信息管理系统效率分析

摘要 21前言 31．1系统开发的背景 31．2系统开发的意义 41.3系统开发的目标 52企业内部控制方法及信息管理系统 52.1企业内部控制 52.2信息管理系统 73信息管理系统效率分析 113.1机器设备效率管理方法分析 123.2直接人力效率管理方法分析 133.2.1直接人力的时间研究 133.2.2直接人力生产效率指标设计 134结论 15参考文献 15致谢 16摘要人机资源是企业里重要的有形资产,是一个企业生存和发展的重要基础,对其管理的好坏直接影响着企业的竞争力的优劣。近年来，随着物价的上涨和“民工荒”的出现，迫使企业不得不转变发展策略，由原来的资源粗犷型向集约型过度，使企业不得不面对一个现实的问题，如何利用现有的人机资源为企业源源不断地创造价值。信息管理系统则是设计一个能够满足和适应企业发展需求的资源管理信息系统，对企业的信息管理系统进行日常的管理，提升信息管理系统效率，从而提升企业的竞争力。本论文首先设计了一套有效的信息管理系统的关键指标,并据此关键指标开发了一套基于WEB的信息管理系统，并对基于企业生产环节的内部控制理论进行了初步的研究。关键词：信息管理系统，内部控制，效率分析

1前言随着企业的规模不断过大，数量急剧增加，有关的各种信息量也成倍增加。面对庞大的信息量需要有信息管理系统来提高管理工作的效率。通过这样的系统可以做到信息的规范化管理、科学性统计和快速查询、修改、增加、删除等，从而减少管理方面的工作量。信息管理是企业管理的重要组成部分，对于企业和政府教育单位来说都至关重要，所以信息管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。1.1信息管理系统开发的背景随着国民经济的持续增长，企业开始慢慢走出国门，走上了国际化发展的快车道，在同同行业的佼佼者学习先进的技术和管理经验的同时，企业又不得不面对激烈的国际化竞争。而在这场激烈的竞争中大多数企业都会选择低成本的战略，因为她最容易被消费者所接受。可选择低成本战略就意味着企业在生产产品或提供劳务时所消耗的资源就必需是最少的，或者说比竞争对手少用或者更有效地利用资源生产产品或提供劳务，这样才能在竞争中战胜对手。所以，在企业中人员的效率管理和设备的使用效率就成了管理中的重中之重了。自2006年开始，我国沿海地区逐渐地出现了“民工荒”问题，在2008年金融危机期间这一现象暂时消失，但从2009年下半年开始，媒体又开始广泛报道“用工荒”；虽然在2010年春节之后稍有缓解，但仍比往年严重。工人在资本家心中的地位越来越重要了，如何利用员工及充分发挥员工的积极性成了当前的一大课题。随着企业规模的不断扩大，数量快速增加，有关的各种信息量也成倍增长。信息系统的管理是一项既重要又繁琐的工作,而目前许多中学的管理仍由人工处理复杂散乱的信息，重复工作多，工作量大，与企业信息化建设不相适应。为更好的做好信息系统这项工作，提过工作效率，更好的为企业的发展和一线教学服务，就需要一个相适应的信息管理系统来管理庞大的信息量，就以提高管理工作的效率。管理系统提供了强大的成绩管理功能，方便系统管理员对成绩等信息的添加、修改、删除、查询等操作。1.2信息管理系统开发的意义现在管理水平普遍不高，大多停留在人工管理的基础上，这种管理手段浪费了许多的人力和物力，已不能适应时代的发展。在当今信息时代这种传统的管理方法必然会逐渐被以计算机为基础的信息管理系统所代替。如果运用信息管理系统，够在科学统计和快速查询与信息的规范管理方面有较大的实用意义。提高了企业信息化水平，改善了、教师对信息查询的准确率。实现了成绩隐蔽化，保护了中得自尊心，鼓励他们积极学习，可以树立良好的办学形象。传统的人工方式管理方式效率低、保密性差，不利于查找、更新和维护。使用计算机对信息进行管理，能够极大地提高管理的效率，节约教育经费，这也是适应企业信息化建设发展趋势的重要因素。作为计算机应用的一部分，使用计算机对信息进行管理，具有手工管理所无法比拟的优点。例如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提高信息管理的效率，也是企业的科学化、正规化管理，与世界接轨的重要条件。因此，开发这样的管理软件成为很有必要的事情。信息管理系统其开发主要包括后台数据库的建立和维护以及前端应用程序的开发两个方面，对于前者要求建立起数据库一致性和完整性、安全性好的数据库。而对于后者则要求应用程序功能完备，易使用的特点。1.3信息管理系统开发的目标该信息管理系统是面向中学的管理系统，包括基本信息管理，成绩管理等工作。该系统是以VisualBasic6.0为开发环境，以SQLSever2005为后台数据库进行开发的管理系统，力求与实际相结合具有查询、管理等功能，使中学教育的管理趋于计算机化，使之更加方便、快捷以提高工作效率。根据管理的需求和特点，该系统实施后，应达到以下目标：1.灵活地运用表格输入数据，使信息传递更快捷；2.系统采用人机对话方式，界面美观友好、数据存储安全可靠；3.键盘操作，快速响应；4.实现各种信息的添加、删除、修改、查询等；5.系统运行稳定、安全可靠。2企业内部控制方法及信息管理系统2.1企业内部控制内部控制是指一个单位为了实现其经营目标，保护资产的安全完整，保证会计信息资料的正确可靠，确保经营方针的贯彻执行，保证经营活动的经济性、效率性和效果性而在单位内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手续与措施的总称。《会计法》中也明确提出各单位应当建立、健全本单位的内部会计监督制度的要求，并提出会计工作中职务分离、重大事项决策与执行程序、财产清查和定期内部审计等规定，这些要求和规定从其实质内容来讲，就是要加强各单位的内部控制。其目的在于提高管理效率，建立并完善符合现代管理要求的内部组织结构，形成科学的决策机制、执行机制和监督机制，确保单位经营管理目标的实现；达到兴利除弊的目的，建立一套行之有效的风险控制系统，确保单位各项业务活动的健康运行，堵塞漏洞、消除隐患，防止并及时发现和纠正各种欺诈、舞弊行为，保护单位财产的安全完整；同时规范单位会计行为，确保国家有关法律法规和单位内部规章制度的贯彻执行，同时保证会计资料真实、完整，提高会计信息质量。风险评估——风险评估是识别、分析相关风险以实现既定目标，是风险管理的基础。每个企业都面临着诸多来自内部和外部的风险，影响企业既定目标的实现。因此必须设立一个机制来识别、分析和管理影响目标实现的相关风险，并适时加以管理。控制活动——控制活动指那些有助于管理层决策顺利实施的政策和程序，是针对风险采取的控制措施。它们包括诸如批准、授权、查证、核对、复核经营业绩、资产保护和职责分工等活动。信息与沟通——是指企业经营管理所需信息必须被识别、获得并以一定形式及时传递，以便员工履行职责。信息不仅包括内部产生的信息，还包括与企业经营决策和对外报告相关的外部信息。畅通的沟通渠道和机制使企业的员工能及时取得他们在执行、管理和控制企业经营过程中所需的信息，并交换这些信息。监控——是对内部控制系统有效性进行评估的过程，可以通过持续性监控、独立评估或两者的结合来实现对内控系统的监控。内部控制五要素之间的配合和联系，组成了一个完整的系统，可以灵活地随条件变化而变化。但各要素之间并非是一项要素影响下一项要素的顺序过程，任何一个要素都可以影响其他要素，例如对风险的评估不仅仅影响控制活动，还可能影响信息和沟通、监控行为等。内控体系五要素之间的关系我们可以理解为：企业的核心是人，人的诚信、道德价值观和胜任能力构成了企业的控制环境，这是企业发展的基础。每个企业都有自己的发展目标，为了目标的实现，必须分析影响因素，即进行风险评估。针对风险评估的结果需要采取相应的控制活动来控制和减少风险。同时与控制环境、风险评估和控制活动相关的信息应及时被获取、加工整理，并在企业内部传递，这就是信息与沟通，信息与沟通系统围绕在控制活动周围，反映企业各项管理活动的运转情况。2.2信息管理系统信息管理系统（ManagementInformationSystem，简称MIS）是一个由人计算机等组成，利用计算机硬件、软件及其他办公设备进行信息的收集、传递、存贮、加工、维护和使用的系统，是一门综合了管理科学、系统理论、计算机科学的系统性边缘学科，是依赖于技术科学和管理科学的发展而形成的。主要功能包括经营管理、资产管理、生产管理、行政管理和系统维护等。纵观信息管理系统从产生到现在的发展历程，要追溯到1946年。这一年，第一台计算机诞生了，地点是美国宾夕法尼亚大学。这一时期的计算机主要是用来进行科学计算。随着计算机技术的发展和应用的需要，计算机的应用渐渐地由科学计算发展到了过程控制，到1954年，美国通用电器公司首次利用计算机计算职工的薪金，计算机开始应用到了数据处理领域，这就产生了最早的管理软件，即最简单的信息系统，计算机至此被用到了企业信息管理之中。自此以后，西方的很多国家开始着手信息系统的开发。到60年代末计算机用于企业信息管理在西方逐步普及。发展到目前计算机在企业信息管理中的应用已从简单的数据处理到了电子商务。信息管理系统的发展经历了以下几个阶段：第一阶段：单项数据处理阶段，也称电子数据处理（EDP）阶段。这是电子计算机在管理领域应用的起步阶段。这个阶段的处理方式主要是集中式的批处理。第二阶段：综合数据处理阶段，也称事务处理系统（TPS）阶段。这个阶段出现了多用户的分时系统，具有一定的反馈功能。第三阶段：信息管理系统阶段。这个阶段是在企业中全面的使用计算机把各种管理子系统的功能集中起来，构成了计算机化的全方位的信息系统，即现代信息管理系统。信息管理系统的开发设计有以下四种方法：生命周期法、结构化方法、原型法、面向对象方法。下面将从各方法的特点以及优缺点方面进行逐一介绍。生命周期法。任何事物都有产生、发展、成熟、消亡的过程，信息系统也不例外。当系统不再适应用户需求时就要被淘汰，就要由新系统代替老系统，这种周期循环称为信息系统的生命周期。运用生命周期的概念进行系统开发的方法称为生命周期法。生命周期法是信息系统开发的常用方法，它具有如下特点：1、采用系统的观点与系统工程的方法，自上而下进行系统分析与设计，并且自下而上进行系统的实施。2、开发过程阶段清楚，任务明确，文档齐全，并要求标准化分析报告、流程图、说明文本等阶段性文档资料及书面审定记录，使得整个开发过程便于管理和控制。3、适用于大型的信息系统及应用软件的开发。4、生命周期法中常见的分析技术是结构化的分析与设计方法。这种方法易于系统实施，便于系统维护。生命周期法存在的问题主要表现在以下方面：用户进入系统开发第二章企业内部控制方法及信息管理系统的深度不够，系统需求难以准确确定；开发周期长、文档过多；各阶段的审批工作困难。结构化方法。结构化方法是生命周期法的继承和发展，是生命周期法与结构化程序设计思想的结合。结构化方法的特点是：1、强调用户是MIS开发的起点和最终归宿，因此用户的参与程度及满意与否是衡量系统是否成功的关键。2、自顶向下的分析、设计与自底向上的系统实施相结合。3、逻辑设计与物理设计分别进行。4、严格划分系统阶段。5、结构化、模块化。6、开发过程的工程化。结构化方法的优点是易于实现，有利于应用软件总体结构的优化，实现的系统具有较好的维护性。但它起点太低，所使用的工具落后，致使系统开发的周期过长带来了一系列问题。面向对象方法。所谓“面向对象”，是指一种认识客观世界的世界观，从结构组织角度模拟客观世界的一种方法论。面向对象方法的基本特征是继承性、封装性和多态性，它的优点如下：正确性和效率高，系统开发个阶段工作平滑，加快了开发进程，技术中的各种概念和特性使软件的一致性、模块的独立性大大提高。但也存在不足之处：必须依靠一定的软件技术支持，在大型项目的开发上具有一定的局限性。原型法。原型法是一种先建立待制系统模型，再与用户分析修改模型，最终使用户满意的系统开发方法。原型法有以下特征：1、循环反复、螺旋式上升的方法更多的遵循人们认识事物的规律，因而更容易被人们接受和掌握。2、强调用户的参与，将模拟手段引入系统分析的初期阶段，强调用户的主导作用。3、强调开发工具的使用，使得时间、效率和质量等各方面都大大提高。4、原型法实际上是将传统的系统调查、系统分析和系统设计合二为一，使用户一开始就能看到系统开发后是什么样子。原型法的优点是开发周期短，能增加用户的满意度；降低了系统开发中的风险，易学易用。它的缺点是开发过程管理困难，对系统的修订会产生无休止的反复。信息管理系统的开发设计是一项复杂的系统工程，它既涉及技术问题，又涉及社会问题。在系统开发过程中，应充分了解掌握系统开发所涉及的相关问题，以做好开发前准备，并在此基础上选用合适的设计方式和正确的设计方法。信息管理系统的开发一般应遵循以下五个原则：（1）适应性原则；（2）效益性原则；（3）系统性原则；（4）规范化原则；（5）递进性原则。一般来说，较小的系统可采用原型法或面向对象法或者两者的结合；较大的系统以结构化方法为主，结合原型法和面向对象的方法，尤其是在系统实现阶段可以采用面向对象的程序设计方法。为了保证系统开发工作的顺利进行，应根据所开发系统的实际情况，明确开发任务，掌握开发原则，采用行之有效的开发方法，以达到管理信息系开第二章企业内部控制方法及信息管理系统发设计的有效性、经济性和实用性的目的。信息管理系统是一门综合性、系统性的交叉学科，它面向管理，综合运用系统的观点、信息决策的方法和应用计算机的管理三大要素，逐渐形成了自己独特而又丰富的科学内涵，在实践中获得越来越广泛的应用。信息管理系统的开发设计方法已不同程度的投入到系统的开发实践中，但至今还没有一种适合各种情况的理想方法，新的方法在不断的出现中。可以设想，随着信息技术的发展，新的管理理念的出现又将产生新的管理软件。3信息管理系统效率分析在企业中，人、机和料是构成生产的主要因素，且人机的有效管理会对物料的消耗起到决定性作用，故要提高企业的竞争力，首先要对人机的效率管理进行研究。要提高信息管理系统，首要的是要先选择合理的指标来衡量。企业在指标设置过程中，可选择的指标可能非常多，指标涵盖的范围非常大。3.1机器设备效率管理方法分析目前，机器设备的使用状况大都通过产能的达成来衡量其利用率的高低，还有很少的企业会采用设备综合效率的指标来综合衡量设备的使用状况。为了更好的进行机器设备的管理，我们先来对设备的时间进行分析，从而能找到衡量设备效率管理的最佳指标。在实际运用中，通常可采用以下三种方式来选择指标：1.标杆基准法：企业将自身的关键业绩行为与最强的竞争企业或那些在行业中领先的企业生产效率作为基准进行评价和比较。通过选择业界最佳企业生产效率作为基准，来牵引本企业提高生产效率。2.成功关键分析法：分析企业生产系统历史成功经验和关键因素，提炼出导致成功的生产系统关键业绩模块，通过层层分解得到关键要素，进行指标体系设定和监控。3.战略目标指标分解法：将企业的战略目标分解为具体的目标，根据目标制定出涉及财务、产出数量等一系列衡量指标，从而帮助管理层对所有具有战略重要性的领域做全方位的思考。3.2直接人力效率管理方法分析在企业的生产要素中，除了设备还有一项重要的资源，那就是生产车间里最普通的直接人力，有人把他们比作是公司里“最宝贵的资源”，一点都不为过。所以对他们的管理就更为重要，我们设计很多指标来衡量我们直接人力的使用状况，其中包含出勤率、利用率、生产效率、人力的线平衡率和离职率等，要想深刻地了解这些指标的管理意义，我们先从直接人力的时间结构研究开始。企业生产系统效率指标体系设置一般应遵循以下原则：1、简洁、完备性原则。企业生产系统效率指标体系应能全面反映生产系统效率的情况，但指标数目尽可能地少，各指标之间不应有强相关性。2、客观、可考核原则：指标设定过程尽量不受主观因素的影响，数据来源要真实可靠以确保结果的真实性和可考核性。3、可扩充原则。应根据企业不同阶段的要求对指标体系进行修改、增加和删除，并可根据具体情况将效率指标进一步具体化。3.2.1直接人力的时间研究纵观直接人力的整个使用过程,其时间由以下部分构成：有效产出人力工时、不良品损失人力工时、人力效率损失工时、异常损失人力工时、其它安排损失人力工时和缺勤人力工时，以上工时构成了一个工厂或一个组织的所有工时，其工时时间结构。管理是生产力中的软件，只有通过管理才能将劳动者、劳动资料和劳动对象这三个要素合理地组织起来，加速生产力的发展。管理科学是研究管理中客观规律的科学，在从传统的计划经济向社会主义市场经济转变的过程中，在国有企业转换经营机制和技术必造的进程中，它都起着重要的作用。3.2.2直接人力生产效率指标设计我们人为地将有效产出人力工时、不良品损失人力工时、人力效率损失工时、异常损失人力工时、其它安排损失人力工时和缺勤人力工分为6部分，每一子部分与上一段的比较可形成6个KPI（关键绩效指标法KeyPerformanceIndicator）指标，其公式及其管理意义如下：(1)出勤率是部门或组织每日人员出勤占总人数的比例，可以衡量此组织或部门的人力资源管理状况，也可从侧面反应此组织纪律，文化氛围及士气状况。出勤率的高低直接影响人力的总体需求状况和每日的生产产出状况，其公式为：实际出勤天数/应出勤天数×100%。(2）利用率是部门或组织除为生产顺利进行而必要进行的非生产作业，或由于生产不均衡而导致暂时多余的人力所占出勤人力的比例，可以衡量此组织或部缺勤人力工时其它安排人力工时异常损失效率损失根据以上指标，大体就可以判断一个工厂或一个车间是否缺人或人力冗余。一般每月我们会进行一次人力大的调配，其判断标准如下：根据人力出勤率来判断人力的紧缺与否，我们将人力出勤率人为的划分三段：第一段为出勤率小于81%；第二段为出勤率在81%至86%之间；第三段为大于86%。同时我们规定出勤率在81%至86%之间为正常，计为0分；出勤率在小于81%时，计为-1分；出勤率在大于86%时，计为+1分。根据各工厂每周出勤率的值确定其在一个月的得分，再根据得分来确定各工厂增补人力的先后顺序。一般出勤率低于81%时，此工厂一般有人员冗余，出勤率在81%至86%之间为正常，出勤率在大于86%时，可判断为此工厂人力紧缺。取自前三个月的市场增加值(MarketValueAdded,简称MVA)人均MVA均值和自前五个月人均MVA的第三高两者比较，取较大值记做MAX，若本月份人均MVA大于或等于MAX，可以增补其需求人力；反之，若本月份人均MVA小于MAX，不可以增补人力，且要削减人数以达到此目标值。4结论一个先进而又实用信息管理系统是每一个企业都将要面临的艰巨任务。本文在企业内部控制理论和现代的信息管理技术的支持下，通过对系统的设计实现及相关理论知识的研究，可以得出以下几点结论:（1）信息管理系统是企业管理的核心，信息管理系统系统的开发不仅要解决企业静态资源信息的存储，更重要的是通过对企业信息的组织存储，最终为企业的管理提供决策支持。（2）基于内部控制的绩效指标管理方法能更好的激发员工工作的积极性，提升管理的透明度。内部控制可以防止公司资产的流失，使管理流程更加顺畅，而绩效指针管理的目标就是充分利用公司现有的资源，发挥现有资源为公司创造更多的效益，两者结合，相得益彰，为公司在激烈的市场竞争中取得先机。本文首先对信息管理系统进行了综合阐述，并对现有信息管理系统的现状进行了分析介绍。分析了信息管理系统的具体功能，在以实现功能为目标的前提下，利用软件工程知识对信息管理系统进行了简单的需求分析和设计，并进行了简要的分析。

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