公文管理实施细则

文件号：公文管理实施细则1总则公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。为使公司公文管理工作制度化，做到规范、准确、及时、安全，特制订本细则。2公文种类2.1请示：请上级指示和批准，用“请示”。2.2报告：向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级询问，用“报告”。2.3指示：对下级机关布置、指导工作，规定工作程序，用“指示”。2.4布告、公告、通告2.4.1向员工公布应当遵守或周知的事项，用“布告”。2.4.2向公司内外宣布重大事件或法定事项，用“公告”。2.4.3在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。2.5批复：答复请示事项，用“批复”。2.6通知：传达上级指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级或其他单位的公文，用“通知”。2.7通报：传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项用“通报”。2.8决定、决议2.8.1对某些问题或重大行动做出安排，用“决定”。2.8.2经会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。2.9函：平级或相互无隶属关系的单位之间商洽工作，向有关主管部门请示批准或答复，用“函”。2.10会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。3公文格式3.1公文文本格式3.1.1公司内部公文3.1.1.1标题：三号字、宋体加粗。3.1.1.2正文：小四号字、宋体、1.5倍行距、标准字距、落款处日期为中文。正文和标题间空两行。3.1.1.3页码：两页以上文档、资料必须插入页码，一律用阿拉伯数字，位置为页脚处靠右。3.1.1.4页边距：上为3cm，左为3cm，右为2.5cm，下为2.5cm。3.1.2公司对外公文3.1.2.1标题：三号字、宋体加粗。3.1.2.2正文：四号字、宋体、1.5倍行距、标准字距、落款处日期为中文；正文和标题间空两行。3.1.2.3页码：两页以上文档、资料必须插入页码，一律用阿拉伯数字，位置为页脚处靠右。3.1.2.4页边距：上为3cm，左为3cm，右为2.5cm，下为2.5cm。3.2公文文体格式公文文体格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。3.2.1公文标题必须准确、简要概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。3.2.2向上级请示的公文，一般只写一个主送单位；如需上报另一个上级单位时，可以用抄报形式。3.2.3发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。3.2.4公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办单位的公文编号。3.2.5公文如有附件，应当在正文之后，单位名称之前，注明附件名称和件数。3.2.6收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位排列在前。4.7公文校对以原稿为准，不得擅自改动原文。校对后发现差错，由校对人员负责；校对后，文员没有改正的，由文员负责。4.8公文办理完毕后，应存档公文必须及时送交档案员整理立卷，个人不得私自保存。4.9公文保密等级分为：绝密、机密、通用。绝密、机密文件打印必须用专用移动存储器，不得在打印链接设备上留存。绝密文件只能打印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。文件机密级数确定，由发文单位的主管领导根据文件内容决定。5公文收文处理5.1公文收文处理一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等。5.2承办人按照规定的传阅范围和顺序，安排传阅。领导人之间不能自行横向传递，以免造成积压或传失。5.3公文处理按照《文件管理制度》有关规定执行。各单位收到急件时，应在三日内答复并退还文件，一般性文件，一周内办理并退还文件，最迟不能超过15天；还需要研究，不能按时办理并退还文件的，必须以书面或口头方式简要向档案室说明。

5.4加强公文检查催办工作。承办人员对发出的文件，要认真督促、催办，以避免积压或漏办。5.5参加重要会议带回的文件，汇报和传达后，应将会议文件交档案员立卷归档。5.6各级领导对送来的公文要及时阅批，急件当天批复；一般文件一天内批复。5.7各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅，批文要明确、具体，可操作。6公文管理要求6.1各单位及各有关人员，对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。6.2各单位必须派专人负责文书管理，按照《文件管理制度》执行，加强对相关人员的保密纪律教育。严禁将秘密文件带出公司。6.3公司所有发文，发文单位应有存档（电子文档或纸质文档），并将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本两份（