如何做好沟通协调工作

如何做好沟通协调工作行政部是一个综合管理部门，对内要正确领会贯彻厂部的各项工作部署，做好全厂性服务工作，协调好各部门的关系。对外要加强企业与地方的公共关系，树立良好的企业形象。工作涉及消防、保卫、交通、档案、文秘、接待、信息等。行政部职责：综合协调、行政枢纽、参谋助手和窗口服务部门子文化“强管理、重效率、善协调、讲服务、厉节约”。提升“总揽全局、推进发展、科学管理、应对突发事件”的四种能力。理念、思路：“讲学习、树风气、顾大局”，“勤思考、善谋划、多办事”方向：建设一支具有一流职业素养、一流业务技能、一流工作作风、一流岗位业绩的部门队伍。目标：坚定地贯彻上级精神，加强督导督办，进一步提高执行力，提高工作效率。努力将部门打造成一个工作高效率、服务高质量、技能高水平的团结、奋进、有凝聚力的团队。行政部工作的几个特点：繁：处理不完的繁多的事务。杂：没有严格的工作程序。小：相对于安全生产、电量指标，日常工作就显得微小。偶然性或不可预测性。一、与上级部门及领导的沟通汇报工作的方法：所谓汇报，就是指将本专业向部门领导或者上级组织报告的一种常用工作（沟通）方法。有的人汇报后，给人的印象很深，觉得这个专业工作不错，汇报也挺好。有的人汇报后，觉得这个专业工作没少做，但没汇报出来。有的人汇报后，叫人根本听不明白这个专业的工作究竟是怎么做的。由此可见，汇报工作是一门学问，值得研究和探讨。方式方法：（一）端正态度：对待汇报，应该有高度的责任心，要从大局出发，坚持实事求是的态度，有一说一，有二说二，有成绩就讲成绩，有问题就摆问题，不歪曲事实，不粉饰成绩，这才是应有的正确态度。（二）抓住重点：汇报工作因时间所限和实际需要，不能不分主次和轻重、眉毛胡子一把抓地什么都汇报，而应抓住重点说深说透，有些点到为止，有些干脆不说。这就需要在汇报前作好充分准备。（三）获得领导满意：汇报工作是一种比较特殊的回答式对说，既有说话的技巧，又有心理沟通的艺术，是一门综合学问。掌握了它的人，汇报工作时说话既清楚、简练，又分寸得当、逻辑性强，说出的道理令人信服，领导一听就明白，且容易引起心理上的共鸣，汇报前需要在心里回答好以下几个问题：1.此次汇报的主要目的是什么？（这是必须清楚的）。2.不进行这次汇报自己能否顺利解决遇到的问题？（汇报越重要，越要做好这方面的准备）。3.与汇报相关联的情况是否都了解清楚了？4.领导是否准备讨论自己提出的问题？（这可使汇报者估计到汇报时将出现的一些障碍）。5自己对汇报的良好开端是否有信心？（会遇到什么样的主观和客观的障碍，它们的严重程度如何）6.什么样的汇报开端对自己和领导是合适的，什么样的是不合适的？7.在汇报中利用什么样的方法可以对领导产生作用？（援引权威者的见解，谈解决所有问题的重要性）。8.领导可能向自己提出什么问题？如果按照上述问题做好准备，那么，汇报（沟通）就会有良好的开端。（四）应避免的汇报方式：1.长篇大论，没有结论。有的人见到领导，总好像有说不完的心里话，唠不完的知情嗑。汇报起工作来，心底里老暗暗告诫自己：“机会难得，一定得把工作成绩一滴不漏地向领导说到。”于是，汇报起来面面俱到，海阔天空，包罗万象。结果，领导越听越烦，感觉工作没有重点，无法评价。2.汇报中掺杂个人恩怨。中国有句古语，叫做“无情未必真豪杰”。在工作中，不以亲情和友情代替原则，不拿原则做交易。如果汇报工作中掺杂个人恩怨，领导查清后，恐怕不只是“小事一桩”啦！3.汇报时间、地点不合时宜。这类问题多出于主动找领导汇报的时候。作为领导，特别是职务较高的领导，工作都比较忙。实事求是地讲，有些领导确实很难随时找到，于是有的人就采取等、堵的办法找领导――上、下班时，午休前，回家途中，或领导参加会议、活动间，都是不要取的。如无特殊情况和紧急事宜，这些时间或地点是不宜汇报工作的。（五）讲究汇报艺术。1.条理分明、逻辑清楚、详略得当；2.注意修辞、褒贬恰到好处；3.语言流畅、重点突出；4.用事实说话、事例生动。（六）做好充分准备。事先认真综合分析的基础上，经过深思熟虑，拟出提纲，把观点、材料一一书写清楚。这样在汇报时，才能思路清晰，紧扣主题，从而取得满意的效果。二、如何做好外来人员接待因工作性质关系，行政部不可避免要与外来人员进行接触，也是外来人员了解电厂的窗口，为维护电厂形象，应坚持如下原则：1.诚恳热情。诚恳热情的态度是人际交往成功的起点，也是待客之道的首要之点。做到平等相等，诚恳热情，不卑不亢，落落大方。2.讲究礼仪。接待活动作为一项重要的社会交际活动，务必以礼待人，体现自身礼貌修养。讲究礼仪包括：在言语方面，要声音适度，语气温和，礼貌文雅；在仪表方面，要面容清洁，衣着得体，和蔼可亲；在举止方面，要稳重端庄，从容大方。3.细致周到。接待工作的内容往往具体而琐碎，涉及许多方面的部门和人员。这就要求在接待工作中要开动脑筋，综合考虑，把工作做得面面俱到、细致入微、有条不紊、善始善终。对群众投诉的接谈和处理：对来访者的申诉，要坚持“一听、二问、三记、四分析”。听，就是耐心倾听来访者的申诉，让人家把话讲完。对谈得过长、抓不住要点的来访者，可以适当加以引导。问，就是把来访者没有谈清楚的主要问题问明白，特别是要把事情经过、主要情节、过去上访情况和处理的结果，这次来访的要求及其理由了解清楚。记，就是把来访者的主要问题扼要记下来，对其中的主要情况要详细记录，以便分析情况和处理问题提供充分的原始材料。分析，就是对来访者谈的问题，按相关政策规定进行分析，作出判断。对周边群众来访反映的问题，要以事实为根据，以相关政策和国家的法律为准绳，实事求是地进行处理。对来访者提出的正确意见，要热情欢迎，虚心听取。有重要建议的，应给予鼓励、表扬。对来访者提出的政策上允许、条件上又可以解决的合理要求，要及时处理，尽可能予以满足。对那些要求尽管合理，但限于条件无法解决的，要做好解释说服工作，以争取得到来访者的谅解。对来访者提出的不符合政策或要求过高的问题，处理时，既要体谅他们的实际困难，又要以明确的态度向来访者讲明不能解决的原因，不要含糊其辞，应耐心说服来访者放弃那些不合理的或过高的要求。对无理取闹者，要进行批评教育。对那些态度极为蛮横，经劝说无效的，可请求公安机关予以教育和制止。三、与同级部门的沟通正常工作中，大部分的沟通及协调会在其它部门同级人员之间进行，但由于部门不同，所站立场、角度不同，可能会存在沟通的不畅通，这就要求做到以下几点：（一）见贤思齐，强者为师处理同级同事关系，不仅要有“容人之短”的肚量，而且要有“容人之长”的胸怀。强者为师，就是主动地向贤者看齐，虚心地拜强者为师。这既是在“气度”方面的要求，也是处理同级关系的重要原则。（二）互相尊重，彼此信任互相尊重，是因为每个部室都有明确的分工和职权范围。在工作时一定要掌握好分寸和尺度，掌握好时机和方法。尊重，一方面表现为自尊，另一方面表现为尊重别人。每个人都有自尊心，在工作沟通中，既要热情地支持、鼓励，又要善意地指出其不足，不要袖手旁观。随着厂各部门岗位的调整，一大批学历高，有知识，年富力强的青年职工进入到管理岗位，但由于年龄、资历、经验、文化知识的不同，使他们有着不同的思想感情和不同的心理。另一方面某些年纪稍大的员工，虽然文化水平、干劲、精力与年轻员工相比差一些，但经验丰富，办事稳妥，遇事上的困难，甚至会带来一些不必要的损失。（六）掌握分寸，分清职责与同事相处，应当分清职责，掌握分寸，不争权力，不推责任。属于别人职权之内的事，决不干预，属于自己的责任，也决不推卸。本应由自己分管的工作，决不请别人点头画圈，本来不应该由自己处理的事情，也决不争着要管。特别是那种凡好事就争，凡难事就推的行为，是破坏同事间相互协作的腐蚀剂，必须坚决防止和克服。（七）经常联系，沟通情况既然是同事，都属于整个管理机构的一个组成部分，工作上有着密切的联系，只有保持经常联系，及时沟通情况，才可能进行有效的合作。也唯有这样，才能彼此了解，互相信任，将一些不必要的误会和摩擦消灭在萌芽状态。因此，无论工作多忙，也应主动向同事提供有用的资料、信息、情况和建议，只要能够坚持下去，就一定会赢得同事的“感激”和“回报”。（八）相互信任，亲密合作在与同事接触中，仅有美好主观愿望和正确的行为准则，往往还不能完全收到良好的客观效果。建立“互相信任、亲密合作”的同事关系，还必须遵循事物发展规律，讲究一定的方式方法，掌握科学的合作艺术。1.运用创新思维来考虑和处理同级之间的工作配合。如AB角互补工作岗位。2.运用全方位思维来考虑和处理同事提出的要求。与同事的交往中，属于自己向对方提出的要求，都是主动式的，可控的；属于对方向自己提出的要求，都是被动式的，不可控的。每个岗位都要学会巧妙地应对同事提出的要求。3.运用宏观思维来考虑和处理同事关系。鉴于工作性质及精力有限，对于诸多同事，不可能也没有必要个个皆顾，八方挂联。因此，很有必要站在宏观立场上，冷静剖析一下自己和诸多同事，在整个部门管理上分别处于什么位置，他们之间存在有怎样的工作关系人际关系，然后掂量轻重，分清主次，权衡利弊，鉴别优劣，从中筛选出一些与自己的工作没有直接联系的同级，作为自己“一般交往”的对象，而将其中位置重要、影响明显、联系密切、能够左右全局的同事，作为自己“重点交往”的对象。（九）心平气和，以理服人同事之间常常会在工作中遇到一些纠葛和矛盾。在解决这些纠葛和矛盾时，应本着顾全大局，维护团结的良好愿望，对一些无关紧要的“小事”，采取不予细究，委曲求全的态度。即使遇到一些需要辨清是非的“大事”，也要讲究方式方法，尽量做到心平气和，以理服人。这样做，随着问题的妥善解决，同事之间不但不会伤和气，反而会在新的基础上，建立起更加牢固的友谊。（十）既“合作”又“竞争”“合作”和“竞争”，是同事关系中不可割的两个方面，合作中包含着竞争，竞争中又包含着合作；合作，推动竞争，竞争，又有助于更好地合作。因此，一味“合作”而不讲“竞争”，最终将减弱自己与人“合作”的能力，这种“合作”也不可能持久有效。因此应该正确对待“合作”与“竞争”的辩证关系，自觉树立“竞争意识”，对同事，既要热诚合作，又要敢于“竞争”。这种“竞争意识”，应该是积极的、健康的，具体表现在以下几点：1.以竞争来激励自己；2.在和同事的竞争中，领先时不自满，落后时不自馁，一如既往，积极进取；3.自觉向同事中的先进、优秀者看齐、学习；4.依靠自己的不懈努力，奋力创造工作业绩。5.无保留地帮助在竞争中暂时落后的同事。（十一）善于“回避”和“等待”社会生活是复杂的，同事之间工作上的分歧有时也会引进个人恩怨或受已存在的个人恩怨的影响。当同事之间的矛盾或分歧比较严重，并且一下子难以解决时，就暂时回避一下。暂时回避矛盾或分歧，表面看来似乎是消极的，其实却是积极的。特别是当对方“怒火中烧”、头脑不冷静时，暂时回避本身就能起到“釜底抽薪”的作用。回避不是逃避，而是为了防止矛盾激化，并在回避中等待解决矛盾的时机。同事之间发生的有些矛盾或分歧，常常会在回避与等待中自然化解。所以回避与等待是处理同级关系的一种艺术。当然，什么样的矛盾与分歧应该回避与等待，还需要具体问题具体分析。同事之间在工作中产生矛盾或分歧本属正常，只要双方都是为工作，没有个人的私怨和成见，心胸都比较开阔，即使争执起来，也不难和解。（十二）协调同事之间不同意见的方法工作中，需要协调同事关系时，有五种方法很值得借鉴；1.重组。有时候，同事提出的解决问题的意见之所以行不能，并不在于意见本身一无是处，而在于意见中的个别要素排列位置不尽合理。这时候，只需将这些要素调换一下位置，变换一下结构和顺序，就会产生新的结果。2.移植。有时候，将自己的或同事的某一“搁浅”的建议，移植到另一个工作领域，用来处理某一特定的非程序性问题，往往会收到意想不到的奇效。3.变通。将同事提出的看似难以实行的处理办法，稍加变通，诸如“放大”、“缩小”，或者变换其中的某一要素，有时往往会成为令人惊讶的理想处置方案。4.“杂交”。生物之间的杂交，可以产生良种。同事之间有不同意见和想法，通过“杂交”，也能产生创新思维，促使一种全新的工作模式和同级之间新型的协作关系诞生。5.综合。对于同事提出的不尽完善的主张和建议，可以将自己的其他同事的合理意见加以综合，最终形成新的处理意见。运用创新思维，是行政部员工处理新时期同事之间的工作配合、建立新型工作模式不可缺少的手段，对此，应该予以足够的重视。（十三）处理同级之间矛盾的原则同事之间都渴望有一个良好的人际关系，与各位成员友好相处，为工作创造舒畅的环境。面对同事之间出现的矛盾，我们可采取以下原则来处理：1.以德报怨。以德报怨是征服人心的上策。在同一部门工作日久，难免出现些恩恩怨怨的事情。对此，是以德报怨还是以怨报德，将直接影响同事关系的发展趋势和结果。应该胸怀坦荡，有“君子之心”。即使某人做了对不起自己的事，也不能“以其人之道，还治其人之身”，而应该以德化之，以情感之，这样常常会收到奇效。2.以短比长。同事之间在思想上如果能坚持以短比长，那么在工作上就自然会以长补短，形成一个团结互助的集体。实践表明，大凡善于以已之长补他人之短的同事，其