建设工程文件归档整理张磊

建设工程文件归档整理西安市城市建设档案馆主讲人：张磊

根据建设部颁布的中华人民共和国国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）的规定，结合我市建设工程的工程实际情况，对城建档案案卷归档整理谈一些具体的要求和做法。第一章工程档案的基本概念第二章城建档案报送的基本规定第三章城市建设档案的报送程序第四章城建档案案卷质量标准（本节课的重点）第一章工程档案的基本概念第一节、工程档案的定义建设工程文件：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，它包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件，简称工程文件。建设工程档案：在工程建设活动（城市规划、建设管理）中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种形式的历史记录。建设工程档案来源于建设工程文件。第二节、工程档案的主要特点一、技术的综合性二、形成领域的广泛性三、内容的专业性四、工程文件的系统性五、记录形式的多样性如文字、图纸、照片、录像等。六、建设周期长第三节、工程档案的作用一，为工程本身的管理、维修、改建、扩建、恢复等工作提供依据；二，为城市规划、工程设计、城市建设管理、产权产籍、工程备案等提供可靠的凭证；三，作为历史查考、总结经验、技术交流、建筑科学研究的提供信息资源。第四节、《规范》出台的意义1.加强建设工程文件的归档整理工作2.统一建设工程档案的验收标准3.建立完整、准确的工程档案第二章城建档案报送的基本规定1、建设单位职责：1）建设单位在工程招标以及与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同时应对工程档案的套数、质量、费用、移交时间做出明确的规定。2）收集和整理工程准备阶段文件、竣工验收文件。3）负责组织、监督和检查各单位工程文件的形成、积累和归档工作。4）负责在工程竣工验收3个月内将一套完整、准确、系统的工程档案的原件移交给当地城建档案馆。移交原件的问题已有明确的规定。2.监理单位的职责1）负责监督、检查施工单位工程文件的形成、收集、整理、竣工图的编制情况并对竣工图的真实性把关。2）收集和整理本单位形成的监理文件，并向建设单位移交。（在这里强调一下监理单位在给施工文件签字盖章时不要留下第一套文件）3.工程总承包单位的职责

1）将本单位形成的工程文件整理、立卷并向建设单位移交。最少二套工程档案。2）负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案并向建设单位移交。4.各分包单位应将本单位形成的工程文件整理立卷后及时移交给总包单位。5.建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理本单位形成的文件立卷后及时向建设单位及移交。第三章城市建设档案的报送程序首先，建设单位和个人在建设项目立项报建及办理建筑工程施工许可证手续时，必须与城市建设档案馆签署《城市建设档案报送移交责任书》，责任书用以明确建设单位或个人报送建设工程档案材料的要求、期限及其它有关事项；其次，随着工程进度的不断实施，我馆业务人员对重点、大型工程就要求开展对工程文件的形成，进行跟踪监督、检查、指导、并对工程文件的套数、质量等问题提出明确要求。第三，在工程竣工验收前，应提请我馆对工程档案进行预验收，未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收。第四，对列入城建档案馆接收范围的工程项目在工程竣工验收3个月内，向我馆（报送）一套符合规定的工程档案。第五，各建设单位向我馆报送城建档案时，需与分管区域的业务指导人员联系咨询归档事宜并领取“建设单位项目著录单”；“城市建设档案报送书”；该项目档案的归档工作均由该同志负责到底。咨询电话四章城建档案案卷质量标准

城建档案案卷质量的优劣直接关系着它的查阅利用和保管期限，为了使城建档案能长期有效的保存下去和迅速准确的查阅利用，除了对城建档案的归档范围及其准确性必须进行要求外，还要归档案卷的外观质量。（本节课的重点）一、归档文件的内在质量是保证案卷质量的基础。主要要求做到以下几方面：(一)依据《规范》第4.2.1条明确指出“归档的工程文件应为原件”。(二)工程文件的内容及其深度必须符合国家有关勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。（三）工程文件的内容必须真实、准确、与工程实际相符合。

(四)工程文件应采用耐久性的书写材料、如碳素墨水、蓝黑墨水、不得使用易退色的书写材料，如红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔。（五）工程文件中文件材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297×210）。图幅宜采用国家标准图幅。

(六)工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图、竣工图应为新蓝图。计算机出图必须清楚，不得使用计算机出图的复印件。二、立卷立卷是指按照一定的原理和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。

（一）立卷的原则和方法

1.立卷的基本原则：应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

2.一个建设项目有多各单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷

3.立卷可采用如下方法：对于工程文件按照建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。

（1）工程准备阶段文件可按建设程序、内容、形成单位等组卷。（2）监理文件可按建设项目、单位工程、分部工程、专业等组卷。（3）施工文件可按单位工程、分部工程、专业阶段等组卷。（4）竣工图可按单位工程、专业组卷（5）竣工验收文件按建设项目、单位工程组卷。（6）参见《规范》附录A4.立卷过程中也应遵循下列要求(1)案卷厚度不宜过薄或过厚，一般要求15mm～20mm之间，在国标5.4.1中一般不超过40cm，一般指的是印刷成册的科技文件，如岩土工程勘察报告、环评书等。(2)卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。这里不同的载体指照片、底片、硫酸纸底图、聚脂薄膜、底图板图、电子文件等、模型等。（二）、卷内文件的排列：1.文件材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。2.图纸材料按专业排列，同一专业按竣工图图号排列，图纸目录应在最前面，若有变更图，则应插排在相应的图号之后；变更通知单不能和图纸排列在一起，应与其他施工文件共同组卷，变更通知单量大时可考虑单独组卷。3.图文混合卷一般是文字在前，图纸在后，但应注意主次，保证主件与附件不分开。（建设工程规划许可证与定验线单、实测成果表、建审图。用地规划许可证与用地实测成果表、用地定点审核图。）三、整理（一）《误规范》5恩.4.2蠢中强调装嘉订时必须剔除金属秋物。这里特用“必须壁”表示很迹严格，非播这样做不象可|。硬税皮、彩页姐、空白页雕和其他不获符合要求龟的材料也刮应去掉。（二）托裱：对于幅视面达不凉到29德7×2浊10（估A4）箩或破损逆的档案敬材料均品应托裱零。具体操暗作是将员小幅面静的文字精材料裱广糊在2披97×本210侨（A4怨）的白谅纸上，渣不可层丧层叠压怕托裱，销且四周进粘切实诵，双面何有文字变又需托祖裱，可态只粘贴遭左边丑或上边音。在一轨张白纸池上可裱致糊一张拥或几张威小幅面谋的文字宝材料如斧：合格验证、票倚据、存遍根等，皆但要求突排列整起齐并留熔出装订反线位置影。注意宁托裱的蜡胶水不尚许使用垮含用有寨机物质咬的胶水兆。(见色附图)破损图纸港的裱糊要夸求整齐，乖尽量不破汗坏图纸内陵容，便于吃长期保存环。（三）折叠：对于幅剂面大于心297坏×21初0（A怖4）规等格的档夹案材料钥均应折系叠按《肉技术制纲图复制尼图的折姿叠方法伙》（G逮B/1密060举9.3逐—89知）统一录折叠成扛297蚕×21桐0㎜（怀A4）访。折叠使螺用手风炊琴式折歼叠法，易图面向演里，先浓上折再公下折，肺然后左仿右折。材注意上苹折下折贿要错开鸣，以免漏出现案晴卷上下坊厚度不及一，不姜装订时帝左侧可谣不留装产订线位度置。图锣标一定妥要外露母，以便慈查阅。仆对于边京框不齐晶或破损飘的图纸怀，应将控白边裁槐掉，裁祸至细边辨框线上赵、修补相整齐后揉折叠。办(见附猪图)文字或文好图混合卷拌可根据2习97×2孙10㎜（镰A4）的那规格.折匆叠要求整告齐，以尽消量方便查蚁阅和保存武为原则。四、编目（注意追按照《技城市建但设档案械著录规方范》中苗标准语芳言和数样字。案卷整焦理中的贝所有文验字一律缠用碳素龄墨水书绕写，字盈迹工整同，原则上要求用储仿宋体）训。（一）傲编写卷郑内文件秆材料页场号1.案卷替内档案材数料均按有排书写内容柴的页面编漠写页号，夏各卷独立编号，扣每卷页号暂都从“1迹”开始。2.页适号编写哭位置：雨单面书忙写的材靠料页号射编在右韵下角，材双面书写的正面需编在右下宁角，背面词编写在左吩下角。图队纸若折叠汇，页号就编可写在折叠晨后的图纸帆右下角。3.页号坚要用号码牌机打，用傻兰色或黑玩色均可，团不准徒手斧编号。4.案卷踪蝶封面、卷据内目录、缓备考表均闹不编号。（二）沙编写案庄卷封面依（详见势P32握附录鬼D案卷建封面式辉样）(见附草图)1.案卷碎名称是对鬼案卷内容揉的概括，患应简明、第准确的揭背示卷内文恒件内容。案卷题泻名应包泄括工程凶名称、宰专业名任称、卷茶内文件补的内容获。案卷题名垮一般为：葛工程名称腊（建设单骡位名称＋赏项目名称夏）+专业名蚀称+案卷恳内容概括忍（详见工炕程文件的艰归档范围品附录A提伤名）对重点工期程、市政宴工程、公间用设施等建设工程档剑案，案喇卷题名管原则为淡：工程郊名称{肥建设工清程项目贺名称+叛单位工熊程名称检（含路段或桩号）驳}+专业坦名称＋案鼻卷内容概模括2.编制沿单位按实搭际情况填艘写全称应亿填写案卷玻内全部文猜件的形成邮单位或形主要责弓任人。如：工程朝准备阶段贡的文件、闪竣工验收文件润填写为读建设单勉位；监臭理文件子填写为参监理单树位；施论工文件稀、竣工图填暑写为施工驻单位；岩毒土工程勘窑察报告填遍写为勘察拾设计单位；人工藏地基检测挑报告填写找为地基检达测单位。3.编制某日期：按绢卷内全部抛文件形成璃的起止日袜期填写。齐竣工图的开始深形成日期茅为施工图族设计日期义，最后形氏成日期按率竣工图的编制日仿期填写。挤（199图9.05亏14-2涉000.音60.0验8）4.密级耽、期限：范由建设单眯位按建设酷部《关于知城建档案长密级划分和存保管期柱限确定覆的规定谎》填写吨。一般黄分为永故久、长与期、短期三种为期限。仆各类文碍件的保拆管期限端详见《晒国标》前附录A凯。永久是指固工程档案淘须永久保丈存。长期是转（一般跪指20收年以上蓝60年牵以下）狗工程档橡案保存俘期限等拢同于该身工程的归使用寿摄命。短期是或指工程子档案保定存20翻年以下亩。不须冻归于我裕馆。同一案叠卷内有喂不同保隙管期限孝的文件司，该卷夸保管期隙限应从孟长。密级分为套绝密、机割密、秘密赠三种。同烧一案卷有懒不同密级累的文件，迫应以高密质级为本卷趋密级。本次《刺规范》筒改变了栗以往以樱工程项奥目定保压管期限偶和密级虑的做法跟，这样达更科学橡合理，锻更具有瓜实际意是义。5.共催几卷、迁第几卷庭。本项伴目一共奶多少卷侮，本卷呈为第几答卷。与俊原来的挑提法也恩有所不贺同。（三）卷殊内目录的糟编写(见附图红)1.序宫号：以用一份文庙件为单菊位，用拥阿拉伯叮数字从爪1依次由排列。2.文踢件编号蚂：填写号工程文纺件原有复的文号辨或图号临。3.文泛件名称越：填写跨文件标善题的全砖称。假砌如文件或标题太当长可以败用若干炕行写。4.形成单位会：填写倚工程文析件的直敏接形成嫁的主体征单位或颂审批单绒位。5.形成茶日期：填阴写工程文柄件的定稿沙日期或审盯批日期。6.所钞在页号牧：填写侦工程文非件在案愉卷内所通排的起途始页号幻玉，最后润一份文艰件写清售开始和论终止页何号。7.卷废内目录辟排列在筝卷内文抬件的首酷页之前幕。（四）掠备考表专的填写(见附图引)立卷人市和审核喝人：必须四是案卷抢编制单颜位的责知任人和骆负责人。曲如工程蔑准备阶乳段文件脑和竣工塑验收文艺件为建延设单位僚的责任人和负渴责人、勘宽察、设计迎文件一般中为勘察、停设计单位块的责任人和舱负责人岭。监理吹文件为朝监理单冒位的责板任人和纠总监。抖施工文件和原竣工图苗为施工器单位的狮资料员默和技术教负责人古。卷内备难考表说兽明必须捧由立卷输单位对立案卷的眨完整、怎准确、系统情岭况及复膊印件情冈况做出鉴明确说都明。五、装订(见附钞图)（一）炎案卷可企采用装匪订和不伏装订两呆种形式莲。文字卷调和图文猪混合卷必须诵装订，图免纸卷可以共装订，也争可以不装脑订，不装堂订时仍按要求国填写卷恒皮、卷排内目录洋和备考筛表，与逮整理好固的竣工畅图一同装入斜角灭袋。装订毅所用装具棉必须是由尾城建档案电馆根据国桌家规定统一印由制的标唱准装具芽。（二）越案卷采迎用三孔漏双线装免订法。260奇×18苦5㎜规怠格的案弹卷三孔间距迎为7㎝蓬，29例7×2冒10㎜港的间距包为9㎝搞。三个悦孔保持波正确间距，上育下居中摄，三点壁一线，搜装订线抖在距案言卷左边返缘1至三1.5甲㎝处（以不影养响查阅卷隶内内容又系美观牢固紫为原则）国，打直径退为1—2㎜(不许柄过大，一旷免影响美德观和牢固茄)的小孔任，然后用碎腊光线双赞线装订，且结头打死才结，位置旨在案卷背译面中孔部离位，余线维长短与案遥卷左边平移齐，砸平扫线疙瘩并办劈开线缝爱，使双线扭同轨。五、装涌订（三）装蛾订时若案蔬卷左右不狐平，可在棵左侧加垫门条，使案戚卷四周均衡。注列意垫条一季定要加均轻匀，不可团多个垫条辟加在一处冈，垫条要求质量优翼良。（四）受装订好怠的案卷贤要求右杯边和下邻边平齐仓，四周柄厚度基沈本一致侮。（五）横自写的材料殃，一律把婶文件头放富在装订线率一侧装订鹅。(见附图峡)最后讲一射下移交目笨录的写法积：移交目养录按工程阔项目分别坡写。每个工程曾项目按照搅工程准备枪阶段文件狸→监理文突件→施工朝文件（土建→安公装）→浊竣工图辆（建筑上→结构略→水→繁暖→电帝→总体垂）→竣喂工验收文件毛。依次逐消卷填写。谢谢!9、静夜元四无邻协，荒居略旧业贫淋。。4月-缘瑞234月-刃23Frid距ay,围Apri榨l28剧,20针2310、雨中黄吨叶树，灯率下白头人血。。13:景48:凉5513:疾48:吐5513:4宗84/28充/202场31:议48:5颜5PM11、以我种独沈久烛，愧君列相见频切。。4月-2泡313:4惭8:5513:4中8Apr-晚2328-A在pr-2委312、故人监江海别孤，几度剧隔山川逗。。13:沟48:盆5513:争48:岸5513:4喘8Frid显ay,稿Apri科l28丢,20歉2313、乍见翻挨疑梦，相援悲各问年钓。。4月-雄234月-2古313:4测8:5513:毙48:轿55Apr晶il缩慧28,嚷20躲2314、他乡错生白发厘，旧国降见青山纸。。28喇四月也202搁31:4贱8:5蝴5下嗽午13:箭48:波554月-堆2315、比不了息得就不比期，得不到顾的就不要怎。。。四月影231:4卸8下仿午4月-2域313:愿48Apr安il济28,西20包2316、行动吐出成果易，工作远出财富早。。202稀3/4算/28纤13开:48朵:5513:4苦8:5528火Apr酬il坐202票317、做前，快能够环视筑四周；做证时，你只逃能或者最肢好沿着以结脚为起点激的射线向时前。。1:4烛8:5亏5下劈燕午1:48霸下午13:具48:扬554月-稻239、没有笼失败，蠢只有暂郊时停止娘成功！震。4月-亭234月-2屑3Frid笼ay,脊Apri耳l28拿,20最2310、很多事丑情努力了盖未必有结称果，但是肉不努力却练什么改变摧也没有。还。13:4眯8:5613:4渣8:5613:4餐84/2拳8/2访023急1:竖48:朝56蜻PM11、成功就厕是日复一父日那一点殿点小小努尖力的积累唯。。4月-2肤313:箱48:浪5613:背48Apr兰-2328-亲Apr推-2312、世间成弟事，不求原其绝对圆稠满，留一谁份不足，侄可得无限税完美。。13:4秋8:5613:踢48:匠5613:4侵8Fri利day洲,A竞pri洗l2仓8,手202存313、不知遗香积寺斤，数里称入云峰踢。。4月-阳234月-2壮313:压48:坚5613:帖48:号56Apri饱l28遇,20若2314、意志摘坚强的匠人能把床世界放在在手中您像泥块惠一样任落意揉捏歇。28四壳月20漏231:48极:56睁下午13:宰48:誉564月-2揪315、楚塞岁三湘接速，荆门励九派通伍。。。四月2暖31:4礼8下槐午4月-2倚313:4仆8Apri沫l28烤,20味2316、少年阿十五二滋十时，却步行夺座得胡马毛骑。。202阶3/4通/28贤13纷:48列:5613:4削8:5628近Apr侄il搬202象317、空山新拴雨后，天脏气晚来秋需。。1:48临:56拖下午1:4含8下歌午13:4真8:564月-典239、杨柳散姑和风，青越山澹吾虑触。。4月-纱234月-出23Frid赞ay,