仓库存货管理规章制度存货进出、堆放、账务处理规范

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档存货管理制度一、总则1、为规范公司存货进出管理、堆放管理，确保存货帐实相符，以及加快存货盘活管理等，特制定本制度。2、存货包括原料、辅助配料、包装物、外购餐具、外购糕点以及各门店的相关存货等。3、存货应当制定各品种最高库存量（前期统计观察分析后确定存货量）。凡是库存已达到最高库存量的存货，仓管应当拒绝收货。4、仓库分原料区、辅料区、易碎区、办公用品区（可放行政容易管理的区域）、次品区、退货区、门店家具区。5、公司也可设置废品区，并由仓管员建立废品台帐。应当定期清理。6、仓库进出物资必须办理出入库手续，涉及的所有票据都必须经仓库管理员签字确认才是有效的单据；没有经过仓库的物资，仓管员不得给予开具票据，也不得给予签字确认。7、仓库所有票据的内容必须填写完整、书写工整，不得涂改。否则，视同票据无效。会计收到仓库传来的票据，必须认真审核，发现不符合要求的必须及时退回和纠正，确保票据书写规范。二、存货进出管理1、存货进出仓库，仓管员应当和当事人当面点清数量，当面开具单据（包括入库单、出库单和发票或收据证明单据），做到单据和数量完全相符。2、存货进出仓库时，仓管员必须严格按照公司审核审批制度的有关要求执行，在确保财务审核审批人员和相关经办人都签字确认后，才能入库或出库。3、出库要遵循先进先出法。三存货堆放和日常管理1、仓库钥匙必须专人保管，除了仓库以外的人员不得私自进出。2、仓库做好清洁、整齐、防霉、防蛀、防潮等工作。仓管员必须经常定期及不定期的抽查物资，如发现问题及时上报上级主管并会同有关部门及时采取补救措施。3、物资摆放要讲究科学、合理，区域要分开、清晰，摆列要整齐、有序，高低要适当、均衡；每堆物资前要统一使用公司的标识牌，并在标识卡上写明物资的名称、品种和数量，保证帐、卡、物相符。4、标识卡书写要工整，必须要做到物卡同步变化，杜绝以任何客观理由影响“物卡”相符。一般标识卡内容包含：物资的名称、规格、数量、保质期、生产厂家等。5、经常对仓库物资进行灰尘清理，从而减少因污染带来的质量问题。6、仓管员应当定期对物资的生产日期、保质日期进行全面整理，属于已过保质日期的物资应当转入次品区域，并挂上蓝色标识卡。7、仓管员有权拒绝闲杂人员随意进出仓库。8、仓管员应对内、外搬运工进行指导、监督、确保物资堆放符合要求。9、必须严格检查或督导进出仓库的人员，及时关好门窗确保仓库和物资的安全。10、保守仓库业务秘密，杜绝向供应商等其他人透露物资库存等有关业务信息。11、未经上级同意，不得随意复制、摘抄公司资料。作废文稿应及时妥善处理，以防泄密。四、存货帐表管理1、开好单、登好帐、编好表、对好帐，是仓库帐表管理的总要求，是仓管员应当具备的基本素质和基本职责。仓管员必须做到以帐管物，必须重视帐表在仓库管理工作中的重要性。2、入库单和出库单杜绝涂改，要求使用复写纸书写，书写工整，字迹要清晰。如果书写出现错误，要求作废并完整保留每一联次。入库单和出库单每日要报送给相关人员。3、仓库的账簿和各种报表要按各区域的物资类别进行编制，要求书写工整，字迹要清晰，以供有关人员及时了解仓库存货的库存结构。同时，账簿每天要登记入账，各种报表要按时保质保量报送给相关人员。4、加强帐、卡、物的核对管理，定期核对帐、卡是否相符，如果出现不符，必须及时查明原因，确保帐、卡时刻相符，以充分发挥卡在日常管理中的作用。5、仓库账务和各种报表编制由会计负责管理和指导，仓管员必须服从，不得自行设置账簿或设计报表。五、存货盘点管理1、存货盘点包括器具、设备、原料、配料、办公用品及固定资产等的盘点。2、仓库物资盘点分为月度、季度、半年度、年度及不定期和特殊盘点。鉴于我公司属损耗性大、保质期短的情况，制定盘点时间：（门店同样适用）a、门店所有物资每月盘点一次；b、办公用品每季度盘点一次；c、电子设备及其他固定资产季度盘点一次；d、年度终了全面大的盘点一次。3、每次仓库物资盘点结果，应当确认存货盘盈或盘亏，应当提出处理意见和明确责任人，并按相关流程处理或审批，由财务部门于月终进行账务处理。4、仓库物资盘点盘盈或盘亏，根据截至存货盘点日期的账务账面结余数和实际盘点数的差数进行确认。5、仓库物资盘点时，仓管员、财务人员及参与盘点人员应当同时在现场。6、仓库物资盘点结束后，参与盘点的人员应当在盘点表上签字确认，并于期终由分管副总裁签字确认。7、仓库物资盘点表及相关资料的数据和文字应当书写工整，同时应当归档管理。8、仓库物资盘点工作由物流管理部门负责组织，由财务人员进行监盘和业务指导。9、仓库物资盘点前，物资管理部门应当提前一天通知有关部门或人员，有关部门或人员应当积极配合或参与。10、盘点一般流程：a、物流管理部下发仓库物资盘点通知，并做好各项盘点准备工作。b、财务人员和仓管员对需盘点的存货进行账面确认，必须在账账（财务与仓库明细账）相符的前提下才能盘点。c、盘点时，仓管员和财务人员应当独立记录，经核对双方记录数一致后，才能确认为盘点数。d、盘点结束后，应当整理盘点资料，并由参与盘点的人员在盘点表上签字确认，同时上分管总裁签字确认。e、财务人员和物流管理部对盘点结果出现的盘盈或盘亏进行账务处理（调整），仓管人员的财务处理应当在财务人员的指导下进行。11、仓库物资盘点当天发生的物资进出日期应当写成盘点日期的次日，并将盘点当天入库的物资独立堆放。截至仓库物资盘点日期的账务应当登记完毕。12、仓库物资盘点表使用统一的格式，由财务部提供。精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档存货管理制度第一章总则为规范公司存货进出管理、堆放管理，确保存货账实相符，以及加快存货盘活管理等，特制定本制度。存货是指企业生产经营过程中为销售或者耗用而储备的物资，包括原材料、包装物、低值易耗品、库存商品（库存房）、委托加工物资、委托代销商品及其他小额耗材等。存货管理岗位的职责分离(一)订货人员与复核、审批人员的岗位分离；(二)订货人员与验收、存货保管人员岗位分离；(三)存货保管人员、会计记账人员岗位分离；(四)存货的盘点应由存货保管人员、会计记账人员及独立于这些岗位之外的人员共同进行。存货应当制定各品种最高库存量，明确责任人。同时，凡是库存已达到最高库存量的存货，仓管员应当拒绝收货。未经财务部门同意，不得私自设置仓库，车间尚未使用或剩余的物质在月末盘点时必须全面盘点，不得以任何理由私藏存货。同时，也不得私自增加仓库有关人员。仓库划分为待检区、退货区、合格区、次品区和寄存区。待检区：以黄色标识牌表示，是指已收到采购通知入库但质检部待查质量而将物资存放的区域。退货区：以灰色标识牌表示，是指物资在使用过程中经确认属于供应商产品的质量问题，采购部正在或拟向供应商要求退货的物资而将其存放的区域。合格区：以绿色合格标识牌表示，是指已收到采购通知入库并经质检部检验质量确认质量合格而将物资存放的区域。次品区：以蓝色标识牌表示，是指物资在使用过程中经确认不能再使用或不能以正品（合格品）看待而将其存放的区域。寄存区：以茶色标识牌表示，是指经公司领导同意让供应商寄放或客户采购后寄放而将物资暂时存放的区域。企业设置废品仓库，并由仓管员建立废品台账。各仓库不应该存在废品物资，应当定期清理，而次品区域的物资更应当及时处理，该转入废品仓库的要及时转入废品仓库，仓管员应当承担起管理的责任。待检区和寄存区的物资不能内部领用和销售。寄存区的物资如果是供应商或客户自己使用，也要办理相关财务手续后才能发放，确保账实相符。仓库进出物资必须办理入库手续和出库手续，涉及的所有票据都必须经仓管员签字确认才是有效的单据；没有经过仓库的物资，仓管员不得给予开具票据，也不得给予签字确认。仓库所有票据的内容必须填写完整、书写工整、不得涂改。否则，视同票据无效。会计收到仓库传来的票据，必须认真审核，发现不符合要求的必须及时退回和纠正，确保票据书写规范。第二章存货进出管理存货进出仓库，仓管员应当和当事人当面点清数量，当面开具单据（包括入库单、出库单和收据证明单据），做到单据和数量完全相符。当事人领用材料的领料单须经领用单位负责人审批。存货的采购，应本着节约与需要相结合的原则，货比三家。(一)低值易耗品(办公用品)的购买和验收：由办公室负责，其他部门不准购买，否则不予报销。(二)材料，包括工程用材料及修理用材料和生产用材料：由相应业务部门购买，大宗材料，应采用合同形式。原辅材料、包装物、外购商品、修理用备品备件等应遵循如下入库流程：待检程序：仓库凭采购人员的采购通知单或订单和供应商的送货单或发票按品种、规格型号、数量与供应商当场点清数量后入待检区，并当天上报质检部门，同时挂上黄色标识牌。质检部门能够即时检验的，可直接进入以下“入库程序”办理入库。入库程序：质量检验合格后，仓管员凭质量检验报告确认的品种、规格型号、数量填制“入库单“，并由质检员签字确认。同时将物资转入合格区，挂上绿色合格标识牌。质量检验报告由仓管员负责保管，采购通知单（或订单）和供应商的送货单或发票随同“入库单”报送财务部门。入库单一式四联，一联存根，一联售货方结账用，一联本单位会计记账，一联业务部门对账。退货程序：质量检验不合格的物资应当及时退货，同时挂上灰色标识牌。同时，仓管员要跟踪管理退货。为使库存资金最小化，公司低值易耗品原则上实行零库存管理。低值易耗品的领用必须建立领用登记簿，就领用的时间、部门、物品名称及数量、领用人进行登记，否则不准领用。部门负责人对部门内领用的低值易耗品数量及使用状况负责，手续不全的财务部门有权不予报销。财务部门对已报销的低值易耗品建立备查账，进行登记。原辅材料、包装物、外购商品、修理用备品备件等出库时，仓管员凭台账会计由相关合同和总经理的审批条而开具的“领料单”发货，并根据实际发货数量填写“出库单”，仓管员和保安凭单据放行。出库单一式四联，一联存根，一联售货方结账用，一联本单位会计记账，一联业务部门对账。第三章存货堆放和日常管理仓库必须设置消防设施，通道必须宽敞，门窗必须符合防盗要求，电力设施必须符合消防部门的要求，以确保存货安全。切实做好“防火、防霉、防锈、防蛀、防爆、防潮、防烂、防盗、防鼠、防毒”等“十防工作”。仓管员必须经常巡查，如发现问题应及时上报上级主管并会同有关部门及时采取防范及补救措施。物资堆放要讲究科学、合理，区域要分开、清晰，摆放要整齐、有序，高低要适当、均衡；每堆物资前要统一使用公司的标识牌，并在标识牌上写明物资的名称、品种和数量，确保账、标识牌和实物相符。仓管员应当定期对物资的生产日期、保质日期进行全面整理，属于已过保质日期的物资应当转入次品区域，并挂上蓝色标识牌。公司应由经理牵头组织相关人员于每季度末到仓库现场清查不良存货，并在相关的制度范围内盘活处理，或将情况及处理意见报送总经理审批。第四章存货盘点管理仓库物资盘点分为月末盘点、半年盘点、年终盘点和特殊盘点。半年盘点和年度盘点总量应当对存货全部盘点，特殊盘点（包括外部审计和内部审计需要的盘点）则根据实际需要确定盘点量。仓库物资盘点方法一般采用日常盘点法。日常盘点法是指在不影响存货进出管理的前提下，每月组织有关人员随时对存货进行盘点的一种方法。每次仓库物资盘点结果，应当确认存货盘盈或盘亏，应当提出处理意见和明确责任人，并按相关流程处理或审批，由财务部门于月终进行账务处理。仓库物资盘点盘盈或盘亏，根据截至存货盘点日期的财务账面结余数和实际盘点数的差数进行确认。对于盘盈、盘亏、毁损以及报废的存货应当及时查明原因，分别情况及时处理。盘盈的存货，按重置成本入账，冲减管理费用。盘亏、毁损和报废的存货，扣除过失人或者保险公司赔款和残料价值后，计入管理费用。存货毁损属于非常损失的部分，扣除过失人或者保险公司赔款和残料价值后，计入营业外支出。仓库物资盘点时，仓管员、财务人员及参与盘点的人员应当同时在现场。盘点工作由存货管理部门负责组织，由财务人员进行监盘和业务指导。盘点结束后，参与盘点的人员应当在盘点表上签字确认，并于期终由总经理签字确认。盘点的一般流程：仓库主管下发仓库物资盘点通知，并做好各项盘点准备工作。财务人员和仓管员对需盘点的存货进行账面确认，必须在账账相符的前提下才能盘点。盘点时，仓管员和财务人员应当独立记录，经核对双方记录数一致后，才能确认为盘点数。盘点应尽量采用精确的计量器，避免用主观的目测方