会计档案管理办法会计档案的收集、整理、保管工作规定

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档会计档案管理办法1 目的通过加强对会计档案的管理，充分利用财务档案这一信息资源，发挥财务档案为会计工作服务的作用，使会计档案管理更加规范化、制度化、统一化，确保厂会计资料的安全完整、妥善保管、查阅方便、存放有序，制定本管理办法。2 范围本办法适用于本公司会计档案的管理。3术语和定义会计档案：是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括以下四类：3.1会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证,其他会计凭证。3.2会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿、其他会计账薄。3.3财务报告类：月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。3.4其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、库存现金盘点表、其他应保存的会计核算专业资料、会计档案移交清单、会计档案分类目录、会计档案销毁清册，以及采用磁带、磁盘、光盘、缩微胶片等形式保存的会计档案等。4职责4.1计划财务室4.1.1负责本公司会计档案管理办法的制定、修订、管理、检查、监督、指导工作。4.1.2负责本公司会计档案的接收收集、整理、立卷、装订、编目、保管、借阅、鉴定等工作。4.1.3负责对会计档案提出销毁意见，编制《会计档案销毁清册》，销毁会计档案，履行销毁手续，会同综合管理办公室共同监销，并负责保管整理4.2综合管理办公室4.2.1会同计划财务室对会计档案进行共同监销。4.3 各相关部门4.3.1负责本部门会计档案的收集、整理、立卷、装订、编目等工作，并对暂未归档的会计档案及其他自行保管的会计档案自行保管。4.3.2负责对自行保管的会计档案提出销毁意见、编制《会计档案销毁清册》，会同计财室及综合管理办公室共同监销，并负责整理保管会计档案销毁清册。5规定内容5.1会计档案的收集、整理5.1.1按照本办法的职责要求对本单位形成的会计档案进行收集、整理、编目。5.1.2各车间涉及会计核算的原始单据、报表等相关资料作为会计档案管理。5.1.3对作为生成记账凭证依据的原始单据如送签单、内部领料单等均按相应会计凭证保管期限进行保管。5.1.4对作为入账依据的外来文件及合同应单独装订，并作为会计档案管理。5.1.5对重大事项引起财务方面的变化应作备忘录，并作为会计档案管理。5.1.6应将往来账对账记录、询证函等单独装订，并作为会计档案管理。5.2会计档案的移交5.2.1各部门向计划财务室移交会计档案，应填写《文件材料移交清单》，经办人、部门领导签字后，随会计档案一并保存于计划财务室。5.2.2计划财务室5.3会计档案的保管5.3.1保管期限5.3.1.1会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。5.3.1.2会计档案的保管期限分为永久、定期两类；定期保管期限分为3年、5年、15年三类。5.3.1.3会计档案的保管期限按照“附件1”5.3.1.4本规定中“附件1”5.3.2保管要求5.3.2.1会计档案必须采用纸质形式保存，对于因财务软件导致的个别科目明细账每月输出记录至少几千条的情况，可采用按对方科目分类汇总的形式打印，但所对应的明细内容应易于查询；同时应对相关的计算机数据文件采用磁盘、磁带或光盘等形式保存。采用光盘等海量存储形式保存的会计档案，保管期限应大于“附件1”中规定的最低保管期限，其中年度财务报告数据应单独存储、永久保存。5.3.2.2特殊需要拆封重新整理的,由计划财务室主任、经办人员共同拆封整理。5.3.2.3计划财务室指定专人保管会计档案，出纳员及总账会计不得兼管会计档案。5.3.2.4对于采用磁盘、磁带、光盘、缩微胶片等保存的会计档案，要作到防磁、防火、防潮、防尘、防折、防压等，并且要双备份异地存放；指定专职人员对备份内容定期进行检查、复制，至少一年一次，防止因介质损坏导致会计档案数据丢失。5.4资产与产权变动中档案处置5.4.1单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的,在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案,由计划财务室整理，保存。5.4.2单位分立后原单位存续的，其会计档案由分立后的存续方统一保管,其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的,其会计档案经各方协商后由其中一方代管,其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。5.4.3因业务移交其他单位所涉及的会计档案,由原单位保管,承接业务单位可查阅,复制与其业务相关的会计档案,对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,单独抽出由业务承接单位保存,并按规定办理交接手续。5.4.4合并后原单位解散的,原单位的会计档案由合并后的单位统一保管；合并后原单位仍存续的,其会计档案仍由原单位保管。5.5会计档案借阅5.5.1本公司计划财务室应根据实际情况建立健全会计档案查阅、复制登记制度。5.5.2所有会计档案不得借出、不得携带出厂。5.5.3计划财务室查阅会计档案时,须经财务负责人批准可以提供查阅或者复制,并办理登记手续。5.5.4非财务部门查阅会计档案时,必须经厂长批准并由计划财务室档案管理人员陪同方可查阅或者复制,并办理登记手续。5.5.5查阅或复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。5.6会计档案的销毁5.6.1对保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,在会计档案销毁清册和会计档案分类目录中列明。5.6.2保管期满的会计档案,除本办法5.6.1规定的情形外,按照以下程序销毁：5.6.2.1计划财务室提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,提交主管厂长及财务负责人签署意见，并备案。5.6.2.2销毁会计档案时,由综合办和计划财务室共同派员（至少三人）监销。5.6.2.3监销人在销毁会计档案前,应按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后,在会计档案销毁清册上签名并加盖公章,并将监销情况报告主管财务负责人。5.7其它规定5.7.1财务信息化系统分析资料、源代码等文档资料应视同会计档案管理。5.7.2预算、计划、制度等文件材料，不适用本办法。6相关文件（无）7相关记录及保存期序号记录名称记录编号保存期保存地点保存形式1文件材料归档清单永久计财室纸质2企业档案案卷分类目录永久计财室纸质3借阅档案登记表永久计财室纸质4会计档案销毁清册永久计财室纸质会计档案移交清单不定计财室纸质8 修改履历序号修订项目修订内容修订日期附件：*************************会计档案保管期限表序号档案名称保管日期（年）备注一会计凭证类1原始凭证152记账凭证153汇总凭证15二会计账簿类1总账15包括日记总账2明细账153日记账15现金和银行存款日记账保管25年4固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年5辅助账簿15三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告1月、季度财务报告3包括文字分析2年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其他类1会计移交清册15年2会计档案保管清册永久3会计档案销毁清册永久4银行余额调节表5年5银行对账单5年6库存现金盘点表5年7财务信息化系统分析资料、源代码等文档资料系统停止使用满5年8备忘录、往来帐对账记录及询证函等文档资料5年精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档客户数据管理办法说明：本管理办法可以帮助营销管理人员规范公司客户数据管理，不断提高客户数据信息的利用效率，为营销工作开展、更好的实现顾客满意提供有力支撑。该办法内容系统、完善而又简洁，特别适合中小企业的客户数据管理。目的为加强公司客户数据管理的规范化，不断提高客户数据信息利用的高效化，为营销工作开展、更好的实现顾客满意提供有力支撑，特制定本办法。适用范围本规定适用于**公司及各级营销部门（包括销售、市场、客服等部门），公司全体人员要自觉遵守本管理办法。术语和定义注：部分术语和定义需根据不同年度销售情况变化进行调整。客户与公司发生交易或者合作的单位或个人。客户数据指客户信息（基本联络信息、资质信息）、客户订单信息、销售合同、合作协议、客户数据分析、信息更新记录等相关数据和资料。重要客户连续3年及以上全年合同额在万元以上、单笔合同额在万元以上、全年累计合同额或潜在需求在万元以上、规模和技术在全国居于国内前名的客户。稳定客户连续2年及以上全年合同额在万元以上、单笔合同额在万元以上、全年累计合同额或潜在需求在万元以上的客户。一般客户没有满足重要客户及稳定客户条件的其他客户。潜在客户对公司提供的产品及服务有需求，并有合作意向的客户。负责部门及职责客户服务部负责组织客户数据收集、分类整理；负责建立客户数据管理系统；负责确定客户数据密级；负责定期编制客户数据分析报告，并报公司管理层；负责本单位客户资信评估与管理，包括拟定具有不同资信等级客户的赊销额度管理规定和应对客户信用风险的具体措施。销售部及市场部协助进行客户数据收集、分类整理；协助编制客户数据分析报告；协助进行客户资信评估与管理。财务审计部负责客户信用管理。具体管理办法客户数据库建立、分析与更新管理客户数据收集、初步统计各销售、市场及相关业务部门在市场调研、客户开发、客户合作实施等过程中对客户信息进行收集、初步统计。包括法人客户和个人客户，内容包括客户名称、法人代表、地址、电话、邮编、传真、经营范围、注册资本、联系人、联系人电话等基本信息和客户的重大变动事项、与本公司的业务交往内容、客户财务状况、意见反馈等有效信息。客户数据整理、科学分类对收集到的信息进行汇总、进行分类整理，并编码、归档、留存。一般按照重点客户、稳定客户、一般客户、潜在客户四种类别进行分类管理。具体可以根据客户成交额、客户信用状况、对公司利润率贡献、客户需求、客户综合实力及发展前景等因素进行评级分类。重要客户信息在登记时要有详细备注，且必须单独存放。客户数据库建立统一使用客户关系管理软件，建立客户管理系统，对收集、整理好的客户数据进行录入、系统管理。客户数据分析根据客户管理系统中的客户信息，深入研究，定期形成客户数据分析报告。客户数据分析报告要求包括以下内容：客户特征分析：年龄分布、性别分布，区域分布、行业分布、企业性质分布、知识结构分布、经济收入分布等；重点客户分析：重点客户的服务满意度、合理建议和要求、给企业带来的有形和无形价值、关键联系人员的兴趣、爱好、习惯等；稳定客户分析：客户满意度、意见反馈、对公司收益产生的影响、客户信用情况、是否存在可以升级的客户等；一般客户分析：客户满意度、意见反馈、是否存在可以升级的客户（需求进一步挖掘）等；潜在客户分析：机会分析、影响合作的关键因素、需要获得的支持等。在此基础上，还需要按照公司战略发展需求以及公司管理层临时提出的要求，进行定制化的研究与分析，并提交相应的数据分析报告。密级界定及报告审核客户服务部就各部门上报的客户数据提出密级界定意见，报公司领导批准后返回，就客户分析报告报请公司主管领导批阅后返回。客户信息更新各部门每周对客户数据进行汇总、实时更新（要求对更新部分进行标注），之后以邮件形式统一上报客户服务部，客户服务部再及时对客户管理系统的数据进行更新；客户服务部每年对客户信息管理系统中数据进行一次全面的数据核查与更新，确保客户数据的时效性；如有重大市场或产品信息，各部门应立即以口头、电话、书面或邮件等形式向部门负责人、客服部报告。客户数据使用管理营销部所有客户资料归公司所有，客户服务部为授权的唯一客户数据管理部门，所有客户数据必须交客服务统一归类存档、调取登记。客户数据作为公司商业机秘，严禁任何人以任何方式泄露。凡泄露客户数据信息，一经查实，根据给公司造成的损失情况追求其责任并给予相应处罚。任何部门需要进行客户数据的查阅、复印均需严格按照公司数据“密级”程度获得数据开放程度（即相应的数据使用权限），同时要由客服部进行详细的登记与记录。其中，经批准后的销售经理查阅客户档案资料在当天必须归还，不得带出办公室；其他部门借阅有关资料，须营销总监批准，并办理借阅手续，重要资料必须当日归还。在对外交往中，如需提供客户数据资料的，应事先由部门负责人及营销总监同时批准。员工调离公司时，不得将客户数据及资料带走