绿地西南重庆区域合同管理制度操作指引(靠右版)脑图思维导图

庆区域合同管理制度操作指引超链接•合同管理基本要求o合同订立基本要求▪合法合规，公平诚信，合乎公司利益，无损国家、公共利益▪先申请、后谈判，先审查、后签章，充分征询专业部门意见▪合同应事先、书面签订▪应使用示范文本(除对方为行政机关、垄断行业)▪所有附件、清单、图标等一并报审o各部门职责▪风控条线•规范、指导合同管理工作，拟定合同管理规章制度•参与谈判•审查合同•参与合同争议的调解、仲裁和诉讼活动•组织合同管理法律、法规培训•根据需求拟定、修订合同范本▪行政条线•保管合同章，盖章•确定合同编号规则，审核合同编号，管理合同评审表•建立合同档案，登录、统计、保管合同▪财务部•贯彻执行财经法规，制定/修订合同管理相关的财务管理制度•参与拟定合同管理制度•对合同中的涉财务问题进行审核o付款方式、付款金额、汇率、税务等提供参考意见o支付策略o资金的有效利用率o违约处罚金额等•按审批流程支付合同款项•对合同订立、履行情况进行监督检查▪合约部•牵头开展工程类合同标准化工作o制定合同标准化推进计划o拟定工程类合同模板o根据情况调整合同模板，持续完善•组织协调各部门全面审核工程类合同，重点为o计价o清单o预算o支付o结算o其他成本相关条款•协助合同经办部门处理建安工程造价纠纷•参与拟定合同管理规章制度▪合同经办部门：指负责引入合同相对方，与合同相对方协商合同条款，发起合同审批流程的部门•负责合同相对方基础事项的审查o主体资格o资信状况o履约能力等•重大非示范文本合同发起流程前，向有关职能部门作书面《合同交底》o签约背景o合同主要内容▪交易模式▪计价方式▪合同文本o合同风险•负责送审合同初稿，根据意见修改合同，发起审批流程•负责本部门合同归档管理，建立合同台账，进行合同编号•负责合同履行中o质量、时间、费用监控o变更、解除、争议解决•负责供应商管理o引入、评估、培养、分类分级等▪合同相关部门：区域中心各部门•负责协同经办部门做好合同订立、履行等业务相关工作•合同订立与履行o合同谈判▪经办部门/经办人先审查、确认合同相对方基础事项，如不满足，不应签订合同•主体资格合法性资料o要能独立承担民事责任•审查合同标的应符合当事人经营范围o涉及专营许可的，还要具备相应许可、登记、资质证书或市场准入证明•应具有履约能力o必要时可要求对方出具近期资产负债表、资金证明、验资报告等文件•应具有履约信用o现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件•如由代理人代签o应出具法定代表人身份证明、委托书、代理人身份证明o经办人/谈判人应将上述文件原件存档▪如需其他专业部门参与合同谈判，至少提前1个工作日•提供相应谈判背景材料、信息▪重大合同谈判，应有法务人员或法律顾问参加▪各业务部门应按制度要求建立合作方评价体系•建立合作方名录，用以甄选合作方o合同内容▪合同必须具备的主要条款•当事人名称、住所o合同抬头、落款、合同专用章及资信情况载明的当事人名称、住所应保持一致并明确资金往来的银行账户信息•明确违约责任o违约金数额o支付方式o补救措施等•明确送达方式•争议解决办法o应约定为我方公司所在地法院管辖，2种方式▪1.直接约定由公司所在地法院管辖▪2.约定由合同签订地法院管辖，并在合同末尾注明合同签订地为公司地址▪如为涉外合同•约定币种、汇率▪如为设计制作类合同•尽量约定著作权、商标权等知识产权归公司所有▪如涉及知识产权•在广告设计制作合同中尽可能约定相关著作权、商标权等知识产权归属我司▪如涉及商业秘密•订立保密条款、保密责任▪如涉及担保性质(对方担保或我方担保)的合同/条款•应经财务部审核，并按集团制度办理相关手续o合同审查▪基本要求•经办部门按合同审批流程发起合同审批•经办部门应注意o条款完整，内容具体，用语准确o不得出现空白待定事项o修订处应以明显字体或符号标注•审核部门应注意o可要求经办人提供与合同相关的补充证明材料o审核意见明确、具体，意见明确标注•各部门审核顺序o经办部门自审o财务部审核o风控条线审核▪合法性▪严密性▪审核部门审核意见齐备，且已按审核意见修改，审批流程齐全▪合同签订时间等▪合同送审具体流程•线下会审o范本优先▪已有示范文本的•填写后提交流程即可，无需线下沟通▪没有/未采用示范文本的•1.事先说明情况，经审核人确认•2.进行合同交底(签约背景、主要内容、主要风险)▪采用对方格式文本的•1.限于政府、垄断性企业或绿地集团提供的格式文本•2.提前说明对方不允许修改合同o依次提交审核▪先财务，后法务•未经顺序审核并定稿的直接退回o文本格式规范▪应以word修订模式进行报送▪名称按“绿地集团+重庆+项目名称+合同事项+合同/协议/补充协议”▪注意调整文本格式，标注页码•每页均标注总页数及页码，包括附件•合同正文与附件连续标注页码o如不连号▪需合同前加目录页，写明独立编页部分内容及每部分页数•审核过程o经办人提交合同草案，说明业务实情——审核人提出审核意见——经办人与合同相对方沟通——向审核人反馈、沟通确认o公司领导如仍有异议——经办人组织修订文本——重新提交审核▪OA流程•上传经相关部门审核修订后的定稿，清洁版word文本•上传决策支持性文件，如o营销类——相关立项审批表、合作供方确定审批表、供方报价清单o品牌活动类——品牌活动OA审批流程o工程技术类——中标文件/定标文件、比价流程、工程清单——无法提供比价或定标文件的应在流程中备注o产业战略合作类——资源方介绍o招商租赁类——承租人证照、呈报审批表•如审核人在流程中提出新的修改意见o经办人打印前应与审核人再次沟通确认•禁止事项o禁止为规避审批权限而拆分合同o禁止通过用印流程规避合同审批流程•合同签订o经办部门/经办人▪1.注意调整文本格式，标注页码•每页均标注总页数及页码，包括附件•合同正文与附件连续标注页码o如不连号▪需合同前加目录页，写明独立编页部分内容及每部分页数▪2.打印合同审批表、定稿合同和合同附件▪3.在合同审批表上备注“用印文本与定稿文本一致”，并签署姓名、日期▪4.合同文本末尾处：经本人及部门负责人签字▪5.原则上合同相对方先盖章▪6.用印需留存一份原件及合同审批表于印章管理处，并登记《合同原件交接单台账》▪7.用印后做好合同编号、台账及归档工作▪其他•如涉及保密性质的合同，保证最小范围传阅•国家规定须经专门机关批准/登记/签证的合同，应按规定审批/登记/签证o印章管理员▪核对合同是否按照OA流程中审批人员修改意见进行修改▪用印规范•合同应加盖合同专用章(除政府、垄断行业的特殊要求外)•2页及以上合同应加盖骑缝章•合同履行及检查o责任部门——合同经办部门▪应对合同履行的全过程负责▪出现争议，组织相关部门共商处理意见▪做好履行过程中的证据保全，并归入合同档案•履行过程中的书面函件及票据•对方不完全履约的相关证据•及时发送书面函件o留存送达对方的书面证据•对方来函谨慎签收，需回复的及时回函▪遇到可能给公司造成损失的紧急情况•及时采取止损措施，并向领导报告▪合同履行完毕•在台账中做好记录备查•合同档案管理o各存档部门建立规范的合同台账，做好登记、更新工作o妥善保管5年以上，不得遗失o严格按照档案管理要求的份数存档•合同变更/解除/争议解决o合同的变更▪合同不得随意变更、解除▪变更前须进行充分的经济、技术论证▪变更前须进行充分的经济、技术论证•若变更将导致已完工成果的毁损灭失，应对已完工成果进行核实▪子主题o合同的解除▪应签订书面补充协议▪对方违约的——经办部门及时以书面形式通知对方——同时追究对方违约责任▪对方要求解除的——经办部门进行风险评估，采取应对措施——及时书面回复意见——协商解除▪签订流程与订立流程相同，补充协议应与原合同随同存档o合同争议解决▪总原则：保证合同目标的前提下妥善解决争议▪协商解决争议的——由各方授权人员签署书面文件▪解决方式•