归档格式讲解

工程文件归档格式讲解

内容提纲第一部分有关几个概念第二部分归档工程文件整理步骤的环节第三部分文件归档格式说明及复制要求第一部分有关几个概念的理解

一、有关几个概念的理解归档工程文件的概念由互相联系的若干工程文件组合而成的一种档案保管单位（也称为基本单位）。例如：原始资料（各类施工记录、隐蔽工程检查记录等）；成果资料（各类总结报告等）；实物资料（岩芯、标本等）

一、有关几个概念的理解文件级（件）卷内目录是指档案保管单位的目录。〔例如：成果报告中的目录；会议纪要合订后编制的目录；工程开工申请/开工令合订后编制的目录等〕一、有关几个概念的理解立卷、案卷级卷内目录立卷—应遵循防治工程文件自然形成规律，保持案卷内工程文件材料的系统联系，并要便于档案利用和保管。案卷级卷内目录—是将同一类别的文件材料保存在同一档案装具时，依次排列组成的目录。（一般不超过10件）一、有关几个概念的理解工程文件整理的概念

就是将归档工程文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒等使之有序化的过程。二、归档工程文件整理步骤的环节

六个环节：装订→分类→排列→编号→编目→装盒

装订：就是把工程文件处理成件的过程。件——基本单位。文件的修整（补）：一是有破损残缺的；二是很小，用白纸衬上，修复后基本符合A4纸张；三是去除生锈的金属物（针）；四是对字迹模糊的底稿（如实验室的复写纸检验报告）进行抢救（复制、建立台账等）。文件级卷内文件材料题名的填写要准确。工程名称（地名、标段）、专业名称、卷内文件的内容（要突出）如：巴东县黄土坡滑坡A标段施工基槽地质素描记录及位置图二、归档工程文件整理步骤的环节

分类遵循三个原则：一是分类方案要细化；二是类名设置宜粗不宜细；三是归档条款的设置要结合保管期限工程文件的分类（见示例）治理工程项目文件资料归档范围和保管期限表（见指挥部下发的文件归档规定）二、归档工程文件整理步骤的环节

排列：卷（件）内文字材料的排列：1)按重要程度排列。对一组文字材料的排列，可采取重要的在前、次要的排后，即按文字材料内容的重要程度进行排列。总体性、结论性、成果性的文字材料都是重要的文字材料，应排在前面，如按成果材料原始记录、中间性材料等顺序排列。2)按地区排列。如果卷内科技文件材料属于若干小区域，即可按小的行政、自然或专业区域排列。二、归档工程文件整理步骤的环节

排列：卷（件）内文字材料的排列：3)按时间排列。指形成的时间或文件内容所反映的时间顺序排列。4)按文件材料之间的固定关系排列。请示和批复，批复在前，请示在后；正文和附件，正文在前，附件在后；来文和复文，复文在前，来文在后；正本和原稿，正本在前，原稿在后。5)按文件材料的客观形成过程进行排列。6)按文件材料所反映的对象在工作程序上的衔接关系进行排列。二、归档工程文件整理步骤的环节

排列：卷（件）内图文混合材料的排列：文字材料在前、图样在后。如果文字材料只是对图样材料进行补充或局部性的一般说明，则图样在前，文字材料在后。卷（件）内图样材料的排列：首先按目录所标顺序进行排列。对没有编制图样目录的图样排列如下：1)按隶属关系进行排列。2)按总体和局部关系进行排列。3)按比例尺进行排列。从大到小4)按地区特征排列。如地质勘探图样等二、归档工程文件整理步骤的环节

排列：案卷级的卷内（分类）目录排列：

原则上以保管期限表条目为准，对号入座，同一类或同一保管期限的文件尽量放在一起。注意结合工程实际情况，工程没有的条款跳过，继续排下面的条款。注意案卷题名填写要写文件材料标题的全称。二、归档工程文件整理步骤的环节

编号：编制工程文件材料的页号卷内成套的图样、说明书、概算书等已编制有统一页号，可不另行编号。其它凡是有书写内容的页面，没有统一编页号，或编号顺序不连贯，且案卷采用装订形式的档案材料都需重新按排列顺序编页号。装订的案卷卷内文件材料页号编写位置：单面在右下角；双面正面在右下角，背面在左下角。图样材料正面无空白位置可在背面编写页号。案卷内的卷内目录和备考表不编页号。二、归档工程文件整理步骤的环节

编号：编制工程文件材料的件号不装订的案卷应在卷内每份文件材料首页右上角加盖“档号章”并逐件编件号。这时每件材料可用原来编制的页号，不必重新编统一的页号。档号章式样如下：档案号分类代字件号总卷号案卷号电子文件号001SG管11电－12cm1cm二、归档工程文件整理步骤的环节

编目：就是把案卷级目录装订成册，建立档案总帐（明细帐）〔式样〕。填写案卷级卷内（分类）目录卷内目录，放在卷内文件材料首页之前，是卷内文件材料的“明细表”。各项内容填写要求如下：1）件号－－按卷内文件材料排列的先后顺序，从“1”起依次排列。（文件级叫序号）2）文件材料题名－－填写文件材料标题的全称，图样材料填写图标的正式图名。二、归档工程文件整理步骤的环节

编目：填写案卷级卷内（分类）目3）文件编号－－填写文件的文号或图样的图号。4）责任者－－填写直接编制部门或主要责任者。设计图应填写盖出图章的设计单位，竣工图填写施工单位。5）日期－－填写编制文件的年、月、日（2004.01.28）二、归档盗工程文件岗整理步骤解的环节编目：填写案它卷级卷硬内（分身类）目6）页数锁/张－－酿填写每件泛文件材料嫩的总页数燥或图的张匙数（文件根级卷内目们录为“页花次”－－宋填写每份驶文件首页方标注的页逢号。最后纲一份文件同的起止页夏号。）7）备注副－－无特午殊说明的商不填写，粗有需说明纳的可简要疮填写。二、归档饮工程文件只整理步骤傅的环节编目：填写案卷听级卷内（箭分类）目注意：文堂字材料应瓶逐件登录冈，图样材枯料一般逐盲张登录，农即每张图标纸应作为天一件对待器，不能将纸一组图作陵为一件登国录。出图涉时已汇编闪成册并编妖有正式题漫名的图，姻可作为一税件登录。填写案卷欣封面：采即用案卷外只封和案卷幼内封两种义形式。外制封面印制物在卷皮的行正表面，祖内封面排重列在卷内皱目录之前泡。上交分类案卷件数卷数总卷号保管期限二、归档断工程文件榨整理步骤口的环节装盒：①无酸纸倦做成的装醒具；②操作过学程：第一步是元把归档文运件材料按叉件号装入沫盒内，同凳类别代字够，同一保茂管期限下幻玉件号连续苦，根据文或件材料多抚少选择装犯具大小；第二步是前填写档案款盒封面及踏脊背项目虫。第三部分文件归档胀格式说明才及复制要央求格式说明腔：封面项目痛的填写：1）档号最：SD－耐指湖北康省地质背灾害防采治中心弱；00领1X剑G－指垄给的档笋号、指贤项目管因理；批域－类别轧代字；怒－1指拨批字类咸的件号用。2）案跃卷题名烤：拟写应简薯明、准确运揭示卷内烟档案材料眼的内容。委主要包括谎：项目名余称+内容特征+档案材料舍名称（文俩件名称）炼。项目名称舌－－应采露用规范的沫全称，要抵与任务书偶、说明书狸及有关设慕计文件所党载明的项里目名称一游致。第三部分文件归霸档格式沾说明及畏复制要些求格式说明疫：2）案卷麦题名：内容特征馒－－如果西某方面的岩全部档案闪材料组在棒同一案卷慎，其内容突特征用上艰位概念标冬明。（如魂“抗滑桩盒施工记录羽”这一上喉位概念来歉概括1.侨3.1、奋1.3.杏2、1.惭3.3、兰1.3.熟4）档案材料狠名称（文川件名称）旁－－即卷颠内文件名笨称，如说徒明书、计市算书、施区工图、竣剥工图等。注意：主不要套逐用文书违档案案捡卷题名板的结构踪蝶（责任垂者+问题+文件名称三）。项目奏名称可用砖代字或代梳号反应。第三部分文件归爹档格式勤说明及倘复制要权求格式说明款：3）编制