浅析文书档案在企业OA系统中的应用

浅析文书档案在企业OA系统中的应用

Summary：互联网时代的到来为OA系统的更新提供了新的机会，促进了企业运行的改革进程。这个过程在整个系统运行过程中非常重要。实现了OA系统与工作进程的完美对接，缩短了中间管理程序，提高了时效。Keys：文书档案；企业管理；OA系统；技术应用引言加快数字中国建设是适应我国新的历史发展方向，全面贯彻新的发展观，用信息化培育新的动能，用新的动能促进新的发展，用新的发展创造新的辉煌，在数字中国建设的浪潮中，电子文件越来越多，随着信息技术的发展，各种业务信息系统越来越多，建立数字档案尤为重要，但对一些企业来说，选择市场开发的文献管理系统成为企业数字档案建设的一笔微不足道的费用，给企业经济带来了一定的压力。然后，通过在OA系统中开发工作运行模块，实施工作运行功能，可以提高工作运行效率，同时降低企业成本。1文书档案和企业OA系统概述所谓文书档案，主要是关于集团、机关或业务单位的行政事项，由一般法律文书翻译，主要包括指示、命令、决定、请求、报告、会议记录、呈件、计划、Summary等。办公自动化，主要是通过利用电信、计算机和科学系统管理等技术，使企业在现代办公设施中的活动具体化，提高办公生产力和办公质量，促进改善工作条件，缩短办公周期，并利用科学管理程序和先进技术。公司的OA系统是当前的OA办公系统，传统的OA系统只是一个通道，孤立和独立，不能作为一个整体相互链接。但是，在公司的OA系统中，通过将其他实施(如HR、ERP和CRM)联系起来，可以实现显着的协同增效，从而促进数据共享。2企业OA系统的建立我国企业的OA系统产业是从上世纪七十年代末期开始兴起的，早已不再是单机时代的辅助办公模式，而是从初期阶段的以数据处理为核心的传统模式，经过近半个世纪的发展，跨越了“以工作流为核心”的协同办公阶段，进入了“以信息共享、资源共享、及时通信”为核心的全新现代化办公模式。企业OA集成办公系统，顾名思义系统是针对企业管理来在设计的系统，面临的第一个问题就是用什么技术来写系统，在JavaWeb技术和中选择，做起来比较方便快捷，其中有很多现成的控件来用，直接套用微软提供的工具模板开发效率很高。但是由于微软的不是开源的，只套用模板会显得比较死板，只适合做一些中小型网站，而JavaWeb在大型网站中的表现比要好得多，有利于系统规模以后的扩大。Java的jdbc访问同一个数据库也比要好很多。所以最终选择了JavaWeb来编写企业OA集成办公系统。在系统分析阶段通过上网搜查资料和企业的实地考察也为系统项目的编写提供了很多有用的建议。3企业文书处理及档案管理现状分析3.1OA系统独立使用或是基于OA系统的文书档案管理当今大多数企业都建立了办公自动化管理系统，基本上实现了办公和文件的信息和网络管理，许多企业都建立了文件信息管理系统。这两个系统都是很有必要的，即用于管理内容的文档文件，而办公室自动化主要是管理和执行文档的过程。工作运行系统是对结果记录和文档管理使用的综合服务。当今企业OA系统与工作运行系统之间的关系有两种不同形式:没有统一的接口和标准；独立的管理系统；电子数据从OA系统派生出来，并在创建后导入工作运行系统。这种现象经常发生，因为它会造成人员和资源的浪费，并导致人力资源的管理。OA系统包括将所有文件整合到OA系统的工作运行能力，这给工作运行带来了重大限制和缺陷，使文档文件和其他文件类型的共享管理和共享变得更加困难。3.2对接存在障碍，管理效率低下OA系统与工作运行系统之间的连接在行政、技术和意识方面存在问题。一、高层管理:OA和工作运行，各自有不同的任务模块。二、两大系统的软件开发人员也各不相同，系统在组织结构上差别很大，缺乏统一的标准和接口严重阻碍了综合管理。此外，不同的职能模式导致了管理意识的差异，许多企业只注重OA系统。他们往往不认为文档材料的管理是两个最大的系统障碍之间的一个因素。管理、技术、意识障碍导致两个系统无缝集成，并导致管理过程不必要的复杂性、工作量增加和总体管理效率下降。3.3复合型管理人员欠缺，队伍整体素质有待提高文档集成涉及企业日常管理和工作运行。它是信息技术、数据管理、系统集成等方面的系统集成技术集成。它需要混合使用熟悉管理、工作运行和计算机信息技术的专业人员。但是，将当前的工作运行团队与日常管理团队分开，会导致管理人员普遍存在技术缺陷，并导致复合团队的要求与管理团队的总体质量以及两个紧密结合的最大系统的要求之间存在差距。4文书档案在企业OA系统中的应用4.1文书信息数据采集和获取每次书面处理完毕后，由有关单位的主管对关闭的文件进行检查，然后在网络逻辑中存档。文档管理人员检查文档的处理和完整性，主要由负责文档的机构负责。对于面临文档大小和管理问题的公司来说，从法律工具收集和访问数据往往是一个耗时且容易出错的过程。连接扫描仪的OA系统的自动扫描功能可以扫描和识别文本数据。然后，数字文件将以统一、标准化的格式输入到计算机设备中，为进一步管理奠定基础。随着时间的推移收集仪器数据后，相关文档的管理人员可以将电子文档文件从系统数据库下载到磁盘、USB闪存盘等，以便对电子文档进行物理存档。4.2掌握归还档案的时间通常，将电子文件存储在自动化企业系统中是提高OA系统效率的明智之举。但是，重要的是，电子文件不要失真、完整和无效，减少电子文件在系统登录时产生的风险，并准确和适当地规划文件归档时间。在自动化办公系统中，所有文档都简单地以逻辑方式存档，并简单地存储在一个文件中。但是，它们仍保留在原始服务器上。设置适当的文件恢复时间可能会导致大量管理任务。如果用于自动化办公系统和文件系统的服务器不在同一网段中，则在文件归档过程中很容易发生崩溃。这可能会严重影响服务器实现办公系统自动化的速度。在这种情况下，办公自动化开发公司的员工必须根据需要定期更换系统，以便集中存档文件。因此，为了确定文档的时间保留，并将电子文件完全转换为存档资源，有必要确保文档信息的真实性和文档的保密性。4.3提高整体素质，发挥文档一体化最大功效文档集成的高效管理和运行不仅负责工作运行，而且负责部门的管理。它是一个系统工程，所有管理人员都必须共同努力，以改进综合解决方案，提高管理人员的总体素质，最大限度地开展协作。文字处理和工作运行人员必须掌握档案信息知识，更新知识结构，同时掌握档案知识，学习计算机网络，并就建设性的工作运行提出建议，以实现办公室任务自动化；此外，IT员工需要全面了解工作运行和电子存档管理要求，以便更好地与文档管理人员沟通，并利用网络信息技术进行文档集成管理。企业应将提高整体领导素质作为其顶层设计工作的重要组成部分，制定综合技术培训和实施方案。结束语用OA系统实现工作运行功能模块是一种相对便宜、快速的文件数字化方法。之前笔者只是对工作运行过程中主要工作内容的实现进行分析，希望为文件数字化提供另一个思路。Reference[1]马峰,惠霞.浅谈文书档案在企业OA系统中的应用[J].东方企业文化,2013(16):113.[2]史爱丽.OA系统中电子文件归档问题分析及对策[J].办公室业务,2013(03):114-115.[3]张正霞.对地震文书档案OA管理及应用的几点