ERP系统管理制度-2023修改整理

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ERP系统管理制度

1前言

目的

为保证ERP系统稳定正常运行，规范系统的使用和维护，确保数据准时、精确     、规范、完整，达到资源有效分享，结合公司的实际，特制定本制度。

范围

本制度对以下运行管理方面加以明确：

】

（1）各部门（岗位）ERP职责及要求

（2）系统管理

（3）权限管理

（4）检查与考核

（5）嘉奖与处罚

本标准适用于公司内部ERP系统使用。

生效时光

本制度自正式发布之日起生效，各相关部门按本制度执行。

【

2各部门（岗位）ERP职责及要求

ERP职责及要求

岗位

职责描述

ERP管理员

负责ERP系统的业务管理工作。

公司ERP系统参数、单据性质及部分基础数据的设置及维护。

解决各部门在ERP业务操作当中碰到的问题，协调各部门保证ERP系统的正常运行，跟踪和监督各部门系统操作是否是根据ERP业务规章执行。

、

负责组织制定ERP稳定运行所需要的相关制度、文件及工作标准，并监督指导执行。负责平衡、协调解决ERP运行过程中浮现的问题，并针对ERP系统提出管理建议。负责各部门ERP权限设定、维护及管理。

负责ERP系统数据库管理、后台维护等。

向主管领导汇报ERP运行状况，帮助组织召开系统运行状况的总结、分析及问题研究会议。

假如浮现异样数据由ERP系统管理员负责查找缘由，并向领导汇报，如因不准时汇报导致的后果由ERP系统管理员负责。

假如浮现因ERP管理员管理不妥善或不准时反馈导致的ERP系统数据方面或管理方面的任何问题，ERP管理员应担当责任。详细担当范围，由公司领导协商打算。

网络管理员负责ERP系统硬件设备和软件的安装、维护。

销售部ERP职责及要求

，

岗位职责描述

主管支配并检查本部门ERP工作。

审批销售相关单据。

助理（内勤）

销售部ERP的整体管理工作。

管理客户信息。客户信息业务员

给客户报价。

按照销售合同，录入销售订单。

/

客户订单销售接单后对原订单物料或单价、交期或数量的变更。客户订单变更单按照发货方案，且生产部已生产入库，按客户的要求发货。

客户退货：关联本来销售出库单下推生成红字销售出库单，并由仓库审核后接收退货。红字销售出库单审核自动生成红字销售发票，由财务审核。

选购部ERP职责及要求

岗位

职责描述

对应ERP工作及要求

主管

￥

支配并检查本部门ERP工作。审批选购相关单据。

工艺与选购共同制定BOM损耗率。

助理（内勤）选购部ERP的整体管理工作。

管理供给商信息。

从供给商接受发票，收拾发票交财务挂账，为会计审核选购发票做预备。

方案员按照客户销售订单等编制生产或选购方案。

选购/外协、生产方案

对各种研发类、新产品的物料举行询价，经过领导确认定出价格。询价单对批量生产需要的各种物料举行比议价，经过领导确认定出价格。核价单对各种状况下产生的请购单，对选购供给商、数量、单价、交期等信息举行维护，经主管审批完发放。维护选购申请信息，从选购申请单生成选购订单选购订单管理及跟踪执行状况。

&

选购业务员

对下发的选购订单举行跟踪催货，到货送检，准时取得送货单，质检单，确认入库单。

选购变更

对已经有入库的选购订单的选购合同变更时，对选购订单也做相应的变更。

选购退货

进货单已经进入库房，在生产使用过程中发觉不良，退货的处理。退货单（红字外购入库单）录入后，审核自动生成红字选购发票。

委外加工

"

方案员制单委外订单，选购委外负责人录入委外单价，审核委外订单，仓库按照委外订单自动生成的投料单，举行审核，并按照委外订单生成委外加工出库单，录入委外加工超定额领料，按照委外加工入库单生成委外业务发票，并提示财务审核。

委外发票有财务审核后

录入预付款单、付款单。

库房ERP职责及要求

岗位职责描述

对应ERP工作及要求主管

支配并检查本部门ERP工作。

'

书面审批异样数量调节单、报废领料单。

库管员

料件仓库间的调拨。

调拨单从库房调拨到办事处仓库，由办事处仓管审核入库单后跟总部仓库管理员确认。

审核选购入库单、销售出库单。审核厂内发退料单（外购入库红字）、委外退料单（委外出库红字）。

审核厂内委外出库单、委外退料补料单、生产领料单、厂内生产退料料单。

审核工厂发货的销售出库，其他出库单等相关单据。

：

质检员检验完到货的物料后，通知库管员点数并入库，审核入库单。

在生产过程中发觉物料不良，车间将物料退回不合格品库房，由对应业务员录入退货单，库管员点退货数量，审核退货单。

生产成品后入库后审核成品入库单

审核销售退货单按照质检工程师对客户退给销售的产品判定结果，点数入库。审核销售退货单

对公司需报废的物料的账务处理。审核报废退料单。

研发部ERP职责及要求

岗位职责描述

对应ERP工作及要求主管

*

支配并检查本部门ERP工作。审核BOM相关单据。

标准化按照设计师新加材料的需求，本着公司优化资源，便利生产、修理、选购的

方向，综合平衡是否新增品号，如需，则可发布新物料，并保证数据库物料编号、名称、规格等相关属性的标准化。

确保物料编码相关属性的规范

新增录入产品BOM清单。

BOM变更，有以下几种状况：

BOM与生产实际不符、工艺路线从外购改自制、工艺路线从自制改外购、材料定额增强、材料定额削减。BOM变更可由生产班组长申请

生产

\

生产方案内生产任务单的新增、下达、确认，已经下推生成的领料，

生产方案内领料的报废退回补料单的新增。

成品入库，录入成品入库单。

财务部ERP职责及要求

应收模块：财务业务人审核销售发票、录入预收款单、收款单。

办事处财务按照对应的客户做收款，挑选对应好销售发票举行新增收款单，并告诉公司财务审核。

办事处核销未核销的单据（收款、预收、收款退款、销售发票）

公司财务确认收款并审核对应收款单、预收单。

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对付模块：审核选购发票、审核付款单、付款退款单、核销未核销的付款单相关单据。

（付款、预付、付款退款、选购发票）

ERP系统存货核算业务模块：准时举行核销、核算、处理相关问题、月末结账操作。

总账模块：对财务凭证录入精确     、准时。每月统计计算相对应的财务报表，并上报领导参考。

3.系统管理

用户端不得私自修改ERP软件系统配置参数或相关计算机程序

ERP管理员负责根据系统平安规定定期对ERP系统数据库和系统应用程序举行备份，并对系

统和数据库运行全过程举行监控，保证系统平安运行和数据传递通畅。网络管理员定期对ERP服务器及各终端设备举行防毒、杀毒处理。

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各用户对自己录入的单据负责，对需要用的基础数据举行核实，如有问题准时通知ERP，同时各相关部门指定专人对本部门的数据工作举行检查。

ERP系统用户在休假或因公外出时，必需将相关的工作内容授权给其他用户负责完成，并给相应人员申请暂时权限，不得延误工作。

做单必需要有依据，严禁在ERP系统中任意更改各种数据。

对录入超过半小时的单据，需要在不超过半个小时保存，以免单据走失。

为提高ERP系统资源利用率，用户在完成操作后，应准时退出ERP避开其他用户无法使用系统。为提高系统运行效率，各部门必需密切协作，录入单据人员、各级审核人员应履行本岗位职责，单据录入、审核在1个工作日内办理完，特别状况在2个工作日内办理完。各种单据审批流见附表。

4.权限管理

ERP专员必需遵守保密制度，严禁把自己的密码转告他人；不得泄露其他用户的密码，不得在ERP系统上操作超越自己权限的信息；不得用不正值手段、办法对模块举行修改。公司需要数据修改时必需按规定程序执行并准时对数据库举行备份。

各部门新增用户权限、用户权限的变更，应提出书面申请，经相关部门领导签字确认后，报ERP管理员举行设置。用户必需更改个人初始密码，不得把用户名和密码借给他人使用。

5.检查与考核说明

ERP系统运行检查采纳在系统上日常检查和月度总结相结合的方式。

按照ERP运行的实际状况，组织召开ERP系统各部门运行检查总结会，对一些文件举行分析，并提出解决计划，以保障系统的正常运行。

6.嘉奖与处罚

.处罚条例

提供数据不准时、一月内浮现三次以上错误；录入数据不准时、一月内浮现三次以上错误；对业务流程不认识并且又不准时反馈ERP管理员造成业务执行延误的；不按业务流程执行，有意迟延不协作,系统业务单据不正常处理操作的；各级审核人员未仔细履行职责，审核单据不准时的；审核未发觉数据错误，单据流转