档案资料管理制度

Word第第页档案资料管理制度档案资料管理制度1

加强档案资料管理，有助于保存住宅小区(大厦)的历史资料，维护管理的连续性和规范化，便于房屋及设施设备的检查、维护、更新和与业主的沟通、联系。

(一)管理内容：

1、工程档案：从接管开头的全部工程技术、修理、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等;

2、业主档案：全部业主购、租房合同(复印件)，业主基本状况登记表、装修申请表等;

3、财务档案：逐年形成的财务收支报表、物业修理基金使用报表等;

4、文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等;

5、管理资料：绿化资料、日常巡查(清洁、修理、保安)记录、值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

(二)管理措施：

1、制定档案制度，并严格执行;

2、专人管理(由负责内勤的管理员担当)，专室专柜，编目造册，存放有序并且敬重业主隐私，保守隐秘;

3、科学管理，确保档案资料完好、齐全，确保档案完好率达100%;

4、逐步实现智能化管理，计时牢靠的把握相关信息，提高管理水平。

档案资料管理制度2

一、目的

为做好特种设备档案资料管理工作，明确公司特种设备档案资料管理工作要求，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司特种设备档案资料管理工作。

三、规定内容

1、特种设备档案资料主要包括以下内容：

1.1特种设备的设计文件、制造单位、产品质量合格证明、使用维护说明等文件以及安装技术文件和资料；

1.2特种设备使用登记证和检验报告书；

1.3特种设备的定期检验和定期自行检查的记录；

1.4特种设备的日常运行状况记录；

1.5特种设备及其平安附件、平安爱护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录；

1.6特种设备运行故障和事故记录；

2、特种设备平安管理机构负责归口管理本单位全部特种设备档案资料，应指派专人负责特种设备档案资料的保管工作。

3、特种设备平安管理机构应设立特地的档案室或档案柜用于保存特种设备档案资料，保存期限原则上为3年，重要的见证资料应永久保存。

4、依据需要本单位可另外特地设立特种设备档案资料管理机构。

档案资料管理制度3

第一条、项目文件的整理

1、建设项目所形成的全部项目文件在归档前应依据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。

2、建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应依据文件的性质内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理

3、勘查、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理。

4、施工技术文件应按单项工程的专业，阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。

5、设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理；现场使用的译文及安装调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件，工程事故处理文件由施工单位整理。

其次条、项目文件的组卷

1、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。

2、项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷：项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等挨次组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目根据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。

3、案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件。该卷保管期限从长。

第三条、案卷与卷内文件的排列

1、管理性文件按问题、时间或重要程度排列。

2、施工文件按管理、根据、建筑、安装、检测试验记录、评定、验收排列。

3、设备文件按根据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行修理等挨次排列。

4、竣工图按专业、图号排列。

5、卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定〔草〕稿在后。

第四条、编目、装订要求

卷内编目，装订必需符合规定要求，详见综合科档案管理制度

第五条、声像材料整理

声像材料整理时应附文字说明。对事由、时间、地点、人物、等内容进行著录。

第六条、项目文件的归档

1、建设单位各机构、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后，将经整理，编目后所形成的`项目文件按合同协议规定的要求，向建设单位档案管理机构归档。

2、依据基本建设程序和项目特点，归档可按阶段分期进行，也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后于竣工验收文件一并归档。

3、归档文件应完好、成套、系统。应记述和反应建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和精确反应项目建设过程和竣工的实际状况，图物相符，技术数据牢靠、签字手续完备；文件质量应符合项目文件质量要求的规定。

4、勘查、设计、施工及建立单位需向本矿归档的文件，应按国家有关档案管理的规定和附表1的要求单卷归档。

5、外文资料应将题名、卷内章节名目译成中文，经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。

第七条、项目文件归档

项目文件的归档审查施工单位在项目竣工文件收集，编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完好、精确状况和案卷质量进行审查或三方会审，经建设单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交建设单位档案管理机构。

第八条、项目文件的归档时间

1、除受托付进行项目档案汇总整理外，各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档；有尾工的应在尾工完成后准时归档。即：在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。

2、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱设备验收或接收后即时登记，安装调试后归档〔任务结束后一周内向上级档案室移交〕。

3、电子文件的规律归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间全都。

4、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后准时归档〔一周内〕。

5、以下文件材料应随时归档：

5.1、变更、修改、补充的文件材料；

5.2、矿内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；

5.3、矿产权变动过程中形成的文件材料；

5.4、其他临时活动形成的文件材料。

档案资料管理制度4

档案资料管理是学校常规管理的一个重要组成部分。它既是学校管理和教育、教学、财务工作的历史纪录，又是全校教职工工作成果的客观见证，是学校常规管理的重要基础工程。为此，制订制度如下：

1、成立档案资料工作领导小组。由一名校长分管、校长办公室主任详细负责，教育处、总务处、教研组有关人员帮助工作。

2、健全文书档案，坚持专人收拆，准时登记、签批、承办，保证文件资料齐全完好，准时办理。

3、学校行政人秘档案包括行政会议记录，文书档案、人事档案各种打算与支配，各种会议学习记录。群团教代会材料等分别由职能部门收集，交行政和校长办公室整理，交档案资料员，由档案资料员整理、装订、归档。

4、学校教学档案包括教务会议记录、老师业务档案、同学学籍档案、教育教学档案、体育卫生档案等由教育处有关人员负责收集、整理交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。

5、学校总务处档案包括总务处会议记录、校舍、校产档案、财务档案、校内建设档案、人员考核档案、基建档案等。由事务处有关人员负责收集、整理，交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。

6、学校的常规管理资料和财会档案注意平常收集，一般每学期或每学年整理归档。由职能部门交档案资料室，由档案资料员负责归档立卷。

7、主动做好档案资料的“四平常”〔收集、整理、鉴定、立卷〕工作，根据档案立卷的原则和要求做好分类、组卷、编目、装订工作。

8、档案资料室坚持做到“五防”：防火