文件控制程序七

文件编号：QMS-02-01文件控制程序PAGE1-文件编号：QMS-02-01文件控制程序文件控制程序1目的通过对与质量管理有关的文件的控制，使文件在发布前得到批准，确保文件的充分性和适宜性，使文件的更改和修订状态得到识别，确保在各使用场所可获得适用文件的有效版本。2适用范围本程序适用于对与质量管理体系有关的所有文件的控制，包括适用的外来文件。3职责3.1品质部负责公司与质量管理有关的文件的归口管理。3.2总经理负责质量管理纲领性文件的批准、发布。3.3管理者代表负责质量管理体系文件的审核。3.4各分管领导负责相关管理与作业文件的审核。3.5各部门、子公司负责与本部门有关的质量管理文件、外来文件的管理。4工作程序4.1文件的范围4.1.1质量管理纲领性文件，包括：质量管理手册及其相关附件、形成文件的质量方针、质量目标；质量管理体系程序文件；4.1.3质量管理作业文件，包括部门内部编制的文件；4.1.4外来文件：如法律法规文件、上级来文、技术标准、技术规范、图纸、设计文件、施工方案、施工规范、检验标准等；4.1.5特定文件：如策划方案、可行性研究报告、项目建议书、工作计划、质量计划等；俗4.1.虾6塞记录表单；陈4.1.背7艺记录。记录是谜一种特殊的文读件，对记录按夏照《记录控制竭程序》进行管脑理。宣上述文件可以痛使用各种适当鹰的媒体形式。腊如书面文件、聚电子媒体文件势。开4.况2对文件控制类型兰公司质量管理阵体系文件按控误制类型分为受到控文件和非受岗控文件两类。骑a待）受控文件：劝受更改控制的爱现行有效的体斗系文件，用于扭公司内部使用接，向供方、认险证机构等有关贪单位发放。敬b近）非受控文件静：不受更改控摆制的体系文件载，如向顾客、覆上级部门等单字位发放的体系熟文件。清4饰.傲3照体系文件的编火制、审核与批非准林引管理者代表负孕责组织有关部具门编制体系文路件。艇文件编写人员吴在文件编制过窗程中，应注意薪文件的充分性浇、适用性、可凝操作性，在进手行文件编辑时费，注意使文件总条理清晰、排陆版美观、标识膏得当，使文件姨保持清晰、美揪观，便于识别煌、使用。结坚体系文件编号澡格式为项：姨QM识S迈－膛×晶×当－疮×右×筹；其中坚，瓣“留QM批S爬”足是质量管理体汽系文件的代码鉴，中间阿的仆“著×体×泼”骤代表分册的序钱号（按照文件脱类型分载为赛9输个分册）；后稍面稀的覆“沟×拆×香”露代表某个文件映在分册中的顺蛋序号，和由住“薄0滋1赔”鹊开始依次向下肉顺延。芬削所有公司自行俗编制的体系文靠件，在发布前馒须经授权人员吊审核、批准，扁以确保内容是拼充分和适宜的价。未经审批的址文件视作无效奖文件。体系文狂件审核、批准牙权限见宰表兆1芹。惨表灾1萝－文件评审、应审核、批准权健限一览表环序号背文件类别奶编制部门候评逝审屡/丰审核辫批准发布规1蜘质量方针、质镰量目标段品质部瑞起草，各部门唉参与钩总经理办公会捉评审笋总经理域2拉质量手册熄品质部拌主持，各部门卵参与扑总经理办公会擦评审浊总经理遵3均与组织机构、围职责分工有关寿的文件室企业管理部起照草，各部门参厘与秧总经理办公会膛评审筋总经理骤4慢程序文件陡根据职责分工寇由各相关部门颤起草少部门负责人煤涉及全局性的晕文件由总经理岛批准发布；非剃全局性的由管卧理者代表批准碗发布谱5果公文勒根据职责分工恼由各相关部门挠起草凭部门负责人初乖审，办公室审蛾核、编号，分卸管副总经父理峡/征总工程宋师紫/晚总会计师审核博总经理携6幼作业文件辰根据职责分工离由各相关部门爸起草掩部门负责人真分管领导屋7健特定文件步根据职责分工期由各相关部门膀起草柿部门负责人葱全局性的文件腿由总经理批准彻发布；跨部门本的文件由分管豪领导批准发布掌；部门内部的胡文件由部门负致责人批准发布锻8汗记录表单顶根据职责分工负由各相关部门游起草玻部门负责人食部门负责人喇4.齿4族体系文件的评僚审与更新封由于客观情况且会发生变化，棋体系文件也应矛适应这些变化嫩，各部门在使斩用文件的过程格中，应对文件幼的持续适宜性旅、充分性进行混评审，需要时喘对文件进行更略新。文件更新御引起的文件更鹊改执梅行轻4.绸8揉条款的规定。牵4.愤5址外来文件的识供别、收集和评炼审宋延外来文件主要瘦包括与质量管去理体系相关的谊以下文件：纸⑴织法律法规、地迟方法规、条例智、规定等文件聪；渗⑵密技术标准、技保术规范、标准束图集等文件；彩⑶配行业主管部门鸦发放的文件；旁⑷贤其他外部单位蒜的文件、资料抄，如：设计文机件、投标文件垮等。卖熔综合办公室负鼓责识别、收集诚、评审、保管家房地产主管部舞门、政府有关拿部门、相关单践位来文等方面词的外来文件，漫并负责识别、框收集、评审、糖保管法律法规戒等方面的外来卸文件；其他业弱务部门负责识狠别、收集、评都审与本部门业杰务相关的外来删文件。拾奴收集外来文件条的渠道可包括控：叼⑴遮定期与上级主黑管部门的文件骗主管部门进行积联络，以获得止适用的外来文岭件。达⑵珍通过报刊、杂袋志、书店、广禽播、电视、网家络和会议、学降习等信息渠道抹，及时得到适缺用文件的最新臭版本。系天各部门负责人打对外来文件的扇适用性、有效窗性进行评审，樱并在《外来文柄件控制清单》绘上面登记。对浴外来文件的评英审、更新至少扭每半年进行一筑次。祥4.饼6疗文件控制方法骂著集中发布的体表系文件，作为贷本公司企业标公准使用，在文法件封面加离盖队“蚁受控文抚件意”任印章进行文件秆控制标识。蛛衬其他文件采用雪在《文件控制愉清单》上面登佛记的方法进行好文件控制。涛令对外发放，不矿需要（或不可剩能）对文件的墙版本、更改进望行控制的文件米，作为非受控援文件，加由盖缝“稠非受栏控翠”厘印章进行标识洁。乒判体系文件是作奥为工作依据使旬用的，因此应业保证与质量管嘱理有关的场所盆或人员都能得貌到适用文件的俗最新有效版本认。药4.6没.5庙体系文件发放陆由及品质部雀负责。为了实姐现文件的可追级溯性，便于文鞠件回收、更改虽，受控文件发墓放时文件接收抵部门应在苍《闸发凉竖（收）文本提》上园面签字登记。掘非受控文件发夹放时可以不做谁登记。嘉搭对于公文的接光收、发放、日曾常管理具体执轿行《公文管理嘴办法》。易4.盘7树文件的日常管设理与使用迈疲体系文件正本忌由悄品质部阅保管。雄各部门、分公绞司应指定一名纤文件管理员负歌责本部门体系跑文件的管理。胸挤各体系文件持司有者应爱护使楼用、妥善保管飘体系文件，不根得外传、遗失狮、损坏文件，棕具体执行《保协密管理制度》秩的有关规定。绘4.7爱.3隆当文件因使用盲时间较长导致臣破损影响使用拔时，可向衰品质部顺提出更换新文离件的申请，负品质部免在收回旧文件竖的同时发放新曲文件，文件控刚制标识可以不悠变。乓椅体系文件的知伙识产权属于公例司所有，未经刻批准不得复制插。警因使用文件的潜需要确需复制弯时，需通知肤品质部炭，由司品质部竟负责核实、同险意后，统一复乓制、登记发放恳。毅垂.湿公司行政管理贸文件、经营管种理文件，由企唐业管理部辣统满一控制、管理糠。浆4.8器文件的更改院4.8栋.1农文件更改的提回出避各文件持有者我在工作实践中萌发现文件存在价不合理、不适康用等问题，认轿为有必要对受攀控文件做出更公改时，需填写逢《文件更改审辜批表》报片品质部扁，经放品质部蓄协同原文件编舅制部门进行评哪审后决定是否它更改。与4.8盏.2估当更改建议被扒采纳时，按照穗本程猴序泉4.此3垃条款重新审核谁、批准。三4.8大.3羊文件管理人员印按原发文渠道摩收回需更改文姿件，实施文件阁更改，并记录智文件更改状态阳。捕4.8浪.4俭文件更改方法零文件局部更改咬，可以采用划消改的方法（即您把需要更改的冻文字划掉，添巡加上新文字即冬可）。某一页酸文件有较多更俗改时，可采取套换页更改。整改个文件有大范幼围更改时，应鞋采用换版更改甚。辛4.9凤作废文件的控责制萌4.9乒.1陡通常，作废文促件应进行销毁历处理。文件销总毁由综合办公议室统一进行，颠并填写《作废谦文件（资料）恨销毁登记单》渣，质量体系文蚊件销毁由品质街部统一进行贷。睡丘当作废文件因颗为法律原因、蛛积累知识或其背他合理原因确或实需要保留时栽，需要加店盖差“受作讽废跪”鸟印章，或单独坡隔离存放，以敢防止误用。盒4西.1葵0册电子媒体文件午的控制哥对电子媒体文氏件，应安排专垦人进行管理，详计算机应设置削密码，电子文末档应设置修改讽权限密码，并团进行备份，以宁防止未经授权撇的复制、意外竟丢失。存放文为件的计算机应域有防毒、防黑待措施。贪5拉膝相关文件老《记录控制程镰序》隆《公文管理办谅法》呜《保密管理制立度》6记录赚6.粒1贩《文件控制清你单》豪6.怎2励《外来文件控辞制清单》污6.绍3询《文件更改审悠批表》失6.毅4帜《作废文件（删资料）销毁登灭记单》弊6.需5册《茂文件会签审批苹表医》新编制部门逃编制人照审核闭批准处品质宽部地编号：茅WR-02-惨001众文供敞件艰卷控颜厘制悔穴清涂误单钞治文件编号孩文膏续酷件腿搅伯名宽篇酱称渣版次椒修订状态柔持有部帐门车/锋持有人汁1哪2翼3裹4腐5说6殃7榴8园9灭10涨11孕12斗13逐14晋15咏16讯17仇18溜19燕20勾部门遥：郑笋朴常举都踢身妄文件管理员：织编号：日WR-02-五00丰2援外来文件控制妹清单文件类别：泼序号与文件名称幼发文单位躲备注小1孤2谨3射4看5浴6趴7站8蕉9扒10且11壮12议13盈14虽15奋16段17渐18己19戚20蛮部门愧：萄隐辱臂指卖先文件管理员：棚编号：背WR-02-蝶00办3巨文徐旦饿件重两瘦更匠紫抓改垒随依审蹄嫌喊批蹦骂粉表巷序号：言胶恨更文件名称帽文件编号晚更改原因盼薪丧糟陪虏文件页码、逗章节、条款处更改内容及更府改方式燥申请调人映:架绞娃别沫申请部门负责饶人繁:舟弓眠破降年属阅胆月锻兰图日纤审批意见海：该您席投冬孟批准人拔：涉虚餐留小程澡屑咏年沉钥糕月女涉泰日剑编号：逐WR-02-衣00鼻4犁作废文件（资商料）销毁登记皂单偶皮文喊限件吉投编蚕蛮号敌文沿讽旦件确停荐名趟讯够称出销毁份数脖销毁原因较备洞现锅注呀1颗2唇3搬4脾5叔6泰7拍8驻9捕10干11率12叫13跑14蓬15值批准人未：巨秆丢膀僚玻婆销毁人约：阳闻烫搬涂扬销毁日期柴：尸匀柱朴劳尤年埋里值月吃朵旁日文件编号：QMS-02-01文件控制程序PAGE1-缩编号：邮WR-02-秒00劝5碍文件会签审批睬表编号：勇文件名称摘编号灯送审单位臭承办人柿送审时间墙承办部门答领导意见辫附件科页数粪参加炕会审启部门融人员皮□挑项目发展党部盖寨□茎设计部惊挠凯杏浅□乞黄猫项目宴部使结杨风□寄工程部造让枣□厦品质部则卫舱□袄党群部征宋熊□慌营销好部器慰□饶综合办公室固乳□违人力资源轮部砖蔬□洞审计脆部尤窝晴□皆成本合约恨