吉列-有效会议

HIGHLYEFFECTIVEMEETINGS高效率的会议MEETINGS开会MEETING会议TheAverageU.S.ExecutiveSpendsNoLessThan21WeeksAYearInMeetings&Considers30%OfThisTimeUtterlyWasted

美国的行政人员平均每年花在会议上的时间不少于21个星期而且有30%的会议时间被完全浪费了MEETING会议EXERCISE练习Ifmeetingtakessomuchtime,whydoorganizationscontinuetoholdmeetingseveryday?

如果会议要花这么多时间，那么公司为什么还要每天开会呢？ListthetypeofmeetingsregularlyheldintheCompany

写出公司通常召开的会议的形式TYPESOFMEETING

会议的形式Information

信息Participation

参与Decision

决定INFORMATIVE提供信息式Oneway单向的Limitedparticipation(forclarificationonly)

参加者有限(只限澄清)Decisionalreadytaken已经做了决定Readyforimplementation准备实施Canbealargeaudience

听众很多Canbeformal

正式TYPESOFMEETING

会议的形式PARTICIPATIVE参与式Encouragemoreideas&suggestions

希望得到更多的想法和建议Morelikebrain-storm

更象是“头脑风暴”Seekconsensus&agreement

寻求统一和一致Usuallyinasmallergroup

经常是小规模的Lessformal

不太正式TYPESOFMEETING

会议的形式DECISION做决定式Seekingapprovalorendorsement

寻求批准或支持Limiteddiscussionunlessaudiencedisagrees

讨论较少，除非听众有异议CanbeformalifinvolvingTopManagement

如果高级管理人员参加则比较正式TYPESOFMEETING

会议的形式Organizing&Facilitating

aMeeting

组织并主持会议

MEETINGS会议ALLMEETINGSMUSTBEPLANNED

所有会议都必须经过事先准备ExtractfromSalesDirector’sMessage………

销售总监语录“IFYOUFAILTOPLAN,YOUHAVEALREADYPLANNEDTOFAIL”“如果没有准备，就等于准备失败”FACILITATION

主持会议Facilitationskillsareutilizedwhenpresentationsbecomeinteractivemeetings.Thefacilitatorsetstheagenda,coachesparticipants,andguidesthepacing.UsuallyheistheChairmanofthemeeting主持的技巧通常运用在交互式的会议中，主持人要为会议设定议程，引导参加人员，控制会议节奏。通常主持人是会议的主席。3KEYSTOSUCCESS

成功的3要诀Preparation(Planning)

准备(计划)Implementation

实施ActionPlan

行动计划PREPARATION-PLANNING

准备-计划ShortPlanningPhase简短的计划阶段

Implementation实施Shortplanningphase,longimplementationphase计划阶段较短，实施阶段较长Highdefectratio计划不足的比例很高

Planning计划Longplanningphase,shortimplementationphase

计划阶段较长，实施阶段较短Lowdefectratio计划不足的比例较低

LongPlanningPhase较长的计划阶段PREPARATION-5Ws

准备的5WsWHY-Objectiveofmeeting.

为什么-会议的目的Clearobjectivesjustifyreasonformeeting

清楚的目的是开会充分的理由Preventsunnecessarymeetingswhichwastetime

可以防止召开不必要的浪费时间的会议OBJECTIVEOFMEETINGAsalesmanagercameintoameetingandannouncedthefollowingobjectives:

销售经理来参加会议并宣布了以下的目的TheobjectiveofthismeetingistogeteveryoneofyouworkwithENTHUSIASM.

这次会议的目的是希望你们每个人都热情地工作Ifthisdoesnotwork,IshallhavetosackeveryoneofyouwithENTHUSIASM

如果这没有作用的话，我就会很热情

地解雇你们每个人PREPARATION-5Ws

准备的5WsWho-Participants

谁-参加者Onlypeoplewhocanaddvalueneedtoattend

只有那些能给会议增加价值的人才能参加会议UnnecessaryparticipantswasteresourcesI.e.time,space,additionaldiscussionsetc.

不必要的人参加会议会浪费资源如：时间，空间，多余的讨论等。PREPARATION-5Ws

准备的5WsWhat-SubjectofdiscussionI.e.Agenda.

什么-讨论的主题，如：议程AnAgendaisa‘roadmap’forthemeetingjourney

会议议程是会议的“路线图”Sendingtheagendainadvancecanalsoallowforpre-planningbyparticipants

事先把议程发出能使参加者有准备Itallowsforamoreproductivemeeting

也能使会议更有成效ItsubstantiatestheObjectives

能再次说明你的目的

PREPARATION-5Ws

准备的5WsWhere-Venue

哪里-地点Meetingplaceneedtobebigenoughforcomfort

开会的场地应尽可能大以使参加者觉得舒服Noise,light,Furniture,equipmentandbasicutilitiesareoftenoverlookedelements

音响，灯光，家具，设备和一些基本用品是经常被忽略的因素Travellingtimeofparticipants

参加者的旅行时间PREPARATION-5Ws

准备的5WsWhen-Date,time&Duration

什么时候-日期，时间和持续时间Dependingontypeofmeetingandlength,thisissueisimportant

取决于会议的方式和长度，这一条非常重要OpportunitycostI.e.meetingvsselling

机会的代价如：开会和销售Itsalsogoodtogiveparticipantssufficientnoticeforearlypreparation

这也有另一个好处是能及早给参加者通知以使他们能提早准备Expectedlengthofmeeting预期会议的长度PREPARATION-5Ws

准备的5WsWHY-Objectiveofmeeting.

为什么-会议的目的Who-Participants

谁-参加者What-SubjectofdiscussionI.e.Agenda.

什么-讨论的主题如会议议程Where-Venue

哪里-地点When-Date,time&duration

什么时候-日期，时间&会议持续时间EXERCISEON5Ws

5Ws的练习EachgroupwillselectatypicalmeetingheldinyourCompanyandcompletethe5Ws.

每组选一种你公司的典型的会议形式完成5WsThegroupmustbereadytojustifythedetailspresented

每组都应做细节方面的准备EXAMPLES

举例OBJECTIVES(WHY)

目的(为什么)BriefauxiliarysalesforceonMACHIIIlaunch

给销售员作锋速3上市的简介PARTICIPANTS(who)

参加者(谁)Allauxiliarysalesforce

所有直销员AGENDA(what)

会议议程(什么)Launchpresentation

上市介绍Pricing,Promotion&POSsupport

价格，促销和POS支持Distributionobjectives&Allocation

铺市目标和分配Merchandisingguidelines

陈列助销原则Administrationrequirements

行政工作要求EXAMPLES

举例VENUE(WHERE)地点(哪里)HeadOffice

总部会议室DATE,TIME&DURARION(WHEN)

日期，时间和会议持续时间(什么时候)Friday2ndAprilfrom9.00a.m.to12.00p.m.

4月2日星期5，从早晨9点到晚上12点EXAMPLES

举例IMPLEMENTATION

实施PunctualityespeciallySELF.

准时，特别是自己要准时Staywiththeagendaasmuchaspossible

尽量按照会议议程进行Forinteractivemeetings,allowfair‘airtime’foreachparticipant.Acknowledgeinputspositively

对交互式的会议，给每人同样的时间来思考，鼓励他们的积极的参与No“SideShow”.

不要开小差IMPLEMENTATION

实施Appointminuteswriter-notYou.

指定作会议记录的人-不是你自己Summarizekeyissuesdiscussed

总结讨论的要点Developactionplans&‘nameinthebox’.

作出行动计划和负责人

IMPLEMENTATION

实施Summarizekeyissuesdiscussed

总结讨论的要点Tokeepthemeetingfocussedontheobjectives

围绕会议目的来进行讨论Ensurethatthepointsdiscussedareunderstoodbyallparticipants确保每个参加者都了解讨论的要点Highlightthe‘nameinthebox’forfollowupaction

重点突出来追踪行动计划的负责人Excellentwhenthemeetingislongwithmanyissuesdiscussed.如果会议很长而且讨论了很多问题，这样做就很有必要Italsohelpsthe‘minutes’writer

也能使作会议记录的人更清楚MORETIPS

小窍门Donotpunishthemajoritywhoareontimebecauseofafewlatecomers.Startontime&trytofinishasplanned.

不要因为少数人迟到就惩罚大多数人。准时开始，准时结束Nosmokinginthemeetingroom.

别在会议室里吸烟Avoidfoodonthetableexceptwater.Provideforbreaksifmeetingislong.

除了喝水外，别吃东西。如果会议较长，就安排休息时间Reviewminutesoflastmeetingifthereisone.

如果有上次的会议记录就作一个回顾MORETIPS

小窍门AssigntasksbeforemeetingsothatYOUdon’thavetodoallthe‘work’.

在会议开始前就分配任务，你不用自己把工作全部做完Usetech.equipment&transparenciesifappropriate&avoidtoomanynumbersorwordsoncharts.

在适当的时候使用一些技术设备和胶片。不要把太多的数字和文字防在表上AFINALWORD

最后EnsureMINUTESareoutwithin

48hours.确保会议记录在48小时内做出来EXERCISEONMEETING-5

会议练习-5Yo