加强人事档案管理需要注意的几个方面

加强人事档案管理需要注意的几个方面人事档案管理是党和国家人事工作的一个重要组成部分，是人才信息的重要载体，是人才成长的主要信息资源，是每个人自身成长过程中的历史真实记录，是个人身份、学历、资历等方面的重要凭证和依据；人事档案可以为组织人事部门提供重要的信息资源来历史地、全面地考察职工，发现人才、使用人才和管理人才。从而在考察任用干部、落实政策、解决待遇、核实年龄、工龄和学历,套改工资、办理离退休手续等方面发挥重要作用。因此,人事档案的材料收集是否齐全,管理是否规范,不仅会影响人事的决策,而且也关系到个人的切身利益,必须慎重。而随着我国人事制度改革力度的不断加大，人事档案管理出现了许多新情况、新问题。如何面对新的挑战，人事档案的科学管理就显得更为重要了，可以说这项工作的好坏直接影响到人事工作的效率和质量。但有些单位人事档案的管理却不尽人意,存在诸多问题。现在,结合自己的工作体会,谈谈在人事档案管理中要注意的几个方面。首先，加大宣传力度，增强职工的档案意识。人事档案工作是组织人事部门的一项基础性工作，同时也是一项与全体职工切身利益息息相关的工作。加大档案宣传力度，增强职工的档案意识，是做好人事档案工作的前提和保障。针对目前职工档案意识淡漠的现状，我们必须进一步加大档案宣传力度，可采取一些喜闻乐见的方式进行宣传，主动把与职工切身利益相关的档案知识送到他们手中，使他们在无形中“接受”档案，知道档案在日常的工作、生活中的重要作用，了解档案的重要价值，提高大家的档案意识和做好人事档案工作的自觉性，同时也可以在单位内各级部门建立兼职档案员制度，并派专人作为兼职档案员，保持人员的稳定。人事档案部门定期对他们进行有关档案知识的培训，责成他们负责本部门人事档案工作的宣传，把档案工作与职工个人前途发展紧密联系在一起，以唤起大家对档案工作的意识，让档案工作为报业事业发展发挥积极作用。人事档案管理是为职工晋升职务、职称评聘、工资调整提供服务，是建设一支高素质的职工队伍的重要手段和载体。因此，要把人事档案管理工作列入组织人事部门工作计划，在人员配备、经费使用上予以保证。要对从事人事档案工作人员加强思想政治教育和业务培训，使他们充分认识到人事档案工作的重要性和做好人事档案工作对于单位建设和发展的密切关系与重要作用。要充分认识到做好人事档案工作能够掌握人才信息，开发人才资源；要从过去的重点搞整理装订等基础工作，迅速转到广泛收集和利用上来。随着人才市场的社会化和扩大化，单位人员的流动性增强，在这种情况下，人事档案资料的收集和记载就要与时俱进，跟上人员动态情况的变化。但是，现实情况却远远达不到这一要求。鉴于此，档案材料的收集和整理就亟待加强，资历材料的真实性也必须得到保障。要贴切、恰当、客观、真实、生动地反映出每个人的个性表现和个性特质，力避表面、空洞和概念化的语言，杜绝一份评语人人通用的陈旧做法。其次，材料收集要及时、齐全。文件材料收集齐全完整,是做好人事档案管理工作的前提和基础。如果文件材料收集不全面、不完整,不仅会影响人事档案的质量,甚至会破坏人事档案的完整性。首先要注意文件材料收集的及时性。随着科技、经济的快速发展,各种文件材料发放频繁,如果不及时收集,会造成部分资料遗失。因此,在日常工作中,应及时建立文档收集帐簿,记录需要收集的文件材料项目、计划收集的日期以及收集情况,并按照计划收集日期进行材料收集。其次要注意文件材料收集的全面性。当今社会,各种往来文件样式繁多、内容不应的技术处理,将文字、图片、声像等资料转变成数据资料,实现人事档案纸质与数据格式并存,根据需要,通过屏幕查阅有关内容。同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新,通过网络,可以实行不属于保密范围的档