信息社会背景下办公室文书管理工作的改革和创新

信息社会背景下办公室文书管理工作的改革和创新

Summary：随着我国科技的不断进步，信息化时代到来。文书是单位办公室文件资料体系的重要构成部分，也是单位开展各项管理工作、做出各项决策的重要依据。高效的文书管理工作能够保证资料的完善与完整，保证资料真实可靠，具有较强的借鉴意义。信息社会背景下，多样的信息技术与工具为人们的工作提供便利条件，也改变文书管理工作的环境，导致传统的管理方法无法适用。此时要立足单位实际情况，分析单位的文书管理工作作用，明确信息社会之下的管理工作改革思路，一步步有计划地创新管理工作方法，灵活运用各项信息工具，提升管理效率，切实保护的真实、完整、可靠与安全，为单位今后的各项决策与活动提供有力保障。Keys：信息社会背景；办公室；文书管理工作；改革创新引言文书能够为本单位开展工作计划和决策提供重要依据，其内容包括单位事业发展规划、年度总结、人事变更等各方面信息，由此可见，文书管理工作是单位整体管理的重中之重。各部门的发展、成绩、日常工作内容等均通过文书体现，所以办公室文书管理也是一项工作量大且烦琐的工作。传统管理方法以纸质管理为主，容易造成丢失、人为损坏或笔迹不清，其保留年限短。从工作形式上看，传统人工整理方式工作效率低，增加了文书管理人员的工作压力，且无法满足相关管理要求。同时，由于文书信息量较大，服务对象不尽相同，所以查询时也有诸多不便。因此，只有切实改革与创新办公室文书管理形式与方法，提高管理工作信息化水平，才能实现提高文书管理工作质量和效率。1企业办公室文书管理工作的特点首先，文书管理具有一体化的特点。文书记录了企业业务活动的整个流程，只有在日常工作中全面做好资料信息的采集和整理，才能在归档时保持文书的全面性、时效性和精确性。文书工作和质量之间存在着密不可分的关系，因此需要规范文书工作的流程，了解不同文书资料的类型和特点并做好分类管理，为信息采集和存储、调用等提供可靠保障。其次，文书管理具有广泛性特点。文书是企业活动中形成的有价值的文件资料，包括上级下发的文件和通告、复函等，也包括企业自身的规章制度、信件记录和合同文件等，涉及不同的部门及工作环节，因此呈现出广泛性的特点。特别是在企业生产经营规模逐步扩增的趋势下，文书的广泛性特点更加显著，这也给管理人员带来了更大的挑战。再次，文书管理具有保密性的特点。部分文书的保密等级较高，很多内容会涉及企业的商业机密，因此在管理工作中需要确保资料的安全性，防止信息泄露而给企业造成难以挽回的损失。同时，在存储和调用等过程中，也应该设定相应的权限，在权限范围内开展操作，避免文书出现破坏和丢失的情况。最后，文书管理具有重要性的特点。文化不仅仅是企业工作过程的记录，更可以发挥其良好的实用价值，通过深入分析文化的相关内容，为管理层和领导层提供决策支持，准确评估企业未来发展的趋势和方向，为各部门提供更加可靠的信息资源。2信息社会发展对于办公室文书管理工作的意义2.1有利于保护资料的完整性信息化建设后，文书资料能够突破原本的时空限制，不受外界时间、环境等多种因素的影响。工作人员可以利用网络平台互相传输文书原始资料，利用内部系统实时采集各部门运行过程中自然产生的文书原始资料，将这些资料通过系统与平台进行传输。之后，利用系统工具对文书资料进行处理，根据相应的标准与流程一一整理资料，将各类资料分类归档、集中储存，形成种类丰富、名目明确、便于查看与管理的文书资料。在使用文书的环节，需要利用电脑或者手机等设备登录系统获取权限就可以查看，不再需要进入室翻看纸质版资料。相较于传统模式，信息化后的文书管理工作能够实现“线上一站式”的模式，全程通过系统平台进行处理，极大程度提高文书管理与利用的便利性，降低不完整的概率。2.2有助于增强文书的安全性信息化之后，单位的各项文书资料均需转入电子系统中进行管理，集中以数据信息的形式呈现出来，能够在较大程度上提升资料的安全系数与保密等级。单位在建设文书管理系统时，会引入“保密技术”，加强对用户身份的验证，各工作人员需要依靠密码登录系统，获取自己职位所拥有的系统使用权限，在权限允许之内处理文书资料。这样一来，能够有效避免出现“工作人员违规操作”“外部人员盗取”等情况，维护单位文书安全。3信息社会背景下办公室文书管理工作的改革思路3.1创新管理理念，渗透信息化管理思想在探索信息化建设工作的过程中，要注意结合信息时代的影响和要求，逐步转变办公室文书管理的理念，确定正确的指导思想，在先进思想的指引下保障办公室文书管理工作高效化开展。一方面，要树立信息化管理意识，探索文书自动化管理系统的设计和应用，重点对数据可视化、数据检测、自动鉴定、自动整理系统功能模块进行开发，强化文书管理的质量，使文书管理的准确率提升到95%以上，整体管理周期缩短70%左右，真正在文书管理工作中实现专业化、标准化和精细化管理的目标。另一方面，要融入流程化、精细化和标准化的管理理念，按照新的管理体系对办公室文书管理信息化建设进行创新，促进管理效能的提高和管理模式的重新构建，逐步提升办公室文书资源的利用率，为办公室综合管理工作的开展奠定基础。3.2建立健全办公室文书管理制度办公室文书信息采集、整理、归档过程中，文书管理制度的建立和完善有着重要意义，只有完善管理制度，且全面落实管理制度，才能为文书管理工作提供有力支持，促使其向科学化与规范化形式发展。目前，办公室文书管理仍缺乏有效的制度对管理行为加以约束，导致工作中容易发生文件损坏、丢失等严重问题。因此，应将构建完善管理制度作为要点，在制度建设过程中严格规范文书采集、整理、归档全过程的各个环节，提高文书完整性和精准性。同时，应结合实际情况与社会发展背景，有针对性制定管理制度，将管理中的各项责任落实到个人身上，使管理者基于制度的约束承担应尽责任。同时，应按时整体整合办公室文书，对其进行统一保管，严禁未经允许私自调取、私人滥用文书现象，进一步明确和完善奖惩制度。3.3提高风险意识，做好信息化风险防范在现代化的发展过程中，信息化技术的运用可以更好地促进企业自身的发展需要。想要更好地利用信息技术处理文件信息，需要不断地对其自身的价值进行挖掘，加强软硬件的研发，保证文书的各类数据信息能够有效使用，有效促进信息的二次利用，现已成为企事业单位自身管理工作的重点。办公室文书信息化系统构建中，要做好信息化风险防范与管理，进一步提高办公室文书管理的信息化风险防范能力。为了能够进一步提高系统密钥等级，需要设置系统访问区域划分，保证办公室文书管理系统密码不外泄。同时，需要提高文书管理系统维护管理的专业性，结合信息化管理手段提高办公室文书管理系统维护的专业性，实现互相之间通过优势互补，在不增加各自成本的前提下保证管理效应。在运用信息化技术进行文书创新性发展中，也需要让公文制发做到标准规范，对公文规格、排版、装订进行规定，所有内容必须要符合国家相关标准或行业规定，在发文前还要对审核查验其签发手续、审批权限，使用国家标准文字并严格遵照相关格式与规范。对于文书管理工作来说，必须优化信息化管理模式，进行相关工作监督团队的建设，积极推动并且鼓励各个部门之间的交流，保证工作人员可以按照预设的目标开展工作，以此促进文书管理事业的进一步发展。结语信息时代背景下，信息技术高速发展，且在各个领域广泛影响。办公室文书管理工作不仅关系到内部决策合理性，还对涉及人员信息安全有着严重影响，管理形式也不仅是分类汇总这么简单。办公室文书管理工作必须改革和创新，才能跟上时代发展，管理者们也不能安于现状，要不断学习和