航运公司sms内审员培训 之 体系的建立、运行与完善课件

体系的建立、运行与完善目录一、课题引入二、SMS涵义三、SMS建立1、建立准备2、现状评估3、体系设计4、文件编制四、SMS运行1、运行准备2、内审、评价和复查五、体系认证六、体系的保持和完善

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一、课题引入昨天课程的回忆及其重要性现实规那么实施应用效果不理想的根本原因①最高领导层的不重视；②体系建立之初的不调查、不推敲的态度；③对体系的意识模糊，不知道如何建立；上述原因造成的结果〔从诞生开始就在主导思想和运行模式上发生了质变〕如何改变现状，引入今天课题?体系的建立、运行与完善?〔可以这样说规那么如是数学公式，那我们今天就是对公式的应用。〕二、平安管理体系涵义〔一〕定义：平安管理体系是指能够使公司人员有效实施公司平安和环境保护方针的结构化和文件化的体系〔规那么的解释〕平安管理体系--SMS--SAFETYMANAGEMENTSYSTEM1〕、目标：很明确，就是通过平安管理体系的实施来到达公司平安和环境保护方针的实现。2〕、根底：运行之前首先要建立结构化和文件化的体系。5平安管理体系涵义〔二〕文件化是体系的表现形式，也就是体系是以文件的形式表现出来。表现内容包括公司制度要求、活动程序、操作须知、红头文件与活动记录。结构化包括①文件结构化〔也就是体系文件的组成，公司要设计〕；②组织机构结构化〔公司要设置能保证日常营运与管理的足够和适合的部门、岗位〕；③职能分配结构化〔明确各岗位之间的职责与相互关系，防止工作的推诿并保证工作的顺畅〕。④确保对文件化体系所规定的程序和操作须知的落实。平安管理体系涵义〔二〕组成：组织机构、责任、程序、过程和资源所组成。〔强调的是这些要素的有机整体，缺一都将是体系无法有序有效开展〕组织机构：指公司为实施平安和环保方针、保证其平安运输生产而设置的职能部门及所辖船舶，并具有明确的责任权力和相互关系。责任：指各级人员、各岗位的职责和相互关系。程序：为完成某项活动所规定的途径。过程：将输入转化为输出的一组相关的资源和活动。船舶运输过程是指从运输市场调研、揽货、组织运输、运费结算等相关的资源和活动。资源：SMS的必要条件，是提供满足NSM规那么的客观根底。资源可包括人才资源和专业技能、资金、装置、设备、技术、软件、信息、方法等。每个公司建立和实施的SMS，资源必须得到有力的保证。7平安管理体系涵义〔三〕文件化体系应具备的特性1〕、符合性：这是根底，在规那么就明确，平安管理体系应当保证①符合强制性规定及规那么；②对国际海事组织、主管机关、船级社和海运行业组织所建议的适用的规那么、指南和标准予以考虑。解释：强制性规定及规那么必须符合，还应确保跟进；相关建议可有选择性地采用即适用于公司船舶特点的。〔如国际海运固体散装货物规那么〕2〕、充分性：每项活动要求描述的充分、到位、易懂〔描述原那么5w1h〕及对公司船舶管理所涉及的活动的全覆盖。8平安管理体系涵义〔四〕文件化体系应具备的特性3〕、适宜性和可操作性：◆体系文件的规定在符合性的根底之上应充分考虑公司组织机构、人员配备、日常管理模式、船种、营运、地区等特点，〔举例主机维护和航前检查〕；◆体系运行的根本目的不是为了体系而实施体系，而是对船舶的平安管理具备实效性，最终到达平安和防污染管理的目标；◆这点可能也是我们目前多数运行体系的公司所存在的普遍问题，即体系的适宜性和可操作性差，也是我们目前体系推进的最大屏障。9平安管理体系涵义〔五〕文件化体系应具备的特性4〕、闭环、动态、自我调整：这是体系的运行方式，即PDCA模式PDCA循环又叫戴明环，是美国质量管理专家戴明博士提出的，它是全面质量管理所应遵循的科学程序。其特点是不停顿地周而复始地运转的。〔出示图形讲解体系运行特点的实现〕平安管理体系涵义〔六〕运行方式：PDCA模式

ActPlanCheckDo持续改进目标到达更高管理水平变化的目标企业获得永续经营时机11平安管理体系涵义〔七〕PDCA循环P〔Plan〕---方案。包括方针和目标确实定以及活动方案的制定；分析现状找出问题制定对策。D〔do〕---执行，实地去做，实现方案中的内容闭关记录执行结果。C〔cheek〕---检查，总结执行方案的结果，注意效果，找出问题；日常工作的检查和指标、措施完成的定期验证。A〔action〕---行动〔纠正〕，对总结检查的结果进行处理。·闭环的实现〔通过方案、执行、检查、行动等环节来保证〕分类〔年度工作闭环、活开工程闭环、具体不符合闭环〕12平安管理体系涵义〔八〕建立体系的根本要求：1〕、满足规那么规定的功能要求；〔出示规定〕2〕、强调管理优化〔机构、程序、操作优化〕；3〕、强调预防为主〔评估风险，做好防范〕；4〕、强调过程控制〔过程决定结果〕；5〕、强调软硬件结合；〔至上而下的平安理念、行之有效的文件、良好的管理模式与文化气氛、有效的沟通方式、通畅的信息获取途径、提高管理技能的参考文献、科学化管理的软件等，这些都是体系有效运行的条件〕13平安管理体系涵义〔九〕实施平安管理体系的效益〔前提、目的〕1〕、通过闭环管理，防止了各项平安活动环节的脱节；2〕、通过不断分析、调查、措施的制定，优化了公司的管理模式，提高了员工的管理技能；3〕、通过台账的建立，能使管理更加系统化、直观化，保证工作的持续跟进；4〕、通过平安管理，保证了船舶和设备平安运行的概率，也从客观上节约了本钱、提高了船舶的航行、增加了效益；〔举例〕5〕、通过职责的明确分配，保证公司各部门及岗位各司其职，防止了工作的推诿与扯皮，确保工作的效益与责任追究；〔例岸基机构现状与船舶配员〕6〕、公司船舶营运的平安性提高，树立了公司良好的外部形象，增加揽货机率，提高银行对公司的贷款概率、降低保险公司对船舶的保费；7〕、最重要的是通过体系的持续有效运行，促使公司管理人员在潜移默化中会注入平安管理理念，逐渐变平安管理为自觉性，在全公司树立了管理气氛。14平安管理体系涵义〔十〕规那么条款之间的相互关系目的：了解各条款之间的相互关系，以便对体系的建立有个初步构思。为形象化，以图示说明平安/环保方针和目标

1.2.37108管理支持平安操作度量和改进外部压力13/1416其是一个金字塔的形状，目标为最上，越下为越根底的工作，也就是目标的实现需要许多前期的工作得以支撑1〕、首先我们确立平安、环保方针与目标；〔灵魂〕2〕、建立管理支持，也就是结构化的根底，包括体系的功能要求、公司的责任与权力、船长的责任与权力、资源与人员、培训支持、文件建立；3〕、建立操作须知，实施平安操作，包括关键性操作、应急、维护；4〕、在运行操作中，通过指定人员监控、船长核查与复查来发现文件和活动的不符合，当然我们也通过内部审核来进行度量；5〕、最后根据不符合原因分析、有效性评价和管理复查来进行改进，最终到达平安和环保目标。17

三、体系的建立授课的原因：1〕、体系建立现状分析；2〕、只有熟悉了体系建立的过程、体系的组成、建立体系应考虑的环节，才能在今后的体系管理中去不断地发现公司体系的缺乏，修正体系，到达不断完善的功能，否那么可能连如何查找毛病从哪里下手都不知所云；3〕、能帮助大家对体系建立过程有个系统性地认识并能帮助大家如何构思体系的建立，不断提高大家的管理水平与技能。可能的推进时间表〔一〕顺序推进阶段工作内容所需时间第一阶段动员培训1.专门工作班子组建；2.高层领导及专门工作班子培训；3.实施人体动员和分层次培训4.编制推进计划；5.编写培训教材。半个月第二阶段现状调查1.机构设置、职能调查；2.技术标准、管理标准、工作标准调查；3.工作标准、须知调查；4.各类记录、报表调查；5.各类事故调查。1个月第三阶段体系设计1.诊断；2.展开SMS要素；3.职能分配；4.完善安全管理组织；5.确定。1个月19可能的推进时间表〔二〕顺序推进阶段工作内容所需时间第四阶段文件编写1.文件编写计划制定；2.编写人员培训3.文件的编写、修改、审核、批准、打印、校对、制作和发放。3个月第五阶段体系运行1.内审计划及实施；2.纠正措施落实；3.有效性评价和复查；4.记录的完善和文件的调整。3个月第六阶段外审认证1.体系有效运行；2.外审认证准备；3.外审认证及获得“符合证明”（DOC）2个月第七阶段体系保持1.体系完善；2.人员培训。长期第二阶段.现状调查评估目的方法范围和内容评估报告

21第二阶段现状调查〔一〕现状调查的目的对公司运行现状进行全面了解、掌握并作出正确评价，按NSM规那么的要求找出差距和薄弱环节，以便建立新的、适合本公司情况，并满足NSM规那么要求的平安管理体系。·实际体系公司建立现状：①未充分进行现状调查；②根本未调查；③根本不知道如何调查，而只是采用照搬主义；结果使公司体系与日常的工作制度未有效结合，各行其事，两套管理要求和工作程序并走，违背了规那么实施的精神，这在许多大的公司都存在，所以现状调查至关重要。22第二阶段现状调查〔二〕现状调查的方法：1〕、自上而下和自下而上的方法2〕、正向和逆向的方法3〕、运用80～20分配方法——二八法那么4〕、走出去、请进来的方法5〕、比照分析：〔条件：熟悉规那么的要素，了解公司日常的运作模式〕体系情况分析组织结构分析船舶营运特点分析管理、技术和操作人员组成、结构及水平状况分析船舶和设备运行状况符合技术标准、工作标准以及管理标准情况分析不符合规定情况、事故和险情分析管理根底工作情况分析23第二阶段现状调查〔三〕调查的范围：1〕、机构设置调查2〕、职能调查3〕、工作须知调查4〕、各类原始记录调查5〕、各类报表调查6〕、强制性法规、标准、建议采纳7〕、软硬件资源的配备8〕、已发生事故、发现的重大隐患的原因及处理调查公司现行安全管理机构设置方框图按SMS要素建议性设置方框图备注平安管理机构设置调查表内容：现行机构设置情况、人员编制情况是否需要调整。1、机构设置调查内容：职能名称、管理内容、职能负责部门及其他部门在职分工方面是否有交叉、是否分配给适宜的人选。平安管理职能调查表序号安全管理职能名称主管部门/相关部门安全管理内容备注2、平安管理职能调查263、工作程序、须知调查内容：已开展的工作须知、程序〔制度、模式〕流程是否顺畅，是否成效，各工作环节要求是否符合到位，尚需建立哪些工作须知与程序？

工作须知〔工作程序〕调查表序号工作项目操作模式符合性有效性改进建议

内容：原始记录名称、适用活动、存放地点、保存期限、记录要求、尚需建立哪些。主查记录的完整性、系统性、可操作性。各类平安记录调查表4、各类原始记录调查序号记录名称适用活动记录人要求满足性改进建议尚需建立

内容：报表名称、适用范围、报送内容、报往何处、报送周期尚需建立哪些。序号报表名称报送内容报往何处分类年报季报月报周报日报采纳/修正各类报表调查表5、各类报表调查296、强制性法律、法规及建议内容：通用的法律法规、适合公司船种航线货载的法规、主管部门行业建议的标准等采纳程度。序号文件名称发布单位文件编号生效日期适用范围通用性适合公司特性

307、软硬件资源配备调查

内容：现有的设备等资源是否在船舶各环节管理中起到应有效果，是否需要更新，或置办新的设备与软件。序号资源名称作用现有数量数量是否充足是否需要更新

318、已发生事故、险情的原因及处理调查目的：理清公司在日常管理和应急反响及处理中的缺乏，并加以改正。序号事故性质/重大隐患船舶原因反应与处理改正建议

32第二阶段现状调查〔四〕评估报告1、评估报告的作用1〕为建立平安管理体系，进行体系设计提供真实、可靠的依据；2〕是公司高层领导清醒地认识自身，下定决心，做出决策的根由。2、评估报告的要求1〕注意用数据说话，汇总比照分析的记录、信息及资料2〕提供的客观事实，要具有可追溯性3〕明确比照要素的重要度以及现有平安和防污染管理开展的深度和广度4〕注意发动相关职能部门的人员共同参与，以便于解决接口问题5〕注意发扬管理民主，广泛吸收各方意见和建议等定义：指为平安管理和SMS要素拟定具体目标和要求，分配细化管理职能，落实职责和职权，并筹划、编制公司平安管理体系的根本框架结构和文件组成方案，着手制定和解决建立体系须解决的有关问题。其根底是要在符合强制性规那么、规定的根底上，尽量围绕现状调查结果，对日常行之有效的习惯做法应予以保存或加以改进第三阶段体系设计〔一〕指导思想：最好、最实际。〔只要能到达要求，讲究语言描述、过程简洁明了〕核心：分析实现体系功能的过程网络及其接口。〔讲究环节的衔接、闭环〕本卷须知：要注重先进性和可行性强调实用、有效，不搞形式化要注重技术经济分析要注重系统性和协调性体系设计〔二〕体系设计〔三〕内容：诊断展开SMS要素职能分配确定公司平安和环保方针平安管理组织结构确实定平安管理体系文件结构确实定·定义：指对SMS要求逐级展开、分解、细化为各项平安和防止污染活动，并对各处室进行职责和职权分配。〔人的因素贯穿整个活动，确定是文件编写的前提〕·原那么：紧靠目标闭环管理满足要素对应机构主责守一界面清晰职能分配〔一〕职能分配表〔举例〕说明：主管部门或主管领导

相关部门或领导条款号体系要求总经理副总经指定人员体系办海务机务人事运务船舶1总则2安全和环境保护方针3公司的责任和权力4指定人员5船长的责任和权力6资源和人员7船上操作方案的制定8应急准备9不符合规定情况/事故/险情报告10船舶和设备的维护11文件

12内审、有效性评价和复查第四阶段平安管理体系文件的编写

1SMS文件结构2SMS文件的根本要求3体系文件编写要求4文件编写的主要工作5平安管理手册的编写6程序文件的编写7须知的编写8平安管理记录的编制9体系文件接口分析和接口方式确实定39

体系文件编写的前提做好了公司现状的调查；领会了体系编写的指导思想；明确了职能的分配工作；熟悉了SMS文件结构的构成、作用和要求；明确了公司文件的格式和描述风格；相关编写人员已进行培训领会了规那么的精神与条款要素，并具备一定的编写能力；制定了编写方案，明确文件评审、签发工作。SMS文件的结构〔1〕

SMS文件结构图：平安管理手册程序文件操作须知根底文件，公司其他有关管理文件按制定的平安和环保方针、目标以及NSM规那么描述本公司的平安管理体系描述为实施平安管理体系要素所涉及的各部门的活动详细的作业指导书文件内容SMS文件的结构〔2〕

SMS文件结构图：平安管理手册程序文件操作须知根底文件，公司其他有关管理文件why

为什么who、what、when、where谁、做什么、何时、何地how怎么做文件内容SMS文件的结构〔2〕

平安管理手册：它是总体描述和实施SMS的纲领性文件，是SMS最高层次的文件，是总体立法。(概括性强〕程序文件：它是针对SMS中每一平安管理要素，规定公司船岸各级机构应该进行的平安管理活动和开展平安管理活动的方法，是平安管理手册的进一步展开和补充。操作须知：它是各项具体的平安和防污染操作活动的指导书，是对平安管理程序文件的展开和补充。注：以上三个层次文件中，下层文件不应与上一层次文件的内容相矛盾，下一层文件更具体、更详细，同时文件层次越高，相对而言越稳定。反之，越会经常随着船舶营运、技术和管理的变化而变化。〔文件的相互作用，目标的稳定与运行思路的转变〕43

SMS文件的作用与要求文件的作用：1〕编制和使用SMS文件是动态增值的过程〔经验的积累，管理价值提升〕2〕SMS文件提供平安管理体系存在的根底和审核依据3〕SMS文件是不断完善平安管理体系的保障4〕SMS文件作为全员培训的教材文件的要求：1〕体系文件的系统性〔全面、连续、闭环〕2〕体系的法规性3〕体系文件的唯一性4〕体系文件的适用性5〕体系文件的可操作性注：也就是体系文件如到达了以上5个特性，公司才能真正按照文件规定实施管理与运作，否那么会变相和脱节。体系文件编写要求编写手册时，要注意覆盖NSM规那么所要求的所有要素〔符合性〕要按戴明控制原理PDCA〔方案实施检查纠正〕循环规划文件体系，每一个文件框架不要出现缺口或断层，要形成闭环，使体系文件沿螺旋方式逐步提高。文件不要重复，下层文件可引用上层文件，管理性文件可引用技术性文件。文件层次清楚，编号简明清楚。〔目的工作流畅，方便搜索〕从事管理人员编写文件，主管领导审核，相关部门会签。指定人员及体系办人员进行检查并进行协调。分管的管理层领导批准。程序文件尽量采用流程图等。〔更直观，更易操作，更易学习，示范〕45文件编写的主要工作〔一〕1、规定公司SMS文件的格式SMS文件一般格式有：------封面页〔公司名称、标题、编号、版号/修改状态、现行本生效日期、页数及拟制、审核、批准人签名等；------刊头〔公司的标记及名称、编号、标题、版号/修改状态、页码等〕；------刊尾〔拟制人、审核人、批准人及日期〕；------修改页〔修改号、生效日期、修改页次、修改标识、审核批准人〕；46文件编写的主要工作〔二〕2、规定文件编写风格规定使用的统一术语、名称、代码、缩略语等；规定文件编写方式；规定文件编号规那么；说明应注意的其他事项。注：该文件供编写人员使用，以便各人员编制的文件统一协调，到达标准化和标准化。47文件编写的主要工作〔三〕3、制订方案〔1〕平安管理手册编写工作方案方案的要点------编写目的；------编写要求；------责任人；------编写工作的检查；------时间安排等本卷须知------责任落实；------应有统一规划和统稿；------须屡次征求各部门的意见，各部门需确认手册中规定的职接口方式和工作原那么；------应安排最高管理层的介入。48文件编写的主要工作〔四〕〔2〕制定程序文件编写方案确定程序文件的主要责任者------确定各程序的主要职能部门；------由主要责任人或其他熟悉该活动的人作为文件起草人。制定编写方案表------规定各程序文件的编写人；------规定编写进度及完成日期；------规定监督方案执行人员；------规定进行初审，讨论等预计日期。文件编写的主要工作〔五〕4、文件审核、会签、核查与批准的主要内容：查明是否符合NSM规那么的要求；从文件系统看是否整体上闭环；各部门活动是否与授权相一致；文件的用语及结构是否一致；提出改进意见。发现问题，提出问题，让审批者最后进行决定。文件编写的主要工作〔六〕5、文件的签发意味着文件的规定各有关方面都已认可；意味着各有关方面都能保证按文件规定实施；签发前一定要经上述“5〞认真审核、评审。平安管理手册的编写平安管理手册的结构平安管理手册的要求平安管理手册的内容平安管理手册编写须知平安管理手册的结构封面页修改页目录批准页正文页〔按NSM规那么1-16章要求分别描述〕附录页〔文件清单、管辖船舶资料清单等〕53平安管理手册的要求1、对规那么的各局部逐一予以阐述，通常包括目录、体系实施声明、公司简介、定义和适用范围、平安和环境保护方针、公司平安管理组织机构和权责分工、指定人员权责规定、船长权责规定及其绝对权力声明、资源和人员的保障、制定船上操作方案的规定、应急准备要求、事故险情和不符合规定情况的处理、船舶和设备的维护要求、文件控制管理、内审、有效性评价和管理复查及其他证书管理；2、其中对平安和环境保护方针、公司平安管理组织机构和权责分工、指定人员权责规定、船长权责规定及其绝对权力声明应详细阐述；3、其他内容应由具体程序和须知文件支持，通常阐述平安管理规那么某项平安的实施要点，并明确相关支持性文件。每章节列出相应支持性文件目录，这些支持性文件反映手册中对NSM规那么有关要素的落实，并形成了整个平安管理体系的构架；平安管理手册的内容〔一〕1批准页批准页是平安管理手册批准发布的实施指令，由公司最高理者签署发布。批准页应简明说明本手册在SMS文件中的地位和重要作用，明确编制本手册的依据与贯彻方法，以及实施、执行本手册的要求。批准页要明确本手册的批准日期和实施时间。原因说明，案例示范平安管理手册的内容〔二〕2前言内容：编制本手册的目的公司概况介绍SMS文件构成介绍等。公司概况介绍公司性质：包括公司船舶所有人，或管理人或光船承租人，明确船舶营运责任和NSM规那么规定的所有责任与义务的承担者；公司简史：包括建立时间，主要背景等；规模和能力：包括经营范围、船舶吨位、员工情况、船型航线等；管理现状：包括平安和防污染管理体制、机构设置等；效劳工程：包括能提供的效劳和质量保证方面的承诺；联络方法：包括公司名称、地点、邮政编码、、等。平安管理手册的内容〔三〕3定义：手册应尽量使用公认的术语和定义。但需要时可根据本公司实际规定不同含义的词和特定的含义。注意：定义应保证对手册内容有完整、一致、清楚的理解。平安管理手册的内容〔四〕4平安和环境保护方针：平安和环保方针是公司对平安和环境保护的追求和目标，是公司经营总方针的组成局部，是对货主的承诺，是公司平安管理体系的核心、总纲和全体员工行为准那么及方向，由公司最高管理者签署，并应定期评审以保证其适应性和有效性。平安和环保方针应描述如何到达NSM规那么节的目标，即应保证水上交通平安、防止人员伤亡、防止对环境〔特别是水域环境〕和财产的损害。

平安和环境保护方针－－应描述公司如何提供：船舶营运的平安做法；平安的工作环境；针对已认定的所有风险制定防范措施；不断提高船岸人员的平安管理技能；应急部署－－对到达高标准管理的平安和环境保护方针的具体措施平安和环境保护方针应使用容易理解的语言表达，文字简练并符合公司实际。目标要明确可行，要以规那么为起点，不能过份地咬文嚼字，稀奇古怪，要易于记忆，方便操作和执行。60目标与方针的区别1〕、规那么款中对目标的描述，其作用就是为了我们熟悉建立体系要明确目标；目标是什么；为了实现目标应该做好哪些前期工作；建立体系应符合哪些要求和应当包括哪些功能的问题；所以其是体系建立前的总要求总布置，不是具体做法2〕、方针是为了实现规那么款目标所采取的方法、对策和措施，是体系的灵魂，也是第一项功能要求。在具体写法上，建议将方针分为原那么、目标和措施三个层次公司平安和环境保护方针〔举例〕

原那么：预防为主、保证平安、保持健康、保护环境、适任适航、优质效劳目标：提供船舶营运的平安做法和平安工作环境；防范已认定的各种风险；不断提高平安管理技能；对各种紧急情况均有应急准备；杜绝重大责任性事故，控制大事故，最大限度地减少一般事故和小事故，确保水上交通平安，防止人员伤亡，防止财产和对环境尤其是水上环境造成危害，实现平安优质运输。具体平安和防污染量化指标〔接口：SMS有效性评价决议、与上级主管部门的签订的?平安责任状?〕措施：严格遵守有关国际公约规那么和国家法律法令；建立、保持和不断完善符合NSM规那么各项要求的平安管理体系；------总经理：62原那么、目标、措施的关系1〕原那么是对目标的高度概括，〔相当于口号，也就是做事的指导思想〕2〕目标是对原那么的保证，就是为了实现原那么我们应该做到哪些工作，至少应涵盖规那么节的定性目标，但为了使目标更直观，更有针对性地追求，要结合公司实际突出平安指标的量化；量化内容可包括事故率、滞留率、违章率、死亡率、安检缺陷数等。3〕措施是为了实现目标应提供哪些支持性地条件。4〕原那么、目标和措施是一环紧扣一环，下环为上环效劳，到达闭环功能。平安管理手册的内容〔五〕5公司的责任和权力对代管船舶明确向主管部门报告的责任和平安管理协议签订应符合的原那么在手册中应重点描述公司最高领导层的责任和权力，有关各部门的职责、权力和相互关系可在手册中注明后转另册编制部门工作职责手册。一般应用组织机构图表示机构设置及相互关系。组织机构图〔举例〕总经理船技部副总B副总A指定人员安监部航运部人事部海务部船舶平安管理手册的内容〔六〕6指定人员在手册中一般应有公司总经理对指定人员的授权声明，明确指定人员的监控地位与最高管理层的关系，确保按需要向船舶提供足够的资源和岸上支持。平安管理手册的内容〔七〕7船长的责任和权力NSM规那么节所述船长的五项责任，是对船长在平安管理体系运行方面的责任加以规定。这些规定，应该全部写入手册之中。是对船长责任承担的保障，即授权。对“船长权力的声明〞应突出：船长拥有平安和防污染方面的绝对权力并有权要求公司给予协助。内容应与有关强制性规定、规那么相符合〔如IMOA.443第XI号决议－－关于船长在海上平安和环境保护方面的决定，以及中华人民共和国海商法〕。最后由公司最高管理者签署发布。①船长根据专业判断作出的有关船舶平安和防污染事物的必要决定不受船东、租船人或任何其他人员的约束；②船舶发生海上事故，船长应组织抢救，在船舶漂浮不可防止时，可以作出弃船决定，但除紧急情况外，应当报船舶所有人同意。〔海商法〕平安管理手册的内容〔八〕8其他条款要素的描述手册中应包含NSM规那么所有要求的要素。在要素描述时，一定要符合NSM规那么以及标准和规那么的要求，以及公司的实际情况。根据规那么中对这些要素的要求，在此规定如何实施和控制每一要素。描述宗旨：即公司是通过什么途径、方式、方法来到达〔保证〕规那么条款的要求，简明扼要，并引出支持性文件，手册中每章节列出相应支持性文件目录，这些支持性文件反映手册中对NSM规那么有关要素的落实，并形成了整个平安管理体系的构架。平安管理手册编写须知手册的编写要从NSM规那么每项具体要素出发，注意在内容、职责、格式和风格上的统一，由负责统稿的人员掌握统一SMS要素描述的广度和深度。手册各章节的描述应具有概括性。要注意章节之间规定的一致性、联系性、协调性。文词表述也应保持一致性并易于理解，防止出现歧义。受某些因素影响，一些无须专门编制程序文件而NSM规那么有明确规定的问题，那么可以在手册中单独规定。如NSM规那么第13章有关“发证和定期审核〞的规定。这一条对船公司来讲是十分重要和必须做到的事情，但不需要专门搞一个程序文件加以规定。因此，仅需在手册中单独表达就可以满足规那么要求。程序文件的编写程序文件编写的根本原那么程序文件结构程序文件的内容程序文件的编制方法程序文件编写的根本原那么遵循“最好、最实际〞的原那么贯彻“谁干谁写〞的原那么运用“5W1H〞原那么掌握“变换组合〞的原那么

除对规那么中的总那么、平安和环境保护方针、指定人员的任命、船长的绝对权利声明等可直接在平安管理手册中进行描述外，其余的规那么条款都应建立公司为了到达要求而实施的程序。“5W1H〞原那么项目程序相应内容Why（为什么做）目的、适用范围What（做什么）定义、程序的表达Who（谁做，谁检查评价）责任、资格认可或培训When（什么时候做）程序的表达Where（哪里做）程序的表达How（怎样做、依据什么、用什么方法）程序的表达、参考文件、安全运行记录程序文件结构封面修改页目录正本页〔目的、适用范围、定义、职责、实施步骤、附录页‘流程图、记录表’、相关／支持性文件〕程序文件的内容〔一〕

程序文件的内容因体系结构、机构的规模、以及程序本身的要求而变化的，但程序文件通常包括以下内容：1目的〔Why〕该节通常描述编制程序文件的理由。最通常的理由是建立处理一些活动的要求、职责和方法。在该节中简要说明程序文件的主题内容，本程序应到达的目的和要求，可采用如下用语：“本程序旨在……〞。数字一般不要太多，要精简。例：船岸人员培训程序。目的：本程序旨在标明平安管理体系人员可能需要的一切培训并向所有相关人员提供这些培训。程序文件的内容〔二〕2适用范围〔When，Where〕该节通常限定程序文件的适用对象。如该程序仅仅适用于组织的一局部或仅包含标题的一局部，这些都应在本节陈述。可分别采用如下用语：“本程序适用于……〞；“本程序适用于……，也适用于……〞。例：平安管理体系内部审核程序适用范围：本程序适用于本公司组织的对公司各部门和公司所属船舶的内审。程序文件的内容〔三〕

3定义该节应规定本程序中使用的特定含意的词的解释。

4职责〔Who〕明确实施程序文件中规定的管理活动的有关部门和人员的权责、接口及其相互关系。程序文件的内容〔四〕5实施步骤－程序〔How〕该节是一步步地列出开展此项活动的细节。按工作过程各个环节的先后顺序具体说明工作内容、规定各环节之间的接口，要具体规定各项工作由谁〔什么部门和岗位〕，在何时、做什么、如何做、做到什么程度、到达什么要求、如何控制、形成什么记录和报告。注明需要注意的任何例外或特殊情况，必要时，可用流程图说明。

程序文件的内容〔六〕6附录该节可包括本程序规定的记录格式，以及填写须知。该节详细列出附录目录。这可在附录修改时，防止影响程序本身。在附录中，不能放入过程的要求及职责分配，而这些属程序本身内容。7相关／支持性文件该节中应列明与本程序相关联的程序文件和引用的操作须知及其它技术文件。程序文件的编制方法设计程序描述程序书写程序评审程序设计程序〔一〕程序是平安管理体系的根底，其最终目的是为执行该活动的不同层次人员完成其工作提供指导和方向。因此，程序设计必须反映活动的实际实施过程，而非编写者的主观愿望，并适合于必须遵循程序的人，否那么，程序难以实施而进行修改。为了防止一次性对程序进行大幅度修改，设计程序时应考虑：收集与活动有关的信息资料并很容易找到。同一主题的所有信息资料应放置于同一位置。(条理清楚、层次清楚)编制程序的人应是对该活动具有职权和职责的人，并熟悉如何进行有效的管理。(编写者是活动的管理者或操作者)设计程序〔二〕程序的编制非一人所能胜任，通常由多人组成，特别是程序涉及多个部门时。(应广泛听从意见，共同参与〕通常在初次设计程序时，可考虑开展此项活动的现有做法，作小调整，实施后，经检查后作修改。(结合实际)程序应是完整的，要形成闭环。设计程序时，要向自己提出：做什么？谁做？为什么？怎么做？在哪里？什么时间？(5w1h的原那么)描述程序〔一〕

a、在你编写一份程序文件之前，应概括活动的实际实施过程涉及的主要环节。考虑好该程序包括几个步骤；〔例〕按逻辑次序重新排列；仔细分析以确保：－－每一个步骤自然地导向下一步；－－不存在多余的步骤；－－活动的作业链中不存在缺口或矛盾之处。描述程序〔一〕

b、描述程序最简便的方法是采用流程图，它可以准确地展示出活动中各项工作或操作及其先后顺序，监控验证要求及文件或记录的要求，简化了程序的使用并有效地分析程序的合理性和完整性。流程图，应按程序顺序由上到下，或由左到右画出，用箭头指程序的先后顺序和相互关系，按顺序将工作程序的内容填入相应合内，文字要简洁明了。流程图的上方为执行的部门或人员，左侧纵向为程序的阶段〔过程〕。流程图符号要根据编制流程图的需要来选择。

流程图的符号名称和意义举例：活动或操作资料/归档文件/记录验证确认从步骤1从步骤284SMS复查程序流程图

相关部门体系办指定人员总经理方案计划拟定管理复查实施改进措施归档过程部门阶段管理复查方案提出审核制定管理复查方案批准复查报告管理复查准备实施管理复查专题会议批准通知并实施改进措施验证实施措施确认NYNY审核审核归档书写程序按“程序文件编写指南〞，将上述流程图用文字描述出来：按本章第3节的典型章节，根据本程序的要求和内容编写程序；编写程序要采用本章第2节规定的结构及规定的固定格式；按“文件编码规定〞进行编码；书写程序应注意：a、程序文件内容要使使用者明了。不能期望必须遵守程序的人都是有高水平的人，才能按程序工作，要使程序每一局部清楚明了，易于操作和执行；b、正确用字，确保你所使用的字句，正确地反映你的意见，且不会引起误会；使用专门意思的词藻，防止使用会被不同解释的词藻，防止使用主观解释的字句；重复使用的长题目名称，可采用缩写。c、程序简繁无一定规定，但过程要到达100%的受控。高技能＋简单文件低技能＋详细文件受控评审程序

对程序文件草案进行评审，应由必须执行此程序的部门和人员，以及与该程序有关的部门和人员参加。必须执行此程序的部门和人员在下述方面进行评审，并提出建议。如按程序草案的步骤执行，有何困难，是否会影响其它部门或人员的活动，根据他们的工作经验，提出选择一条最好而且可行的途径。与程序有关的部门和人员在下述方面进行评审，并提建议。如程序草案中与他们部门和人员的相互接口中有何矛盾，会否影响他们部门和人员的活动。评审作用可增进这些部门人员的参与和投入感，使他们愿意按程序去做，并知道在程序生效时如何去执行。

程序文件推荐目录序号条款程序名称16.1；6.2船长和船员适任和配备程序26.3新聘和转岗人员熟悉职责程序36.4；6.5船岸人员培训程序46.6；6.7安全管理体系信息传递程序57船上关键性操作方案和须知制定程序68.1应急反应程序78.2应急训练和演习程序89.1不符合规定情况、事故和险情的报告程序99.2纠正措施实施程序1010.1；10.2；10.4船舶和设备的维护程序1110.3关键性设备和技术系统保障程序1211安全管理体系文件控制程序1311外来文件控制程序1412.1内审程序1512.2有效性评价和复查程序有关程序文件编写内容和要点SMS内审程序〔NSMC.12.1)制定、批准年度内部平安评审工作方案和内部审核方案；审核频次的决定；按方案组织实施内部平安评审；如何组成内部审核组；审核人员的培训要求；内部平安评审的实施；审核报告批准及分发；审核中不符合项的纠正措施；对纠正措施实施有效性的验证；审核记录的存档。SMS复查程序〔NSMC.12.2)管理复查的形式和频次〔一般每年不少于一次〕；在什么情况下可增加管理复查；复查方案的制定及监督实施责任部门/人员；复查目的；复查的内容；复查所需资料的准备工作如何进行；复查会议及复查报告的编制如何进行，由谁负责；复查报告的分发范围；复查中出现的不符合项的纠正措施和预防措施如何进行；对纠正措施和预防措施的跟踪和监督如何进行；对纠正措施是否有效如何验证。SMS复查程序流程图

相关部门体系办指定人员总经理方案计划拟定管理复查实施改进措施归档过程部门阶段管理复查方案提出审核制定管理复查方案批准复查报告管理复查准备实施管理复查专题会议批准通知并实施改进措施验证实施措施确认NYNY审核审核归档船岸人员培训程序〔、6.5)确定培训的范围及时机；如何提出培训申请；培训方案的制定与审批；培训大纲的制定与审批；培训方案的实施；对培训方案的控制；考核及评价培训人员；建立各类人员的培训档案；保存培训记录。SMS文件控制程序〔NSMC.11.1)文件、资料的分类；受控文件的范围；如何起草文件；文件的根本格式及要求；各类文件的批准权限及批准手续；文件的归档与分发；文件更改申请；文件更改的审批手续；文件更改如何控制；文件换版的控制；作废文件的处理如何进行；用于存档的作废文件的标识和控制。纠正措施实施程序〔NSMC.9.2)说明在何种不符合项发生的情况下需实施纠正措施；如何开展不符合项原因的调查与分析；形成平安分析报告；落实责任部门；由责任部门制定纠正措施方案；按方案实施纠正措施；文件更改申请；对纠正措施的有效性进行验证；稳固取得的成果；必要时制定文件或修改文件；验证结果不理想重新采取措施。须知的编写含义须知文件编写要求编写前应考虑的要素须知的种类与收集国际海运联盟推荐的船上操作须知须知的含义须知是程序文件的进一步延伸展开和支持。程序是为某项活动所规定的部门和各个主要工作环节，因而，它偏重于整个活动过程的描述，须知那么偏重于对某个具体工作〔操作和管理〕的要求。因此，相对程序文件而言，一个程序可能涉及多个须知，反之，多个须知可能同时支持一个程序在多个环节上的需要，或者对程序中某一工作具体详细说明。在一般情况下，须知又可能为几个或某个岗位的业务指导书97

须知文件编写要求编写格式：没有特殊的规定。但须知作为管理性的性质考虑，一般可包括目的、适用范围、主题内容和工作要求、工作完成情况检查和工作记录、报表、归档要求等。须知也应按体系文件控制规定予以标识、编号、规定修改方式、要求及审核、批准和失效处理等。编制人员：须知是某些岗位按照技术性规定进行工作或操作时的指导书。所以其在编制时应以实际工作要求、操作要素为根底，具有较强的专业性，因此其编制一般是具备较强实际工作能力的专业人员编写，但生效必须经主管部门领导审批。内容应详细明确，并可配以检查清单。

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编写前应考虑的要素①充分考虑从某一活动或某一操作开始至结束的各环节要素的要求、要点及本卷须知，提倡预防、操作前检查、标准操作、操作后检查为主；②充分考虑强制性法律法规、行业建议、设备说明书等的规定；〔例交通部2021年7号令?中华人民共和国船舶及其有关作业活动污染海洋环境防治管理规定?〕③充分考虑公司、船舶、设备布置等特性，以不违背实际为准那么，而不是照搬。99

须知的种类与收集按部门不同：分为岸基、船舶，甲板、轮机等；按作用不同：分为航行操作、设备操作、作业操作、应急操作、设备维护等局部；公司可按此进行活动收集，文件设计归纳，有关船上操作须知往往可以经汇编后独立成册，如船舶甲板操作手册、船舶轮机操作手册、船舶装卸手册、船舶防污染管理手册和船舶训练手册等。一般公司的须知清单：通用局部、特殊船种操作局部、船舶设备操作局部、应急反响局部等。国际海运联盟的须知推荐：是按船舶从在港、出海、航行、到港一条航程编排国际海运联盟〔ISF〕提供了推荐性的船上操作须知清单：〔1〕总那么船上组织职责报告程序旅客管理船舶与公司的通信船长和高级船员实施的检查文件和记录的提供和保存医疗安排适合工作和防止过度疲劳酒精和其他药物的政策规定和管理程序设备的操作性维护须知，分别规定者除外船舶适航性检查表和货物适运检查表〔2〕船舶在港接受货物和旅客装卸程序，包括对危险货物的装卸程序港口值班和巡视与岸上当局的联络监控吃水差和稳性船舶暂无动力时的程序液体货物和船舶燃料的意外泄漏油类、有毒液体和垃圾接收设施的使用对油污事故的反响〔3〕准备出海审核旅客人数、适用时审核吃水和记录吃水核实稳性情况评估气象情况紧固货物、舱口及船体上的所有口门测试主机、舵机、航行和通信设备、发电机、应急照明及锚设备港内岗位部署有关航行条件的文件审核防污染设备和安排核实船上是否已配备了最新的海图和出版物〔SOLAS公约第Ｖ章第20条〕〔4〕海上航行驾驶室和机舱值班安排恶劣天气和雾天的特殊要求无线电通信、包括VHF的使用操纵数据，分别提供除外应急程序，分别制定的除外保卫巡视，消防巡视及其他巡视安排海上排放含油机舱污水、货物残留物、有毒液体和垃圾〔5〕准备到港测试主机、舵机、航行、通信设备以及发电机和锚泊设备港内岗位部署引航港口资料和通讯评估气象情况航路指南、潮汐表和海图压载直升机作业稳性和水密完整性注：a、以上清单并非完整无遗，由于具体船舶及其作业条件的不同，可有所变化。b、作业性文件应包括一份声明，说明该文件的内容不排除船长为保证人员生命，船舶平安或防止污染，采取认为必要的措施或发布任何命令，无论这些措施或命令是否与文件内容一致。平安管理记录的编制

定义平安管理记录表现形式与目的平安管理记录的设计与编制要求定义平安管理记录是为已完成的平安和防止污染活动或到达的结果提供客观证据的文件，也是SMS文件的有机组成局部。

平安管理记录是SMS运行的反映，也是公司组织内部审核的依据和外部审核的依据。平安管理记录的目的是实施证实，确保可追溯性，以及为采取预防措施和纠正提供依据。平安管理记录可以形成书面文件，也可以使用其他信息载体记载。107平安管理记录表现形式与目的

平安管理记录表现形式：包括表、单、报告、纪要等。可以书面也可以电子文档，但需要文件接口平安管理记录目的：记录的目的不是单纯地留下证据，应付审核，而是①有利于系统性检查〔检查表〕；②有利于工作的跟踪落实〔信息处理〕；③有利于活动环节的闭环〔不符合规定情况报告表〕；④有利于监控〔报表〕；⑤有利于统计；⑥有利于查询与管理等。108平安管理记录的设计与编制要求〔一〕1〕根据文件表达的活动环节提出相应的活动记录，但记录应以到达目的为准那么，切忌重复记录，徒增工作负担〔例应急演习的登记〕2〕记录格式虽没有统一要求，但格式的设计需要给填写者及阅读者带来方便，表式的推进顺序流畅，让人一目了然并易于填写。3〕记录的表格应能真实反映出活动的名称、开展的部门、日期、实施人、活动开展的内容与开展结果。4〕记录表格的设计应符合文件的描述要求，根据活动实施的时间跨度、部门涉及、环节追踪等来进行不同设计。不过为了能有效监控活动所有环节的落实，建议同一活动的所有工作要求设计在同一表格中，当然还是应以易于操作、记录清晰为主导思想。109平安管理记录的设计与编制要求〔二〕5〕记录表格应具备对文件的搜索功能，即一看就可知出自的文件。6〕必要时对记录要求可在表下进行简单的填写说明。7〕无论使用何种载体记录，完全管理记录都应易于贮存、查阅、分析和控制。为便于实施标准化的统一管理，平安管理记录应标准化。8〕在