信息化背景下的基层档案管理质量升级措施

信息化背景下的基层档案管理质量升级措施

摘要：近年来，随着我国经济水平的不断发展，各种单位建设不断复杂，单位管理事务愈发繁多，给相关的管理人员带来了很多的工作压力，再加上信息化时代的到来，基层档案管理工作开展的效率和质量愈发重要。立足于高质量发展的新时期，相关管理人员需要结合信息化背景下基层档案管理呈现出来的新特点，对传统档案管理中存在的问题进行有针对性的解决，切实提升档案管理质量。Keys:信息化背景；基层档案管理；质量升级；措施分析信息化时代的到来给人们的工作和生活带来了极大的便利，以互联网为代表的新兴技术革命更新了人们的生活和工作内容，优化了工作结构，也大大提升了工作和生活的效率，在信息化背景的支持下，基层档案管理工作也获得了新的发展空间，其工作内容、工作模式都得到了显著的革新，但与此同时，一些新的挑战也悄悄出现，提升基层档案管理工作的质量面临着更大的压力。立足于高质量发展的新时期，结合信息化时代呈现出来的新特点，相关工作人员要及时适应工作内容、工作模式、工作流程等发生的新变化，采取有针对性的措施，切实保证基层档案管理工作质量升级。1信息背景下基层档案管理的新特点相较于传统的基层档案管理工作来说，信息化背景下的基层档案管理工作保留着一定相似的工作模式，但是也产生了一些新的特点，这些新的特点在很多方面影响了实际工作的开展，也为基层档案管理工作人员带来了一定的挑战和困难，从对近年来我国信息背景下基层档案管理工作开展情况的调查来看，信息背景下基层档案管理工作呈现出的新特点主要集中在以下几个方面上：1.1管理核心向收集和利用转型在传统的基层档案管理工作当中，几乎所有工作环节都需要人力参与，且工作形式都是纸质化管理，在档案收集、整理、储存、利用这几个工作环节上往往要耗费大量的时间和精力，再加上人力的参与，一些错误便难以避免，导致基层档案管理工作效率较低，质量也难以保障，在信息化背景下，互联网和云计算的出现改变了传统基层档案管理工作对象的呈现形式，数字化档案不断代替纸质档案，成为了基层档案管理工作开展的核心，档案管理工作也从繁重的档案整理和储存向收集和利用转型。1.2数据安全的文件安全性不论是在传统基层档案管理工作当中还是下信息化背景下的基层档案管理工作当中，数据的安全保障都是十分重要的一个环节，在传统的基层档案管理工作当中，数据安全保障攻错开展的对象是相应的文件实体，重点是繁殖文件丢失、损毁等，而在信息化背景下，相关档案数据大部分都是以数据信息的形式储存，档案管理人员需要利用互联网技术，采用必要的信息网络安全保护技术来维护档案数据的安全，这尽管能够在很大程度上减少实体档案管理当中工作人员的压力，但是却对该工作开展的技术性提出了更高的要求。2目前基层档案管理体系中存在的问题信息化背景下，各种新兴的技术和设备不断出现，给基层档案管理工作带来了很大的便利，也在很大程度上减少了人力资源的投入，大大减轻了基层档案管理工作人员的工作压力，进一步提升了基层档案管理工作的效率和质量，但是，受到各种客观因素和主观因素的影响，目前基层档案管理工作体系当中仍然存在一些问题，影响着该项工作的转型和进一步发展。2.1对档案工作的重视程度不够众所周知，近年来我们国家先后开展了一系列经济发展措施用以提升人们的经济水平，在这样的社会大背景下，各个企业和单位都在不同程度上加强了经济发展的力度而在一定程度上忽视了档案管理的工作，从经济效益的提高上来讲，档案管理工作的作用不够明显，因此，各企业和单位都将更多的精力放在了经济发展和推动生产上，对档案工作的重视程度不够，从而影响了档案管理工作的质量，也在一定程度上影响了企业和单位自身的发展。2.2档案管理部门的自身定位产生偏差随着社会进程的不断深入推进，档案管理工作已经不像传统意义上只包含管理纸质文件、做好上传下达、及时记录和更改等，其工作内涵已经得到了显著丰富和延展，在信息化背景下的现代企业和单位发展过程当中，档案管理工作需要实现从源头到工作结束的全方位管理，即在相关工作开始时，档案管理人员就需要介入工作，以便提高档案管理工作的完善性，但是从实际调查情况来看，部分档案管理部门对自身的定位有所偏差，并未意识到档案管理工作内涵延展的重要意义，导致档案管理工作部门难以发挥预期效果，影响了自身发展。2.3档案管理部门的创新力与改革意识不强尽管大部分档案管理部门已经认识到信息化背景下档案管理工作的重要意义，但是从实际开展工作的过程来看，部分档案管理部门的创新力和改革意识有所欠缺，仍认为档案管理工作是企业和单位发展的一项辅助性工作，抱着不求有功但求无过的心理开展相关工作，并没有把工作的创新和改革落实到位。3信息化背景下基层档案管理部门如何应对问题与自身改革针对上述问题，结合信息化背景下基层档案管理工作呈现出来的新特点，要想切实提高基层档案管理工作的质量，相关工作部门就必须从实际情况出发，具体问题具体分析，采取有针对性的措施有效应对问题并进行自身改革。3.1档案工作人员在思想观念上的改变在信息化的大背景下，各行各业的发展都走上一条前所未有的探索道路，全行业都在积极利用信息技术实现更高质量的信息化工作和数字档案库的建设工作，基层档案工作人员如果仍然停留在传统的工作思维当中，单一地强调工作流程、工作原则，不愿意主动地进行改革和创新，那便会陷入难以得到有效提升和自身改革的问题当中，因此，立足于信息化的时代背景，基层档案工作人员首先应当从思想观念上进行改变，摒弃传统工作当中墨守成规、畏手畏脚的工作理念，要大胆地进行改革和创新，要积极地欢迎新兴工作模式的到来并将新型工作理念和工作模式应用在实际工作当中。3.2加强数字化建设，实现数字化档案管理上文提到，信息化背景下各行各业都在利用信息技术实现更高质量的信息化管理工作，而高质量的基层档案管理工作的开展就需要必要的技术、设备以及足够专业的工作人员作为支撑，相关单位或企业的管理人员要深刻意识到设备和技术是基础、专业人员是保障，从多个方面推进数字化建设。首先，相关管理人员要组建一支既懂技术、又懂管理的高效率、高素质的专业性人才队伍，在政策上向其倾斜，保障相关工作的顺利开展；其次，相关企业和单位要结合实际情况适当调整资金的投入与分配，加强技术、设备以及高素质人才方面的资金投入，为数字化档案管理的软件和硬件建设提供牢固的支持；最后，要构建符合自身发展的数字化档案管理平台，实现档案数据信息的动态管理和准确把控。3.3档案管理部门服务手段的创新在基层档案管理部门的服务改革上，相关工作人员要注意改变传统工作当中被动工作的服务意识，将被动工作转变为主动工作，避免在问题发生时再开展工作而是要从源头跟进档案管理工作，建立全方位、多层次、综合性的档案管理工作体系。另外，部门管理人员还可以设置档案管理工作情况调查信箱，积极收集档案管理部门服务过程中存在的问题并在每周例会上进行解决，强化工作人员的服务意识。4结束语总而言之，立足于高质量发展的新时期，档案管理工作人员的首要任务就是抓住信息化时代带来的机遇，结合档案管理工作的特点和实际工作需求，促使基层档案管理工作由传统的手工式向数字化转型，要充分利用起信息网络资源丰富且管理动态便捷的优势，对相关的档案信息进行分类高效管理，促进基层档案管理工作进一步改革和创新，切实保障档案管理工作质量升级。Reference[