归档文件整理规则概论

归档文件整理规则content第一部分归档文件整理工作概述第二部分收集文件第三部分区分归档范围第四部分保管期限目录content第一部分归档文件整理工作概述第二部分收集文件第三部分区分归档范围第四部分保管期限目录content归档文件整理的依据和作用：国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过。归档文件整理是档案工作的重要组成部分。各局室把办理完毕的具有参考利用价值的文件进行系统化整理，移交单位档案室后，文件便由发挥现行效用转入备查参考。第一部分 归档文件整理工作概述第一部分 归档文件整理工作概述归档文件整理原则归档文件，是指各单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的各种文件材料。归档文件整理原则就是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第一部分 归档文件整理工作概述如何理解遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系如何理解遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系机关活动是有规律的，形成文件是有联系的文件之间的联系有两种情况直接联系间接联系同一个事由：一次会议、一个案子、一项工程、一个问题、一件事情同一类相同性质的事情，如机关党务工作、财务工作、

人事工作等目的在于方便查找利用content归档文件整理方法归档文件整理方法：主要采用文件级整理方法。文件级整理方法：就是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、使之有序化的过程。第一部分 归档文件整理工作概述1一般情况下每份（单份）文件为一件。2文件正本与定稿为一件。3正文和附件为一件。4原件与复印件为一件。5来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。6转发与被转发件为一件。第一部分 归档文件整理工作概述件的定义：件是指归档文件的整理单位。7正文与文件处理单为一件。8报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。9一次会议或活动形成的文件，为便于利用，可将整个会议或活动的文件装订在一起作为一件来处理。10干部调动介绍信、存根，以一人为一件。11干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料。如果一人一表或一文的，以一个人的一套材料为一件；若以若干人为一表或一文的，以一起上报审批的这几个人的一套材料为一件。第一部分 归档文件整理工作概述content第一部分归档文件整理工作概述第二部分收集文件第三部分区分归档范围第四部分保管期限目录content收集文件的定义和意义：定义：就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作。意义：收集文件是归档整理工作的首要程序。整理工作的对象是文件材料，应归档文件材料能否收集齐全、完整，直接影响着档案整理工作的开展，所以说它是确保档案整理工作质量的前提条件和物质基础。第二部分 收集文件content收集文件的定义和意义：意义：档案是历史的见证，档案工作是党和国家的一项重要的事业，做好这项工作，能够使档案完好无损地保存下来，使档案如实地反映历史，起到维护历史真实面貌的作用。档案工作肩负着这一历史使命，它有意识地形成和积累，使有价值的档案流传后世，使历史得以延续。档案收集工作是档案工作的核心工作，做不好档案收集工作就没有完整的档案，也就不会有健全的档案工作，因此要做好档案工作首先必须从档案收集工作做起。

第二部分 收集文件《中华人民共和国档案法》第十条规定：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。《辽宁省档案条例》第十三条规定：单位及其工作人员在公务活动中形成的材料，按照国家有关规定属于归档范围的，应定期完整地向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，其他部门和个人不得据为己有或者拒绝归档。第二部分 收集文件收集工作的法律依据齐全完整是收集工作的基本原则。齐全是对整体而言，把本机关制发的和外来的文件材料全部收集起来，谓之齐全。完整是对个体而言，把一份文件的正件与附件，印件与底稿等，不缺件，不少页地都收集起来，谓之完整。全面收集即不论是本机关制发的，还是上级党政领导机关、上级业务主管机关、同级机关、不相隶属机关、下级机关发来的，不管是单位保存的，还是单位领导或各部门以及个人存放的；不管是文字材料，还是图纸、报表、声像材料等，都要想方设法通过各种渠道进行全面收集。重点收集从机构方面讲，本机关机要收发部门，内部机构等是收集的重点。从个人方面讲，单位主要领导、办公室主任、秘书、机要收发人员，内部机构负责人等是收集的重点。从文件内容讲，记述和反映本机关主要职能活动和历史面貌的、方针政策性强、科研价值高、凭证作用大的文件材料，是收集的重点。第二部分 收集文件收集工作的原则和内容第二部分 收集文件“帐外文件”，指未经发文登记和打印、编号的文件。（1）本机关领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的

文件材料，尤其是本机关领导在会议上的讲话、发言以及会议上印发本单位的典型材料。（2）代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本。（3）上级机关批转、转发本机关的文件。（4）国家、省、市和上级机关领导视察、检查本机关、本系统工作

时的指示、讲话、题词和声像等材料。（5）本机关召开的党组（党委、总支、支部）会、行政领导

（如局长）办公会、工作会议、专业会议等形成的会议记录、

纪要、简报、领导人讲话稿等文件材料。

以及领导班子民主生活会报告。“帐外文件”的收集“帐外文件”的收集第二部分 收集文件（6）本机关各种基础数字统计报表和分析材料。党员统计年报表干部统计年报表离（退）休干部统计年报表机构编制、人事年报表事业单位管理人才、专业技术人才统计年报表党内统计年报表工资统计年报表保险福利费用构成情况年报表国有资产统计年报表财务决算报表各类业务综合或单项统计报表纪检监察案件统计报表审计结论。等等第二部分 收集文件（7）本机关目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察等工作以及

突发事件、重大活动中形成的文件材料。（8）本机关各级党组织在工作活动中形成的文件材料。（9）本机关干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、

录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及党员、

干部、职工名册。（如干部考核等次汇总表、工资变动审批表、

技术等级考核审批表、工资发放明细表等）（10）本机关制订的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职

责等。（11）本单位财产、档案交接凭证。（12）本机关编印的简报、出版物定稿、样本。包括机构沿革、

大事记、年鉴、组织史、志书等。（13）本机关请示与上级机关的批复，下级机关的请示与本机关的

批复。“帐外文件”的收集第二部分 收集文件（14）本机关与外机关签订的各种合同、协议书等。（15）本机关调查研究时形成的文字材料。（16）新闻媒体（报社、电台、电视台、杂志社）报道、转载本机关

工作活动的文章、图片、采播通知单等。（17）本单位领导班子及成员的述职报告。（18）政府采购过程中所形成的报告、标书、合同等。①用户申请报告、项目要求、设计方案等反映采购要求的文件；②招标通知、竞标登记、竞标单位的标书、竞标会议议程、专家

名单、专家意见、竞标结果，采购合同记载竞标和采购合同鉴定

过程的文件材料；③合同变更、设计更改、验收意见，合同执行报告、争议处理等

记载合同管理执行情况的文件材料。“帐外文件”的收集检查已归档文件材料的质量（1）收文的正件与附件是否齐全完整。（2）收文与收文阅办处理单是否齐全完整。（3）发文的发文处理单、印件、定稿是否齐全完整。（4）检查已归档的文件签发手续是否齐全，如印件是否盖有单位印章，定稿与印件是否残缺不全等，凡手续不全或缺页的应补齐。（5）本机关的请示与上级机关的批复，下级机关的请示与本机关的批复是否齐全完整。

如不完整，可依照下列方法处理。第二部分 收集文件检查已归档文件材料的质量对有批复缺请示的处理。一般讲，有批复肯定有请示，如缺请示文件，应认真查询。一是找承办请示事项的部门或个人查询，二是找发出请示的单位查询，找出请示后与批复一起归档。第二部分 收集文件检查已归档文件材料的质量对有请王示缺批烤复的处赛理。①有批歪复但未红归档。一是有抹关申请伶添置固森定资产范、调拔亿经费的高批复文攻件，一随般习惯鱼于由财糠务部门骨或业务闹部门直葬接用批犁复原件犯去办理强划拔、升添置手谊续；办由理完后致将批复侍原件和约凭证一才起归入坡会计档哗案，对鹅此，应四明确要霉求其在练手续办殃理完毕龙后将批废复原件奏交文书袄处理人搞员归档名，并提缺供批复免复印件尘与会计毫凭证一贿并归档水。二是誉批复文赔件未经辉正式收筹文渠道侨传递，听而由经临办部门饥或经办搞人员直欠接取回房诚后留存蜻。对此任应要回劣原件归浙档。②电话铅批复、竿口头批柔复未形命成文字健，或未全批复，贼但实际驴上已办兽理，即洽成事实灰。此类请示鸡文件在归迎档之前，某应由承办价人员在请训示文件上稼级注明办详理的具体望情况，并岩加盖公章器后归档。第二部分痕收集文习件检查已归档文件材料的质量③直接在戏请示原件甚上批复的祸，将此份根请示直接总归档即可遥。④一个脆问题或惧一件事梯情，经迫多次请勤示才予庭批复的蓄，将批逢复文件折所针对向的最后料一份请振示随批震复一并昏归档，葱前几次窗请示文撒件可不弹归档。⑤未批狐复也未值办理的舅请示文鲜件，属术于正在狂办理过壳程中的体文件，殿可暂不免归档，尘但必须吉妥善保择管，以鞭备查找热。如此类孤请示文荒件较多错，已没宁有批复框的可能姐，可单创独整理蠢。第二部分行收集文小件cont粪ent第一部分峡归夫档文件整律理工作概须述第二部掠分痛收逐集文件第三部肢分羽区施分归档轰范围第四部分桂保管期限目录反映本机忧关主要职窄能活动和幸基本历史蠢面貌的，闸对本机关代工作、国门家建设和镜历史研究经具有利用私价值的文作件材料。其他对蝴本机关誉工作具物有查考探价值的候文件材侨料。机关工握作活动自中形成低的在维冤护国家沟、集体桂和公民肯权益等消方面具欲有凭证营价值的招文件材时料。本机关慰需要贯婶彻执行习的上级思机关、峰同级机夫关的文税件材料怎；下级钢机关报占送的重迅要文件赚材料。第三部分区分归档授范围 区腿分归档霸范围，男就是将星需要归结档和不膨需要归漏档的文在件材料扫区分开赏来。需要归档文件制材料的范费围上级机关菜的文件材唐料中，普没发性不需成本机关办爬理的文件此材料，任咬免、奖惩讯非本机关川工作人员洽的文件材佣料，供工馋作参考的淹抄件等。本机关文乡丰件材料中路的重份文育件，无查感考利用价构值的事务懂性、临时削性文件，耍一般性文薄件的历次浅修改稿、蚀各次校对柔稿，无特奥殊保存价镜值的信封甚，不需办竞理的一般膜性人民来惊电、电话拆记录，机累关内部互忠相抄送的伴文件材料只，本机关吴负责人兼展任外单位泰职务形成殖的与本机罗关无关的搜文件材料软，有关工山作参考的脉文件材料。不需要归档文侧件材料决的范围第三部分区分归档夸范围同级机葬关的文碧件材料散中，不罚需贯彻翻执行的地文件材吃料，不壁需办理勒的抄送浊文件材吹料。下级机关柴的文件材装料中，供搬参阅的简碧报、情况顷反映，抄背报或越级则抄报的文钟件材料。第三部分区分归档回范围不需要归档文预件材料神的范围con己ten毛t第一部亮分浴归档愁文件整茶理工作嫌概述第二部分秤收集文件第三部做分妄区痰分归档乡丰范围第四部葡分自保摇管期限目录《机关文扰件材料碑归档范哑围和文盟书档案厅保管期按限规定》第六条机关文吓书档案袭的保管覆期限定么为永久浴、定期凉两种。永久，即全在正常情哗况下，无禁限期地保使存。定期，分湾为30年、10年两种萄。第四部分枣保管期煮限保管期限加，就是文丧件材料的厌留存年限寄。cont背ent永久凡是反映稿本机关主昌要职能活再动和基本吼历史面貌跃的，对本戏机关国家考建设和历量史研究有卸长远利用薯价值的档师案，都应避定为永久俩。具体的秀保管期限纺要根据本非机关的实受际情况来蠢制定文书期档案保管属期限表。第四部嫁分 保染管期限con仅ten四t部分应岛永久保叹管的材炕料本机关制信定的法规抗性文件重要问题补的材料重要会议边的材料重要的请掉示、批复工作总号结、计磨划年度报昆表人事任免殖的材料机构演变愚材料（大棒事记、组贯织沿革）其它第四部分妹保管期疗限第四部纲分 保镜管期限一、本稻机关制猪定的法扰规政策逼性文件杀材料；二、本机含关召开重朴要会议、早举办重大起活动等形料成的主要淹文件材料收；三、本吼机关职唐能活动灾中形成勇的重要绩业务文稍件材料陕；四、本机矿关关于重允要问题的迅请示与上茅级机关的泄批复、批候示，重要扇的报告、总结、综泉合统计报凉表等；五、本机逆关机构演貌变、人事秧任免等文旗件材料；六、本机捷关房屋买艇卖、土地荐征用，重议要的合同营协议、资躺产登记等妹凭证性文件材戴料；七、上貌级机关扔制发的权属于本乓机关主丘管业务饶的重要东文件材册料；八、同记级机关报、下级喉机关关损于重要竖业务问妙题的来扯函、请涛示与本慰机关的位复函、批复等薯文件材帐料。《机关文件阴材料归档济范围和文净书档案保基管期限规袋定》第七条霉永久保翅管的文书乎档案cont效ent定期30年：凡是反映篮机关一般欣工作活动刮，在较长披时间内对涝本机关工作有查葱考价值隔的的文跃件出来浮，列为30年保管眨。部分应30年保管的益材料：一般工辩作问题覆材料一般会荡议材料上级颁顺发的属话于本机尾关主管煮业务需跑贯彻执查行的材鼓料下级报送怜的重要材鼻料其它第四部分业保管期后限con衰ten津t定期10年：凡是较轿短时间史内对本震机关有签参考利怜用价值误的文件朋材料，列为10年保管焰。部分应10年保管的驼材料：一般事合务性材档料非本机关沈主管业务帮但需贯彻尊执行的材拆料下级报安送的一僚般工作轮总结、掀报告、样统计报归表。第四部设分 保叫管期限第四部分各保管期严限一、本喇机关职煤能活动拐中形成红的一般炕性业务毫文件材般料；二、本绒机关召确开会议次、举办邮活动等横形成的助一般性驴的文件若材料；三、本机纳关人事管亭理工作中甘形成的一厚般性文件冠材料；四、本蓬机关一孩般性事帐务管理役文件材膊料；五、本机虾关关于一僚般性问题爹的请示与蹲上级机关掏的批复、纺批示，一催般性工作报告、射总结、蚂统计报乒表等；六、上级奶机关制发驰的属于本竭机关主管斤业务的一坟般性文件枪材料；七、上局级机关衡和同级柄机关制锣发的非品本机关的主管业谢务但要干贯彻执道行的文城件材料恳；八、同级倦机关、下益级机关关笛于一般性肤业务问题荒的来函、森请示与本勾机关的复要函、批复等呈文件材许料；九、下级费机关报送稻的年度或进年度以上被计划、总渗结、统计圾、重要专劈燕题报告等赤文件材料片。《机关文件惯材料归档发范围和文欠书档案保迟管期限规崖定》第八条孝定期保闪管的文书爷档案文书档免案保管厚期限表蚂（摘录路）第四部尼分 保便管期限文书档案迅保管期限矛表（摘录丑）第四部带分 保眠管期限第四部分疮保管期独限如何判断新“重要的鹅”和“一修般的”上级机固关、上惭级领导顿检查、叙视察本铜机关工薄作时形柳成的文站件材料扶，凡省集部级领沾导的检塌查、视倒察形成御的文件瞎材料，刃属“重荡要的”交，省部晶级以下蓄的是否问重要，虫视情况贡而定。重要业街务问题客与一般法业务问摊题的区津分，关四键在于梯对业务绪内容的潜把握。拐法规政北策性、踏方针性颂、重大惰业务建老设方面符的内容易属“重杯要的”隶。第四部硬分 保凉管期限如何判断植“重要的捡”和“一怠般的”重要职能吩活动、重围要专题与蚂一般活动鸽、一般问岔题的总结眉、调研材屡料的区分跪，要从职效能活动的诞规模、影阿响力、问徒题的大小搅等因素加哥以考虑。机关与谱外单位厕签订的押合同、损协定、脱协议、垒议定书晓等文件鱼材料，占应从文差件材料窜法律价导值出发屠，结合旷事由重座要程度欺，合同焦、协定延、协议尸等的有剩效时限哨，或涉壤及资金膊多少来剥具体区悼分档案会的“重调要性”华和“一堤般性”旺。重要业爸务问题脾与一般输业务问胶题的区蚂分，关率键在于纽奉对业务计内容的克把握。号法规政省策性、必方针性狠