种知识行为如发布知识、发布点评、提问题等都会被给予不同的积分奖励。获得相关积分之后，用户可以在悬赏回答、奖品兑换等栏目使用这些积分，用户可以在该模块根据自己的积分情况，兑换系统公布的奖品，并可查阅兑换记录。同时根据积分的多少不断晋级，成为专业知识渊博的角色。知识搜索引擎全文搜索：对知识发布时所带的附件进行标题、正文、附件进行全文搜索，可以搜索附件名称和附件内容，支持常见Office文档、pdf等图文处理文档格并实现附件的html格式快照，打开快照可以预览附件的内容，可以大大提高搜索效率和搜索范围。拼音识别：在用户进行搜索，输入关键词时，时常会忘记切换输入法或者是只知道某个词的发音却不知道怎么写。本系统支持拼音识别功能，只要输入查询词的汉语拼音，系统自动提示拼音相应的关键词供用户选择。搜索纠错：由于汉字输入法的局限性，我们在搜索时经常会输入一些错别字，导致搜索结果不佳。本系统支持搜索纠错功能，当用户输错时，会给出错别字纠正提示。错别字提示显示在搜索结果上方。如，输入“名生”，系统会提示：您要找的是不是:民生。热门词汇：用户在使用搜索过程中，会留下搜索痕迹，系统自动分析用户搜索行为，形成热门搜索词汇，可以让用户知晓哪些词汇搜索频率高。热门词汇排列在搜索框区域供用户查看、选择。搜索联想词：在您向搜索框键入查询时，系统会推测您键入的内容，推荐相关的关键词搜索内容，并提示相应关键词的搜索次数，实时给用户提供建议，以使用户得到更好的搜索结果。关键词高亮：在搜索结果中，所有的关键词部分都会给予明显的标识，以便于用户对结果的查看。高级搜索：系统支持高级搜索功能，可提供了大量选项和相关公式计算，可以使搜索更加精确并能获得更多有用的结果。利用高级搜索，用户可以只选择符合自己条件的搜索。二次搜索：系统支持二次搜索的功能。但用户在初次关键词搜索中获得搜索结果过多，可以在搜索的结果中，进行二次筛选式搜索，实现递进式的搜索命中，搜小搜索范围，提高搜索准确度。知识资产统计系统应支持多个统计报表功能，从多个视角、多种指标输出统计报表以满足用户对报表系统的需求。知识资产统计：从知识财富、资产的角度，统计各个知识分类中有多少知识点，知识条目，可以统计出企业知识资产库存和分布情况。知识使用率统计：平台知识的浏览总量与平台用户数之比，能够直观的体现出人均知识的使用率，使用率越高证明知识被应用的程度越高，这部分知识值得加强优化，反之，则使用率过低的知识其价值需要进行评估。知识增长率统计：知识增长率统计：统计某一时期的知识增长情况与总库存量之比，计算出本时期的知识增长率情况。增长率越高说明知识入库内容越多。知识培训考核知识库构建起来后，深化知识的掌握程度，通过培训与考试是最为有效、科学的方法之一。系统支持知识库本身功能的基础上，延展培训考试系统。培训管理：系统支持基于知识库的培训模块，支持课件管理、课程管理、培训计划安排管理、培训结业管理等。考试管理：系统支持基于知识库的考试模块，支持题库管理、试卷管理、考试管理、监考管理等。用户及权限管理系统用于支撑和构建整个知识管理系统的用户体系，包括用户信息管理、注册管理、用户的审核机制，用户关闭或删除，用户的查询等。系统应支持用户批量导入的功能，能够一次性导入大量用户，避免了用户录入或注册的麻烦。角色管理系统：企业或组织中存在不同的岗位与角色，所谓角色是指一个或多个人员类型的集合，不同的角色拥有不同的权限，能够获取到不同的知识，角色既标明了用户的身份，同时也决定了用户在系统中的权限。一个用户拥有一个主角色的同时，也可以拥有多个辅角色。系统支持自定义系统中的角色、岗位，并根据岗位或角色的关系进行上下级树形结构的排序，赋予角色一定的权限，具备该角色的用户则拥有相应的权限。权限管理：知识管理系统尤其强调权限在知识库中的作用，通过权限的控制用户对知识库的使用。系统要求对知识和知识分类的权限控制较为细致，可支持查看、下载、打印、点评、复制等细粒度的权限设置。组织机构管理,对于企业或组织中的行政排序进行结构性描述，设置不同的部门、岗位，从行政角度进行区分，可以全貌的展示出系统中的组织结构情况。（三）知识管理系统技术架构：知识管理系统设计，应分为四层的技术结构：Presentation表现层）、Application应用层）、Persisntence（持久层）、口@土26a$0数据服务层），这四层分别由：struts、spring、hibernate、DatabaseServer（数据库服务器）构成（如下图所示）。知识管理系统技术架构图采用多适应性架构，可稳健平滑的应用于到UNIX、LINUX、windows等不同平台，可应用JBOSS、WEBLOGIC等服应用务器或tomcat,jetty等serlvet容

器上；可支持ORACLE、MSSQLSERVER、MYsql等常见数据库类型;采用B/S结构开发，可以在Intranet/Interne中运行，用户可通过Internet网随时访问自己需要的信息。系统以后台服务方式自动运行，无需启动、监控，服务器端一次安装，客户端软件零安装，客户端运行完全免维护。硬件环境参数项CPU数(>=2GHz)硬件环境参数项CPU数(>=2GHz)RAM可用内存容量硬盘可用容量网络系统软件环境配置项SunJDKIISApache参数值2>4GB>600GB100MBEthernet配置参数1.6.0_03及以上6.0及以上2.0.48及以上客户可以根据实际情况灵活选择IIS/Apache之一支撑软件环境配置项 配置参数Oracle 10g/JDBC 11 orOLEDBProvider3MSSQLServer 2000/SP4, 2005MySQL 4.1及以上客户可以根据实际情况灵活选择所列数据库之一操作系统配置项 配置参数Windows2003 2003serverLinux Suse10客户可以根据实际情况灵活选择所列操作系统四、费用说明一期费用构成说明成本构成成本构成说明费用预算(万)工程子项知识管理咨询费用知识管理现状、知识分类地图构建、知识管理制度建设等5知识管理系统费用成熟版本的知识管理软件30~50知识管理定制模块根据公司需求进行系统定制硬件投资1-2台PCServer软件投资数据库工程实施费用设计开发、集成、培训和后期维护费用5一期投资合计五、效益分析通过知识管理系统的实施，我们将在本工程中实现下述目标，完成系统实施与生产效益提高的统一：建立基础平台，积累知识资产：实现将公司现有知识资产进行分类、梳理、入库，达到全面整合业务知识的目的，避免知识资产流失。建立知识日常积累机制，划分并确定企业知识管理流程，实现知识的日常积累，保证知识库常用常新。形成全员知识管理体系：将企业人员、组织架构信息的导入到系统内，形成共享且安全的知识发布、浏览、应用体系，形成知识库共建的学习型组织。扩大知识应用规模，实现全员贡献知识，全员共享知识，实现整个公司的知识化。建立知识共享体系：通过知识管理系统的建立，形成部门与部门、岗位与岗位之间的知识共享体系，避免信息孤岛，形成企业知识资源配置最优化。建立知识安全保障体系：形成以系统权限管理为依托、以规章制度为准则的知识安全体系，避免知识资产的外泄，形成知识资产安全保护意识。促进知识利用与创新，提高工作效率：统一管理的知识资产，为员工日常工作各个环节提供知识后盾支持，避免重复无效的劳动，在前人经验基础上再创新，提高工作效率。建立知识培训、传承体系：通过知识管理系统，对岗位知识予以归纳和明确，以知识库内容为依托进行必要的企业培训和考核，提升员工知识掌握力度和从业技能。依托知识库，快速业务响应：通过知识库的辅助，加快工作环节效率，提升我司对客户的快速响应能力，提升客户对业务、产品质量的满意度,提升作业能力，缩短产品上市周期。统计企业知识资产，提供决策支持：对知识库中的资产情况、使用情况进行统计分析，挖掘有效的决策