秘书理论与实务

PAGE1前言本课程名称为《管理文秘》。它涉及管理学和秘书学两大学科的诸多内容。关于管理学的相关内容，在管理学等有关学科中已经作了系统的介绍。这里则是根据本专业的特征和需要，侧重介绍秘书工作的理论和实务方面的知识。秘书工作是一种职业行为，在社会分工尚不明确的时代，秘书行为与其他职业行为混为一体。随着社会分工的逐渐明晰化，秘书行为就逐渐从其他职业行为中分离出来，产生了秘书职业。当秘书活动固定在部分人员身上时，就产生了专职的秘书人员；当秘书活动以集团的方式进行时，就有了秘书机构；当秘书活动的职责被授予个人时，就有了秘书职务；当秘书活动与其他社会职业活动相结合时，就形成了各种行业秘书；当社会对秘书活动提出各种要求时，就有了秘书职业的各种规范；当秘书活动的特点逐渐被人们所认识并加以探讨研究时，就产生了一门新兴的学科——秘书学。本课件所阐述的内容，包括两大部分。第一部分即理论篇，主要介绍秘书及秘书工作的概念、特点、作用、规律等基本理论；第二部分即实务篇，主要介绍秘书工作的具体内容及其要求。通过对本课程的学习，使大家能够对秘书工作的性质、职能、地位、作用等有一个系统的了解，并为从事秘书工作的人员提供有效的“技术”指导和智力支持。上编理论篇本编侧重阐述秘书工作的基本理论，包括秘书及秘书工作的概念、原则、特点、作用和一般规律；秘书活动的管理；秘书人员的素养等内容，共包括3章。第一章绪论秘书，是我国党政机关、企事业单位普遍设置的一个行政职务。近几年来，随着乡镇企业和非公有制经济的蓬勃发展，秘书又成为乡镇企业和私有企业主的得力助手。每一个正在从事或准备从事秘书工作的人，都应该了解秘书工作的规律，以提高自己从事秘书工作的自觉性和科学性。——————————————————————————————————★目的要求通过本章内容的学习，了解“秘书”一词的涵义、秘书的类别和层次以及秘书工作的沿革；了解秘书工作的特点、作用、指导思想、工作方针、基本原则和一般规律，以便对秘书工作有一个总体上的认识，为将来从事秘书工作作好心理上的准备。★重点问题1．“秘书”的涵义及秘书工作的沿革2．秘书工作的特征、作用3．秘书工作的指导思想、工作方针、基本原则和一般规律——————————————————————————————————第一节秘书及秘书工作的沿革一、秘书1、秘书的涵义《辞海》中，“秘书”一词有5种涵义：一指职务名称之一，是领导的助手。二指官名。中国自秦汉以来，历代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书郎等官职，掌管官员向皇上奏事的奏章函牍、皇帝宣布命令的宣示以及宫禁的图书等工作。三指使馆中介于参赞和随员之间的外交人员，分一等秘书、二等秘书、三等秘书。四指宫中的藏书。五指谶纬（chenwei读作衬伟，汉代流行的宗教迷信）等书。我们现在所说的秘书，取《辞海》的第一种涵义，是指人，即秘书人员。但光把它解释为职务名称，又显得空泛。严格地讲，秘书是指为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理和综合服务的人员，是领导的助手。2、秘书的类别秘书是一个广泛复杂的社会群体。从军内到军外，从中央到地方，从党政机关到工矿企业，从国有到私营，到处都需要秘书。因此，从不同的角度出发，我们可以把秘书分为不同的类别。（1）从服务对象和经济来源来划分，可把秘书分为公务秘书和私人秘书两大类。公务秘书泛指为各级机关、企事业单位、社会团体服务，由组织和人事部门选调，从国家或集体领取薪金，在编制上属于该机关、该单位的国家工作人员。少数为一定级别的领导干部和专家服务的秘书，虽然其服务对象是个人，但仍从国家或集体领取薪金，是国家编制的正式工作人员，故仍属于公务秘书。这类秘书，尽管有时被称为领导人的专职秘书或私人秘书，但不同于下面所说的私人秘书。私人秘书指为民办集体企业、农民专业户、个体户以及外资企业等服务，由他们聘请并支付薪金，不属于国家编制的个人。私人秘书在经济上是社会主义初级阶段以公有制为主体多种所有制经济共同存在和发展的产物，在政治上是深化改革的结果。虽然它目前的数量还不多，但发展趋势十分可观。在国外，私人秘书十分普遍。（2）从工作的分工或业务的侧重点来划分，可把秘书分为文字秘书、机要秘书、通讯秘书、信访秘书、外文秘书、生活秘书、教学秘书、科研秘书等。文字秘书是指以文字工作为主的秘书。在党政机关和企事业单位中，文字秘书负有起草公文、综合情况、参与政策研究、协助领导进行公文把关等重要任务。机要秘书的主要职责是管理领导人的文电材料和密码，负责领导人办公处的保密工作，承办领导交办的机密事项，为领导提供必要的帮助和服务。通讯秘书的主要任务是管理通讯事务以及各种通讯设备，如总机、电传、等。信访秘书的主要职责是通过办信、接访，沟通领导机关和人民群众的联系，加速政策的贯彻落实。外文秘书的主要任务是从事口头或书面的翻译工作。生活秘书的主要任务是在生活上给领导提供帮助和服务。一般在较大的机关为较高级的领导人设置。教学秘书的主要职责是协助领导安排教学计划、落实教学任务、计算教学工作量等。3、秘书的层次秘书不仅从横向上可以分为不同的类别，而且从纵向上可以划分为不同的层次。一方面，秘书人员所在的机关、单位，其级别有高有低，可分为中央、省市和基层三个层次，因此相应地有三个层次的秘书。若把中央机关级别较高的秘书视为高级秘书，省市机关和基层机关的秘书就可视为中级秘书和初级秘书。但需要明确的是，高级、中级、初级之分是相对的而不是绝对的：在中央机关里也有从事一般事务工作的初级秘书，相反，基层工作有的秘书，虽然从全国范围来看算不上高级或中级秘书，但他们的工作对基层领导起着举足轻重的作用，也可视为小机关的或小单位内的高级或中级秘书。另一方面，即使在同一机关单位，秘书人员的职位也有高低之分，显现出不同的层次。以一个省市级政府机关为例，高级秘书指秘书长、办公厅（室）主任。他们参政议政，深入到决策全过程，是领导的重要助手。中级秘书一般指文字秘书。他们负责起草文稿、办理公文、调查研究、整理信息等工作，其工作好坏对领导决策起重要作用。初级秘书指从事一般日常工作的秘书，如联络、接待、会务、印校、收发及财务等。他们与人民群众的联系最密切，其工作态度和作风，往往影响整个机关的形象。二、秘书工作的沿革秘书工作在我国有着悠久的历史。大约在人类进入有组织的社会之后，即使还很不完善，但只要有公务，有掌管公务的头目，就需要有帮办公务的助手。这助手，就相当于今天的秘书。早在春秋战国时期，许多新兴的国家都设置了管理文书的职务，如赵国的御使、齐国的掌书、魏国的立书、秦国的尚书。这些官员，侍从在国君左右，草拟公文，记录大事，起着秘书的作用。秦汉以来，国家一统，诸事繁杂，逐步加强了这方面的工作。秦代尚书一职还是少府的属官。汉武帝提高了皇权，让尚书在皇帝跟前办理要务。到了东汉时期，尚书竟成为协助皇帝政务的重臣，削弱了三公的权势，超越了秘书的范围。后来曹操称帝兴魏，在丞相府设秘书令，掌管机要文书和奏议事宜，秘书一职又有了明确的责任。曹丕继位，改秘书令为中书令和中书监，做中书省的长官，略似现在的秘书长。西晋以后，中书省的事务繁多，下设中书科，由中书舍人负责草拟诏令，书写和分发公文，完全履行秘书的职务。南北朝始设秘书省，主官为秘书监，下设秘书丞和秘书郎，各司其职。唐朝改秘书郎为兰台郎并扩大其工作范围。封建社会的这些官职，与我们所讲的秘书，既有一定的联系，又有一定的区别，从中可以看出秘书工作的历史沿革。历史证明，秘书工作是古今中外都被重视的职业，只是重视的程度不同罢了。从历代秘书一职演变的过程可以看出，从事秘书工作的官员，在某些朝代，曾得到帝王的相当器重。例如，隋唐时中央政府的三省，权力最大的是尚书省，到宋朝时曾总揽行政大权于一身，成了宰相了。这当然不属于秘书工作的范畴，但却证明了秘书一类的官员在朝廷心目中的位置。资产阶级登上历史舞台，许多国家都喜欢把处理公文事务的人员称为秘书，诸如国务秘书、省长秘书。各行各业首脑机关都配备有秘书，以至有些事务繁多的文人和学者也雇佣私人秘书。我国著名的女界领袖、伟大的社会活动家宋庆龄，就是跟随孙中山当秘书步入政界走上革命道路的。蒋介石虽然热衷于独裁，挥手便是命令，出口即是法律，仿佛是“天马行空”之才，但实际上他也离不开秘书陈布雷。由此可见，秘书是各个阶级首脑人物必不可少的得力助手。中国共产党从诞生之日起，就有了自己的秘书工作。毛泽东同志在党的“一大”兼做秘书工作，是我们党成立后第一个做秘书工作的干部。1923年，他又是我们党中央的第一位秘书。他还主持创建了党的无线电通讯工作，并且由于他的提议，1931年又由瞿秋白同志起草了《文书处理办法》。任弼时同志在抗日战争时期曾经担任过中央秘书长，直接领导中央秘书处的工作。邓小平同志在上海期间，曾多年担任党中央秘书长，领导秘书处的工作。邓颖超同志曾兼任苏区中央局第一任机要科长（当时是中央局秘书长），到陕北后，又担任过中央秘书处长、中央机要科科长。老一辈革命家领导广大秘书工作的同志在艰难的革命斗争中创建了党的秘书工作，形成了党的秘书工作的优良传统。这些优良传统主要包括：兢兢业业、埋头苦干、不怕流血牺牲的献身精神；紧紧扣住为领导服务和适应革命事业需要这个大目标，在实际工作中力求简洁明白、准确迅速；严格遵守保密纪律。我党的文书工作，一开始就树立了自己的风格，善于创新，一切服从于革命工作需要，服从于指挥灵便，服从于联系畅通，服从于保密、准确、迅速。在现代化的社会生活中，秘书工作显得越来越重要。党的十一届三中全会以来，随着体制改革和社会主义建设的发展，我国的秘书工作展现了新的局面。特别是1985年1月，中央召开了第三次全国秘书长、办公厅主任座谈会，着重研究了新形形势下如何更好地发挥秘书部门的参谋助手作用的问题，提出了新时期秘书工作必须完成的“四个转变”问题，即从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋划策；从单凭老经验办事转变为科学化管理；从单纯收发传递信息转变为综合处理信息，从被动服务转变为主动服务，使秘书工作进入了一个新的阶段。目前，全国党政机关、人民团体、部队、企事业单位，凡是具备一定规模者，均有从事秘书工作的机构，配有各种专、兼职秘书。尽管秘书工作在我国已经有悠久的历史，但秘书学作为一门新兴的科学在我国还是刚刚兴起，，秘书工作也有一个“面向世界、面向未来、面向现代化”的问题。与目前国外的秘书工作相比，我们的秘书工作可谓任重道远。目前国外的秘书工作有4个特点：一是已经职业化，成为门类众多、具有广泛前途的社会职业。二是办公设备越来越先进，自动化程度越来越高。三是秘书人员的的文化水平和专业知识越来越高。四是研究秘书工作的秘书学科已经成为一门专业性很强的独立学科，不断发展和完善。面对这些挑战，我们的秘书和秘书学工作者必须奋起直追，不断开创秘书工作和秘书学研究的新局面，以适应加入WTO以后的需要。第二节秘书工作的特征秘书工作作为一种管理活动，它具有不同于非管理活动的特殊性，例如秘书活动具有普遍存在于党政机关、企事业单位、群众团体等各类组织的广泛渗透性，具有致力于组织整体功能优化的目的特定性，属于脑力劳动的范畴等。但是，秘书活动又不同于组织中行使组织决策权、直线职权、职能职权的其他管理活动，具有以下几方面的特征：一、辅助性可以说，辅助性是秘书工作最基本的特征。正因为如此，所以秘书人员被视为辅助管理人员，而秘书部门也被称为辅助管理部门。秘书工作的辅助性特征，具体体现为以下“四性”：1、主体上的从属性在各类组织中，秘书人员是直接为领导者服务的工作人员，秘书机构是直接为领导机构服务的直属部门。与其他组织成员和机构相比，秘书人员和秘书部门最接近领导者和领导机构，从属性最明显。2、工作上的被动性秘书工作对于领导工作的从属性决定了秘书工作具有被动性的特征。在多数情况下和主要工作中，秘书人员进行工作的出发点是领导工作的需要“要我做”，而不是“我要做”。因此，秘书人员在工作中必须注意两点：第一是在工作中只能为领导提供材料、汇报情况、提出建议、提供政策依据等，决不能越俎代庖，自作主张，强加于领导。第二是不能反客为主，随意插手干扰职能部门的工作。但是，这同秘书人员在工作中应当而且可以发挥主动性并无根本冲突，而是相辅相成的。3、权力上的非强制性在秘书工作中，除秘书部门就秘书事务可按规定自行发文生效外，非经授权或领导批准，秘书部门不得独立制发文件，秘书人员在调研、协调、信访、信息处理、文书处理等活动中也只能行使非强制性的管理权力，没有独立的组织决策权和人才物资源的管理分配权。4、绩效上的间接性秘书工作的直接任务主要是提供文稿、建议、工作预案、工作计划等“半成品”，而后经过领导者的批准、同意采纳，才能产生管理效益。同时，秘书工作的重要成果，如文件、领导讲话稿、方案、计划等，也只能以组织者或劳动者的名义制发，秘书人员必须甘当“无名英雄”。二、机密性秘书和秘书部门处于机关的枢纽位置，每天直接与领导来往，接触着大量的机密，这就决定了秘书工作具有机密性的特征。秘书接触的机密主要有：1、文书管理和公文办理中接触到的机密。2、领导同志的谈话、指示、会议记录中的机密。3、领导交办的工作中的机密事项，比如机构调整、人事变动、政策修订等。4、办理领导者和领导机关中的机密。5、重要领导人的活动、领导机关重要的内部情况等。三、文牍性从实质上说，秘书活动主要是辅助处理管理信息的过程。其中，文字信息的数量居多，声像信息和记忆信息也经常要转换为文字信息。因此，秘书人员经常被人们称为“笔杆子”，能说会道被视为秘书人员最重要的基本功。同教师、作家和理论工作者相比，秘书人员的文字工作是其管理工作的重要组成部分。撰写文稿办文都是为领导者的工作服务的，其“产品”经过领导机关或领导者修改认可后，通常成为有约束力的各种管理文件，或者成为有指导、凭证作用的领导人讲话稿、信函或契约，有的则是直接提供给领导者参考的调研报告、工作汇报等应用性文字材料。因此，文牍性是秘书工作的一个重要特征。四、事务性从整体上看，秘书活动都是为领导者办事的。尽管秘书人员在撰写文稿、办理文件、处理信息、调研督查等活动中有时要参与决策性或政务性活动，但其功能只能是发挥参谋作用。同工作的辅助决策性和参与政务性相比，秘书工作的事务性和服务性要显著得多。一方面，在撰写文稿、办理文件、处理信息、调研督查等过程中要做大量的事务性工作；另一方面，诸如操办会议、沟通联络、管理档案、迎来送往、派车订票、值班记录、安排领导会议日程等工作，更是繁杂琐碎的具体办事过程，以至秘书人员经常自己戏称自己是“打杂的”。五、政策性秘书是领导的助手，秘书部门是领导的辅助性工作部门。秘书人员在辅助领导办理的各项事务中，都涉及到如何依照党的政策、法律、法令贯彻执行的问题。因此，秘书人员必须熟悉并正确掌握有关方针政策、法律法令，提高自己的政策水平。凡是有关的政策问题决不能粗心大意，更不能不懂装懂，随心所欲地解释有关政策规定，而必须兢兢业业，一丝不苟地处理好涉及到政策性的一切政务、事务工作。六、综合性秘书工作的综合性主要体现在以下2个方面：1、从秘书工作的职能范围来看，秘书并不承担某一职能部门的具体工作，而是承担着全面了解、联系、沟通各职能部门的任务，起着全局联络和整体协调的作用。比如政府部门设有计划、公交财贸、教育、卫生、司法、治安、民政等专门的工作部门，秘书和秘书部门虽然不直接从事这些具体的业务工作，但需要了解和掌握这些部门的工作情况，传递信息，辅助领导进行全面管理。2、从秘书工作本身的内容来看，秘书工作既要“参与政务”，又要“管理政务”，具有明显的综合性。秘书要“参与”的政务类任务主要有文件的拟办承办、文件的起草核稿、信息的搜集处理、情况的调查和汇总、对领导批办事项的催办和查办、来信来访的处理；秘书要“管理”的事务类任务主要有文件的收发传递与管理、文书的立卷和归档、文件的清缴和销毁、机要通讯、承办会务、印信管理、公务接洽等。秘书工作的六大特征是相互联系又相互区别的，其中最主要的是反映秘书工作的本质特征的辅助从属性，其他五个特征则是由此派生出来的属性。第三节秘书工作的作用秘书活动之所以久盛不衰，其根本原因在于随着生产力的发展和社会的进步，社会的信息量日益增加，人们的工作节奏不断加快。尽管许多领导人博学多才、精明能干，但个人的知识、能力和精力毕竟是有限的。因此，一个高明的领导人必然十分重视发挥秘书人员的作用。具体地说，秘书工作在领导活动中有以下几个方面的作用：一、助手作用无论是公务秘书还是私人秘书活动，其主要任务就是为了帮领导办事。通过秘书的工作，使领导者能够摆脱繁杂的事务性工作，以便集中精力抓大事，管大局，提高工作的效率和效益。因此，秘书活动首先必须发挥为领导者办事的助手作用。秘书人员发挥助手作用，可以比喻为领导者“手的延长”。这种助手作用的发挥，几乎涉及秘书活动的全部内容。从大的类别来分，有以下5个方面：1、文书处理。秘书人员要高质量、高效率地办理领导交办的公文制发、文书资料的处理。2、筛选文件。秘书人员要及时地把各方面的来文进行筛选加工，把急件、重要文件、确需领导审阅批示的文件送给领导，其余的可稍后办理或转送给有关部门办理。对于篇幅过长的文件，秘书人员可写出提要，有时还须提出自己的办理意见供领导参考。3、文字把关。秘书人员要对反映领导意图的文件、资料进行严格审核把关，一个字、一个标点都不能错。4、事务处理。秘书人员和秘书部门要主动配合领导处理好日常事务，如向领导提醒工作日程和工作内容，接待不速之客的来访，完成领导交办的临时性工作等。5、检查督促。秘书人员要按照领导的意图对领导管辖的子系统进行催促、查办和检查督促已经布置的工作。在督促检查办理中，主要了解有没有办理，办理的进度如何，在办理的过程中遇到哪些困难，有没有出现偏差，办理的结果怎样，并将这些情况及时反馈给领导，以便领导能及时做出调整，改进工作。在各类组织中，担任领导副职的人员通常被视为“一把手”的“左右手”，也在发挥助手作用。但是，同秘书活动的助手作用相比，领导副职的活动属于领导活动，是领导集体内部分工意义上的助手作用，而不是辅助管理上的助手作用。二、参谋作用秘书活动的参谋作用，是指秘书人员或秘书部门围绕领导者的工作需要出谋划策而起的“智囊”作用，可以比喻为领导者的“脑的延长”。俗话说，“一个篱笆三个桩，一个好汉三个帮”。由于时间和精力的限制，领导者很难做到事无巨细事必躬亲。因此，秘书工作的参谋作用就显得格外重要。秘书工作的参谋作用主要体现在：1、提供依据。秘书人员必须及时向领导提供真实的情况、可靠的材料、有关政策和法律的规定，为领导决策和指导工作提供科学的依据。2、综合意见。秘书人员在领导作出重大决策或工作布置之前，应将有关部门的意见、设想进行综合汇总，尽可能列成方案，陈述利弊，供领导酌定。3、出谋划策。秘书人员要在调查研究的基础上，为领导提出解决问题合理化的意见和建议。在发挥参谋作用的时候，秘书人员要正确处理好“参与”与“参谋”的关系。领导在进行决策时，秘书人员起一定的参谋作用，但不是参与领导决策。参与决策是其他领导成员的权力。一般而言，为领导出主意想办法，提供多种决策方案供领导选择，不论是口头叙述还是文字表达，都是参谋作用。实际上，秘书人员的工作头绪很多，涉及范围很广，政策性很强。秘书人员在完成这些工作时，就以自己的学识和见解，使领导意图更明确、更全面、更细致、更具体，这就发挥了领导的参谋与助手作用。所以说，参谋作用与助手作用有时是交叉融合在一起的。三、耳目作用秘书工作的耳目作用主要是指秘书人员要进行调查研究，要大量采集信息，将听到和看到的各种情况反映给领导，为领导决策和指导工作提供参考材料。这一作用，实际上是领导者“耳目的延长”。在现代社会中，信息是人类生存和发展的重要资源之一，也是决策的基础和一切管理工作的客观依据。但是，由于领导者的时间和精力的限制，所有信息不可能都做到“自给自足”。于是，提供信息支持便成为秘书人员的重要职责。为此，秘书人员要做到眼尖、耳灵、心细、腿勤。不仅要多渠道收集信息，而且要善于对信息进行鉴别和提炼，并及时将有参考价值的信息提供给领导者。不仅要对各方面交流的大量信息进行“去粗取精、去伪存真”，而且要注意实地调查研究。在较大的组织中，秘书部门还应该建立调研机构和信息网络。总之，只有秘书工作发挥“眼观六路、耳听八方”的耳目作用，领导者才能真正做到目明耳聪，切实保证工作的有效性。四、桥梁作用秘书工作的桥梁作用是指秘书人员和秘书部门在领导者与其他组织成员和社会成员之间充当中介环节，发挥沟通协调作用，以使各方建立和谐的关系。这一作用，可以比喻为领导者的“喉舌的延长”。秘书工作发挥桥梁作用，有着多方面的客观需要。首先，任何组织都是一定社会环境下的社会分系统，必须不断调整内外关系，实现动态平衡。这一点，对于政府和企业尤其重要。为此，必须大力加强信访、公共关系等方面的工作。其次，任何组织内部都存在着上下级关系，也必须进行感情交流和信息沟通，以不断协调人际关系。而由于领导者的时间和精力的限制，不可能事必躬亲，人人联系。因此，秘书工作必须发挥桥梁作用，不仅要做到下情上达、外情内达，使领导者能够准确地把握内外情况变化的脉搏，而且要上情下达、内情外达，通过公布信息、制发文件、信访协调和组织公关等活动，使组织成员和社会成员准确了解领导者的意图、指示和愿望，以便消除疑虑、化解矛盾，建立和谐的人际关系。五、“不管部”作用秘书部门向来有“不管部”之称。凡是其他职能部门不管的事情，领导都可以安排给秘书部门去做，其内容大致有以下4个方面：1、围绕中心工作产生的任务，如选举人民代表的工作、植树造林活动、文明礼貌月活动等等。这些任务无专门的业务科室管辖，需要秘书部门或其他部门配合完成。2、临时发生的突击任务，如本部门或下属单位发生的天灾人祸、与外单位发生的严重纠纷、上级交办的临时性紧急任务，也经常由秘书部门去调查、办理。3、带全面性的任务或活动，如一个学校举办校庆活动、一个单位召开全系统会议等，一般也由秘书部门承办。4、为领导服务的其他任务，如陪同领导深入基层或看望伤病员，代表领导参加某些活动等。六、“窗口”作用秘书部门是领导机关的“窗口”，一切与外界的联系和接待，都首先经过秘书部门，群众对机关的第一印象也是常看秘书部门的工作面貌、作风和效率。因此，秘书部门是领导机关的门面，秘书部门的工作态度好不好、工作质量和办事效率高不高，对领导机关和领导者的影响很大。第四节秘书工作的指导思想、工作方针、基本原则和一般规律一、指导思想从秘书工作的作用和特征可以看出，秘书工作应坚持“三服务”的思想。所谓“三服务”，即为直接的领导服务、为相关的各级领导服务、为人民群众服务。归根到底，秘书工作最经常最直接的是为直接隶属的领导服务。至于为相关的各级领导服务，是因为为他们服务，能够更好地为直接隶属的领导服务。而为人民群众服务，那是包含了两方面的含义：其一为领导服务，从根本上说就是为人民群众利益服务；其二秘书工作直接与人民群众利益相关。坚持以“三服务”为指导思想，这是秘书工作的一根支柱。二、工作方针1946年，周恩来率领中共代表团赴重庆谈判，对机要人员提出了“第一要保密，第二要准确、第三要迅速”的三项要求。实际上，这三项要求也是秘书工作的基本方针。秘书人员在工作中，必须做到严守秘密、准确客观、迅速快捷。这也是秘书人员做好工作的一根支柱。三、基本原则秘书工作的基本原则，是指秘书人员与领导者相处的基本原则。要了解秘书人员与领导者相处的基本原则，必须正确认识秘书人员与领导者的关系。1、秘书人员与领导者的关系如何正确处理秘书人员与领导班子或者领导者个人的关系，是秘书人员十分关心的实际问题，它渗透到秘书工作的各个方面，在很大程度上影响着秘书功能的充分发挥，影响者秘书工作的质量和效益，也影响着秘书人员的身心健康。因此，必须认真地处理好这个关系。而处理这个关系的首要问题，就是要弄清楚秘书人员与领导者到底是什么关系。在封建社会，领导与秘书人员是主仆关系，在资本主义社会则变为雇佣关系。目前，在我国非公有制经济的企业中，存在着许多私人秘书，他们与业主的关系，一般还是雇佣关系。而党政机关、国家企事业单位，领导与秘书人员的关系却是一种新型的工作关系。这一关系可以归纳为三点：第一、在组织上，秘书人员与领导者是上下级关系。因此，秘书人员在工作中要自觉遵守组织纪律，严格维护领导的权威，努力为领导提供好各方面的良好服务，而不能与领导平起平坐。第二、在工作上，秘书人员与领导者是同志关系，不是主仆关系，无高低贵贱之分，只有分工不同，都是为人民服务。因此，秘书人员与领导者在人格上是平等的，秘书人员不必卑躬屈膝，唯命是从。第三、在职能上，秘书人员与领导是主辅关系。因此，秘书人员的职责是协助领导工作，而不能越越俎代庖。2、秘书人员与领导班子相处的主要原则（1）单向请示原则我们知道，领导班子中的各位领导人是分工负责的，重大问题由集体研究决定，分头去办；一般问题由主管领导人直接处理。秘书要尊重领导人的职权分工，实行单向请示，注意避免多头请示。遇到综合性的、涉及到多方面工作的事项，应请示主持全面工作的领导人，并向各有关领导人通报情况。如通报情况后有关领导人有不同意见，秘书则应建议几位领导人当面研究，而不是往返传话，以免引起误会。如果领导人对不属于他分管的工作下达指示，秘书应建议其向主管此项工作的领导人打个招呼，或者先求得主持全面工作的领导人同意，然后向主管领导人通气。在事情紧迫时，可先办完事再报告主管这项工作的领导人。处理此类事项，秘书人员要熟悉有关组织法规，不可简单从事，要考虑周密，把工作做细。（2）按章办事原则长期以来，我国党政领导层中形成了集体领导民主集中等优良传统。秘书人员应该以党内政治生活的若干准则、国家的法律法规、本部门本单位的各项规章制度、各组织机构的职责分工、各项工作任务完成的程序方法等等，作为处理与领导层成员关系的原则和依据，力求做到说话办事都有根据。（3）一视同仁原则秘书人员在工作、生活乃至感情联络方面，应该做到不分亲疏、一视同仁，这是秘书人员处理好与领导层关系的一条重要的原则。具体地讲，在工作上要做到同等协助，对每位领导交办的事项都愉快地接受，并以同等的努力去完成；在生活上同等照顾，如一时办不到让所有的领导成员都得到应有的待遇，那么宁可等条件成熟了再办；在感情上同等尊重，切忌从个人的好恶出发亲近与自己关系深的而疏远与自己交往浅的。特别是对自己认为“能力强”的或者是自己认为“能力差”的领导，要同等尊重，不能因为自己的主观印象而分亲疏。在职责分工上要同等对待，对一把手和其他成员应一视同仁。（4）维护团结原则秘书人员要自觉维护和增进领导人之间的团结。领导者之间在工作中有不同意见是正常现象。秘书人员一定要从大局出发，注意维护团结。领导人彼此之间的议论，秘书人员要做到心中有数，一般要保持沉默。如果领导者之间有误会，秘书人员在可能的情况下可以做出必要的解释，以消除隔阂。对领导者之间的分歧，绝不能外传，更不能添油加醋搬弄是非，而应该予以缓和调解。当向一领导汇报另一领导对某项工作的处理时，可在客观陈述中，不露痕迹地强调其为工作着想的用心，对双方矛盾的焦点方面尽量不讲，非讲不可时，也应该客观谨慎，言词缓和，一带而过。当领导之间就某一个问题发生争论时，秘书要实事求是地反映情况，既不含糊其词，也不添枝加叶。假设两位领导对某文件的起草观点不大一致，如此文可写可不写，就不写；如非写不可，则可求大同存小异，从更高的层次上使二者统一起来。领导班子成员如果因故未能参加例会，秘书应该主动把会议情况向缺席者通气。如果某位领导要查记录，秘书应该从维护团结的原则出发，尽量回避，绝不可陷入领导人之间的矛盾之中，更不能倒向一边，甚至推波助澜，以至造成不可收拾的后果。3、秘书人员与具体领导人相处的原则（1）思想体系一致的原则由于秘书人员是领导的参谋和助手，这就决定了秘书的职能活动要以领导者的意图为转移，其基点在于随时正确地领会领导的工作意图，严格遵循、围绕领导的工作意图，通过自己的调查研究、参谋建议、撰写公文、协调处理、接待交往等活动，辅助领导工作，贯彻领导意图。秘书人员要加强自身修养，提高自身水平，使自己能与领导人保持思想上和行动上的一致，彼此配合默契。秘书人员要能站在领导的角度考虑问题，特别是在管理工作的各个环节上，秘书人员要力争和领导人保持思想体系的一致，如有分歧和争论，也应该在坚持原则的前提下，努力与领导人取得一致的看法。（2）知识互补的原则俗话说，金无足赤、人无完人。尽管现在的领导人大部分都受过良好的教育，学历层次比较高，但由于从事领导工作后大部分时间都忙于应付行政事务，接受新知识的时间相对较少，因而有时会觉得知识不够用。此时，秘书人员应当在不影响领导人威信的前提下巧妙地给以提醒或弥补。这样，领导人与秘书的知识结合起来，将对工作的顺利开展带来极为有利的方便。但同时也应该看到，一般来说，领导人的政治生素养好，思想水平高，组织能力强，知识较渊博，作为秘书人员，应该不失时机地向领导学习，在长期潜移默化的工作过程中努力提高自身的素养。（3）相互信任的原则领导人与秘书，同是为社会主义现代化事业奋斗的同志，虽然分工不同，但在政治上是平等的。所以，领导人与秘书应该共同努力建立互相信任的关系，彼此成为互相关心、互相帮助的良师益友。秘书工作中的不足或差错，领导人应该及时指出并主动分担责任。领导人在工作安排有误或批评不当时，秘书应该主动出谋划策，拾遗补缺，努力维护领导人的威胁。秘书要努力工作，不辜负领导的信任，而领导人则既要做到疑人不用、用人不疑，又要做到经常检查指导秘书的工作，不能把信任当放任。（4）相互适应的原则秘书对领导人的性格、思维方式、工作方法、生活爱好、工作经历等家庭情况，都要有所了解，这样才能尽力做好服务工作。对于喜欢安静的领导，当他在考虑问题时，尽量不要去打扰；对于喜欢与秘书商量、征询意见或要材料的领导，秘书平时要注意收集积累材料，围绕中心工作勤于思考，以保证给领导满意的资料服务和合理的建议；有的领导喜欢同大家讨论，集思广益，秘书则应该善于组织有关人员进行讨论；有的领导习惯与中午或夜间工作，秘书则应该改变自己的习惯，以适应领导的生活规律；有的领导性情急躁，秘书则应该善于冷静思考，侍机多作劝导；有的领导记忆力差，秘书则要细致地安排工作时间表，经常予以提醒。总之，秘书人员应该主动适应领导人的工作特点和生活习惯，这是秘书方面贯彻相互适应原则的具体体现。至于领导人方面贯彻相互适应原则，则是矛盾的次要方面。作为一个好的领导人，要注意充分调动秘书人员的积极性，关心爱护他们，帮助他们解除后顾之忧，让他们一心一意地投身与秘书工作。双方共同贯彻相互适应的原则，将对领导工作的顺利开展发挥积极作用。秘书人员在处理与具体领导人之间的关系时，应该注意既要坚持原则性，又要坚持灵活性。原则性是灵活性的灵魂，灵活性为原则性服务。只有坚持原则性与灵活性的有机统一，才能达到促进团结、促进工作的目的。四、一般规律秘书工作的一般规律就是为领导服务。不管你承认不承认，秘书部门、秘书人员总是要围绕领导的要求和需要来进行工作，坚持为领导工作服务。领导工作的要求在不断提高，秘书工作也要不断提高水平，以满足领导工作的要求。★复习与练习关键术语秘书秘书工作秘书学练习题一、选择题（不定项选择，即下列每题的选项中，至少有一项是符合题意的。少选、多选、错选，该题均不得分。）（注：以后各章的选择题，如无说明，均为不定项选择题）1．我党成立后第一个做秘书工作的干部是(A)A．毛泽东B．瞿秋白C．邓小平D．任弼时2．1985年1月，中央提出的新时期秘书工作必须完成的“四个转变”是(ABCD)A．从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋划策B．从单凭老经验办事转变为科学化管理C．从单纯收发传递信息转变为综合处理信息D．从被动服务转变为主动服务3．秘书工作最基本的特征是（C）A．机密性B．事务性C．辅助性D．文牍性4．秘书工作的作用是（ABCD）A．助手作用B．参谋作用C．桥梁作用D．耳目作用５．秘书工作的基本方针是（ABC）A．严守秘密B．准确客观C．迅速快捷D．主动强制６．秘书人员与具体领导人相处的原则（ABCD）A．思想体系一致的原则B．知识互补的原则C．相互信任的原则D．相互适应的原则二．判断题（答题要求：先回答“对”或“错”，再说明理由）１．我国的秘书工作起源于新中国成立（错）２．国家领导人的生活秘书属于公务秘书（对）３．秘书工作的主要特点在于参与执政（错）三．问答题１．秘书人员如何处理与领导者的关系？２．为什么秘书部门被称为“不管部”？３．如何理解秘书工作的指导思想？４．在今后的工作中你如果和领导关系紧张，你将怎样处理？第二章秘书人员的素养秘书人员要胜任工作，起到应有的作用，必须具有一定的马克思主义理论修养、政策修养、良好的思想和作风修养；具备相当的基础知识、专业知识和适应各种工作的能力；还必须遵守本行业的职业道德。这些修养、知识、能力和职业道德，有些可以在走上工作岗位之前，即在学校中学到，但只是初步的认识；更重要的是在工作实践中加深体会，不断巩固、完善和提高。有一定实践经验而缺乏系统理论学习的秘书人员，则应该通过自学或参加专业培训，把自己的局部经验上升为科学的理论，从而获得比较全面的知识。——————————————————————————————————★目的要求通过本章内容的学习，了解秘书人员必须具备的政治修养、情感意志修养、工作能力、职业道德以及秘书人员的知识结构，明确提高秘书人员基本素养的的主要途径。★重点内容1．秘书人员的修养2．秘书人员的知识结构3．秘书人员的工作能力4．秘书人员的职业道德——————————————————————————————————第一节秘书人员的政治修养政治修养是指秘书人员在政治组织观念、马克思主义理论知识方面应达到的水平。具体要求如下：1、具有强烈的事业心秘书人员强烈的事业心，首先表现在秘书工作的献身精神上。合格的秘书人员，应安心从事秘书工作，不朝三暮四，不计较个人名利得失。只有热爱秘书工作，并为之倾注全部心血，才能在这项工作中发挥参谋助手作用。其次，秘书人员的强烈事业心，表现在积极进取的精神上。秘书工作繁杂辛苦，默默无闻。秘书人员应保持一种积极向上的精神状态，不辞劳苦，不畏艰难，不挑肥拣瘦，不拈轻怕重。无论工作多么繁重，始终保持精神饱满，心情愉快。而且，一个优秀的秘书人员不能仅仅满足于一般地完成任务，他还要努力探索秘书工作的规律，刻苦钻研秘书工作的业务知识，对工作精益求精，在实践中不断提高自己的业务水平，使自己成为秘书工作的行家、专家。第三，秘书人员的强烈的事业心，还表现在开拓创新的精神上。秘书工作直接介入现实生活，而现实生活随着科学技术的发展而日新月异，秘书人员每时每刻都会遇到新的课题。一个优秀的秘书人员不能仅仅满足于被动地应付事务，他应该面对新情况新问题，勤于学习，善于思考，不断开拓，大胆创新，不断接受新事物，树立新观念，努力使新时期的秘书工作更主动、更科学、更规范，做到与时代同步前进。2、具有坚定的信念与现代秘书工作关系密切的信念主要有两个：第一是坚持四项基本原则和改革开放的信念。秘书部门是领导机关的重要组成部分，秘书工作首先是政治工作。这就要求每个秘书人员对四项基本原则有坚定不移的信念，不受“左”的或右的思潮的影响，坚持改革开放，在任何情况下都保持坚定的政治立场，具有鲜明的政治态度。第二是坚持“三服务”的信念。这一点在前面已经说过，这里就不再重复了。3、要有较高的思想理论水平秘书是领导的助手，既辅佐领导决策，又要协助领导处理复杂多变的事务。因此，秘书人员的思想理论水平要比一般机关干部人员高，以适应领导工作的需要。秘书工作的特点要求秘书人员必须具备系统的马克思主义哲学、政治经济学、科学社会主义的理论知识，掌握马克思主义科学的世界观和方法论，有准确深刻地领会各项方针政策的能力。要了解时事政治，熟悉党和国家的方针政策。在工作中要善于把握要点，抓住本质。要不断接受新鲜事物，树立与时代发展相适应的新的观念。只有这样，秘书在工作中才能得心应手、游刃有余，在处理实际问题时才能站得高，看得远，吃得准。第二节秘书人员的情感意志修养情感和意志属于人的心理活动范畴。加强秘书人员情感意志的修养，可使其在自己的岗位上更能充分发挥作用，尤其有利于协调人际关系，使秘书适应各种环境，克服困难，完成各项任务。1、秘书人员的情感修养秘书人员应首先具备正直的人应有的基本情感素质，如强烈的爱国主义、国际主义情感和正义感，集体主义意识和责任感、使命感、义务感，对人类、对自然、对生活、对工作的爱，以及对高尚情操、对真善美的自觉追求等。秘书人员要从自己的职业特点出发，进行情感修养，达到情感健康、稳定的要求。秘书人员的情感修养要注意三个方面：（1）内向与外向的结合。秘书人员每天要送往迎来，处理各种人际关系和偶发事件，这就要求秘书人员要能说能干，情感类型上要求具有外向型的优点，要开朗活泼、敏锐大胆、善于交际；同时，秘书人员每天还要接触大量机密，处理复杂繁多的事务，这又要求秘书人员能坐得住，情感类型上则要求具有内向型的优点，要沉着、冷静、谨慎、细心、稳健、持重。合格的秘书要内外兼修，能动能静。（2）热情与沉稳的结合。秘书要热爱自己的工作，对领导、对同志、对群众要满腔热情，只有这样才能工作好服务好。秘书工作烦琐杂乱，有时需要突击加班加点，有时需要做大量的“返工”工作，这就要求秘书人员保持情感的沉稳平静，不急不躁，避免情绪波动导致工作失误。（3）宽广与容忍。秘书人员需要接触各种人和事，日常工作纷繁复杂，千头万绪，难免有不顺心的时候。例如，被误解、挨批评、受非议，甚至遭打击、受屈辱。面对这些情况，秘书人员要有宽广的胸怀，要能容忍，既不感情冲动，勃然大怒，也不自暴自弃，消极沉默。心地坦荡的容忍是与积极的反省结合在一起的，在忍耐中反省，可以对自己的思想和行为进行再认识。只要认识到自己的行为是正确的，就不怕别人误解；如果感到自己有什么处理不妥或言语不逊之处，可以主动找对方承认自己的不足。这样，可以使自己的情感趋向成熟，提高自己对环境的适应能力。2、秘书人员的意志修养秘书人员要提高自己工作的质量和效率，成为工作的骨干和行家，就必须充分发挥自己的主观能动性。人的意志力就是主观能动性的一种体现。秘书人员意志的强弱，主要体现在自觉性、果断性、坚韧性、自控性等方面。因此，必须由四个方面加强秘书人员的意志修养。（1）培养自觉性。自觉性是指行为主体对自己行为的目的有清醒的认识。秘书人员的自觉性即对应达到的服务目标有深刻的理解，变被动服务为主动服务，及时处理日常事务，适时为领导提供各种所需要的信息，正确估计工作发展趋势，提前做好各项准备工作。盲从和屈从，是缺乏自觉性的表现，这种人是无法成为领导的得力助手与参谋的。（2）培养果断性。果断性是指行为人能够当机立断、雷厉风行的意志品质，它要求行为人能够迅速判断出行动的目的、方法、可能出现的问题及对策、最后的结果等，它常常表现为正确的判断、勇敢的行动。秘书人员工作繁杂，面对多种多变的和突发的情况，要抓住时机，果断地恰倒好处地给以处理，避免犹豫不决、踌躇不前，否则会坐失良机，贻误大事。（3）培育坚韧性。坚韧性是指执行正确决定时坚持到底、不达目的誓不罢休的毅力。秘书人员经常会遇到棘手的问题或新的课题，很难顺利处理，需要以坚韧不拔的毅力去面对。最后的胜利，往往就在再坚持一下的努力之中。一次次的成功，又会给秘书人员带来工作水平的提高。（4）培养自控性。自控性通过自制力表现出来。自制力指个人在行动中善于控制情感、约束言行的意志品质。秘书人员有了较强的自制力，就能够使自己无论是在顺境还是逆境、顺利还是挫折、成功还是失败中，始终从容面对各种考验。同时，有了较强的自制力，秘书人员就能时刻以工作为重，以党和人民的利益为重，不因一时的冲动而感情用事，给工作带来不应有的损失。3.秘书人员的作风修养秘书人员的作风，包括思想作风、工作作风、生活作风三个方面。秘书人员的作风修养，主要有以下要求：（1）踏实、细致、一丝不苟。秘书工作切忌粗枝大叶、马马虎虎。事无巨细，都要准确细致、稳妥办好。也就是说，处理事务要井井有条，考虑问题要详尽周到，要养成一丝不苟的良好作风。例如，对文件材料，从收文登记开始，经分送批办，最终到存档销毁，各个环节都要认真对待，严格各种手续，不能搞信任交接。再如，秘书反映问题不能走样，要力求准确具体，不能“大概”、“可能”、“也许”、“差不多”。在定性分析的基础上，还要求定量分析。（2）敏捷、干练、勤快、主动。秘书人员办事要讲效率，要有雷厉风行的作风。秘书人员或秘书部门承办的事务往往具有很强的时效性。例如，会议文件的草拟就必须限时限刻，否则就会影响整个会议的召开。秘书工作讲究一个“快”字。只要做到“快”，才能使工作变被动为主动，从而提高秘书工作的质量。秘书部门处在机关的枢纽地位，起着沟通上下、联系左右的作用，因此秘书人员办事能否敏捷、迅速、雷厉风行，直接关系到整个机关工作效率的高低。所以，秘书人员必须勤快，工作中做到手勤、腿勤、脑勤：即文字工作要及时、外勤联络要主动、遇到疑难要勤问、政策文件要勤看。熟能生巧，勤快会使人老练和精干。（3）联系群众，深入实际，实事求是。秘书工作起着上情下达、下情上报的桥梁作用。秘书人员要树立牢固的群众观念，才能使秘书工作发挥好桥梁作用。秘书人员开展任何一项各种，要时时刻刻心里有群众，了解群众的想法，为群众排忧解难。秘书人员通过自己的工作，要让群众知道，我们的领导机关确实是在为人民服务，我们的领导同志确实是人民的公务员。秘书工作的一个重要任务就是为领导收集、处理、传递信息，并力求信息的可靠准确。这也要求尊重客观事实，坚持一切从实际出发，注重调查研究，实事求是地反映问题，不能靠道听途说，或凭想当然的主观臆断和猜想，向领导提供虚假的信息。（4）文明礼貌，谦虚谨慎，不卑不亢。秘书人员沟通上下、会集左右，言谈举止要注意文明礼貌，说话要和气，待人要谦虚，处事要诚恳。要懂得基本的礼仪知识，以礼待人，要创造秘书工作好的职能环境，提高工作效率。要注意秘书人员的气质风度，对上不阿谀奉承，对下不傲慢自大。要自然潇洒、大方爽朗，翩翩大度。这样的秘书形象，让人感到真诚、正派、可信、可靠。第三节秘书人员的知识结构秘书工作的特点，决定了秘书人员应该具有渊博的基础知识、扎实的专业知识和广泛的相关辅助知识。一、基础知识秘书人员应具有的基础知识包括这样几大类：1、政治哲学类。主要包括哲学、政治经济学、逻辑学等知识。学习这类知识，目的在于使秘书人员树立正确的世界观和方法论。这是培养德才兼备的秘书人员的需要，是秘书才能的灵魂。2、语言文学类。主要指汉语、文学、艺术、写作等知识，重点是语言知识和基本写作知识。另外，秘书人员还应该一些美学知识，树立健康的审美观。同时，还要学习一些心理学知识，了解人的心理活动特点，掌握人的心理活动规律，提高人际交往与公关的能力。3、数学统计类。主要指高等数学、管理数学、统计学等知识，这是适应现代化管理培养新型秘书人员的需要。4、历史地理类。主要指中国近代史、世界近代史、中国经济地理、本地的近代历史与地理等知识。5、法律知识类。主要指法律学概论以及人大、国务院颁布的一系列法律规定，如经济法基础、经济合同法、专利法、中外合资经营企业法实施条例等。二、专业知识扎实的专业知识是秘书知识结构中具有职业特征的主要部分，是形成秘书专业特长的主要知识。没有扎实的专业知识，就不可能做好秘书工作，也不可能成为一个合格的专业秘书。秘书的专业知识主要包括两个方面的内容：一方面，是作为所有秘书人员都应具有的秘书业务知识；另一方面，是秘书人员所在工作部门的专业知识。1、秘书业务知识（1）秘书学知识秘书人员对秘书学要有较深的研究。秘书学不仅对秘书、秘书部门、秘书工作等一系列理论建设有较科学全面的论述，而且对秘书专业的实践具有重要的指导作用。因此，秘书学知识就成为秘书专业知识中的核心部分。（2）秘书写作知识秘书必须精通公文写作和各类应用文体写作，其写作知识同秘书学一样，是秘书专业特长的标志，是从事秘书工作的重要技能。（3）文书档案知识文书档案工作是秘书工作的重要组成部分，秘书人员必须熟练正确地掌握、运用这项工作的有关知识。要在文书档案管理的综合分析、开发利用上下功夫，以便更好地为领导者和群众提供各类有价值的信息资料。（4）调研、信访、会务、人际关系等知识秘书人员要经常进行调查研究，组织会务，处理来信来访，同上下左右各方人士打交道，必须熟悉这些相关的知识。2、秘书所在工作部门的专业知识秘书人员不仅要熟习秘书业务知识，而且还要熟悉自己所在工作部门的专业知识，如在政府机关部门工作的必须具有行政管理知识，在工商企业部门工作的必须具有企业管理知识，在文艺、体育、教育、军事、科学、出版、外事、医疗等等行业系统工作的秘书都应该分别具有各自的专业基础知识，否则也难以搞好本职工作。三、相关的辅助知识如果说基础知识是秘书人员知识结构中的最低层次，专业知识是秘书人员知识结构中的基本层次，那么相关的辅助知识则是秘书人员知识结构中的较高层次。秘书人员有了这些知识，就可以更好地发挥作用。相关的辅助知识包括的内容非常非常的广泛，这里主要讲以下几个方面是内容：1、管理知识秘书人员虽然不是直接的管理者，但却是管理者的参谋和助手。因此，秘书人员应该学些行政管理、经营管理方面的知识，学些信息论、系统论、控制论方面的知识。这些知识在管理工作中的作用日益被人们所重视。秘书人员掌握了这些知识，对辅助领导工作，提高领导水平是大有帮助的。2、外语知识随着我国对外开放步伐的日益加快，秘书人员参与外事活动的机会越来越多，需要收集和翻译的外文资料也越来越多。这就对秘书人员的外语知识提出了较高的要求。因此，秘书人员应当掌握一至两门外语。发达国家对秘书人员的外语水平要求是很高的，我们的秘书人员应该有这样的战略意识，努力提高自己的外语水平。3、地方志知识秘书人员作为领导的助手，应当具有一定的地方志知识。要能够从当地的具体情况出发，协助领导考虑如何利用本地的自然条件，合理地开发资源，发展地方经济；如何利用当地的文物古迹、风土人情、民俗习惯，开发旅游资源，提高本地的知名度，带动本地经济的发展。4、导游和礼宾接待知识现在秘书人员陪同内外宾参观游览的机会较多，因而必须掌握一定的导游和礼宾接待知识。否则，可能会在陪同中出洋相、闹笑话，甚至会贻误工作，影响交往。总之，基础知识、专业知识、辅助知识，构成了秘书较理想的知识结构体系。一个合格的秘书，具备以上知识是必不可少的条件。第四节秘书人员的工作能力能力是完成一定活动的本领。知识只有转化为能力，对秘书人员才有实际意义。秘书人员的能力素质，一般应包括以下几个方面：一、表达能力所谓表达能力，是指通过言语、文字、身势等形式沟通思想、交流信息、表达情感的能力。在秘书人员的能力结构中，表达能力有着重要的地位和作用。可以说，秘书人员在完成任何一项工作中，都离不开表达能力的运用。秘书人员的表达能力由三个部分构成：1、口头表达能力口头表达能力，简单地说，就是说话的本领。这是秘书表达能力的基本形式之一。秘书人员汇报情况、提供建议、传达指示、联络接待等等，在大多数情况下都需要借助于口头表达。口头表达能力的基本要求是：一要条理分明，层次清楚，使听者易于把握表达者的意思。二要语言生动，风趣幽默，善于抓住听者的心理。三要思维敏捷，应变性强，随时掌握表达的主动权。因此，秘书人员必须加强口头表达能力的训练，以练就一口好口才，做到说话目的明确、中心突出，语言规范、口齿清楚，条理清楚、逻辑性强，语气温和、富有感情，言词得体、态度从容。2、书面表达能力书面表达能力，就是写作能力。这也是秘书人员表达能力的基本形式之一。它要求秘书人员不仅要懂得语法、逻辑、修辞和一般的写作知识，掌握各种文体的写作技巧，而且还要具备一定的理论修养、政策水平、业务知识、科学的思维方法，以及理解领导意图和获取信息的能力。书面表达能力是秘书人员的基本能力之一，也是秘书人员最基本的专业特长。书面表达能力的最基本的要求有两点：一是逻辑严密，思路清晰，能给人以逻辑是的征服力量。二是要语言准确，概念清楚，能确切地描绘客观事物的情态状貌，表达作者的思想感情。所以秘书人员应特别注意加强着方面的训练，努力把自己锻炼成为公文写作的“快手”、“能手”、“高手”。“快手”就是文思敏捷，行文迅速，有应急应变的能力。“能手”就是擅长秘书工作中一些常用文体的写作，写作时能做到得心应手。“高手”就是文字功底深厚，善于画龙点睛，能够锦上添花。3、身势表达能力身势表达能力，就是运用表情、动作、声音、服饰和距离等非语言手段表达思想和情感的本领。在人际交往中，身势表达能力是对口头表达能力的重要补充，能起到强化口头表达的作用。因此，身势表达能力也是秘书人员必须具备的能力之一。身势表达能力要求恰当、得体，切忌矫揉造作。二、办事能力所谓办事能力，就是指秘书人员有效地处理各种日常事务的本领。秘书人员的办事的范围非常广泛，如文书事务、会议事务、信访事务、值班事务、接待事务、事务、生活管理事务以及领导交办的其他事务等。这就要求秘书人员有较强的办事能力。良好的办事能力包括：首先，要明白职权范围，不越权，讲实效；其次，要熟悉办事程序，工作中能够区别轻重缓急；再次，要善于交往，能同各种人打交道；最后，要掌握挡驾艺术，对于那些不必要由领导者亲自接见的来访者和亲自出面处理的公务，秘书人员要能够巧妙地进行挡驾，以设法减轻领导者的负担。三、管理能力决策与管理是领导者的基本职能。秘书作为领导者的参谋和助手，理应辅助领导者做好决策和管理中的日常工作。因此，秘书人员必须具备一定的辅助决策与管理能力，才能称职。秘书人员应从辅助领导决策、计划、沟通、协调、控制等五个方面来提高自己的组织管理能力。四、应变能力所谓应变能力，就是适应变化着的环境和事物、完成原定任务的本领。应变能力是秘书人员的一种综合能力，属于智慧和才干的范围。有了这种能力，就能够创造性地做好秘书工作。秘书人员的应变能力主要表现在这样几个方面：一是善于观察，能够周密、详尽而又准确地捕捉变化着的新情况、新问题；二是思维敏捷，能够对新情况新问题迅速作出判断、分析、综合和概括；三是多谋善断，遇事能够拿出办法，采取对策；四是预见力强，能够把握事物发展的趋势和可能出现的结果；五是随机应变，能够在不丧失原则的前提下，灵活变通地处理各种非常性工作。五、社交能力所谓社交能力，就是与他人进行社会交往的本领。社交能力是秘书工作能力的核心部分之一，是秘书人员做好工作的基础和源泉。在现代社会中，随着人际交往日益广泛深入，秘书人员的社交能力更具有强烈的现实意义。秘书人员要培养和发展自己的社交能力，应该努力做到以下几个方面：一是要正确认识自己，正确认识他人，学会理解、尊重、谦让和宽容；二是要善于与同事相处，彼此要相互信任，真诚合作，不要貌合神离，互相利用；三是要讲究礼貌和仪表，言谈举止和服饰要得体、文雅，做到彬彬有礼；四是要能够根据不同的交往对象、场合和目的，采取不同的交际手段和方法，讲究交际艺术；五是当交往中出现纠纷或冲突时，要善于缓和、化解和消除矛盾。六、操作能力所谓操作能力，就是掌握和使用与工作有关的设备、工具和技术的本领。由于秘书工作具有务实性的特点，又直接受到办公日趋自动化的影响，秘书人员必须有较强的操作能力。这是提高秘书工作质量和效率的重要条件之一。秘书人员的操作能力，主要是指对于打字机、机、电传机、复印机、录音机、录象机、照相机、文字处理机、和电子计算机等设备的使用和保管，以及对于书法、速记、编辑、校对等技术的掌握和运用。第五节秘书人员的职业道德道德是一种社会意识形态，是人们调整自身及相互关系的思想意识和行为准则。职业道德是同人们的职业活动相联系、具有自身职业特征的道德准则和规范。各行各业都有自己特殊的职业道德规范，如审判员要秉公执法、铁面无私；医生要救死扶伤、治病救人；教师要诲人不倦、循循善诱；售货员要文明经商、公平买卖等等。秘书工作的特点，决定了秘书人员必须遵守以下的职业道德：一、忠于职守秘书应该忠于职守，在是秘书首要的职业道德规范。秘书人员忠于职守，大而言之，是忠于国家、民族和人民的利益；小而言之，是忠于本机关、本单位的政治、经济利益。秘书人员在领导人身边工作，要办理许多重大而机密的事务，必须对组织高度负责，对领导忠心耿耿。具体来说，要树立高度的责任感，工作认真负责，积极主动。不管领导是否在身旁，都应及时主动地工作，按质按量地完成任务。要甘当助手和配角，甘做无名英雄，既不见风使舵，阳奉阴违，也不狐假虎威，以首长自居，而是做一个可靠可信赖的人。二、恪守信用秘书工作严谨慎密，责任重大。秘书人员要忠于职守，必须在工作中、人际交往中于恪守信用。主要包括会晤、会议安排、组织会议、收发函件、传递文件都要准时；接受任务如果不能按期完成，必须及时汇报，不能拖延或擅自改变。恪守信用还包括决不轻易答允别人所托而自己又无力完成的事情，一旦答应就应该尽一切力量去办。三、严守秘密陈毅同志曾经说过，做秘书嘛，一要能“秘”，二要会“书”。秘书人员接触的机密文件多，参加的重要会议多，在领导身边的机会多，总而言之，接触机密多。与其他公务员相比，秘书人员知密早，知密多，知密深。因此，秘书人员往往是保密重点对象，是一些人打听消息的重要渠道，甚至成为敌人窃取情报的主要对象。20世纪70年代，西德总理勃兰特的一位秘书是克格勃特务，待发现时已经使用了10多年。80年代，西德政府的几位部长级领导人的秘书又被查知是东德特务。秘书失密、泄密的情况，不外乎有意泄密和过失泄密两种类型。前者属于政治品质问题，后者属于职业道德问题。因此，秘书人员要有极强的保密观念和保密习惯，严守党和国家的机密，不得泄露或出卖本单位和本部门的经济情报。秘书人员还应该做到不泄领导尚未决定的关系群众切身利益的事项，不得议论别人的隐私，以免制造矛盾，破坏团结。四、善于合作秘书工作千头万绪，涉及面广，又往往环环相扣，程序紧密相连，故非单枪匹马所能完成。秘书人员要善于与他人合作，密切配合，步调一致，才能顺利完成任务。善于合作既要求对同志的尊重和了解，也要求公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任。五、文明礼貌秘书人员接近领导，在领导成员之间周旋，在各界群众之中活动办事，人们也常常把秘书人员视为领导的代言人、机关的代表。因此，秘书人员在工作中一定要谦和待人，文明礼貌。一方面，对上级领导要尊敬；另一方面，对下级对群众要平等。在工作中待人接物一定要文明礼貌，要举止大方、谈吐文雅、面带微笑。在与人谈话时要注视对方，专心倾听，而不能漫不经心、左顾右盼，不能随便打断别人的谈话，更不能同时做其他工作。在工作中言谈举止要得体，既不傲慢、冷漠，又不阿谀、做作。六、实事求是秘书人员是领导的耳目和助手，要了解、传递、综合各种信息，并根据实际情况为领导决策提供建议。因此，秘书人员了解情况要实事求是，要深入调查研究，对了解的情况要全面细致地进行分析。反映情况要真实准确，既不夸大也不缩小。传达领导意见要确切，不能掺杂个人意见。发现领导的见解与事实有出入时，不能随声附和，要敢于秉公直言（但要注意场合）。同时，秘书人员为领导提供的方案和建议必须切合实际，不能凭空想象。解决问题要扎扎实实，一切从实际出发，做老实人，说老实话，办老实事。七、廉洁奉公秘书人员经常接触领导，与领导的关系密切。因此，秘书要秉公办事，奉公守法、廉洁自律，不以权谋私，不索受贿赂，尤其是不能借领导的名义批条子、写条子、达、拉关系、谋私利。廉洁奉公的秘书既是机关、企事业单位纠正不正之风的得力干部，又是帮助领导者廉正清明的得力助手。第六节提高秘书人员素质的途径提高秘书人员素质的途径有两条，其一是组织途径，其二是个人途径。一、组织途径提高秘书人员的素质意义重大，首先不能视为个人行为，而是一个组织管理问题。否则，采取放任的态度，不可能提高秘书人员队伍的整体素质。从组织管理上说，应提供以下主要组织途径。1、优化组织氛围实践证明，人才成长与环境密切相关。组织环境恶劣，会压抑人才，甚至摧残人才。只有竞争与合作并重的组织氛围，才最有利于各类人才的成长。因为，竞争意味着优胜劣汰，这是工作动力的源泉。但是，组织的本质是人的合作系统，如果只讲竞争，不讲合作，竞争就会变成内耗式的争斗。因此，组织不仅应形成竞争机制，还要形成合作机制。2、提供成长机会作为组织部门来说，首先要重视对秘书人员的岗前培训、在岗培训和资格培训工作，为秘书人员提高素质奠定理论基础。其次，是要提供轮岗机会，以扩大视野，丰富经验。再次，是提供“加担子”的机会，其中包括临时“压担子”和提供合理晋升的机会。3、加强工作领导帮助秘书人员提高素质，也是领导者的责任。因此，领导者要加强对秘书工作的领导。要做好秘书人员的思想工作，注意对秘书工作进行具体的业务指导，同时要注意发扬民主，重视吸收、转化秘书工作的成果，以产生秘书人员不断努力提高素质的联动效应。二、个人途径组织培养只是秘书成才的外部条件。秘书人员的主观努力才是提高自身素质的关键。因此，秘书人员必须注重自我培养，以不断完善自我、超越自我。1、勤于学习，完善知识结构知识是发展智力和能力的基础与工具。用培根的话来说，“知识就是力量”。在“知识爆炸”和面临知识经济挑战的当代，“终身教育”势在必行。因此，秘书人员必须从工作需要出发，勤奋学习，加紧“充电”。学习的内容，既包括理论知识，也包括其他秘书人员的工作经验。学习的形式，既可以接受学历教育或在职培训，也可以是自学。秘书人员要有强烈的求知欲望，浓厚的学习兴趣，高昂的学习热情和良好的学习习惯，同时也要制定周密的学习计划，不断改进学习方法。2、巧于思考，强化认识能力秘书人员能力素质的核心是认识能力，“能说会写”实际是以“会想”为前提的。而在秘书人员的认识能力中，思维能力比感知能力更为重要。大量事实证明，一般人思维有效性的决定因素，常常不是在智商上的差别，而是思维方法的正确与否。因此，秘书人员提高认识能力的重点应当是对思维方法的学习与训练，使之内化为自己的思维能力。有关的思维方法主要有：正向思维与逆向思维、发散思维与聚敛思维、求同思维与求异思维、系统思维与全息思维、纵向思维与横向思维、静态思维与动态思维、再现思维与创造思维等。总之，关键是要打破思维定势，使思维方法灵活多样。为此，不仅要勤学，更要苦练，养成做“脑操”的习惯。3、善于修养，优化心理素质在我国，秘书人员的工作繁重，特别要谨慎处理各种复杂的人际关系，忍受许多无形的压力，若不注意调整心态，就会导致心理失调和心理疾病。有的人说秘书人员是“政治上的红人，工作上的忙人，生活上的穷人，身体上的病人”是有一定的道理的。因此，秘书人员必须善于修养，不断优化心理素质，尤其是要注意心理健康，重点克服焦虑、压抑、厌烦、急躁、自卑、嫉妒等心理障碍。4、勇于实践，不断总结提高实践是提高素质的最重要的途径。因为，各种素质只有在实践中才能体现出来，并不断磨练提高，其中知识素质只有通过实践才能转化为能力素质。“学而不思则罔，思而不学则殆。”实际上，思而不干、学而不练也不行。毛泽东说得好：“读书是学习，使用也是学习，而且是更重要的学习”。但是，对于提高素质来说，“只干不想”的实践只会事半功倍，简单重复的实践也不会有好结果。因此，秘书人员只有勇于实践，敢于实践，并善于总结经验教训，才能不断提高自身的素质。★复习与练习关键术语政治修养情感意志修养知识结构工作能力职业道德练习题一．选择题（不定项）1．秘书人员的政治修养包括(ABCD)A．要有坚持“四项基本原则”和改革开放的信念B．要具有强烈的事业心C．要有较高的思想理论水平D．要有“三服务”的信念2．秘书人员的意志修养，主要体现在培养秘书人员的(ABCD)A．自觉性B．果断性C．坚韧性D．自控性3．秘书专业知识的核心部分是（B）A．秘书写作知识B．秘书学知识C．文书档案知识D．信访调研知识4．秘书人员的知识结构中,属于较高层次的是(C)A．秘书基础知识B．秘书专业知识C．相关辅助知识D．公文写作知识5．秘书人员最基本的专业特长是(D)A．口头表达能力B．身势表达能力C．情感表达能力D．书面表达能力6．在下列各项中，属于秘书人员工作能力的有（ABC）A．办事能力B．应变能力C．操作能力D．执政能力7．秘书人员忠于职守，包括（AB）A．忠于国家、民族和人民的利益B．忠于本机关、本单位的利益C．忠于领导人个人的利益D．忠于秘书自己个人的利益8．秘书人员提高自身素质的关键是（D）A．组织培养B．领导重视C．工作机遇D．主观努力二、判断题1．秘书人员在情感修养方面要做到内向与外向相结合（对）三、问答题1．为什么要建立合理的秘书人员知识结构？2．秘书人员工作能力包括哪些内容？怎样培养秘书人员的工作能力？3．秘书人员职业道德包括哪些内容？如何培养秘书人员具有这些道德素养？第三章秘书工作的管理由于秘书工作的特殊地位和作用，所以秘书