中小企业办公室规章制度

办公室规章管理制度河南世豪园林工程有限公司综合办公室2015年4月办公室规章管理制度第一章

总则一、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使办公室管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。二、本制度适用于公司办公室所有成员并严格遵守各项规定。三、切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。第二章

职责范围一、办公室管理人员直接受公司总经理领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。三、负责公司文书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如：名片印制、收发传真等。第三章

工作规范一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。第四章

办公室事务管理1.文书管理制度文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。1.1文件管理制度1.1.1管理要点1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。2、文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。1.1.2制度规范1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。具体到各部门，办公室行政口负责公司日常文件的归档；2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在综合办公室，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。3、公司对内公开文件由综合办公室负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，经审核无误后综合办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。5、机密文件由综合办公室保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理。6、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。1.1.3文件管理流程设计1、内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁3、借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁1.2文书管理制度1.2.1管理要点1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。2、文书管理范围包括：一般性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编）、行政人事部发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。3、除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。4、根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。1.2.2制度规范1、根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。2、按照文书管理范围，综合办公室的发文根据需要填写《发文簿》，所有文书原稿均由综合办公室分类存档备查。3、按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。4、根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁；须上级审批同意，方可销毁。5、办公室负责人为第一责任人，若发现文书丢失，办公室人员必须查明原因，如实向主管部门报告，若未查明原因，则由办公室负责承担。7、违反以上规定者按照相关规定予以惩处。1.2.3流程设计起草文书→填写《发文簿》(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁1.3档案管理制度工作日星期一至星期五（如有变动另行通知）星期一至星期五（如有变动另行通知）上午8:00-12:008:00-12:00下午14:00-17:3014:30-18:005.2.2迟到早退公司将按照员工迟到/早退的时间作如下扣款：迟到/早退时间扣款大于30分钟，但小于或等于4小时半天工资大于4小时一天工资5.2.3工作时间外出办事员工因公务原因需要在上班时间外出办事的人，在得到直接主管的批准后在员工外出办事表上签注，方可外出办事。5.2.4请假制度第一、请销假的审批及手续

请假应当根据请假手续及核准权限进行申请：

①请假不超过一天的，本人事先填写《请假条》，由本部门负责人审批。

②请假一天以上三天以内的，本人事先填写《请假条》，经本部门负责人审查后，报总经理审批。③请假三天以上的，本人事先填写《请假单》，经本部门负责人审查和总经理审核后，报董事长审批。④经审批的《请假单》应当交综合办公室备案。⑤特殊情况的另行规定。⑥员工休假结束后应及时到综合办公室销假，每逾期销假一天处以一百元罚款。⑦所有请假事由必须真实，如发现以虚假事由请假的，一经查实，即作旷工处理。第二、法定节假日休假根据《劳动法》的规定，公司在下列法定节日，安排员工休假：

①元旦、春节、清明节、国际劳动节、端午节、中秋节、国庆节，公司依据国家法定节假日规定进行放假。②特殊情况另行规定。

③根据国家政策，对法定节假日前后的周末可以实行调休。

④法定节假日休假期间，员工薪酬、福利待遇不受影响。

第三、带薪假

事假

①员工因私事必须本人处理可申请事假，每人每月可请带薪事假不超过三天。

②请事假应从严掌握，并按照请假审批权限报批。超过三天的部分，不享受公司的任何薪资、福利待遇。

病假

①员工本人因病、伤诊查，住院治疗和病休不能上班而请假为病假，每人每月可请带薪病假不超过三天（包括事假在内合计每月度不超过3天），公伤治疗休息的除外。

②请病假的审批及手续：

请病假的需填写《请假单》，并按照请假批准权限报批，事后向综合办公室提交镇以上医院的诊断书、病休建议书、住院手续等证明方有效。

员工因患急病，需在医院急诊治疗的，事后需凭诊断书、住院手续等凭证补填《请假单》报批，经批准的方为有效。

婚假

①员工本人的婚事，可请婚假三天，符合晚婚条件婚假为十天。婚假必须提前十天通知部门负责人和综合办公室。

②婚假期间薪酬福利待遇不变。

产假、护理假和哺乳假

①女员工产假为九十天，其中产前休息假为十五天。难产增加假期三十天。多胞胎生育的，每多生育一个婴儿增加假期十五天。产假必须提前三十天通知部门负责人和人力资源部。

②男员工在妻子生育期间可享受护理假7天，在外地的可适当给予在途时间。

③女员工产假期满身体经医院诊断仍未恢复健康，可请哺乳假至婴儿一周岁止，哺乳假期不计发薪资。

④产假和护理假期间薪资福利待遇不变。

丧假

①父母、配偶丧亡可给假五天。祖父母、兄弟姊妹及子女、岳父母丧亡可给假三天。其他直系亲属丧亡可请假二天。在外地的可适当给予在途时间。

②丧假期间薪酬福利待遇不变。

第四、其他

①本制度由综合办公室负责实施、解释。

②本规定自发布之日起试行。5.2.5纪律处分员工有责任在规定的工作时间内准时到岗。如果员工不能在规定的工作时间来公司上班，其有责任在上班时间后半小时之内通知其主管（经理级及以上）并说明不能来上班的理由。符合下列情形的员工可被认为是在没有通知的情况下主动辞职，并且在他们的最后工作日解除和公司的劳动用工关系，具体如下：（1）未经授权或事先通知的连续三天或一个考勤周期内累计五天工作日的缺勤。（2）超过4小时（含）以上的迟到或早退到达连续三次或者一个考勤周期内累计达五次。6、日常事务管理 6.1接待管理第一条

来客接待是综合办公室的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。第二条

以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。第三条

接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。第四条

流程设计：接待来访人员→询问来意，需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁（二）

报刊收发整理第一条

办公室管理人员按照公司实际需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅的有关手续。第二条

办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上，报纸、内部刊物可随意阅览，但不得带出公司或随意撕剪，阅毕放回原位。第三条

任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用。第四条

报纸每周更换一次，所有报纸每季度处理一次。第五条

流程设计：收发报刊→整理→放置资料架→定期清理（三）

后勤管理第一条

为了认真贯彻公司的各种制度，充分发挥和调动员工的积极性和主动性，根据实际严格制度。第二条

后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。第三条

办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护，及时提醒值日生和监督者做好相应工作。第四条

根据外出工作人员情况，及时督促其按时填写外出工作时间登记，如实填写时间及外出事由。第五条

办公室人员每周进行一次外出工作时间统计，每两周进行一次考勤汇总统计，月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总。6.2其他事物6.2.1

文化宣传管理第一条

负责公司内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责公司外部的宣传维护工作。第二条

根据需要，及时收集信息、加工信息，做好信息传递工作。第三条

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