物资采购及出入库管理制度

物资选购 及出入库管理制度说明：本制度主要适用于公司内部生产物资以及非生产物资的选购 管理以及出入库管理。其目的是为了规范公司的物资选购 ，降低物资选购 成本，确保公司各项物资供应，加强企业物资选购 以及物资出入库的监督与管理。相关管理制度：生产物料管理制度、办公用品管理规定等。制度中涉及到的附件内容，例如选购 安排单、请购单、领料单、入库单、出库单等，详见物料选购 管理或者项目选购 管理中相关管理工具。1、总则1.1为了规范公司的物资选购 ，降低物资选购 成本，确保公司各项物资供应，加强企业物资选购 的监督管理，特制定本制度。1.2本制度是公司物资选购 管理的基本规范，适用于公司物资的选购 以及出入库管理。1.3选购 部应当依据市场信息做到比质、比价选购 ，同时，在付款方式上，做到货到付款，或分期付款，削减选购 风险。2、选购 部职责以及工作原则2.1选购 部岗位职责（1）负责物资选购 管理制度和内部各岗位职责的制定；（2）负责物资选购 员、安排员及档案管理员的监督与管理；（3）负责物资选购 安排的制定，选购 合同的签订及保管；（4）负责物资选购 的询价、议价、比质、比价；（5）负责本部门按时、保质、保量地完成所需各项物资的选购 工作；（6）负责管辖范围内的卫生、平安工作。（7）负责做好各项档案的管理工作，如选购 合同、各种审批文件及公司下发的各种文件；（8）负责建立选购 物资台帐、借款明细帐及公司应付帐款，定期与财务部对帐并帮助实施物资盘点。2.2物资选购 原则（1）未经审批的物资一律不得选购 ；（2）仓库内的库存物资应优先运用；（3）建立合格供应商名录时，选购 远近搭配的原则；（4）选购 物资时，应尽量通过银行结算，削减现金结算；（5）在比价过程中，严格执行同类产品比质量，同样质量比价格，同样价格比服务的原则，择优确定选购 单位；（6）对于先试用的物资，必需由运用部门出具试验报告，并由审批后，方可选购 。（7）尽量避开当日运用，当日选购 ，肯定要做到提前选购 。3、物资选购 管理3.1物资选购 一般规定3.1.1为节约选购 成本，公司实行按月上报选购 安排。选购 部编制选购 安排时，要从实际工作动身，避开盲目提报物资选购 安排，避开物资积压损失。3.1.2公司各部门要按程序报物资选购 安排，在每月的日前向选购 部报下月的选购 安排，然后由选购 部汇总后统一上交公司经理办公室。3.1.3各部门供应的需选购 物资的规格型号必需完整，如不完整所造成的损失由原材料清单提报人负责%的经济损失，所在部门担当%；同时，选购 部有权拒绝选购 型号不完整的物资。3.1.4物资选购 时必需严格依据选购 原则、选购 安排进行选购 ，做到不错订、不漏订，刚好精确地做好物资货源的落实工作。签订物资选购 合同时，要严格执行合同法和公司合同管理制度，合同中要明确数量、规格型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运费担当、包装、运输、验收方式、经办人经济责任以及其它须要明确的事项。一般状况下，依据公司标准合同文本签订合同，如有特别状况，与公司律师顾问联系后，再签定合同。3.1.5物资选购 时，如运用单位出具的原材料出现短缺现象，选购 部应征求运用单位看法，在运用单位同意，并签字确认后方可选购 运用单位情愿接受的代用品，否则，出现后果由选购 部负干脆责任。3.1.6选购 部未能刚好完成的选购 任务，应及早报主管生产副总经理说明缘由，拟定补救措施。3.1.7《生产物资选购 安排单》、《非生产物资选购 安排单》一式联，各部门审核签批齐全后，必需交到每联上的指定部门，以便统计核对。3.2物资请购3.2.1生产物资的请购：由选购 部选购 人员针对需选购 的物资，依公司存量管理基准、用料预算、参酌库存状况，进行市场摸价、货比三家后，照实逐项填写“生产物资选购 安排单”，并按“安排单”下方所设会签部门依次审核签批后，将“安排单”分交给相关部门统计备查。详细流程如下：部门选购 员编制《生产物资选购 安排单》→部门负责人→财务科→总经理→部门选购 员→交财务科和办公室统计→选购 。3.2.2非生产物资的领用及请购：非生产物资的领用由各部门依照本部门的实际需求，每月初预报，填写《非生产物资申领安排单》，经相关部门依次审核签批后，交由选购 部门进行汇总选购 后，凭审核签批手续齐全的《非生产物资申领安排单》向物资管理部门领用。非生产物资的申领与选购 流程如下：部门人员编制《非生产物资申领安排单》→部门负责人→财务科→总经理→办公室统计→选购 部按汇总好的申领安排，编制《非生产物资选购 安排单》→财务科→总经理→交办公室统计→选购 。3.2.3紧急请购：对于紧缺、急用物资，应至少提前2日、持相关部门及总经理核批后的“物资选购 申请单”与选购 人员取得联系，以便刚好备货、保证运用。如遇总经理外出，由请购部门电话请示总经理同意后，照实逐项填写“物资选购 安排单”，并在"备注栏"注明缘由，方可选购 ，凡紧急请购的物资，必需在1-2天内补办审批手续。详细流程如下：部门选购 员编制《生产物资选购 安排单》→部门负责人电话请示总经理同意后→部门选购 员→1-2天内按“物资选购 安排单签批流程”补批手续。3.3选购 程序3.3.1选购 员在选购 时对同一种商品应至少比价三家以上。3.3.2选购 员通过电话、传真“询价单”、E—mail、实地考察等方式进行寻价、比价、议价。3.3.3选购 员要照实、仔细、工整、逐项填写“物资选购 安排单”中的各项目，不得虚填，不得空项，无法填写的应在“备注”栏内注明。3.3.4总经理对比价项进行核查、审查完毕后在《非、生产物资选购 安排单》上的“总经理审批看法”栏确认合适供应商，并在下方“总经理”处签名。(此条仅对重要原材料或是数量金额较大的订单)4、物资验收入库管理4.1物资验收入库一般规定4.1.1选购 人员办理完选购 手续后要刚好跟踪物资的入库状况。物资入库时，选购 人员要协同保管人员与交货人、运用部门主管或质量管理部门办理验收手续，核对清点物资名称、规格、质量、数量是否与安排、合同及购货凭证相符，检查包装封印是否完好，计量物资按净重验收，保管人员和选购 人员应按验收单上的要求签字，以履行其职责。4.1.2仓库保管人员在验收过程中发觉的问题，要刚好通知物资运用部门和物资选购 人员，并同时做出记录备案，分清责任，责任不清时严禁验收入库。4.1.3验收中的不合格物资，严禁接受，如出现工作失误或有意验收，保管人员负全部经济责任。4.1.4选购 人员对款已付而货未到，或货到发票未到，应刚好通知对方经办人，尽快查实状况。4.2物资验收入库程序库管员对物资的数量、品种、规格、供货方等对应《非、生产物资选购 安排单》进行验收，核实无误后开具《入库单》并在入库单上签字作为入库及验收合格依据。对于急用生产物资，库管员须到现场进行入库验收，并依照物资出入库规定流程办理出入库手续。详细流程：选购 员或供应商送货到库→库管员与《非、生产物资选购 安排单》核对验收无误后开具《入库单》→部门负责人核实《入库单》签字→库管员入账。4.3选购 物资的发票入账流程发票→库管员将《入库单》附在发票后→部门负责人在发票上签字→财务部→总经理→财务入账。5、物资出库管理（本部分也可以单独列出，企业依据实际需求拟定）5.1物资出库一般规定5.1.1物资的领用、发放，需按“先进先出，安排供应，节约用料”的总原则进行发料，发货时要坚持一核对、二签字、三记帐、四盘点的程序，对违反发料原则造成物资失效、霉变、大料小用、优材劣用以及差错等损失，保管人员担当全部经济责任。5.1.2各部门领用材料时，必需填制“领料单”，由经办人和部门负责人签字，仓库保管员按签字后的领料单开出库单进行发货，并将领料单附在出库单的后面，填写出库单时必需按出库单规定的格式填写完整。5.1.3保管人员应严格遵守先办理领料手续后出货的原则，严禁先出货后补办手续和白条发货。5.1.4各部门领用材料时，应严格依据部门领料单规定的内容和要求填写，不准在领料单上作任何改动，如填写错误必需重写。5.1.5各种物资材料的转让和外售时，需经公司分管领导和总经理审批，（经办人按购入物资成本，（含运费，选购 费用等）另加管理费，进行对外报价），仓库保管人员凭财务部收款凭证，方可办理出库手续。5.1.6办公用品的领用：各部门在领用办公用品时，一律凭部门月底填写的办公用品申请表中明细，由办公室主任审批，办理领用登记手续。5.1.7生产用原料、劳动工具、维护材料（包括设备配件等）的领用：领用部门负责人审批，领用后做登记管理，工具统一采纳“交旧领新”制。5.1.8物资出库后仓库保管员要刚好登记账簿，仓库保管员按月要与成本会计核对账目，确保货物数量精确无误，成本会计按月向财务部填报物资进、销、存月报表，财务部相关人员要协同保管员和成本会计每月对货物进行实地盘点，做到账账相符，账物相符，账卡相符，卡物相符。5.1.9全部发料凭证、原始单据应由保管人员妥当保管，按月装订，发料凭证、原始单要按财务制度的保管时间和销毁程序办理，不行丢失，否则，应担当全部经济责任。5.1.10退库的材料范围包括生产任务完成或竣工多余物资；借领、借发物资；车间小库多余物资。退库时，物资必需完好，物资退库单与原领料单内容要相同，物资退库时保管员要仔细进行验收，因物资质量不合格退库，必需进行技术鉴定，出示有充分数据的检查证明方能退库，以便与生产厂家交涉退货。5.1.11对超储物资应主动调剂，正常存储物资一般不予调剂，凡对外调剂的物资必需由物资选购 人员申请，分管领导或总经理审批，其他任何人无权处理。5.1.12严禁将物资借给外单位（个人）运用，违者罚款元，同时追回外借物资，追回物资磨损、损坏的，由责任人按价赔偿。5.2物资出库程序5.2.1领用部门必需持有符合规定、符合制度、签字齐全的领料单前往仓库领用。5.2.2仓库保管员严格执行凭领料单发货