建设工程监理资料管理培训讲义

监理资料管理讲座xx高级工程师xx工大建设监理有限责任公司2007.4一、编制说明

（一、）编制目的：

工程监理资料的收集、整理、归档，是监理公司和监理项目部的一项重要工作。为了加强对工程施工阶段监理资料的统一管理，提高监理资料规范化程度，依据有关规范要求，根据实际情况制订本办法。（二、）编制依据1、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)。2、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）3、《照片档案管理规范》GB/T11812-894、《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3—89）5、《建设工程监理规范》（GB50319-2000）

（三、）监理资料管理现状：目前，监理资料管理主要依据《建设工程监理规范》（GB50319—2000）和《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）进行。由于监理资料的多源性及复杂性，二本规范对监理资料的定义及内容表述不尽一致，各人对规范认识也不同，监理资料究竟应包含哪些内容、采用何种分类方式，大家均有不同认识：（三、）监理资料管理现状1．）《建设工程监理规范》（GB50319—2000）对监理资料没有给出明确的定义，只对监理资料应包括的内容进行了罗列，该《规范》第7.1.1条规定施工阶段的监理资料共应包括28种。罗列的监理资料内容不够完备，且缺少适当的分类。

（三、）监理资料管理现状2．）《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）对建设工程文件和监理文件作了如下定义：建设工程文件是在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件；监理文件是监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。这一定义应当说是比较明确的，但该规范侧重的是项目结束后的归档文件的处理，其附录所列的监理文件内容不能涵盖监理工作全过程产生的资料内容，对监理工作全过程产生的资料的收集整理缺少有效的指导。

（四、）监理资料的定义：

监理资料指监理工作全过程中产生、收集、整理的全部资料。它是监理工作全过程，即“四控、二管、一协调”过程中产生、收集、整理留下的以各种载体（纸质载体、电子载体）存储的文字、图表、音像等资料。（四、）监理资料的定义：监理资料不同于业主的管理文件，也不同于承包商的施工文件，凡是监理工作过程中所需要的各类资料均应列入监理资料的范畴，其内容超过《建设工程监理规范》（GB50319—2000）第7.1.1条规定的28种，大体上包括《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）中的工程准备阶段文件（部分）、监理文件、施工文件（部分）、竣工图和竣工验收文件。二、监理资料的分类

（一、）监理资料的分类体系

按资料来源划分：业主方、监理部、施工方按资料内容划分：进度、投资、质量、安全、合同、协调等按工程单元划分：建设项目、单位工程、子单位工程、分部工程、子分部工程、分项工程、检验批按时间阶段划分：前期资料、过程资料、后期资料综合分类：按以上属性综合分类

（二、）监理资料的综合分类方法：

以上列举的每一种分类方法都是按监理资料的某一属性进行的，采用单一的分类方法难于解决问题，实际工作中应采用综合分类方法。在综合分析了监理工作和监理资料的特性后，本规定采用如附录A（监理资料归档内容（范围）目录表）的综合分类方法。表中内容说明如下：

（二、）监理资料的综合分类方法：1．）表格采用与《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）相一致的格式，分类模式也尽量与其一致，以便于最后档案的归档衔接。但内容有所不同，更多从满足监理工作全过程出发罗列内容。

（二、）监理资料的综合分类方法：2．）表中第一级目录按资料来源划分。这样划分的好处是：第一，这一体系是完备的，所有资料都能纳入这一体系；第二，有利于分清资料的责任。（二、）监理资料的综合分类方法：业主及设计方资料是指由业主或设计方产生或由其提供给监理的资料，一般属于监理依据性资料，在监理过程中收集整理，项目结束时一般只在监理公司档案室归档。业主及城建档案馆的资料由业主自行办理。监理部资料主要是指在监理过程中由监理机构产生的资料，这部分监理资料是各种监理工作的综合反映。（二、）监理资料的综合分类方法：施工报审类资料是指一切由施工方产生需由监理方审核签认的资料，是监理控制工作的重要体现，这是在监理过程中数量最大的一部分资料。实际工作中经常有一种认识误区，认为这一部分资料属施工资料，监理无须留存，往往给施工单位编造资料造成漏洞，所以在监理过程中必须留一份在监理部，而项目结束时一般只在监理公司档案室归档。业主及城建档案馆的资料由承包商办理。（二、）监理资料的综合分类方法：3．）表中二级目录按资料内容分，但由于监理文件综合性比较强，一个文件往往涉及质量、投资、安全等多个方面，不便细分，所以只把具体文件进行了罗列。

（二、）监理资料的综合分类方法：4．）表中三级目录按工程单元来划分，分建设项目、单位工程、分部工程、分项工程、检验批，按资料的隶属性归到相应的单元中，如监理合同隶属于整个项目，所以按工程项目组卷，而工程质量报验资料往往以检验批为单元，所以工程质量类报验资料一般以单位、分部、分项、检验批的顺序整编。考虑到建设工程竣工验收备案是以单位工程为单元的，所以，工程单元的顶级目录一般以单位工程为宜。

（三、）监理资料目录示范0、收、发文记录1、业主、设计、监督资料2、监理部资料3、施工报审类资料0、收、发文记录0.1收文登记台帐0.2发文登记台帐

返回1、业主、设计、监督资料1.1工程报建资料1.2合同文件1.3业主函件1.4质监站文件1.5设计文件1.6其他返回2、监理部资料2.1前期资料2.2监理日志2.3监理指令2.4交底与会议纪要2.5监理联系单及备忘录2.6工程变更单（未完，接下页）返回2、监理姓部资料（饥续）2.7监理月奶报、评情估报告晓、总结朝报告2.8声像资陵料2.9单位工僵程记录2.1啄0其它监卡理记录逢及台帐安全文侧明施工，建设设备，质量问题，返回2.3己监理指令监理通知位及回复单涌（B1表及）工程暂培停令及惧复工令（B2表）工程款支匙付证书（B3表）工程临她时延期遥审批表灭（B4表）工程最终顶延期审批皱表（B5表）费用索赔到审批表（B6表）返回2.10左单位工摘程记录A单位工程臂（示例）B单位工程C单位工程返回……A单位顶工程（名示例）旁站记录旁站障监理葱台帐表见证取样很记录材料质笋量情况源台帐平行检铜验资料平行竖检壳验监建理店台帐表其它资料分部分保项工程(检验批）捐验收台帐说明：资太料量大时抢可按单位言、子单位奇、分部、浴子分部、吐分项工程名划分。返回3.施工碑报审类资晋料（说明肝）3.1工程开工矩复工报审敢表（A1表）3.2施工组织置设计报审恶表（A2表）3.3分包单位昌资格报审么表（A3表）3.4报验申请表（A4表）3.5工程款支因付申请表蹦（A5表）3.施谎工报审旺类资料脱（续）3.6工程临珍时延期裹申请表（A7表）3.7费用索必赔申请毫表（A8表）3.8材料、摧构配件扶、设备匙报审表辛（A9表）3.9工程竣厅工报验润单（A10表）3.1姓0其他返回3.0获施工报审蕉类资料整边编说明一．凡由施蜜工单位浪编报、泼由监理缠部审查扫、审批祥的资料咏或需在斜监理部圆备案的芬资料均妈归入本康目录下忠，但以充下资料萄也可归予入监理纷部资料追目录下及：1．）径工程变嫌更及洽押商文件页；2．）型监理工槽程师通适知回复图单；二．数糟量较少幅的资料狮，如开渔工/复少工报审斥表（A召1表）葵、施工缸组织设晒计审查矛表（A颗2表）数、分包答单位资毕格审查喇表（A区3表）松、工程扣款支付除申请表雅（A5否表）、健工程临甜时延期居申请表困（A7摇表）、辈费用索略赔申请闹表（A盲8表）调、工程吊竣工报肯验表（都A10德表）可及按建设咏项目组金编。数宿量较多李的资料浅，如报滔验申请漠表（A防4）、边工程材缠料、构闸配件、讲设备报陡审表（山A9）雀则需按仰单位工紫程、子块单位工惊程、分妄部工程量、子分抱部工程棕、分项丽工程、顶检验批石的顺序丘进行组妈编。三、报王审表与虫附件资族料宜放农在一起房诚归档。3.0赤施工报审尼类资料整贡编说明（脊续）四．A剥4报兵验申请孔表的使廉用说明本表为监钞理人员对圆承包人已骆完工作（镰程）进行括检验（检颗查）用表创，适用范抵围较广，即主要用于攀：1.)吨放样饱报验；2.)壮隐蔽工程旁验收申请台；3.)工守序检验、青检验批工报程报验申他请；对于绿该类报验堵申请表，方为减少资晌料量，若洲验收规范绿中已有规但定格式的竖检验表可触直接使用帜规定格式浴表而不必拔重复。4．）分币项、分部莲工程和单锦位工程报馒验申请。由于适怎用范围族宽，使迫用时宜肝分类管港理，在唇下划线俩上应填译写具体嚼内容。3.0肿施工报审弯类资料整摸编说明（违续）五、A阴9工氏程材料良/构配版件/设记备报审流表1．）业工程材仓料、构传配件、皆设备报启审表宜分类管扒理；2、）耗材料数侦量庞大凉时，宜赶按材料托类型分类管理投；如按钢研材、水泥锐、商品混凝遭土、砂歇石、管双道类、浊防水材料类、嘱墙体材料腾类、门窗杀类等分类管票理。返回3.4给报验本申请表需（A4汽表）3.4.饰1放样报验3.4.槐2分项、分图部、单位牛工程报验3.4.胀3工序检项验3.4润.4检验批全工程报锤验3.4蝇.5隐蔽工程找报验返回3.9估材料、构荷配件、设柜备报审表3.9服.1工程材料愧报审（示辉例）3.9狼.2构配件地报审3.9共.3设备报得审返回3.9障.1足工程材辉料报审诊（示例仙）防水材钞料钢材管道类门窗类其他墙体材悄料类砂、石商品混检凝土水泥返回三、监理过责程资料收窝集、整理纵、1.人员职责抖：监理资料互管理工作绕实行总监继理工程师烫负责制，乒各项目监漠理部应落赏实人员负耀责信息资户料的管理女工作，监只理部各专互业监理工僻程师都应恰为监理资边料管理规互范化尽职充尽责。监淡理人员调柿离时要做瞒好资料交炭接工作。2.资料体果系策划慨：在编制胶监理规烦划时，嘴应对项屡目进行演单位、令分部、愤分项工居程划分上；并按邀本项目临特点进新行资料匆体系分愤类、详忙细策划更；在监淡理过程伶中，监越理资料检可按建铸设项目灰、单位柄工程、猾分部工器程、分涛项工程惹组织归巨档。3.监理资即料过程羊控制：所有资料紧均应按附氏录A（监理资妈料归档宪内容（脉范围）唐目录表朗）归入蛮对应目怎录按文企种—时间的神先后顺免序建立界台账；矿文档类熊资料（油如通知车、会议宜纪要、构月报等衫）采用仗流水台沿账；工辣程报验扛类资料绕采用规谣定格式腹的台账饭；监理琴资料应绢随工程释进展同料步整理植并登录喝相应台赴账；台姿账与对瞒应资料遗存放在园一处。3.监理资料仙过程控制调：项目监理乳部应利用馅计算机进已行资料辅估助管理，谅将信息、寺资料和各零类管理台尚帐输入计悉算机，完联工后刻入点光盘存放茄。4.监理月报贼中需反映的主要台账①监理指炕令或通再知一览生表；②会议纪堆要一览食表；③工程变更果一览表；指④工程计欺量支付猛一览表⑤工程进度彼计划统计猫表；晕⑥进场材烘料报验倒台账；⑦工程验收住台账；碗⑧其它报验份台账。四、归启档监理挡资料的匹质量要滔求4.1事监理资颤料应做姑到全面器、准确栏、细致担、具体业和系统距。对资衫料的收姨集、整蛮理不应绪有主观健的偏废续和取舍填，在监双理工作徒过程中厌，凡一摸切有价银值的数落据、文挎字和音坑像资料赔，包括浓工程文诊件、记钱录、指歼示、报三告、函偷件、批宣件都应慎整理归疏档，而看且应按醋规定格挥式分类哭，使其稳明了、霉清晰、绳真实可柜靠、分上类有序迈、字迹时清楚、炼签字齐汉全、不践得弄虚苗作假、标擅自涂真改。4.2房丈建及市政朗工程监理帮资料质量订应符合《怀建设工程印文件归档务整理规范梢》（GB秤/T50蒙328-祸2001毫）第4.蚁2条（归远档文件的念质量要求长）规定。4.3原表则上，向阅公司归档批的工程监打理资料应祝为原件（沙特殊情况毅需采用复剪制件的，反应注明原陪件存放处续）；4.4工递程监理资毅料的内容育及深度必乐须符合国隙家有关工蓝程勘察、唱设计、施焰工等方面镇的技术规偏范、标准评和规程。4.5工锅程监理资梳料应采用溜耐久性强厕的书写材趟料，如碳束素墨水、踏黑色中性脂签字笔等色，不得使殊用易褪色无的红色墨锯水、纯蓝工墨水、圆稼珠笔、复矩写纸、铅拖笔等。4.6工蔑程监理资钞料应字迹强清楚、图留样清晰、叛图表整洁公、签字盖网章手续完评备。4.7闪工程监落理资料殊中文字碗材料幅巾面尺寸乎为A4悔（29浩7mm施×21豪0mm蹦）。图淋纸应采画用国家虹标准图纺幅。4.8工骄程文件的趴纸张应采源用能够长羞期保存的屿韧力大、律耐久性强惑的纸张。段图纸一般晶采用蓝晒泛图，计算突机出图必军须清晰，然不得使用哨计算机出壶图的复印财件。4.9苦其他幅闲面的纸御张应折痛叠成A宇4幅面桌。工程请图纸应糖按《技各术制图福复制图论的折叠弓方法》健统一折船叠成A啦4幅面套且图标逆栏露在授外面。2.照播片档案兴的整理桐可按下晃述要求傲进行：照片应有截反映工程症基地原貌旧、奠基或克开工仪式怀、竣工典臭礼和工程庆实体及其骂施工过程脖中反映重窜大事件、布工程质量仗、隐蔽工非程使用新时材料、新橡工艺以及棚其他重要燃问题的内裕容。凡归档的塌照片应有沃文字说明惰，其中包掏括事由、般时间、地累点、人物怨、背景、仪摄影者等海要素。说斑明应文字描简洁，语黑言通顺，货一般不宜念超过200字。时藏间用阿疤拉伯数你字表示授，采用绵“××××犁.×.纯×”形式表撤示如：200筛3.4果.3五、归档葵监理资料锄的立卷5.1昂概念：立卷是指饭按照一定绍的原则和掏方法，将想有保存价煎值的文件阀分门别类执整理成案贞卷，亦称顽组卷；案燥卷是指由乓互有联系详的若干文香件组成的校档案保管罗单位。5.2立既卷的原则豆和方法：立卷应遵细循工程文要件的自然焦形成规律妻，保持卷搁内文件的普有机联系绍，便于档尾案的保管恨和利用；虎房建及市环政工程监葡理资料验堵收移交时周对需向业警主和城建郑档案馆移六交的资料厕若有具体团规定，按驰其具体规潜定进行整畅编。否则扯，按《建冶设工程文亮件归档整蚊理规范》灶（GB/某T503万28-2途001）老第5条（利工程文件划的立卷）检的要求进构行组卷。摩卷内目录删、卷内备汤考表、案围卷封面及组案卷脊背劣式样统一违采用《建个设工程文锯件归档整冶理规范》逢（GB/迫T503妄28-2繁001）许附录B、阻C、D、妖E式样。妹一个建设括工程项目畜由多个单灭位工程组邮成时，工津程报验、痛工程材料杂报验文件误应按单位鞠工程组卷评，对于监誓理的管理苏文件（监丑理部资料离）可按建擦设工程项勾目进行组太卷。5.3旱立卷过蹲程中宜仓遵循下柿列要求卧：（1、象）案卷晚不宜过赔厚，一辽般不超颂过40款mm；（2、）叮案卷内不醋应有重份限文件；不否同载体的窜文件一般朴应分别组丑卷。（3、弟）卷内钩文件的妈排列：颂文字材馆料按事锁项顺序凝排列。违同一事商项的请溉示与批充复、同烤一文件宿的印本爬与定稿鄙、主件棕与附件病不能分阵开，并嫩按批复弹在前、痒请示在锦后，印屈本在前被、定稿眼在后，趣主件在霸前、附煌件在后承的顺序掩排列。诱既有文梅字材料罢又有图幼纸的案师卷，文惜字材料唐排前，俗图纸排招后5.4案礼卷的编目5.4叉.1卷己内目录视的编制疫应符合暑下列规揪定：5.4取.1.围1卷内嗽目录式抄样宜符肿合本办荡法附录B的要求目；5.4果.1.勒2序号喜：以一竿份文件妖为单位注，用阿押拉伯数穗字从“资1”开胁始依次兽标注；5.4.蛛1.3责绑任者：填摄写文件的明直接形成撞项目监理堂部或个人餐。有多个许责任者时染，选择两轿个主要责蛮任者，其宴余用“等肚”代替；5.4.拿1.4文愤件编号：咏填写工程从文件原有集的文号或银图号；5.4症.1.般5文件低题名：鼻填写文犯件标题坝的全称5.4.糠1.6日港期：填写保文件形成倘的日期；5.4售.1.侮7页数弄：填写词组成案泳卷文件尽的总页喝数；5.4话.1.姓8卷内蚁目录排胜列在卷洽内文件谱首页之骨前。5.4般.2卷枣内备考建表的编析制应符销合下列闹规定：5.4善.2.扔1卷内舌备考表扔的式样很宜符合邀本规定附录C的要求；5.4福.2.嗽2卷内柔备考表暑主要是卵对案卷希情况的妥说明；5.4.仁2.3卷男内备考表诞排列在卷买内文件的疼尾页之后振；5.4侨.2.润4卷内子备考表怜在审核桂人签字谈完成后纳，必须逮加盖项裙目监理迫部印章蜓。5.4.夏3案卷封炒面的编制硬应符合下认列规定：5.4.扶3.1案赤卷封面为鼻内封面。寺案卷封面彼的式样宜规符合附录托D的要求豆；5.4.土3.2案起卷封面的缴内容包括杏：档号、控工程编号须、案卷题呀名、编制部项目监理闻部、编制怪日期、密检级、保存粒期限、共袄几卷、第扰几卷；5.4.土3.3档堪号：由项棋目号（名肯称）、案难卷号组成聪，由档案维管理员填披写；5.4.见3.4工铜程编号：升应为公司欠或工程监剥理部对工定程的编号渴，由工程刺监理部填剃写；5.4.色3.5案亚卷题名：垮应简明、旬准确地揭谋示卷内文游件的内容匪。案卷题效名应包括辰建设单位斜全称、工况程名称、迟案卷名称腾、卷内文碧件的内容五；5.4.购3.6编捕制项目监翁理部：应透填写项目面监理部全描称；5.4.晨3.7起错止日期：哭应填写案框卷内各文陵件最早和沉最迟形成苦的日期；5.4边.3.炸8保管煮期限分纹为永久食、长期扎、短期湖、临时亮四种。备永久指睬永久保筐存；长宽期指资探料保管支期限与瓦工程使雄用寿命饰相同；蛙短期指境20年酒以下；作临时指歉项目完慌成工程科验收和悔竣工结跌算解除延缺陷责斥任时，猛但一般唐最小不待少于2寨年。各昨类文件坐的保管缸期限执方行GB滤/T5邀032舒8—2001嘉《建设工驴程文件归罗档整理规健范》规定拦，同时结台合工程项剧目具体情娘况确定。胖一般情况窗下，不同爪保管期限鸟的文件应旨分别组卷勇，若同一格案卷内有售不同保管灶期限的文别件，该案怎卷总的保蛾管期限应雨为其中最昏长期限的曾期限。5彻.4.3谎.9密级些分为绝密稠、机密、馋秘密三种肯。同一案芦卷内有不联同密级的枝文件，应江以高密级泛为本卷密胖级。5.4.理4编制卷暴内文件页为号应符合殖下列规定彼：5.4.攻4.1卷仔内文件均素按有书写兵内容的页络面编号。慕每卷单独逢编号，页搅号从“1配”开始。5.4责.4.诱2页号谜编写位韵置：单扰面书写街的文件辩在右下法角；双闷面书写边的文件票，正面秒在右下愚角，背淘面在左瞎下角。剂折叠后毙的图纸妨一律在碎右下角图；5.4.扇4.3成马套印刷成库册的科技渐文件材料理，自成一篮卷的，原赚目录可代蝴替卷内目粱录，不必盼重新编写栏页码。5.4啄.4.字4案卷躲封面、钢卷内目柄录、卷堂内备考煌表不编湾写页号寨。5.4滥.5卷内目虏录、卷艰内备考乔表、案毕卷内封尸面必须水采用幅威面为A皱4幅面络的白色绩书写纸灶。5.5懂.案卷定装订5.5县.1装王订时必麦须剔除百金属物番。5.5通.2案喊卷可采掘用装订步和不装踏订两种冠形式。脉文字材治料必须慕装订。请既有文弯字材料三，又有斧图纸的哪案卷应裁装订。地装订应杏采用棉巾线绳