项目信息沟通管理

第二十四章项目信息沟通管理1目的1.1为了适应项目管理的需要，强化业务部门之间的信息沟通与联系，完善项目信息沟通体系，实现项目信息资源共享，提高项目经营管理水平。1.2规范项目信息资料管理，及时、准确做好各类信息的收集和整理工作，真实反映和记录项目管理的全过程，为项目管理提供翔实依据。2工作标准2.1项目信息管理必须贯穿于项目管理的全过程，信息、文件材料的收集应随工程的进展进行，保证真实、准确。2.2对上级转发和下达的各种指示精神、规章制度和需相关业务部门执行的管理资料，主责部门应及时传递，确保国家法律法规和上级的规章制度的顺利执行。3信息管理内容3.1项目信息包括项目管理过程中形成的各类文字、图纸、数据、表格、音像资料等。3.2项目部应根据公司或业主的要求，做好项目各类信息的收集、整理、处理、储存与应用进行维护。4信息管理职责4.1项目经理负责本项目的信息审核工作。4.2项目部综合部配备专（兼）职信息资料管理员，全面负责本项目范围内的上级指示精神、各项规章制度等文件资料等信息的收发、整理和传递工作。同时具体负责项目办公用品、低值易耗品的采购与使用，厂务公开等信息的沟通传递。4.3工程部具体负责收集工程施工组织设计、工程施工技术管理、施工变更、索赔、工程控制、工程材料设计统计、工程试验、工程竣工资料等信息资料进行传递。工程档案移交时间：工程项目完工后三个月内向业主或接管方和公司档案室同时移交工程档案。4.4安质部具体负责对工程安全质量法律法规与地方政府的法规、安全预防控制、操作规程、特种设备、安全管理应急预案、隐蔽工程检查等信息资料进行传递。4.5物设部具体负责对物资的材料调查价格评审、供货商的选定、物资合同的签订、施工过程物资材料的质量控制、消耗控制、材料核算、设备的采购租赁、费用结算、报表的编制等信息资料与相关部门进行传递。4.6财务部具体负责对项目的资金使用、成本控制、物资材料消耗、合同的评审、协作队伍的选用等信息资料与相关部门进行沟通传递，项目经营状况、报表资料报送公司领导和项目领导及有关部门。4.7计合部负责对项目的施工预算、协作队伍的调查选用、工序单价确定、合同签订和与业主及协作队伍施工计量等信息资料传递沟通。5信息管理要求5.1可靠性：收集、输出的信息应真实、准确、可靠。5.2及时性：能及时处理有关数据并及时提供给相关管理人员有关信息，以便进行实时控制。5.3适用性：能满足项目管理人员的不同要求，信息管理员提供的信息能被信息需求者所理解，并能为其决策提供帮助。5.4安全性：保证正常使用的安全性，保证不同使用人员根据不同权限对信息进行相应的处理。6信息沟通方式6.1项目信息沟通普遍采用的方式有语言沟通、非语言沟通、会议沟通、书面沟通。6.1.1语言沟通：项目部要保证公司网站、协同办公平台（即时通）、电话、传真的开通和正常运行,确保信息交流渠道的畅通，要充分利用现代化通讯工具保持与公司的信息交流。项目各业务部门要与公司对口业务主管部门保持经常性的联系与沟通。项目领导及各部门要加强与协作队伍的沟通联系，注意方式方法，注意说话的口气，禁止辱骂，要互相理与尊重。6.1.2非语言沟通非语言沟通占项目日常信息交流量的60%以上，人与人之间的真实感情最初往往通过非语言沟通传递的，一个成功的项目管理者必须掌握非语言沟通，在对外交往沟通中，都需要这种方式，这可以解决其它沟通方式解决不了的问题，也能反映出项目管理人员丰富的阅历，交流的技巧。项目部领导及各部门要加强与业主、设计院、监理、指挥部、地方人员的非语言沟通。6.1.3会议沟通会议沟通是项目沟通中不可缺少的部分，是解决复杂沟通问题的有效方法，是一种正式的沟通方式，运用于项目内部和各组织机构的沟通，但要保证会议结果的权威性和严肃性。6.1.4书面沟通书面沟通是项目同上下级之间沟通的最基本的方法之一，是对语言沟通的补充，书面资料可信度高，可以长期保存，项目技术资料、合同、台帐、报表、凭证要求准确、规范、严密。7项目信息管理流程图及工作标准（见附图、附表）项目信息管理流程图项目信息管理工作标准共2页第1页任务名称节点任务程序及管理理点时限相关资料制定项目信息管管理办法及及明确部门门信息管理理员E2D-F3任务程序项目信息管理办办法部门信息管理员员名单综合部负责制定定项目信息息管理办法法，明确项项目内外部部信息的收收集、传递递、处理、归归档等要求求；3个工作日信息管理办法经经部门负责责人审核、项项目经理审审批后，发发布实施；；2个工作日项目相关部门根根据上级主主管部门要要求或本部部门需要，明明确本部门门信息管理理员。1个工作日管理点项目信息管理办办法的制定。信息类别判断D-F4任务程序部门信息管理员员应对各类类信息进行行判断，根根据不同信信息类别，采采取不同的的处理流程程；信息类别分为项项目内部信信息和外来来（上级、业业主、地方方有关部门门）信息；；内部信息息又分为正正常信息（上上级相关文文件规定的的需建立或或定期上报报的信息资资料）和项项目施工过过程中的突突发或异常常信息。管理点信息类别的判断断。突发或异常信息息的获取及及信息处理理落实与反反馈D-F5D-F6D-F7任务程序突发或异常的相相关信息资资料项目部出现各类类突发或异异常情况时时，相关部部门应及时时获取相关关信息，报报送项目经经理批示；；根据具体体情况，需需要上级配配合或处理理的，报送送上级主管管部门批示示；1个工作日根据项目经理或或上级主管管部门的批批示，主责责部门负责责信息的处处理落实，相相关部门予予以配合，并并及时反馈馈相关信息息；视具体情况定主责部门根据信信息处理情情况，收集集、汇总、整整理相关信信息，经部部门负责人人审核，报报项目经理理审批，并并根据情况况，报送上上级主管部部门备案。2个工作日管理点信息的处理落实实。正常信息的收集集整理及上上报D-F7任务程序相关信息资料主责部门根据上上级相关文文件要求，收收集需建立立或定期上上报的相关关信息资料料；2个工作日项目相关部门按按要求向主主责部门提提供相关信信息；1个工作日主责部门对相关关信息资料料进行汇总总、整理，经经部门负责责人审核，报报项目经理理审批，并并根据情况况，报送上上级主管部部门备案。2个工作日管理点信息的收集及上上报。共2页第2页任务名称节点任务程序及管理理点时限相关资料外来信息的接收收及信息处处理落实与与反馈A8D-F9D-F10D11任务程序外来相关信息资资料上级、业主及地地方有关部部门发布信信息，项目目相关部门门接收信息息后，及时时报送部门门负责人阅阅批，需要要项目经理理审阅的报报送项目经经理阅批；；1个工作日根据部门负责人人或项目经经理的批示示，主责部部门负责信信息的处理理落实，相相关部门予予以配合；；视具体情况定主责部门根据信信息处理情情况，收集集、汇总、整整理相关信信息，经部部门负责人人或项目经经理审批后后，报上级级主管部门门备案。2个工作日管理点信息的处理落实实。归档资料信息整整理E12任务程序归档信息资料项目相关部门信信息管理员员定期整理理本部门相相关资料信信息，