印章管理制度

重庆临港建设有限公司PAGELG-RS-008A/0印章管理制度第11页/第NUMPAGES12页重庆临港建设有限公司印章管理制度制度编号：LG-RS-008制度版次：A/0编制：审核：批准：实施日期：目录一、目的 2二、适用范围 2三、印章刻制 2四、印章领取和保管 2五、印章的使用及审批制度 3六、印章的作废和销毁 4七、相应责任及罚则 4八、附则 5附件一：专用印章刻制申请表 6附件二：印章启用及管理承诺书 7附件三：印章流转登记表 8附件四：重庆临港建设有限公司印章使用登记簿 9附件五：印章作废申请表 10附件六：印章销毁审批登记表 11重庆临港建设有限公司印章管理制度一、目的印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，为确保公司经营管理活动正常有序的开展，规避不必要的经营风险，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司的所有印章的管理，包含行政公章、财务专用章和负责人私章等，财务专用章及负责人私章的使用细则由财务部根据相应要求自行制定。三、印章刻制3.1公司人事行政部全面负责公司各类印章刻制、发放、回收、缴销等工作。3.2公司的行政公章、财务专用章、负责人私章等重要印章由人事行政部自行申请刻制，各部门因工作需要刻制专用印章时，应由各部门负责人填写《专用印章刻制申请表》（附件一），报送给总经理审批后交由人事行政部刻制。3.3人事行政部在刻制印章时，应根据国家有关规定在工商部门指定的印章刻制部门办理，所刻制的印章应符合国家及公司的相关规定。四、印章领取和保管4.1本着职责细分、高效使用的原则，公司行政公章由人事行政部指派专人负责保管使用，财务专用章由财务部指派专人保管使用，各部门刻制的专用印章由各部门自行保管使用，公司负责人私章原则上由负责人自行保管。刻制好的印章须在办理好相关书面移交手续并签订《印章启用及管理承诺书》（附件二）后方可交由相应保管人进行保管使用。4.2印章原则上不得转借他人，确有特殊情况，应由保管人及受托人共同填写《印章流转登记表》（附件三）后报公司总经理批准后执行，印章受托人在保管期间须遵照本制度行使印章的使用、保管及监督等相应权责，受托期限到期时受托人应及时归还印章，印章保管人负责监督和督促。4.3各部门印章保管人必须建立《印章流转登记表》，详细记录印章的领取、移交、销毁等具体情况。4.4印章保管人必须妥善保管印章，如有被盗或遗失，须及时向总经理报告，并从发现之时起的48小时内在市级以上报刊等媒体上刊载“遗失作废”的通告。4.5持有公司印章的员工离职时，须办理归还印章手续后（即填写《印章流转登记表》），报总经理签字确认后方可办理离职手续。五、印章的使用及审批制度5.1本公司所有印章的使用均执行审批制度，财务专用章及各部门专用印章的审批制度由财务部及各相应部门自行制定。原则上审批制度应明确“使用人”、“所盖印章的用途”、“使用时间”等，审批流程应包含部门主管、经理等，原则上总经理为最终审定人。各部门根据公司相关规定，结合自身情况，以职责细分、高效使用为原则制定好审批制度，报总经理审定执行，并将执行的制度原件交人事行政部备案存档。5.2公司行政公章由人事行政部指定专人保管使用，本公司总经理享有对行政公章使用的唯一审批权，使用前必须填写《印章使用登记簿》（附件四）送总经理签字审定，具体审批制度如下：5.2.1合同协议类文件的用印审核：合同协议类包括各种工程承包、设计、地勘合同（协议）;各种租赁、销售合同（协议）以及物资采购合同（协议）等。合同协议类文件均执行会签制度，由此合同协议的相应责任人填写《合同会签表》进行会签流程，会签完成后将合同原件一并交由人事行政部用印，用印时由人事行政部专人填写《印章使用登记簿》并注明此合同的“会签表”编号送总经理签字审定后用印。5.2.2行政公文类文件的用印审核：行政公文类文件包括对内对外的各类平行文、上行文等红头文件以及各种新颁布的内部管理制度或制度、通知、通报、介绍信、函告、证明和劳动合同等。公司对红头文件执行董事长签发制，董事长签发后的公文交由人事行政部用印，用印时由人事行政部专人填写《印章使用登记簿》并注明《拟文稿纸》编号、公文文号等送总经理签字审定后用印。其他非红头文件类公文（例如通知、通报等）需用印时，由相关拟稿人在人事行政部领取并按照规范要求填写好《印章使用登记簿》后自行送总经理审定，审定完成后再到人事行政部行政公章保管人处用印。5.2.3其他类文件的用印审核：行政类办事文件、工程报建审批文件及不属于以上两类的文件统称为其他类文件，这类文件用印时，需相关责任人在领取并填写好《印章使用登记簿》，由责任人自己送到总经理签字审定后交由人事行政部用印。5.2.4特殊情况总经理不在但又急需用印时，应由人事行政部电话联系总经理，取得用印许可后提前用印，总经理返回时应及时补签。六、印章的作废和销毁6.1在印章的使用过程中，凡出现如下事项，原印章应当及时作废或销毁：公司（组织机构）名称变更，需作废原有行政公章和财务专用章；公司负责人变更，需作废原有公司负责人私章；印章磨损严重、印迹模糊不清、难以辨认，需及时作废相应的印章；印章被盗或遗失，需及时作废遗失或被盗的印章；公司人事行政部或法律顾问认为有必要作废或销毁印章的其他情形。6.2印章的作废由使用部门根据作废的原因提出申请，填写《印章作废申请表》（附件五）经公司总经理审批后交回公司人事行政部统一封存。并由人事行政部根据实际情况及领导要求提交《印章销毁审批登记表》（附件六），经总经理、董事长批准后集中销毁，使用单位无权销毁。七、相应责任及罚则7.1公司人事行政部对公司所有印章刻制及发放、回收、销毁承担责任；总经理对本单位印章的使用承担主要管理责任；各部门负责人和具体保管人对所使用的印章承担直接责任。7.2本公司所有人员必须严格依照本制度规定程序使用印章，未经本制度规定程序审批的，不得擅自使用。严禁在空白纸面或填写不规范不完整的文件上加盖印章，如因特殊情况确需在此类文件上加盖印章的，应由责任人以书面报告的形式经总经理签字确认后，方能加盖印章。7.3印章保管人如因管理不善造成公司印章的被盗或遗失的，保管人除应及时上报总经理并登报公示外，还应承担由此产生的相关费用（包括媒体通告公示费用、重新刻制费用以及国家规定其他手续费用）。7.4印章保管人必须严格复核加盖印章的文书、文件，避免印章的误用，对于符合公司规定的文书、文件，印章保管人应及时用印，不得故意刁难、拖延办理，避免因延迟用印给公司带来损失。7.5严禁印章保管人擅自将印章委托给他人保管。7.6印章保管人按照本制度规定的正规程序委托给他人保管的，受托人除应按照本制度规定保管和使用印章以外，还应承担在委托保管期间的直接责任。八、附则本制度自2013年12月1日起正式执行，由公司人事行政部负责解释和修订。

附件一专用印章刻制申请表申请日期：年月日申请部门部门经理签字专用印章名称印章内容印章式样□圆形□椭圆形□方形申请缘由总经理审批附件二印章启用及管理承诺书根据公司工作安排，本人自年月日起，负责以下印模内印章的日常管理和使用。本人承诺，将严格遵照《印章管理制度》的规定执行，妥善管理和规范使用所保管印章，并自觉接受上级领导和主管部门的监督检查。在保管期内若出现违规失职事件，本人愿承担相应责任。若因本人工作岗位或职责变化而不再负责保管上述印章，则此承诺书所具法律效力自完成移交手续后自动终止，但公司具有追溯本人在原保管期内相关责任的权力。特此承诺所在单位负责人（签字）：承诺人（签名及手印）：年月日附：印章启用日期年月日，印模如下。印模1印模2附件三印章流转登记表印章名称保管人保管起始日期年月日印章启用日期年月日印章作废日期年月日印章流转记