《采购部规章制度及工作流程》

广州健联科技有限公司文件编号选购 部工作管理规范和工作流程编制页码共10页1.0、目的：加强选购 业务工作管理，做到有章可循，预防选购 过程中的各种弊端，降低选购 成本，提高选购 业务的质量和企业的经济效益。2.0、范围：本制度适用于公司全部外购产品（办公用品和设备除外）的选购 。3.0、相关定义：、供应商：是指能向选购 者供应货物、工程和服务的法人、其他合法组织或个人。、合格供应商：是指经过公司肯定程序评审确定可以与公司合作的供应商。、选购 申请单：是需求部门依据须要选购 的物品所填写并提交给选购 部门的单据，此单据须有有审核权限的人员签字。4.0、选购 部职能和职责：4.0.1选购 部工作职能：1.选购 职能1.制订选购 政策及制度。2.制订选购 安排与预算。3.明确选购 人员的任务和完成目标。4.完成公司选购 指标，适时适量供应物料。2.执行职能1.执行公司的选购 理念和相关政策。2.执行公司下达的选购 任务。3.选择与评估供应商。4.确定合理的库存量，并对库存量进行实时监控。5.选购 谈判管理。6.签订选购 合同。7.执行对需求部门所提选购 需求的审核、对合同执行的管控、对发起人付款安排的审核。3.选购 管理职能1．选购 部组织结构设计与调整。2.选购 人员的聘请与培训管理。3.选购 绩效考核管理。4.选购 成本、库存成本管理。5.审核需求部门的需求，明确选购 合同的条款。6.审核发起部门的付款安排。7.审核合同的签订。8.审核选购 价格的确认。9.审核供应商的管理。4.选购 支持职能1.为业务部、销售部或相关需求部门供应最新的产品规格、性能、交期等资料。2.帮助仓库进行产品验收。3.为业务部等相关部门帮助制定产品价格。4.为财务部门供应选购 成本信息，找寻降低选购 成本的方法。5.为财务部供应付款安排，合理限制资金流转。选购 部工作职责：1.制订选购 安排1.编制选购 安排。2.编制选购 预算。3.分析选购 需求。2.市场调查1.调查选购 市场，包括资源分布状况、供应商状况、品种质量、价格状况、运输状况等。2.寻求新材料，为改良产品找寻替代品。3.收集相关政策、法规。4.调查和驾驭供应渠道。3.供应商管理1.正确开发与选择供应商。2.供应商的评估，对供应商的价格、品质、交期、交量等做出评估。3.对供应商进行考核，以作为管理供应商的依据。4.与供应商洽谈，建立供应商档案。5．开发新供应商，进行寻价、比价功能。不断寻求替代品与降低选购 价格。6.建立并维护供应商合作关系。保证货品的刚好供应。4.库存管理1.进行货品验收入库、保管和发货。2.确定合理的库存量，降低库存成本。3.不良品和滞销品的预防与处理。4.与财务交接单据。5.组织选购 1.依据选购 需求，组织并实施选购 安排。2.选购 谈判管理包括确定价格，交货期及付款方式等相关条件。3.询价、比价、议价、订购及交货的督促与协调。4.起草完整的选购 合同并进行合同评审。5．选购 订单的制订、发放、跟进及保存。6.选购 付款的申请及付款。7.货品品质管理。6．部门协作管理1.向业务部供应新产品的询价、比价并开发新供应商。2.向业务部供应所需求货品的供应，保证销售进度。3.向财务部供应所询产品的最新、最低选购 成本，以满意成本核算要求。4.向财务部供应完整的票据、单据等资料信息，完善财务制度要求。5.完成公司其它须要选购 部协作事宜。5.0、选购 原则：、严格执行询价议价程序“同等质量选价格低的，同等价格选质量好的”货品选购 ，必需有三家以上供应商供应报价（特别状况除外），在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格后，由选购 部直属领导签字确认。、一样性原则选购 人员选购 的物品必需与请购单所列要求、规格、型号、数量相一样。在市场条件不能满意选购 部门要求或成本过高的状况下，刚好反馈信息供申请部门更改请购单作参考。、廉洁制度全部选购 人员必需做到：1、不以任何形式、任何理由向供应商收受或索取个人佣金、回扣、礼金礼券、珍贵物品等。2、不以虚假票据、虚假合同套取个人费用或从事与业务无关的活动；不弄虚作假损害或侵占公司利益。3、不指使或授意下级人员同意验收或接收质量不合格、不符合合同约定的货品等。4、不违反合同约定擅自变更或确定产品的定价、标准及指定的材料。5、不泄露应当保密的与招标活动有关的状况和资料；不将制作的标书及相关资料，供应应投标方，获得好处。6、不利用公司的商业隐私、学问产权、业务渠道及其它资源为本人或者他人从事牟利活动。7、不从事、参加、支持、纵容对公司有现实或潜在危害的行为。、道德准则1、“爱岗敬业”。“爱岗敬业”是选购 员做好任何一项工作的动身点，也是选购 员首先应当具备的最基本的“职业道德”。选购 员只有酷爱本职岗位工作，并在本职岗位上不遗余力、尽职尽责，才能全身投入选购 工作。同时，选购 从业人员要仔细钻研选购 业务，才能干好本职工作。

2、“诚恳守信”。“诚恳守信”是选购 员做好选购 工作的根本前提，是做人、做事、干工作的基本准则。选购 员只有具备了言行一样、做醇厚人、说醇厚话、办醇厚事，不弄虚作假、不欺上瞒下，严格遵守和兑现自己作出的承诺。才能在具体的选购 工作中，严格地履行好自己的权利和义务。3、“廉洁自律”。选购 员自我约束、自我规范、自我限制、自觉树立高尚的觉悟、良知和道德水准，自觉增加抵制不正之风的实力。只有这样，才有助于选购 员工作和选购 宗旨的充分完成和实现。4i8y,z4、“客观公正”。“客观公正”是选购 员的职业灵魂。它要求选购 从业人员在实际工作中，要公允正直，没有偏袒，既不得搀杂个人的主观意愿，也不能被他人的看法所左右；严格依据统一的评标规则和标精确定中标或成交的供应商，不得有任何主观倾向，以切实维护各供应商的切身利益。5、“坚持原则”。“坚持原则”就是要求选购 员在其选购 活动中，要严格依照规定的操作程序进行操作，不以自己主观或他人强加的意志所转移。

6、“优质服务”。选购 员肯定要时刻树立“优质服务”的工作看法，对来任何供应商都要做到看法温柔、语言文明、敬重事实、虚心谨慎。6.0、选购 部工作流程：、请购仓库提交的货品请购申请需有书面文件，经各相关领导审批，最终交选购 部门进行选购 。、供应商的选择及评价1、供应商信息资料的收集，供应商必需证照齐全，具有相关资质。2、选购 部应较全面地了解驾驭供应商的管理状况、质量限制、运输、售后服务等方面的状况，建立供应商档案，做好记录。为确保供应渠道的畅通，防止意外状况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互选购 。3、对于合格供应商要定期进行评价，对供货质量下降的供应商，相关部门应书面通知，要求期限整改，再依据相关部门的评价结果确定是否接着订货。对于不刚好协作我公司处理问题的供应商，选购 部将取消合格名单，并报相关领导审核。专业专业媒体市场走访专业网站各种名册客户介绍展览会和行业活动名片筛选待选择的供应商进行资信调查考察上门了解经济实力信誉财务状况优势产品资源管理水平营业执照税务登记证考察结果报告选购 经理审批供应链总监审批正式洽谈合作选择供应商的程序流程图、询价、比价依据找寻到的合适供应商，进行相关信息的收集，对各供应商的报价本着“同等质量比价格；同等价格比质量”的原则进行比价、核价、上报、批示。、选购 合同签定

1、公司的选购 业务（办公用品和设备除外）统一由选购 部负责办理，其他部门或人员不得自行选购 。

2、选购 部经价格审查后才可签定选购 合同或选购 订单。3、选购 合同和选购 订单内容应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费担当、结算方式、违约责任等条款。4、选购 合同经公司内“合同章运用审批表”审批流程后，加盖公司合同章，经对方签章后生效。选购 合同一式两份，双方各执原件一份。选购 部负责选购 合同的传阅会签和相关部门的存档。、《选购 订单》的审核与下达1、选购 员依据询价结果和供应商拟订《选购 订单》后，交由选购 部经理和供应链总监审核签字，《选购 订单》即可生效并转入执行阶段。2、《选购 订单》转为执行阶段后，依据以下流程进行付款审核：选购 人员依据选购 订单填写付款申请单→选购 部经理审核→供应链总监审核→财务部经理审核→财务部执行付款操作。、订单的跟踪对于转入执行阶段的《选购 订单》，选购 员应刚好跟踪并了解《选购 订单》的执行及到货状况，以削减意外状况和不确定因素的发生，进而保证物资的刚好到位。、验收、入库1、选购 物品到货后，应在第一时间将到货产品的相关信息通知到仓库等相关人员对产品进行验收确认，在产品验收精确无误后，库管收货并办理产品的入库手续。在验收入库的过程中出现产品质量或数量异样，仓库应刚好通知选购 部，由选购 部与供应商联系退货或者调换。、结算1、选购 部依据合同约定的付款方式及付款时间向财务部门提出付款申请，各主管签字，交给财务部办理付款手续。2、发票：公账付款时必需索要发票，核对发票形式（普票或增值税发票）内容需和合同约定一样，确认后交给财务部核销。、已入库产品的退货对于已入库的产品，相关部门在运用或销售过程中发觉产品不合格的，应刚好再次对这批产品进行检测。再次检测结果确不合格的，应刚好通知选购 部。选购 部依据与供应商签订的相关产品选购 合同之规定及公司关于相关物品退货之规定提出处理看法，经选购 部领导同意后刚好办理退货或换货等手续。、总工作流程示意图接接收货品选购 清单分类、汇总分类、汇总制定选购 安排制定选购 安排找寻供应商进行找寻供应商进行询价、比价、谈判办理合同评审流程选购 合同、订办理合同评审流程选购 合同、订单签定通知到货日期订单跟踪通知到货日期订单跟踪核对入库到货核对入库到货核对核对入账到货完成到货完成7.0、供应商管理规定7.0.1、新供应商开发需求7.0.1.1、当出现下列状况时，供应商管理人员进行新供应商开发：1.新产品设计、产品更改须要增加新的供应商时；2.量产产品由于成本压力、公司策略须要开发新的供应商时；3.现有供应商因出现以下状况，产品供应发生困难或存在潜在危机时:3.1.发生产品质量事故3.2.3次及以上不能刚好交付产品3.3.现有的工艺手段已不能满意公司技术文件所规定的规范3.4.其供货价格已明显失去竞争优势3.5.售后服务看法恶劣等3.6.因内部自制加工实力受限，需委外协作或选购 时。7.0.2、供应商资料收集7.0.2.1、供应商信息来源主要有以下几个途径：1.现有合格供应商；2.相关部门、及有关人员举荐；3.通过各种媒体收集的相关企业信息；4.企业自荐；5.通过公开招录而获得的相关企业信息；6.顾客指定的供应商；7.其他途径。7.0.2.2、供应商管理人员依据新供应商开发需求对供应商资料进行收集，资料一般包含以下内容：1.营业执照副本；2.企业简介（企业宣扬材料）；3.与其公司部门对接领导和相关业务人员的联系方式；4.质量体系证书；5.生产实力、技术水平、产品结构；6.第三方出具的产品质量报告；7.有关质量保证、质量改进方面的证明文件。7.0.3、确定潜在供应商7.0.3.1、潜在供方选择原则1.始终贯彻公开评审、多部门参加的原则；2.坚持同质选低价，同价选高质，同质同价短货期的原则；3.依据实际须要，遵循地域就近，服务上乘，信誉牢靠等原则。7.0.3.2、准入标准1.有较强的生产实力；2.已建立有效的质量管理体系；3.有较强的产品开发和牢靠性试验实力；4.有完善的技术服务体系，能刚好供应优质服务；5.具有肯定行业知名度和良好信誉。7.0.4、供应商评价7.0.4.1、供应商评价项目包括：1.供应商的生产实力；2.供应商的价格；供应商可接受的付款周期；3.供应商的技术水平；4.供应商质量管理体系水平；5.质量保证实力；6.供货实力和交期。7.0.5、供应商业绩评价7.0.5.1、供应商评审可以通过以下过程绩效指标对主要供应商的供货绩效进行日常监控与管理：1）价格、2）品质、3）交期、4）综合协作度。7.0.5.2、选购 部收集各部门关于供应商供货货品的质量表现，以促进供应商改进其制造过程的业绩。1.库管汇总到货检验状况、签收检验合格率。2.选购 部统计供应商的交付刚好性、价格调整等。7.0.6、评审结果7.0.6.1、从质量、成本、交付、服务等几个方面，做到公允、公正、公开，对供应商业绩进行评价；采纳定量打分的方式，依据评价结果对供应商按优秀（A级）、良好（B级）、合格（C级）、不合格（D级）进行分级排序，实行等级管理。依据评价得分对供应商等级划分A—D级等级ABCD分值A≥8584＞B≥7069＞C≥60<607.0.6.2、评价后处理方案1.针对A级供应商，调整其供货份额且新产品配套、财务结算等方面予以优先；2.针对B级供应商，削减订单份额，要求其进行整改，并提交整改报告，选购 部负责对整改状况进行验证；3.针对C级供应商，暂停订单份额，要求其进行整改，并提交整改报告，选购 部负责对整改状况进行验证；4.针对D级供应商，干脆取消其合格供应商资格，保留资料。7.0.7、资料归档选购 人员对各阶段工作资料进行收集和归