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文档简介

合同档案管理制度一、制度目的1.1为加强公司合同档案管理规范化建设，维护公司合同权益，提高资产管理水平，制定本制度。1.2本制度主要是对合同档案的保存、调取、归档等各个环节进行详细的规范，保证合同档案的完整、准确和保密性。1.3本制度适用于公司制定、执行的所有合同档案的管理。二、档案保存2.1合同的原件或复印件必须原则上保存在公司合同管理系统中，并按计划及时存入实体档案中。2.2合同归档前需进行质量检查，确认是否完整、准确及签字、盖章、日期是否齐全。2.3档案室应按照合同的性质、类别等进行分类存放，并建立档案目录，方便档案查询和调取。2.4档案室应保持通风、干燥、无腐蚀性气体的环境，确保档案的完整性与保存期限。2.5档案室应对存放的合同档案进行定期检查和抽查，发现异常情况及时处理和纠正。三、档案调取3.1公司各部门需要查询档案的，应提前向档案室提出调阅申请，并填写申请表，申请表中应注明调阅的目的、名称、编号、申请人、时间等信息。3.2档案室应根据调阅申请查找相应的档案，并在规定时间内完成调取工作。3.3档案在使用后应立即归还档案室，并填写使用登记表，以便于档案室做好历史档案调取的保留。四、档案保密4.1合同档案属于公司机密文件，并应对外保密。对于合同文件的扫描、复制等操作，需做好安全防护工作。4.2公司各部门应当对遇到机密合同进行妥善保管，未经过有权主管部门审批的，不得进行泄漏、透露和披露。4.3档案室应建立相应的安全措施，确保合同档案完整无遗漏的请况下，防范泄漏、损毁、灭失等事故的发生。五、档案归档5.1合同归档工作由档案室负责，档案室应按照相应的规定、标准对档案进行归档。5.2合同归档后，应将合同的原件或复印件归入公司合同管理系统中，并在电子系统中进行管理。5.3归档文件应按照合同的性质、类别等进行分类，建立档案目录和档案清单，便于查询和调阅。5.4对于过期、失效的合同档案，档案室应及时进行清理和销毁，将档案处理记录到相应的销毁清单中。六、附则6.1对于涉及机密的合同档案，按照有关国家法律法规，进行保密处理，确保公司合同的安全性和机密性。6.2本制度应定期进行修订

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