工程技术档案工作指引

/工程技术档案资料工作指引为进一步加强工程部档案资料的规范化管理，明确工程技术档案资料归档范围及归档流程，做到工程档案资料完整、精确，更好的进行工程档案资料管理工作，特制定本指引。一、工程档案资料归档责任划分1、工程准备资料(包括开发报建、招投标资料等)，由各经办部门干脆向监察室归档。2、工程监理资料主要由监理单位负责编制并归档。工程监理资料由具有工程监理职责工程部形成的，监理工程师将监理过程资料在三天内，其它监理资料在阶段性工程完成后统一移交工程部资料。已托付监理单位的工程监理资料，由托付监理单位形成、编制、保管，待该工程完成后统一移交工程部资料室，工程部资料员对监理资料的形成进行监督和检查。3、工程施工资料，主要由工程部监督限制，施工单位进行详细编制、收集、整理，并在每项分部工程完成后，一个月内统一移交工程部资料室。4、工程竣工验收资料，由工程部组织，施工单位进行验收资料编制、收集并按规定移交给工程部汇总，由工程部牵头，施工单位协作报送城建档案馆。5、工程结算资料，主要由施工单位及承包单位依据集团公司工程结算书目进行收集整理，经工程部审核，报工程主管领导审批，加盖工程部公章，提交给预决算部，由预决算部门在结算完毕后定期向监察室归档。二、工程部资料员日常保管的资料1、监理规划、细则及旁站方案：工程开工后，经工程部负责人审核，报公司主管领导审批，加盖监理公司公章，10天内交工程部资料室存档。2、工程开工报告及开工令：在工程开工3日内，由监理工程师向工程部资料室归档。3、分包单位资质报验：分包单位进场10天内将单位资质文件复印件加盖责任单位公章后，提交工程部资料室存档。分包单位主要包括建设单位、监理单位、（主体）施工单位、设计单位、勘察单位、材料检测单位、桩基础施工单位、装修单位（包含铝合金门窗）、防水施工单位、电梯施工单位、消防施工单位等。4、监理日志：原则上要求监理工程师每写完一本监理日志应于当天上交工程部资料室或监理公司资料员归档。5、监理月报、总结：监理工程师每月底将监理月报表报工程部（或监理单位项目）负责人审批后盖章，向工程部（或监理单位）资料员移交存档，资料员需检查监理月报是否规范及符合要求。工程完工后，由项目经理编写监理工程总结，经监理总监签字，报工程主管（或监理单位）领导审批后盖章，10天内向工程部（或监理单位）资料员移交存档。6、监理工作联系单及回复：施工单位来文，由工程部资料员统一接收，监理工程师审查后，由监理工程师或工程部资料员将回复下发给相关单位。同时工程部资料员将每份的联系单及相关回复要合并一起存档。7、往来函件：由工程部资料员统一负责收发，公司内部往来函件和施工单位的往来函件要分开，分别编制序号后当天存档。8、旁站记录：监理工程师在旁站工作完成后2天内将旁站记录交资料员归档。9、单位工程坐标定位测量记录：工程开工前1周内上报资料室存档，测量记录必需有建设、施工、监理、设计等单位签字并加盖公章。10、签证、托付、进度申请：监理工程师办理审批手续完毕后按相关制度规定交给工程部资料员。工程部资料员将签证、托付经工程部负责人签字，报公司主管领导审批；进度申请经工程部负责人审批，办理用印后由监理工程师或工程部资料员其次天分发给相关部门及施工单位，同时工程部资料室存档1份。11、施工图纸：由总工室干脆下发给工程部资料员，再由资料员分发给相关工程师。工程部资料室收到图纸的当天必需保证存档1份施工图纸。工程部资料室存档的图纸按单位工程分类保存即可。12、检测报告、勘察报告：相关项目检测完毕由相关单位在1个月内交工程部资料员依据单位工程进行分类归档。13、合同、施工许可证、规划证等项目证照复印件：施工现场保存复印件备查，由资料员统一保管并存放入柜，任何人不能随意复印,也不能带出办公区域及外借给其他部门。14、结算资料：施工单位报送的结算资料，经监理工程师审核通过，项目经理、工程部负责人、公司主管领导审批后，由相关单位给预决算部报一份，由工程部资料员给施工单位一份，同时，资料室存档1份。15、材料报验：施工单位上报的材料报验资料，监理工程师在3天内签字报工程部负责人审批后盖章，由监理工程师或资料员下发给施工单位，并由资料员依据单位工程分类存档。厂家合格证及检验报告不是原件的要加盖材料商的公章，并注明原件存放处。16、施工报验资料（包括各种施工记录）：施工单位上报的隐藏验收记录、检验批验收记录等施工记录，工程师在收到后3天内签字，经工程部负责人在报验资料台帐上审批，报验资料盖章完毕后，由监理工程师或工程部资料员下发给施工单位，并由工程部资料员依据单位工程进行分类存档。17、图纸会审及设计变更：图纸会审及设计变更要依据单位工程进行分类归档，设计院下发的设计变更要首先交给工程部资料员，由资料员分发给相关工程师，下发的资料要相关人员签收，签收日期精确到时分。工程部资料室同时保留1份存档。18、施工组织设计及分部工程施工方案：施工单位上报的《施工组织设计》经监理公司审核同意后7天内归档。《施工组织设计》中的施工单位及监理单位都必需加盖公章，总监要签名并加盖总监注册章。“编制人”和“审批人”等栏内的签字必需手签，施工单位审批人必需是施工单位技术负责人。不对外报送的工程《施工组织设计》中监理单位须加盖监理项目章，但可不必加盖公章，总监也不必签名，其它按上述要求办理。三、工程部须移交档案部门归档的资料项目竣工后，工程部必需向当地城建档案馆移交竣工资料，并同时应向监察室移交除一套完整的竣工资料（包含工程准备阶段、监理资料、施工过程资料、竣工验收资料及竣工图）外，还须要将该项目工程建设过程性管理资料移交保管。详细移交内容及对象如下：1、监理日志（城建档案馆、监察分室）2、监理月报、总结等（城建档案馆、监察分室）3、工程开工令、进场通知、延期批复(监察分室)4、监理规划、细则（城建档案馆、监察分室）5、施工组织设计、各分部工程施工方案(城建档案馆、监察分室)6、监理工作联系单及回复(监察分室)7、往来函件(监察分室)8、旁站记录(监察分室)9、材料（设备）进场报验[(监察分室);城建档案馆（仅检测报验）]、分包资质进场报验（责任主体单位）等（城建档案馆、监察分室）10、和相关单位尤其是施工单位向我司发出的索赔相关函件的往来函件(监察分室、（城建档案馆:质量、进度等方面的重要函件）11、一套完整的竣工资料（城建档案馆、监察分室）12、检验批验收记录(监察分室)13、施工过程中形成的声像资料（城建档案馆、监察分室）14、施工过程中产生的相关记录资料及质保资料15、工程总结16、施工过程中形成的其他重要资料(监察分室)四、工程资料归档质量的基本要求1、归档的工程文件原则上为原件。如保存几份需复印时，应注明原件的存放位置。2、工程文件应内容真实、字迹清楚、图样清楚、图表整齐、签字盖章手续完备。3、工程资料统一接受A4纸规格，不符合标准的原始资料要通过折叠和粘贴的方式达到A4幅面(297mm×210mm)规格，图标栏露在外面。由政府及专业检测机构编制的装订成册的文件材料（如勘察报告）除外。4、工程资料尽量运用计算机打印（签名和日期除外），不得运用涂改液修改；签字和盖章程序要完备，不得运用圆珠笔、铅笔、复写纸等易褪色的书写材料。5、工程文件的纸张应接受能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。图纸一般接受蓝晒图，竣工图应是新蓝图，不能运用二底图。计算机出图必需清楚，不得运用计算机出图的复印件。6、全部竣工图均应加盖竣工图章和设计出图专用章。竣工图的折叠方式要符合档案馆的要求。竣工图章的基本内容应包括“竣工图字样施工单位编制人审核人技术负责人编制日期监理单位现场监理总监竣工图章应运用不褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。7、凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大变更，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图，并在图标上方或旁边以文字注明变更修改依据。8、制作竣工图只能以图纸会审、设计变更、工程洽商单三种为修改依据。五、工程资料分类原则原则：依据各单位工程项目先分大类，再分小类。1、依据工程项目的大小，预先支配确定数量或一片区域的铁皮柜空间；2、把预留的铁皮柜支配到这个项目的每个单位工程，项目中的每个单位工程至少有一个铁皮柜，依据工程进度及工程规模进行合理逐步增加铁皮柜数量；3、把每个单位工程的资料进行分类，立卷原则如下：1监理日志；2监理日报、月报、总结等；3工程开工令、延期批；4监理规划、细则；5施工组织设计、各分部工程施工方案；6监理工程师联系单及批复；7监理工作联系单；8旁站记录；9材料进场报验；10分包资质进场报验等；11和相关单位的往来函件；12一套完整的竣工资料（含工程准备阶段、监理资料、施工过程资料、竣工验收资料及竣工图）；13检验批验收记录；14施工过程形成的声像资料。六、留意事项1、工程部资料必需由工程部资料员统一集中管理，任何资料不得散落在工程师手中。工程师在收到资料后，必需在规定时间内审批完毕，并刚好向工程部资料室归档。2、工程资料的分类要科学合理，原则上都要依据单位工程进行分柜分类。工程部资料员收到资料后要刚好归档编目，不得出现资料积累的状况。3、工程师向工程部资料室借阅资料要办理登记相关手续，不得随意翻阅工程部资料室的资料。4、工程部资料室的档案柜要随用随琐。5、各种资料的收发台帐要登记刚好详尽，重要资料的收发台帐（比如设计变更、图纸）要详细登记到时分。6、工程资料中的工程名称、规模、相关施工单位等信息要和施工许可证、规划许可证及规划验收证一样。7、工程资料中的签字盖章手续要完备，不得出现漏签字漏盖章的状况。8、监理日志的内容要详尽，如工程现状、工程进度、存在问题及改进措施等，每项工程阶段性完成后刚好向工程部资料室归档，严禁在监理日