妙笔生花的公文写作之道公文写作的五个步骤和市公开课金奖市赛课一等奖课件

公文写作交流7月第1页第1页公文写作交流大家好：很高兴能够有机会与大家共同交流。我们天天都会自觉不自觉应用到公文写作，比如写一些告知、请示、汇报、总结等等。公文写作除了文章结构严谨性、语言逻辑性、条理性和生动性需要自己长期琢磨总结，不断提升外，其本身尚有着严格规范性。国务院专门下发了《国家行政机关公文处理办法》，中央办公厅、河南省委办公厅也专门印发了《河南省党机关文献印制格式原则》。在实际工作中，由于大家对公文写作和公文处理接触不多，对相关要求理解不够，在平时大家撰写各类公文中能够看到，诸多同事在公文处理、公文写作等方面都或多或少存在一些这样那样问题。针对我们公司工作需要，以及大家平时在公文处理方面出现一些常见问题，今天我们重点对下列几种方面进行交流和探讨：第2页第2页一、公文写作五个环节和五要素二、公文处理一些常见格式三、公文惯用文种及写作要点四、公文写作中常见问题五、公文写作准备工作六、文稿起草几种要点七、国家行政机关公文处理办法第3页第3页关于公文写作相关问题一、关于公文写作公文写作在我们在工作中不可或缺，公文写作，我们除了要弄明白如何写，如何写让领导和听众、读者满意，尚有一点很主要，就是公文处理一些基本格式。公文格式好比我们天天起床后，男人会做一个简朴洗漱，女人则会进行一番较为细致梳妆，“当窗理云鬓对镜贴花黄”。其目的很简朴，男人需要一个清新面孔面对新一天，给同事和上级留下一个好印象，不至于被人说成邋邋遢遢；而女人则是出于对美丽需求。公文格式是通过长期摸索后总结出来含有行政约束力要求，其目的也是为了使文章更便于阅读，看起来更洁净整洁。现在我们首先来看一看《公文写作五个环节》以及《关于公文写作五要素》。第4页第4页切实领略好领导意图。

公文是从事行政领导管理活动主要手段。主要是为领导和上级服务，因而能否真正领略好领导意图，是决定公文写作是否成功一个非常主要环节。系统储备素材和观点

拥有充足素材是撰写好公文基础。写文章事实上是对素材归纳、消化、加工和升华过程。储备素材有两个含义，一个是要有众多文本材料，另一个就是平时多注意思考，进而形成有独特见解观点群。公文写作五个环节第5页第5页撰稿注意双层思维

所谓双层思维就是在文章尤其是那些惯用公文利用写作办法。第一层是指首先考虑安排结构、选择素材，也就是按照内容要求着眼于“搭架子”构思、谋篇。第二层就是基本柜架通过后再围绕表示主题。在语言、逻辑方面进行“精炼”，挖掘中心思想，在文章撰写中按这两层次运营，提出一个较细纲目，形成基本雏形，然后再从观点、叙述、事例修辞等方面进行逻辑、系统地加工。结构就是言之有序，就是文章内容组织和排列形式，即构思、谋篇。安排结构基本原则是四个字：不板不乱。意即不死板，不杂乱。详细要求有四：一是纲目清楚，思绪贯穿；二是层次清楚，段落完整；三是衔接紧密，符合逻辑；四是开头明快，结尾有力。第6页第6页努力深化公文主题

公文主题，是经过载体内容所表示出来明确意图、基本意见，是行政目标和行文目标详细表示。有些文种公文显著地展现着旨意性、直白性、详细性，并不存在多少深化主题问题。但也有许多公文确实需要深化主题。所谓公文主题深化，就是主题向纵深层次性发展，展现出由低向高、由浅入深、由粗到精，由残缺到完整态势。

语言使用要得当

不同文种语言特色是不同：指挥性公文（如指示、意见、命令）语言，应色彩庄严；知照性公文（如通报、公告）语言，应通俗详细；报请性公文（如请示、邀请）语言，应恭谨明确；法规性公文（如条例、条令）语言，应简约规整；提纲性公文（如会议纪要）语言，应概括凝练。总之，语言使用要得当。

第7页第7页公文写作五要素第8页第8页第9页第9页第10页第10页第11页第11页第12页第12页第13页第13页公文惯用格式一、排版规格公文标题位于红色反线下空2行，文章大标题使用2号宋体字或2号方正小标宋简体，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，普通每面排22行，每行排28个字,行间距普通设置固定值28磅。公文正文位于主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。双面印刷；页码套正，两面误差不得超出2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。二、装订要求公文应左侧装订，不掉页。包本公文封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超出4mm。骑马订或平订订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间距离为3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉、钉脚平伏牢固。第14页第14页三、附件公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1.×××××”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文始终装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能始终装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文发文字号并在其后标识附件(或带序号)。第15页第15页四、成文日期用中文将年、月、日标全；“零”写为“0”。五、落款和用印单一机关制发公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅下列弧压在成文日期上；印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采用调整行距、字距办法加以处理，务使印章与正文同处一面，不得采用标识“此页无正文”办法处理。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。第16页第16页惯用文种和写作要求公文文种，又称公文名称，用以概括表明公文内容、性质、作用及作者权限、制发公文目标、要求等。文种是公文必要组成部分。为了使各种公文都能有稳定性质、特定用途并使更多人都能对这些性质和用途有准确了解，方便利于正确有效地形成和办理公文，客观上需要人们对惯用每一个公文都赋予一个能概括表明其性质、用途统一规范称谓，这种称谓叫文种。正确选择并在公文上标明文种，将会给公文形成和办理带来便利，并有利于维护公文严厉性和有效性。我国行政系统通用公文文种体系中包含有：条例、要求、方法、决定、命令、指示、批复、通知、通报、公告、通告、议案、请示、汇报、调查汇报、总结汇报、函、会议纪要等，它们性质不同，各有特定合用范围。我们重点介绍通知、请示、会议纪要和总结写法。第17页第17页惯用文种和写作要求行政机关公文种类主要有：

(一)命令（令）适合用于依照相关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政办法；嘉奖相关单位及人员。（二）决定适合用于对主要事项或重大行动做出安排，奖惩相关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当决定事项。（三）公告适合用于向国内外宣布主要事项或者法定事项。（四）通告适合用于公布各相关方面应当遵守或者周知事项。第18页第18页（五）告知用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相从属机关公文，传达要求下级机关办理和需要相关单位周知或者执行事项，任免人员。告知适合用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相从属机关公文；公布规章；传达要求下级机关办理和相关单位需要周知或者共同执行事项；任免或聘用干部。告知大多属下行公文。告知种类印发、批转、转发性告知。用于印发本级机关，批转下级机关，转发上级机关、同级机关和不相从属机关公文以及公布一些行政法规等。批示性告知。上级机关对下级机关某一项工作作出批示和安排，而依据公文内容又不必用“命令”或“批示”时，可使用这类告知。知照性告知。用于告之各相关方面周知事项等。这种告知发送对象广泛，对下级、平级均可发送。事务性告知。用于上级机关对下级就某一详细事项布置工作，交待任务；同级机关及不相从属单位之间就某一项详细工作进行或某一详细问题处理要求对方配合、帮助办理等。第19页第19页任免、聘用通知。用于任免或聘用国家机关工作人员职务等。通知写作格式通知写作形式多样、方法灵活，不同类型通知使用不同写作方法。印发、批转、转发性通知写法。标题由发文机关、被印发、批转、转发公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发文件提出意见，表明态度，如“同意”、“标准同意”、“要认真落实执行”、“望遵照执行”、“参考执行”等；写明所印发、批转、转发文件目标和意义；提出希望和要求。最终写明发文日期。指示性通知写法。标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包含要求等部分组成。缘由要简练明了，说理充分。内容要详细明确、条理清楚、详略得当，充分表达指示性通知政策性、权威性、标准性。要求要切实可行，便于受文单位详细操作。第20页第20页知照性通知写法。这种通知使用广泛，体式多样，主要是依据通知内容，交代清楚知照事项。

事务性通知写法。通常由发文缘由、详细任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知一个，但写法又与普通事务性通知有所不同。会议通知内容普通应写明召开会议原因、目标、名称，通知对象，会议时间、地点，需准备材料等任免、聘用通知写法。普通只写决定任免、聘用机关、依据，以及任免、聘用人员详细职务即可。第21页第21页（六）通报适合用于表彰先进，批评错误，传达主要精神或者情况。（七）议案适合用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。(八）汇报适合用于向上级机关汇报工作，反应情况，回复上级机关问询。汇报，是下级机关向上级机关汇报工作情况陈说性公文。汇报主要特点是重陈说和有主见。汇报类型：按照内容包括范围，汇报可分为综合汇报和专题汇报。按照行文目标不同，可将汇报分为呈报性汇报和呈转性汇报。汇报写作要求：陈说事实要清楚扼要；表述观点要精练清楚;语言要简练朴实。第22页第22页（九）请示适合用于向上级机关请求指示、同意。请示，是下级机关向上级机关请求指示或同意报请性公文。请示特点有超前性、说明性和单一性，请示类型：依据行文目标不同，请示可分为三大类：请求同意类、请求帮助类，请求批转类。请示写作：总说来，要注意这么几点：①要恪守行文规则；②理由要充分，要求要合理，⑧格式要正确，语言要得体。文种确实定和使用，要依据行文关系，考虑与受文单问组织关系，对上级用请示、意见、汇报，下属用通知、决定、决议、通报、会议纪要，平级或者不相从属单位使用函，不要并用文种，如请示汇报。请示是下级机关向上级机关请示指示和同意公文文种。请示主要用于：1.在实际工作中，碰到缺乏明确政策要求情况需要处理；2.工作中碰到需要上级同意才干办理事情；3.超出本部门职权之外，包括多个部门和地域事情，请示上级给予指示。第23页第23页请示和汇报区别请示和汇报既有相同之处，又有区别。相同之处是两个都是写给上级上行文，公文里都有陈说意见，反应情况内容。区别是：第一，时间有别。请示跟汇报相比，时间要求更急迫。请示写情况是未处理，属于未来时，汇报写情况是已做过，属于过去时；第二，内容侧重点有别。请示着重于请示同意，汇报着重于汇报工作；第三，要求有别，请示要求上级必须回复，汇报则不必，只供上级参考。第24页第24页请示写法请示按请示目的分，可分为同意性请示和呈转性请示两类。同意性请示内容比较简朴、详细，往往是一些较为细小实际事项请求。请示被同意后，执行机关范围也比较小，经常就是请示单位自己。同意性请示普通由三部分构成：请示理由、请示内容、请示结语。请示理由是文章开头部分，常是导语式，要扼要地讲明请示背景和依据，及概括地写出请示事项。复杂普通写成一段话，简朴则就以一句话为之。请示内容是请示中心部分，要写得详细，条理清楚，说服力强。请示内容包括提出请示事项和阐述阐明道理或事实两项内容。提出请示事项要详细，阐述阐明道理要充足，只有这样才干使相关领导心中有数，易下决心。第25页第25页有些情况简朴，有条文和要求可依据，只是出于组织原则报给上级知道，请示同意。请示内容部分只需提出请示事项即可，不必阐释道理。请示结语是请示结尾部分，普通是另起一行空两格书写，请示结语语调要谦恭。请示结语通常写法是：“妥否，请批示”等。呈转性请示，请示事项较为重大复杂，含有一定普遍意义，不但需要上级同意，还需要上级转发。这类我们用不多，不多做解释。第26页第26页在写请示时，应当注意下列一些事项：要坚持一文一事；请示事项必须明确、详细、可行；不要搞多头请示（请示应主送直接主管机关或主管领导，其它确需理解请示事项领导机关或领导人，采用抄报形式处理。如是受双重领导机关，也应依据请示内容，择要送一处领导机关，由主送机关回复请示问题，对另一领导机关采用抄报形式）；普通不得越级请示，个别需要越级请示，常采用两种方式：一个是转呈式，能够既避免越级，又明确主送机关；另一个是在越级请求同时，把请示抄报被越过主管部门；不要把请示写成汇报或请示汇报；除领导直接交办事项外，请示不要直接送领导者个人，或既写主送机关，又同时主送、抄送给主送机关领导人。普通情况下，也不得在上报请示同时抄送平级和下级机关。

第27页第27页“请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关规则。这条规则包含三项内容：一是一文一事。机关或部门都有明确分工，各自只能办理职责范围内事，假如一文数事，必定包括几个主管部门，给公文交办带来困难，即使勉强交办出去，可能谁也不愿牵头办理，造成相互推诿、扯皮。二是请示公文只主送一个机关。请示内容是要求回复事项，主送机关有责任研究并作出回复。相关机关或部门采取抄送形式，方便主办机关征求意见或会签。假如多头呈送，上级机关普通不予受理。假如办理，会造成机关之间相互等候或意见不统一，增加协调难度，影响工作效率。三是不同时抄送下级机关。请示内容是未决事项，在上级机关还没有同意前，向下级机关抄送透露，会引发无须要误会或矛盾，不利于工作开展。因此，请示事项只能在上级机关回复或同意之后，通知下级机关。第28页第28页“汇报”中不得夹带请示事项规则。“汇报”和“请示”是两种不同文种，合用范围有显著界线，不能混用。“汇报”是向上级机关汇报工作，反应情况，或向上级机关提出意见、提议，供上级机关决议参考。上级机关对“汇报”普通不作回复，假如汇报中夹带请示事项，很容易误事。假如既想汇报工作，让上级掌握，又想请示处理问题，普通有两种方法处理：一是将“汇报”和“请示”分开，形成两份公文分别上报；二是以请示公文为主，将汇报内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示充分理由。第29页第29页（十）批复适合用于回复下级机关请示事项。批复，是回复下级机关请示事项批示性公文。批复主要特点有针对性和指导性。批复类型：针对请示内容主要是请求同意和请求帮助两方面，批复也能够分为两类：表态性批复和批示性批复。批复写作要注意这样三点：①要先回应后批复：⑦态度要鲜明，措辞要明确；⑧要及时批复。（十一）意见适合用于对主要问题提出见解和处理办法。（十二）函适合用于不相从属机关之间互相商洽工作、问询和回复问题,请求同意和回复审批事项。函，是机关之间办理日常公务交往性公文。函特点主要有二：①形式灵活，适应性强；②务实性强。函类型：依据内容性质，函大体可分为四类:商洽函、问复函、请准函和知照函。函写作总来说，要注意：一事一“函”，直陈其事，语言要平实、亲切，自然。第30页第30页（十三）会议纪要适合用于记载、传达会议情况和议定事项。1．会议纪要概念会议纪要是一个记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容要求性公文。会议纪要含有指导性、纪实性、概括性效果。2．会议纪要结构分标题、正文、落款三部分。（1）标题。会议纪要标题普通由会议名称和文种两项构成。（2）正文。包括序言、主体、结尾三项内容。第31页第31页序言概括交代会议名称、时间、地点、参与人、主持人、会期、形式等组织情况，阐明主要议题，然后用“现将这次会议讨论主要问题既要下列：”主体是会议纪要关键内容，主要反应会议情况和会议结果。写作时要注意紧扣中心议题，把会议基本精神，尤其是会议形成决定、决议，准确地概述清楚。结尾即会议纪要结束语，普通是向收文单位提出希望和要求，会议纪能够没有结尾部分，主体内容写完，全文就结束。第32页第32页3.特点。内容纪实性。会议纪要如实地反应会议内容，它不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为拔高、深化和填平补齐。不然，就会失去其内容客观真实性，违反纪实要求。表示要点性。会议纪要是依据会议情况综合而成。撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要结果来整理、提炼和概括。重点应放在简介会议结果，而不是叙述会议过程，切忌记流水帐。第33页第33页称谓特殊性。会议纪要普通采取第三人称写法。因为会议纪要反应是与会人员集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性表现。会议纪要有别于会议统计。二者主要区分是：第一，性质不同：会议统计是讨论发言实录，属事务文书。会议纪要只记关键点，是法定行政公文。第二，功效不同：会议统计普通不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求落实执行。第34页第34页4.写法会议纪要写法因会议内容与类型不同而有所不同。就总体而言，普通由标题、正文、落款、日期组成。下面主要讲讲标题和正文写法。（一）标题。会议纪要标题有单标题和双标题两种形式。单标题：由"会议名称＋文种"组成。双标题：由"正标题＋副标题"组成。正标题揭示会议主旨，副标题标示会议名称和文种。（二）正文。会议纪要正文大多由导言和主体组成。详细写法依会议内容和类型而定。导言。主要用于概述会议基本情况。其内容普通包含会议名称、会期会址、参加人员、主持人和会议议程等。详细写法常见有两种：第一个：平列式。将会议时间、地点，参加人员和主持人、会议议程等基本情况采取分条列出写法。这种写法多见于办公会议纪要。第二种：鱼贯式。将会议基本情况作为一段概述，使人看后对会议有个轮廓了解。第35页第35页主体。这是会议纪要关键部分。主要简介会议议定事项。常见写法有三种：（1）条文式写法。就是把会议议定事项分点写出来。办公会议纪要、工作会议纪要多用这种写法。（2）综述式写法。就是将会议所讨论、研究问题综合成若干部分，每个部分谈一个方面内容。较复杂工作会议或经验交流会议纪要多用这种写法。（3）摘记式写法。就是把与会人员发言要点统计下来。普通在统计发言人初次发言时，在其姓名后用括号注明发言人所在单位和职务。为了便于把握发言内容，有时依据会议议题，在发言人前面冠以小标题，在小标题下写发言人名字。一些主要座谈会纪要，惯用这种写法。适合公司使用有决定、通告、告知、通报、议案、汇报、请示、批复、意见、函、会议纪要等10各种，不要创造或者随心所欲使用文种。比如，经常有些人写关于什么申请，没有申请这个文种。第36页第36页5、范例铁路局管理体制改革会议纪要（年7月20日）依据中央书记和国务院批示，康世恩同志于7月7日至7月9日，召集山西省、铁道部、国家经委和北京、太原铁路局负责同志开会，对改革北京、太原铁路局管理体制，确保山西煤炭运送问题，认真作了研究。山西省是我国主要煤炭基地，组织好山西煤炭运送，对国民经济含有十分主要意义。山西煤炭外运，主要由北京、太原两个铁路局承担。北京铁路局天天安排给太原铁路局运煤空车占太原铁路局所需空车总数95％左右；太原铁路局运出煤炭有2/3是在北京铁路局管辖区域卸掉，其余大部分也要经由北京铁路局转运。但当前由于两个铁路局分管主要运送干线，把煤炭运送中装、运、卸、排等环节分割开来，不能集中统一指挥，影响铁路运送能力充足发挥，与山西煤炭外运任务很不适应。与会同志认为，必须按照经济区划和运送规律，对两个铁路局管理体制进行改革。经重复协商，一致同意铁道部提出体制改革实行方案：第37页第37页一、建立北京铁路管理局，下设北京、太原、天津、石家庄四个铁路局，撤消铁路分局。这样做好处是：第一，北京铁路管理局能够统一调度指挥太原、北京两个铁路局运送力量，形成一个整体，把煤炭运送中装、运、卸、排各个环节紧密衔接起来，又把煤炭生产和运送紧密衔接起来，充足发挥运力效能，使运送线路通畅，更加好地完毕煤运任务。第二，有助于加强铁路基层工作。分局撤消以后，铁路局直接领导站、段，便于加强基层工作，搞好机车、车辆、线路、通讯等设备维修和技术改造，组织好职员技术培训工作。铁道部要马上着手制定北京铁路管理局和四个铁路局职责范围和详细工作办法。二、为了搞好生产与运送衔接，加强北京铁路管理局与山西省联系，决定由北京铁路管理局派驻联系员，在山西省经委办公。其任务是，代表铁路管理局向省里请示汇报工作，办理、转达省里交办事项，及时沟通双方情况，协调生产与运送关系。三、北京、太原两个铁路局在北同蒲线分界点，定在宁武。这样便于北京铁路局全面安排大同和雁北地域统配矿与地方矿煤炭外运。第38页第38页四、铁路管理局、铁路局机构设置要精干，太原铁路局保留原建制，干部原则上不要变动，各项工作要进一步加强。临汾、大同分局撒销后，可分别设置调度分所，必要时也可分设小型办事处，帮助铁路局统一安排当地车、机、工、电、检等项工作。五、北京铁路管理局要切实安排好山西省地方物资运送。要给太原铁路局保持足够利用车。六、当前晋东南煤炭绝大部分通过京广、陇海两条铁路线外运，装煤空敞车所有靠郑州铁路局排送，因此太焦线五阳至孔庄一段线路，仍由郑州铁路局管理。改革铁路管理体制是一项复杂工作，步子一定要稳妥。北京、太原铁路局管理体制改革，作为全国铁路管理体制改革试点，今年下六个月作好准备，明年初开始实行。铁道部和相关省市要密切配合，加强领导，注意研究处理出现问题，不断总结经验，把这项工作扎扎实实地搞好。第39页第39页(十四)总结总结是单位或个人对过去一个时期内实践活动作出系统回顾归纳、分析评价，从中得出规律性认识用以指导此后工作事务性文书。企业各单位每六个月和年底都要进行工作总结，各单位在报送总结时候，往往把握不住关键步骤，把握不住重点，以至于总结写得很长，精华表达不多，亮点看不出来，费劲不小，收效不大。总结种类从性质、时间、形式等角度可划分出不同类型总结，从内容分主要有综合总结和专题总结两种。综合总结又称全方面总结，它是对某一时期各项工作全方面回顾和检验，进而总结经验与教训。专题总结是对某项工作或某方面问题进行专题总结，尤以总结推广成功经验为多见。总结也有各种别称，如自查性质评定及汇报、回顾、小结等都具总结性质。第40页第40页总结写法1、标题文献式标题普通由单位名称、时限、内容、文种名称构成。例：《××局19××年度科技工作总结》。2、正文序言。普通简介工作背景、基本概况等，也可交待总结主旨并作出基本评价。开头力争简练，开宗明义。主体。应包括主要工作内容、成绩及评价、经验和体会、问题或教训等。这些内容是总结关键部分，可按纵式或横式结构形式撰写。所谓纵式结构，即按主体内容纵向所做工作、办法、成绩、经验、教训等逐层展开。所谓横式结构即按材料逻辑关系将其分成若干部分，标序加题，逐一写来。结尾。作为结结束语能够归纳呼应主题、指出努力方向、提出改进意见等作结，要求简短精练。第41页第41页总结写作要点：一是突出重点工作。对重点工作，或者本单位亮点工作要在总结醒目位置，以较大篇幅去阐述。二是不要记流水账，总结更多文笔要放到对取得成绩经验和做法、工作中问题和不足分析上来。比如效益明显提升，就要重点阐述我们采用了哪些详细办法，详细工作是如何开展，效果要有可比性，增强说服力。三是切忌把总结写成工作日记。四是不要眉毛胡子一把抓，一些无关紧要工作在总结里能够淡化处理或者一笔带过。五是要控制长度。第42页第42页写好总结最关键就是要提炼。切忌把总结写成流水账，我们有些部门写总结经常写几月份做了啥，怎么说也改但是来。总结是对一项工作分析。必定成绩，总结经验，分析问题，找出不足，以利此后工作开展。比如：今年某产品能耗下降13%。这是一个果。总结就是要把因找出来，采用了了哪些详细办法，才达到这个果；在实现这个果过程中，有哪些经验值得此后发扬，哪些教训需要此后汲取，还存在哪些不足。这就是总结。只说结果总结不是总结。第43页第43页1.公文正标题要求使用宋体二号字体，正文一级标题使用黑体三号字体。正文内容使用仿宋三号字体。第一个层次大标题后面是不能加标点符号。2.文献处理流程。本单位需要以公司名义下发或者上行公文，需要相关部门撰写出稿件并重复修改后，由部门责任人审核同意后，按程序到集团办公室进行审核，由分管领导审核签字，最后由公司主要责任人签发。前边程序没有进行，不能进行下一道程序。3.层顺序号使用。一、（一）1.（1）①4．数字使用。对于时间表述，要用详细日期，不要用今天，去年，本月等。5.语言锤炼、标题提炼。标题和正文第一段文字要简明扼要，精练概括，条理要清楚。常见问题解析第44页第44页6.需要序列号“1、2、3”或者“一、二、三”时，不要套用自动格式。7.不要对一个自认为陌生或新奇名词进行专门解释。8.表格应用。在正式文件中，要尽也许避免使用表格，必须使用表格，就要作为附件使用。9.数字应用。公文中数字，除了成文日期、部分结构层次次序和在词、词组、惯用语、缩略语、含有修辞色彩语句中作为词素数字必须使用汉字外，应该使用阿拉伯数字。11.尽也许降低异号使用，如-，Δ，→，＿，→，＼等。12.用印。其一要正，其二要骑年盖月，其三尽也许不压成文日期以外文字。第45页第45页14.统一使用计量单位。公文写作不是做报表，销售收入及利税等在亿元以上，以亿元为单位，如实现利润1.25亿元，就不要写作12500万元，在亿元下列，则以万元为单位，如某单位实现利润2350万元，则不要写成0.235亿元，也不要写成23500000元；产品产量在万吨以上，以万吨为单位，如铅产量3.45万吨，就不要写成34500吨，在万吨下列，则以吨为单位，如锑产量是2100吨，就不要写成0.21万吨，铟产量250吨，就不要写成0.025万吨；以“亿”、“万”为单位，准确到小数点后面两位数（四舍五入）即可，不要出现诸如12.5342亿元，1.2534万吨数字；计量单位应统一使用办法定计量单位及符号表示。15.公司名称（包括文章中出现其它单位名称），一律使使用办法定名称（工商部门注册名称）或规范化简称，不要使用代称或俗称。第46页第46页16、标题常见问题作为文稿版式主要构成部分标题排法很有学问。标题是文章内容高度概括，居公文之首，为整篇文稿印刷效果都会产生主要影响。追求标题形式美应注意下列几点：一是分行不破词，即排多行标题时不能随意割裂词汇；二是不可将“”等助词放在分行标题行首；三是3行以上标题普通能够设计菱形、正宝塔或倒宝塔形，但不能排成哑铃形。标题和正文要空一行。文章中小标题需要注意层级符号。普通来说，各级标题层次符号分别为：“一、”“（一）”“1.”“（1）”，当用到“1.”“2.”“3.”这一层级标题时要尤其注意，在序号后面必须是下圆点，而不是顿号。而当用“（一）”（二）”（三）”这一层级标题时，括号后面不应再有标点。第47页第47页16、标题常见问题标题是行政公文主要构成部分，它要求主旨鲜明、重点突出、文字简练、格式规范，是拟写案卷标题和编制档案检索工具唯一依据。据此，须精心制作。但是，有相称一部分公文标题存在病句，最常见有两大类：一是语句不合语法规范；二是请示、函、汇报三者混淆使用。结合详细病例分析下列：语句不合语法规范例1、***公司优先提升有突出奉献中青年科学技术专家待遇告知。例1介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向各单位，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺乏了介词“关于”，应补上。第48页第48页例2、***公司关于进一步搞活控股公司相关政策试行办法。例2动宾搭配不妥。此标题中心词为“试行办法”，其限定部分为“关于”引导介词词组，“进一步搞活公司相关政策”，“搞活”宾语应是“公司”而不能是“相关政策”，“相关政策”紧接宾语之后，则需要另有一个动词与之搭配，由于“政策”只能是落实执行，而不能是“试行”，“试行”只能是“办法”而不能是“政策”。例3、***公司关于加快发展本院彩色印刷品生产若干办法告知。例3动宾搭配失当，文种使用不妥。此标题“加快发展”宾语应是“彩色印刷品”而不能是“若干办法”，阅文献内容有“决定采用下列办法”等语，应使用“决定”、“要求”。若使用“办法”等是非要求文种，应另拟发文告知，并随告知附发。例4、***高校关于认真做好一九九四年表彰优秀教师和教育工作者告知。例4缺宾语。此标题动词是“做好”后面缺乏宾语“工作”应补上。第49页第49页请示、函、汇报三者混淆例6、***关于申请处理更换一台锅炉并大修一台锅炉汇报。例7、***关于申请1995年公费医疗补助费汇报。例8、***关于元旦文艺联欢会所需经费汇报。病例分析：例6标题内容十分明确，就是要求处理问题，关键词是“请示”，“请示”标题可直接准确概括出“请示”内容，使人一目了然。正确作法应是将“汇报”两字替换为“请示”。例7标题内容是某高校请求某市同意“医疗补助费问题”，他们之间不属于从属关系，是属于平行关系。《国家行政机关公文处理办法》中明确指出“互相商洽工作、问询和回复问题，向相关主管部门请求同意等应用"函"”。该文献是属于请求同意“函”性公文，理应删除“汇报”，将“汇报”两字改为“函”。例8标题显然是学院下属单位向上级主管部门请求处理经费问题。《办法》中要求，向上级机关请求批示和同意应当用“请示”。此文是属于请示性公文，“汇报”两字应改为“请示”。

第50页第50页17、公文写作中常见问题文种使用不妥。有公文作者不了解或不会正确利用确切文种，以致长久只使用通知、决定等二三个公文，其余文种一概不用；有公告、通告、通报分不清，望文生义去应用；有不知公文中汇报与请示是两种不同文种，经常混同不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示汇报”；有不知有命令（令）、指示函、会议纪要等公文，碰到该使用这些公文场合则都用通知等公文去代替。格式不规范。公文格式上存在问题，主要有以下表现：（一）公文文头不规范；（二）标题冗长、混乱、残缺不全；（三）主送机关排列混乱；（四）结构层次序数混乱；（五）附件不符；（六）主送、抄送单位不正确。行文规则混乱（一）越级行文。

（二）多头行文。（三）请示一文多事。(四）党政不分。用词不妥(一)词义误用。

(二)生造词语。(三)词语使用不妥。

(四)滥用模糊词语。第51页第51页作为公文撰写者，要想在公文中正确领略领导意图，首先在起草前能够正确领略领导意图。意图包括三个方面：即制文原委、目的以及中心思想，提炼出主旨。之后，谋篇定局、列出提纲，明确先写什么，再写什么，最后写什么，明确每一个层次中心以及每一个段落段旨，明确在什么段落内下使用什么材料。在做好上述工作基础上，才干够落笔起草，拟稿。明白了领导交办公文协作目的、主旨、要处理主要问题、主要依据，以及收文对象，这就完毕了公文写作第一步。之后，自己认真领略领导意图，进一步进一步化、详细化和条理化，比如：文章基本观点通过那几种分观点来阐述，这几种分观点顺序如何排列，针对这些观点，如何去分别阐述，阐述理论依据是什么，等等都要有一个清楚思绪，这样，领导意图就转化为公文撰写人员思想，这样才干够真正动笔写作。公文撰写准备工作

第52页第52页写一个发言稿。假如有也许，最好和发言者直接进行沟通，以便理解发言人思绪和侧重点，假如没有机会，比如领导忙没时间思考，这个时候你就需要大胆工作，依据自己思绪来写作。首先要搜集资料，要依据自己平时掌握资料，搜集和本任务相关材料；要在动笔前要对任务有一个比较全面理解，比如要举办一个活动就要理解情况，时间、地点、目的、意义、活动方式参与人员等等，在此基础上，就需要认真进行思考，在脑子里大体形成一个思绪，然后列出提纲，拟定标题，拟定篇幅长短和字数，然后才干够动笔。绝对不能街道任务就盲目动笔。另外，在领导没有时间和你交流情况下，草稿一定要尽快成文，通过修改后要尽快提交领导审阅，决不要拖着等快届时间再交给领导，让领导没有时间在对稿子进行修改，这种做法是文秘大忌。第53页第53页综合文稿撰写是办公室日常工作主要内容，在工作中居于举足轻重地位，综合文稿质量直接关系到决议权威性。写好综合文稿，掌握关键几种要领能起到事半功倍效果。一、准确把握文稿“四性”特点。面对当今信息传播速度快、内容多时代特点，综合文稿起草必须把握好“四性”。一是思想性。文稿观点是一篇文稿灵魂，也是一篇文稿层次最集中表现，同时也最能表达文稿起草理论认知高度，就是“文眼”，文稿思想性、观点表现形式不尽相同，有就是文稿主标题，有则是分标题，尚有甚至只是一两句话，无论安排在哪里，只要合理，却能起到“点睛”之效。文稿起草几种要点

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二是逻辑性。文稿逻辑性主要表示在结构层次和语言表示上。对文稿结构层次谋划，在文稿层面，阐明是逻辑思维能力，在工作层面，阐明则是全局驾驭能力。对主题或主要观点几种方面或几种层次，要按主次、轻重缓急来安排文稿结构层次，再拟定先说什么、后说什么。这样，既能使文稿结构严谨、段落分明，又能有效地处理“无话可说”问题。关于详略问题，对工作重点、亮点以及特色做法，或受众或所要汇报对象关注、关怀重点内容，要“泼墨”。三是指导性。文稿要有价值、要“有用”。综合文稿作用主要是指导工作，含有传达决议、实行领导意图功效。传达精神、提出观点要准确、要正确，说得要在理，有指导意义，让人接受。提出意见、谋划工作办法要符合实际情况，说在点子上，有针对性和可操作性，不然就会“下笔千言、离题万里”。如何使文稿“有用”，源头活水还是工作。熟悉工作情况才干说上行话、说上“真话”，才不至于形成“误导”。工作研究得越深，也就能抓住关键和要害，看问题就会比普通人深，说话就有份量。假如在工作谋划上没有多少着子，文稿也不也许有多少真知灼见。第55页第55页四是准确性。这指是文字功底。文字是工具、是载体。有好观点、好结构、丰富材料，还要靠书面文字或者口头语言准确地表示出来，表示在文稿起草中主要性不言而喻。不少人往往由于用词不慎造成工作上被动。许多人有时并不是态度不认真、工作不尽力，就是文字粗糙，往往会让人对他敬业精神和工作责任心产生怀疑。第56页第56页二、深刻领略领导主要意图。文稿与文学作品写作有严格区别，不是个人作品，不允许随意而为，随感而发，随心所欲，而是在领导授意下，按照领导意图，依据现行政策或上级机关要求，或现实工作需要，所作“奉命”作文。因此，整个拟草过程，假如是领导发言稿或领导要求下发告知，就必须准确、忠实地反应领导意图和主张；假如是向上级呈报件，就不但要忠实反应本单位领导意图，同时还要认真研究上级机关和领导要求。假如把握不准，就很难写出高质量文稿。尤其是领导发言稿、汇报稿、发言稿，由于种种原因，领导不也许将主旨和要求都交代得一清二楚，往往只粗略交代几句。这就需要平时多积累，做到“两多一勤”，即多听、多记，勤归纳。及时将搜集理解到零碎见解加以归纳综合，形成系统思想观点，达到深化领导意图目的。总之，要善于捕获，做一个有心人，及时、准确、完整地捕获和反应领导对文稿意图和要求。第57页第57页三、谋篇与构思。篇章结构是文稿写作关键。谋篇布局就是对其文章开头、结尾、层次、过度与段落安排。写文章，最关键是思绪清楚，布局合理。这就要求文秘工作人员在拟草前，进行谋篇布局，拟好提纲。只要时间允许，提纲拟得越细越好。尤其是一些大型会议发言稿、发言稿，一些主要工作汇报，更要把提纲议深、议透、议细。对关键内容要做到“三个明确”：一是明确文稿主旨是什么。事先弄清要处理什么问题，达到什么目的，用稿领导主要讲什么，哪些问题要重点强调，以及问题主次等，从而初步形成一个拟草目的。同时，对会议形式、参与对象、时间长短、议程等也要理解清楚，以便在拟订提纲时合理布局，准确把握。第58页第58页二是明确怎样表达领导意图。拟草文稿高度不够、角度不妥是常见毛病，其原因之一就是没有换位思考，从大局高度、从领导思考问题角度谋篇布局。依据不同时期、不同阶段役工作，灵活利用抓两头带中间、点面结合、解剖麻雀、狠抓经典等工作方法，做出通盘考虑与安排。三是明确反应什么经典问题。文稿反应工作情况必须是最新，包含工作成绩、存在问题和原因、上级相关政策要求和要求、处理问题方法和方法等，在拟草提纲前考虑周全，做到心中有数，拟草时合理裁剪，突出重点，布局得当。第59页第59页四、精雕细琢文稿表示形式。做到“三个注重”。一是注重工作素材日常积累。“巧妇难为无米之炊”，掌握和占用大量素材是拟草综合文稿基础性工作。对上级机关下发文献、领导发言、弟兄单位互换材料、下级单位报送工作总结、汇报、信息简报以及各类报纸杂志登载相关文章，要在全面搜集基础上，进行系统梳理、认真归类。二是注重对素材提炼概括。通过敏锐政治观测力和分析判断力，从归纳、提炼、取舍入手，对素材进行精加工，从现象看本质，从现实状况看趋势，归纳出新观点，提炼出问题和办法，挖掘出典型材料，对掌握素材做到取舍得当，详略适宜，有层次、有顺序地围绕主旨，为文稿观点服务。在提炼概括中，要善于将上级精神与领导思绪或意图有机地结合起来，进行挖掘、创新，使领导思绪更具系统性和创造性。第60页第60页三是注重对文稿修改润色。好文章是改出来。主要文稿，普通通过拟草修改、领导修改、会议修改三个阶段。拟草修改，一定要树立精品意识，坚持多看多改，从中心思想到篇章结构、语言文字、标点符号，重复推敲。在方针办法上，做到言之有据，详细而可行；在格式上求严，保持布局规范性；在文字上求精，达到表述准确性；在篇幅上求简，讲求整体结构紧凑性，确保内容、用语、表述等准确贴切，做到草稿不草率，草稿不粗糙。对领导修改意见和会上讨论提出意见，重复琢磨，严格遵循这些意见打磨文稿，恰如其分地表达领导意图。通过重复修改、润色，做到观点有新思绪、选材有新视野、写法有新气象、语言有新文风，使文稿含有较强针对性和指导性，使人有所启迪，有所触动，有所收获。

第61页第61页第一章总则

第一条为使国家行政机关(下列简称行政机关)公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定本办法。

第二条行政机关公文(包括电报，下同)，是行政机关在行政管理过程中形成含有法定效力和规范体式文书，是依法行政和进行公务活动主要工具。

第三条公文处理指公文办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列互相关联、衔接有序工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效原则，做到及时、准确、安全。

第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它相关要求，确保国家秘密安全。国家行政机关公文处理办法

第62页第62页

第六条各级行政机关责任人应当高度注重公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作领导和检查。

第七条各级行政机关办公厅(室)是公文处理管理机构，主管本机关公文处理工作并指导下级机关公文处理工作。

第八条各级行政机关办公厅(室)应当设置文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。

第二章公文种类

第九条行政机关公文种类主要有：

(一)命令(令)适合用于依照相关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政办法；嘉奖相关单位及人员。

(二)决定适合用于对主要事项或者重大行动做出安排，奖惩相关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当决定事项。第63页第63页

(三)公告适合用于向国内外宣布主要事项或者法定事项。

(四)通告适合用于公布社会各相关方面应当遵守或者周知事项。

(五)告知适合用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相从属机关公文，传达要求下级机关办理和需要相关单位周知或者执行事项，任免人员。

(六)通报适合用于表彰先进，批评错误，传达主要精神或者情况。

(七)议案适合用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

(八)汇报适合用于向上级机关汇报工作，反应情况，回复上级机关问询。第64页第64页

(九)请示适合用于向上级机关请求批示、同意。

(十)批复适合用于回复下级机关请示事项。

(十一)意见适合用于对主要问题提出见解和处理办法。

(十二)函适合用于不相从属机关之间商洽工作，问询和回复问题，请求同意和回复审批事项。

(十三)会议纪要适合用于记载、传达会议情况和议定事项。第65页第65页第三章公文格式

第十条公文普通由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件阐明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分构成。

(一)涉及国家秘密公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

(二)紧急公文应当依据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

(三)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

(四)发文字号应当涉及机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。

(五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。第66页第66页

(六)公文标题应当准确简明地概括公文主要内容并标明公文种类，普通应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，普通不用标点符号。

(七)主送机关指公文主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

(八)公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

(九)公文除“会议纪要”和以电报形式发出以外，应当加盖印章。联合上报公文，由主办机关加盖印章；联合下发公文，发文机关都应当加盖印章。

(十)成文日期以责任人签发日期为准，联合行文以最后签发机关责任人签发日期为准。电报以发出日期为准。

(十一)公文如有附注(需要阐明其它事项)，应当加括号标注。

(十二)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关要求标注主题词。第67页第67页

(十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文其它机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

(十四)文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，能够并用中文和通用少数民族文字(按其习惯书写、排版)。

第十一条公文中各构成部分标识规则，参考《国家行政机关公文格式》国家原则执行。

第十二条公文用纸普通采用国际原则A4型(210mm×297mm)，左侧装订。张贴公文用纸大小，依据实际需要拟定。第68页第68页第四章行文规则

第十三条行文应当确有必要，注重效用。

第十四条行文关系依据从属关系和职权范围拟定，普通不得越级请示和汇报。

第十五条政府各部门依据部门职权能够互相行文和向下一级政府相关业务部门行文；除以函形式商洽工作、问询和回复问题、审批事项外，普通不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。

第十六条同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府能够联合行文；政府与同级党委和军队机关能够联合行文；政府部门与相应党组织和军队机关能够联合行文；政府部门与同级人民团队和含有行政职能事业单位也能够联合行文。

第十七条属于部门职权范围内事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批事项，经政府同意也能够由部门行文，文中应当注明经政府同意。第69页第69页

第十八条属于主管部门职权范围内详细问题，应当直接报送主管部门处理。

第十九条部门之间对相关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如私自行文，上级机关应当责令纠正或撤消。

第二十条向下级机关或者本系统主要行文，应当同时抄送直接上级机关。

第二十一条“请示”应当一文一事；普通只写一个主送机关，需要同时送其它机关，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“汇报”不得夹带请示事项。

第二十二条除上级机关责任人直接交办事项外，不得以机关名义向上级机关责任人报送“请示”、“意见”和“汇报”。

第二十三条受双重领导机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

第70页第70页第五章发文办理

第二十四条发文办理指以本机关名义制发公文过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第二十五条草拟公文应当做到：

(一)符合国家法律、法规及其它相关要求。如提出新政策、要求等，要切实可行并加以阐明。

(二)情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力争简短。

(三)公文文种应当依据行文目的、发文机关职权和与主送机关行文关系拟定。

(四)拟制紧急公文，应当表达紧急原因，并依据实际需要拟定紧急程度。第71页第71页

(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引起文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明详细年、月、日。

(六)结构层顺序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。

(七)应当使用国家法定计量单位。

(八)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确中文译名。

(九)公文中数字，除成文日期、部分结构层顺序数和在词、词组、惯用语、缩略语、含有修辞色彩语句中作为词素数字必须使用中文外，应当使用阿拉伯数字。第72页第72页

第二十六条拟制公文，对涉及其它部门职权范围内事项，主办部门应当积极与相关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门主要责任人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门能够列明各方理据，提出建设性意见，并与相关部门会签后报请上级机关协调或裁定。

第二十七条公文送责任人签发前，应当由