XX百货采购部工作手册

【最新资料,Word版，可自由编辑！】【最新资料,Word版，可自由编辑！】目录TOC\o"1-3"\h\zHYPERLINK第一章总则 PAGEREF\h2HYPERLINK第二章部门组织机构 PAGEREF\h3HYPERLINK第一节部门职能与职责 PAGEREF\h3HYPERLINK第二节部门岗位设置 PAGEREF\h4HYPERLINK第三章品牌引进流程 PAGEREF\h5HYPERLINK第四章供应商编码申请流程 PAGEREF\h12HYPERLINK第五章供应商变更流程 PAGEREF\h14HYPERLINK第六章品牌撤场流程 PAGEREF\h19HYPERLINK第七章附则 PAGEREF\h21第一章总则采购部管理手册作为公司管理手册的一个分支，目的是为了规范采购管理工作。采购管理手册主要包括三大部分：一是总则，二是部门组织机构，三是部门的工作制度和流程。具体包括，部门的职能与职责、部门岗位设置、供应商合同审批流程、供应商商品编码申请流程、供应商变更流程、自营商品进货(退货)流程、专柜撤场流程等。第二章部门组织机构第一节部门职能与职责基本职能：商品组合、品牌招商与维护、供应商会晤管理、品类及业务拓展。二、基本职责：负责定期对市场、商场、专柜情况进行调查；负责收集调研信息，为商场调整做好准备；负责制定并实施商品组合、采购、销售策略；负责制定并实施供应商谈判及关系维护策略，负责与供应商来访、出访管理；负责制定商品采购合同范本与操作规范，严格审核并切实履行合同条款；负责制定并实施公司品牌营销策略，规划品牌展示，调整经营布局；负责公司品牌引进与清场工作，定期进行展台的调整；动态地跟踪分析竞争对手、行业市场状况、供应商状况，适时调整营销策略；统筹部门职责范围内的工作，协调与其他各部门的合作关系；对员工进行管理理论的培训，协助人力资源部组织专业技术培训。第二节部门岗位设置采购部门岗位设置主要分为四个级别，依次为采购经理、采购部长、采购主管、计划员。其中，采购经理和计划员各一名，计划员直属于采购经理，主要负责部门的文书处理、会议安排与记录、控制部门开支、跟进工作进度等文职类工作。采购部经理主要负责制定并实施商品组合、采购、销售策略，审核、安排、监督、负责采购部日常工作管理。采购部长和主管主要负责品牌引进计划的制订、合同的签定，以及与供应商关系的维护等。采购经理采购经理计划员采购部长计划员采购部长采购主管采购主管

第三章品牌引进流程一、目的此流程设置的重点是为了增强合同文本的重要性、严谨性、原则性，加强合同文本的规范性、完整性。二、涉及人员及职责1、采购部：主要负责和供应商进行谈判，对合同所有条款进行审核申报。合同签定后负责及时在系统中进行录入。2、财务部：按固定的合同内容、政策标准及商品引进报告等对合同进行审核，重点是是否符合标准、和涉及财务类的相关条款。合同签定后负责及时在系统中审核、执行、并保管合同原件一份。三、具体流程（流程及相关说明）（一）流程图（二）相关说明1、采购部长/主管根据统一要求（详见《商品引进流程》）与供应商进行相关内容的洽谈。2、洽谈完毕后，将符合招商条件的品牌详细填写《商品引进报告》、《合同审批表》，并提交采购部经理审批；将不符合招商条件品牌的有关资料及洽谈经过由计划员建档。3、采购部经理审批招商人员上报的《商品引进报告》、《合同审批表》，符合要求的品牌交财务部经理审批，提交分管副总审批；不符合要求的品牌签明处理意见后退回。针对提出的处理意见，采购部长/主管应及时与供应商进行沟通，再次洽谈。4、分管副总审批由采购部上报的《商品引进报告》、《合同审批表》，符合要求的品牌提交总经理审批；不符合要求的品牌签明处理意见后退回。针对提出的处理意见，采购部长/主管应及时与供应商进行沟通，再次洽谈。5、总经理对《商品引进报告》、《合同审批表》进行审核，符合条件的上报总部审批；不符合要求应按照要求重新商谈，重新提供资信材料。6、总部对《商品引进报告》、《合同审批表》进行审批，符合同条件的进入合同签订阶段；不符合要求的品牌签明处理意见后退回。针对提出的处理意见，采购部长/主管应及时与供应商进行沟通，再次洽谈。7、对于经总部审批后符合要求的品牌，由采购部长/主管根据《合同签订的标准》及已批准的《商品引进报告》、《合同审批表》，填写合同文本，一式叁份，如需对文本修改，需报集团法务办审核。8、采购部将合同文本交供应商盖章返还，并要求提供相关质证资料（营业执照、税务登记证、商标注册证书、质量检测报告、委托代理证书、进口商品报关单等相关证件），交财务部。9、财务部按《商品引进报告》、《合同审批表》审核商品合同，符合要求后交总经理审核，不符合要求的签署意见，退回采购部。10、总经理审核，符合要求的交总经办盖章，不符合要求的在审批表上签署意见，退回采购部。11、总经办根据《合同审批表》，及采购部经理级以上人员在《印章使用申请单》上签字后，加盖“合同专用章”。12、盖章后的合同原件，一份交供应商，一份交财务部存档保管，一份交采购部以备查存。13、合同签署完毕的品牌，其供应商进行专柜设计，并将设计图纸交采购部、行政部、连管部、总经办、营销总部审批。14、采购部及时通知供应商制作专柜道具，并将《上柜通知单》交连管部。15、供应商进行人事和货品的储备工作，并在指定时间内完成。供应商进场进行装修并在指定时间内按要求完成；采购部、连管部在供应商的协同下按要求完成货品、人员到位工作。16、特别注意的是，所有供应商的结账必须在完整的正式合同返回后方可进行。四、相关文件及表单：1、商品引进报告商品引进报告品类品牌拟定级别供应商基本资料名称地址供应商性质直营□代理□其他：品牌基本资料品牌原产地品牌风格商品产地品牌定位货品构成价格构成入驻商场货品周期春夏季：秋冬季：流行度构成基础货品：____%；时尚货品____%；前卫货品____%其它说明拟与我司合作方式经销□代销□联营不管库存□其它：政策我司拟洽谈意向**商场**商场**商场**商场供应商年销售规模（万）扣率保底销售额/毛利额促销费VIP承诺广告费质保金公共设施费位置安排/面积促销员管理费展台制作费合作期限其他情况财务审批营销部审批总经理审批（二）合同审批表苏宁银河国际购物广场合同审批表上报时间:经营方式：编号：供应商：经营品牌：地址：电话：拟进入场地：开户行：税号：上期合同内容拟签约标准帐面利润(扣率)帐面利润(扣率)上期销量本期保底销量合同费用质量保证金0.00，进场前一次支付质量保证金0.00，进场前一次支付开业赞助费0.00，进场前一次支付开业赞助费0.00，进场前一次支付场地费0.00，进场前一次支付场地费0.00，进场前一次支付广告费0.00，货款中扣除广告费0.00，货款中扣除公共设施费0.00，进场前一次支付公共设施费0.00，进场前一次支付展台制作费0.00，进场前一次支付展台制作费0.00，进场前一次支付促销费0.00，货款中扣除，促销费0.00，货款中扣除，VIP折扣承担0.00，货款中扣除，VIP折扣承担0.00，货款中扣除，其他10.00，货款中扣除其他10.00，货款中扣除，其他20.00，进场前一次支付其他20.00，进场前一次支付其他30.00，进场前一次支付其他30.00，进场前一次支付促销员管理费促销人数：0人；服装费：0元/人；培训费：0元/人/月；伙食费：0元/人/月；管理费：0元/人/月促销员管理费促销人数：0人；服装费：0元/人；培训费：0元/人/月；伙食费：0元/人/月；管理费：0元/人/月结算约定结算周期上月21日至本月20日上月21日至本月20日付款周期20天20天制单日每月21日每月21日付款日次月10日次月10日对帐日每月23日每月23日商品清退日目标销售量合同有效期其他重要约定1其他重要约定2其他重要约定3采购部财务部总经理法务总裁办（三）上柜通知单上柜通知单日期：供应商名称品牌厂家业务人员姓名联系电话合作方式合作期限铺位号面积营业人员属性上柜日期上柜时间第四章供应商编码申请流程一、目的此流程设置的重点是为了增强关于供应商资料、商品信息、合同信息录入的准确性，避免申请的盲目性。二、涉及人员及职责1、采购部：主要负责供应商编码的申请，并提供相应基本信息。2、信息部：进行录入。3、财务部：根据合同、商品价格资料进行审核。三、具体流程（流程及相关说明）（一）流程图采购部填写申请表采购部填写申请表信息部录入信息部录入财务部合同管理专员审核财务部合同管理专员审核完成完成（二）相关说明1、采购部填写申请表，提供具体相关资料。在合同报批时可申请供应商编码。2、信息部在系统中生成编码，录入具体信息资料。3、财务部合同管理组进行审核,重点是价格部分执行。四、相关文件及表单供应商编码申请表供应商编码申请单制单日期：年月日供应商编号供应商名称供应商简称楼层/品类地址省市联系人电话网址e-mail手机传真邮编企业性质企业种类法定代表人税号开户行帐号制单人：采购经理：录入人：录入时间：

第五章供应商变更流程一、目的此流程设置的重点是为了对供应商更名和主体变更在实际工作中更加规范，确保日后的结算工作顺畅进行。二、涉及人员及职责1、采购部：主要负责受理、批准相关供应商更名和主体变更的相关事宜，并对供应商变更或更名后的资质及结算信息表进行收取。2、财务部：根据采购部提供的批准后变更公司名称证明或主体变更函、委托公司变更申请确认书进行审核。负责及时在系统中审核、执行、并保管相关变更的文档。三、具体流程（流程及相关说明）供应商变更公司名称的流程图供应商提出变更公司供应商提出变更公司名称的申请《变更公司名称告知函》据实际情况请供应商填写苏宁银河百货《变更公司名称告知函》《变更公司名称告知函》据实际情况请供应商填写苏宁银河百货《变更公司名称告知函》采购部供应商在《变更公司名称告知函》上加盖名称变更后的公章，并附工商局出具的名称变更证明(供应商在《变更公司名称告知函》上加盖名称变更后的公章，并附工商局出具的名称变更证明(复印件加盖该公司公章)，工商局出具的名称变更证明工商局出具的名称变更证明采购部经理审核采购部经理审核总经办总经理审批总经理审批财务部合同管理组据此系统中进行审核、执行财务部财务部合同管理组据此系统中进行审核、执行（二）供应商变更公司主体的流程图供应商提出变更公司主体的申请供应商提出变更公司主体的申请关于申请我司主体变更的函据实际情况请供应商填写关于申请我司主体变更的函据实际情况请供应商填写《关于申请我司主体变更的函》，采购部委托公司变更、申请确认书采购部委托公司变更、申请确认书采购部凭《关于申请我司主体变更的函》及新的合同审批表上报审批采购部经理审核采购部经理审核总经理审批总经理审批总经办采购部收取变更后供应商的采购部收取变更后供应商的《主体变更三方协议》，加盖三方公章采购部财务部财务部合同管理组据此系统中进行审核、执行财务部合同管理组据此系统中进行审核、执行（三）相关说明1、供应商变更公司名称的流程：供应商提出变更公司名称的申请→采购部要求供应商填写苏宁银河百货《变更公司名称告知函》→供应商在《变更公司名称告知函》上加盖名称变更后的公章，并附工商局出具的名称变更证明(复印件加盖该公司公章)，提供给采购部→采购部将《变更公司名称告知函》和工商局出具的名称变更证明交财务部具体操作执行。2、供应商变更公司主体的流程：供应商提出变更公司主体的申请→采购部确认并要求供应商填写苏宁银河百货《关于申请我司主体变更的函》→采购部在系统中做新的合同审批表，生成新合同，进行审批。采购部凭《关于申请我司主体变更的函》及审批后的合同审批表，与供应商签订《主体变更三方协议》，加盖三方公章→采购部将《关于申请我司主体变更的函》以及盖有三方公章的《主体变更三方协议》及审批后的合同审批表交财务部具体操作执行。四、相关文件及表单：1、供应商名称变更告知函变更公司名称告知函公司感谢贵公司与我司经营过程中的友好合作，自年月日起，我司将公司名称改为，并已到工商部门进行变更登记，特此函告。附：工商局名称变更证明公司日期：2、供应商申请主体变更函关于申请我司主体变更的函公司感谢贵司与我司经营过程中的友好合作，因原因，我司欲将贵我双方年月日签订的《联营合同》中我方的全部权利和义务转让给公司，转让后我司将对公司承担连带责任。请贵司配合签订主体变更三方协议，特此申请。由于变更给贵司带来的不便，敬请谅解!公司公司年月日3、主体变更三方协议三方协议甲方：（我司）乙方：（原联营方）丙方：（现联营方）甲乙双方于年月日就签订了《联营合同》（以下简称原合同）；乙方因需要，欲将原合同中乙方的全部权利义务转让给丙方，甲乙丙三方经协商，在平等自愿的基础上，达成如下协议：1、甲方同意在保持原合同内容不变的情况下，且在不损坏甲方权益的前提下，乙方将原合同中乙方的权利义务转让给丙方。2、丙方声明已全面阅读并理解原合同，承诺承担原合同中乙方的权利和义务。乙方承诺对丙方承担连带保证责任。3、本协议经三方签字或盖章后即生效。甲方：乙方：丙方：日期：日期：日期：第六章品牌撤场流程一、目的规范专柜撤场流程，防止专柜撤场后有遗留问题。二、涉及部门及职责1、采购部：（1）根据销售、毛利情况及品牌调整需求，拟定调整品牌。（2）负责退场过程中的相关流程及问题协调。2、财务部：跟进收取税票、审核往来账目情况、结清货款。3、其他相关部门：整理遗留问题。三、具体流程（流程图及相关说明）首先由采购提交《专柜撤场报告》，经相关负责人同意后填写撤柜通知单到相关部门。（一）相关说明1、由采购根据销售、毛利及品牌调整情况，拟定调整品牌并提交《专柜撤场报告》。列明：清退品牌、清退日期、清场原由、销售情况、销售排名、毛利状况及拟顶替品牌等内容。2、由采购主管/部长将《专柜撤场报告》报采购经理、财务、公司总经理审批，审批同意后上报集团营销总部审批。3、《专柜撤场报告》审批同意后采购出具《撤柜通知单》到相关部门。主要有：连管部、行政部、财务部，提醒各部门处理遗留问题，此时由财务部将撤场供应商的所有未结货款进行停付处理。4、在采购、连管配合下，供应商拆走专柜内其自身的设备、陈列架、货品及其它附设的装璜。若专柜曾经改动或损伤原先的装修(包括天花、地面、地板、柱面、墙壁、线路等)，则厂商有责任在专柜撤走前将基础装修恢复原貌，或支付因此而产生的所有费用。（交现金/货款中扣除）同时由我司现场人员填写《苏宁银河厂家制作装修登记表》。采购提出《专柜撤场报告》（二）流程图采购提出《专柜撤场报告》采购经理、财务、总经理审批相关部门采购经理、财务、总经理审批同意后采购部同意后集团营销总部审批集团营销总部审批总经办财务部停付货款采购填写《撤柜通知单》至相关部门连管部财务部停付货款采购填写《撤柜通知单》至相关部门行政部现场实际撤柜现场实际撤柜四、相关文件及表单EMBEDVisio.Drawing.6撤柜通知单撤柜通知单日期：供应商名称品牌厂家业务人员姓名联系电话合作方式合作期限铺位号面积营业人员属性撤柜日期撤柜时间第七章附则岗位说明书采购部经理岗位职责说明书一、采购部经理岗位概览岗位编号岗位名称采购部经理职务级别管理类所属部门采购部上级督导总经理下属人员采购经理助理/采购部长/采购主管/计划员岗位发展图经理-分管副总-总经理——工作设备电脑/打印机/碎纸机/电话/传真岗位资质资质类别资质系数资质要求性别不限年龄不限学历本科或以上学历，市场营销或经营管理专业优先。经验有五年以上大型百货商场管理工作经验，有成功招商案例。技能基本要求良好的沟通能力和灵活的应变能力；良好的团队领导技巧；良好的组织与协调能力；优秀的阅读和写作能力，能够快速阅读与撰写常用工作文件熟练使用一般的办公设备如电脑、电话、传真、打印机等；熟练使用WORD、EXCEL等办公软件；5、具有一定的英语听说读写能力。专业要求市场营销或经营管理相关专业毕业；具有统筹管理能力，能够有效开展部门内部工作；熟悉采购流程及各项采购技巧；优秀的公关能力并熟悉掌握商业谈判的方式和技巧；了解全球一线品牌厂商和国内供应商的具体情况；掌握部门内训的方式方法和技巧。二、采购部经理岗位职责岗位目标遵照公司发展要求，及时有效的进行品牌引进和管理；策划组织有效的促销活动。岗位理念提升品位，高效引进职责序号职责名称职责内容职责一制度建设严格执行公司各项规章制度；建立公司采购管理制度；指导部门制定建立本部门内的相关管理制度和条例。职责二采购计划制定与实施1、策划采购部的工作体制，制定部门跟进计划并适当调控。2、制定市场调研的计划并安排实施，定其采集、上报其他商场及其他供应商的销售情况。了解国内消费市场的情况,包括各大城市消费者、商场、品牌情况。与供应商保持良好的沟通。提交调研报告、数据分析，对商场调整改进提出建议。3、掌握品牌引进渠道，安排确定品牌布局，制定重点品牌推广计划并安排实施。职责三采购管理1、掌握品牌引进渠道，安排确定品牌布局，制定重点品牌推广计划并安排实施；2、监管自营商品的选择及购进情况，负责部门人员的管理、定期召开工作例会；3、统筹下辖各组工作，协调与店面、行政部、市场部、财务部、结算部等各部门的工作，审核应定期上报的营业报告、销售、采购及库存预算报告；4、安排合适的人员定期进行市场调研并形成报告。职责四采购合同管理1、严格审定与供应商的合同，切实履行合同条约。规范合同管理，保障商场与供应商的利益。2、负责与重点供应商的谈判，指导业务人员洽谈合同。3、负责促销合同的制定和审核。职责五人员管理跟进部门人员工作，确保工作目标的完成；定期举行内部培训，提升内部人员的岗位技能和知识；每月定期对内部人员进行公平公正的考核评价。职责六其他事务领导布置的其他事务和相关事务。采购部长/主管岗位职责说明书一、采购部长/主管岗位概览岗位编号岗位名称采购部长/主管职务级别管理类所属部门采购部上级督导采购部经理下属人员采购主管/无岗位发展图采购部长/主管——经理/部长——总经理助理/经理——工作设备电脑/打印机/碎纸机/电话/传真岗位资质资质类别资质系数资质要求性别不限年龄不限学历大专或以上学历，市场营销专业优先。经验有三年以上大型商场工作经验。技能基本要求1、良好的沟通能力和灵活的应变能力；2、良好的组织与协调能力；3、能够快速阅读与撰写常用工作文件；4、熟练使用一般的办公设备如电脑、电话、传真、打印机等；5、熟练使用WORD、EXCEL等办公软件；6、具有一定的英语听说读写能力。7、对采购工作充满热情。专业要求1、市场营销或经营管理相关专业毕业；2、熟悉采购流程及各项采购技巧；3、良好的公关能力并熟悉掌握商业谈判的方式和技巧；二、采购部长/主管职责岗位目标及时有效地实现品牌引进和管理，辅助策划合理有效的促销计划。岗位理念提升品位，高效引进职责序号职责名称职责内容职责一制度建设1严格执行公司各项规章制度；2、协助经理建立公司采购管理制度。3、协助经理指导部门制定建立本部门内的相关管理制度和条例。职责二市场调研1、按市调计划定期对市场、商场、专柜情况进行调查并做出相应反应；2、组织收集调研信息，为商场调整做好准备。了解其他商场销售动态及促销活动。职责三采购计划制定与实施1、根据全年计划，协助部门经理制定详细的分进度招商或采购计划；2、协助采购经理做出商品调整计划；3、协助拟定销售计划，与促销部门配合制定促销计划；4、根据经理安排跟进自营商品的进、销、存；5、与楼层部长/主管紧密沟