(数据库理论论文)高校图书馆试用数据库推广利用浅析

【数据库理论论文】高校图书馆试用数据库推广利用浅析[摘要]从我们国家高校试用数据库管理与利用现状出发，分析其所存在的理论研究薄弱、具体实践较为活泼踊跃、总体关注度较低等问题，结合数据库试用过程中常见的相关问题进行深度思考，提出进一步提高高校图书馆试用数据库使用效率的对策。[关键词]试用数据库;数字资源;高校图书馆;管理模式试用数据库〔TrialDatabase〕，主要是指出版社或数据库代理公司为了扩大数据库产品的影响和销售份额，对图书馆或者情报文献机构提供免费试用及演示的各种商业化的电子资源。开通资源试用是图书馆或者情报文献机构采购数据库、丰富数据库资源馆藏的必经手段。试用数据库的试用期短则一个月，长则一年。一般来说，外文数据库的试用周期较短，要求也更为的严格。目前，就我们国家高校试用数据库的管理与利用而言，基本上处于理论研究较少、具体实践较为活泼踊跃、但总体关注度还很低的阶段。通过对问题的梳理，提出相应的解决之策，有助于帮助我们进一步提高试用数据库的使用效率。1试用数据库对高校图书馆的重要价值数字化环境下，电子资源已成为高校图书馆文献保障体系不可或缺的重要组成部分，为学校的教学和科研提供了稳定的供给，高校师生在教学科研实践中，已习惯于将数字资源作为首选资源加以利用。从高校图书馆资源建设的实践来看，电子资源的投入经费比重逐年攀升。据调查，很多高校图书馆用于电子资源建设的经费比例已从2018年的60%左右，增长到现在的80%-90%。但由于大多数高校图书馆经费拮据，图书馆数字资源建设与服务依然处于供给能力有限性与读者需求无限性的矛盾之中。合理利用试用数据库成为高校图书馆拓展数字资源获取渠道、缓解数字资源供需矛盾的有效途径。1.1试用数据库是图书馆资源的必要补充试用数据库可以填补馆藏自建数字资源、购置电子资源的空白，实现图书馆数字资源种类的平衡，提高对读者需求的覆盖率和知足率，是对图书馆资源和服务能力的重要补充。这一点在图书馆界早已达成共识。在实践中，为了资源推广的需要，有些试用中文数据库可以获得超长时间的使用体验，这对于购买能力有限、数字资源短缺的高校图书馆来说，无疑是一种利好。但是，笔者认为这只是图书馆单方面的考量，一种产品是否有用或者是否能达成补充作用，衡量的标准取决于用户的体验与反馈，即是否有用，是否从某些方面为学校教学科研提供了助益。从图书馆自身的角度来讲，并非所有的试用数据库资源都可以选择试用。普适性、特色性、专业性、实用性应该成为一种数据库资源是否选择试用的衡量标准，即是否能够填补图书馆某一领域数字资源的空缺，是否对支持高校素质教育发展具有实用价值，是否对高校专业教学和科研工作的深化发展具有特定的实用价值，这是图书馆评价选择试用资源的重要依据。从微观的角度看，一种试用数据库与馆内自建资源、购买数字资源的内容及功能是否重合，或者与本校的学科专业设置和建设发展目标是否相匹配，所提供试用数据库资源及其服务是否具有一定的稳定性、连续性、衔接性和发展性，这些都需要图书馆管理者和文献采访人员立足实际做出客观而科学的判断。这些因素决定了一种试用数据库是否起到了资源补充的作用，是否能有效实现使用资源的价值。如果图书馆对试用资源来者不拒，不加选择，势必违背图书馆资源建设的初衷，造成图书馆数字资源供给体系的混乱，影响服务质量和服务效能。1.2数据库试用实践可为图书馆数字资源建设提供科学依据各图书馆订阅数据库的种类和范围不同，选择试用数据库的范围也不尽相同，这需要依据学校的发展目标战略以及教学科研任务而有所取舍。从一定层面上讲，试用数据库的类型、种类以及功能往往能够折射出社会发展领域、某一学科专业领域的前沿动态和发展趋向，从图书馆选择试用数据库的数量及种类上可以对一定时期内数据库的发展方向做判断和展望。以本馆为例，每年试用数据库的数量在30个左右，2019年25个试用数据库中牵涉知识产权方面的数据库达到5个，2020年在21个试用数据库中牵涉资源架构平台建设的数据库有4个，2021年思政类数据库类型多样、内容丰富，这些变化特征是与当年或者某一阶段国家有关政策背景的变化相回应的，当然这与图书馆自身发展建设方向也必然相适应、相匹配。选择试用的目的在于发现资源的有用性和适用性，试用实践是资源身份“转正〞，即被正式纳入馆藏体系、得到系统化建设的基础。通过数据库试用实践，图书馆可以对其现阶段及未来的发展方向以及目标进行研判，对本馆数字资源建设方向进行科学预测，为制定数字资源建设规划提供准确的参考依据。2试用数据库理论研究与实践探寻求索分析多年来，高校图书馆界针对试用数据库的管理流程、使用现状、宣传推广、知识产权保护等相关议题进行了较为详细深切进入的研究和积极的实践探寻求索，形成了一系列的研究成果。通过对相关理论成果的系统研究和相关实践的深切进入考察，可以理清该研究领域的发展脉络，发现该领域理论与实践发展中普遍存在的问题，进而有效预测其未来发展趋势，有的放矢地制定发展策略。2.1试用数据库理论研究基础薄弱为准确了解和把握高校图书馆试用数据库理论研究现状，笔者进行了相关文献的深切进入系统检索。利用知网以“高校图书馆+试用数据库〞为主题概念，共获得检索结果41条，去除与课题研究不相关检索结果，真正有参考价值的研究成果仅有35篇文献。通过对35篇相关文献的系统梳理和研究发现，这些研究成果多是从高校图书馆对数据库管理与利用实践角度展开研究，多为实践经历体验总结介绍，缺少深切进入系统的理论阐释，试用数据库理论研究未能引起广泛重视，显得基础薄弱。据文献调研，多数研究者只是通过网络调查、问卷分析、电话采访及数据分析等方式，对高校图书馆试用数据库的数量种类、访问路径、试用日期、反馈途径、检索功能、产品简介、后期维护等内容进行分析介绍，仅有少数研究者从“检索利用〞“日常维护〞和“读者反馈〞“知识产权保护〞等角度对试用数据库的管理和使用现状进行了梳理，总体而言，这些研究成果理论价值不高，对相关实践的指导作用十分有限。当然，也有少数研究者从所在高校图书馆实践出发，对“试用数据库〞问题进了较为深切进入系统的研究，如有学者立足本校历年试用数据库实际，就试用数据库的发布渠道、总体变化趋势、利用率等展开深切进入系统研究，从而发现问题和短板，探寻求索相关工作规律；也有学者将研究对象扩展到了所在省的高校，通过横向比较研究探寻求索存在的一些共性问题和普遍工作规律，因而研究更深切进入，认识更全面、系统、科学，对相关理论研究和具体实践也更具参考价值。通过对这些研究成果的深切进入分析，我们可以清楚明晰地发现高校图书馆试用数据库管理与利用过程中所存在的一些共性问题，如各高校图书馆对试用数据库普遍缺少足够的重视，管理流程不够规范，访问的便利性较差，反馈渠道不够畅通，宣传与培训力度不够等，从很大程度上影响了试用数据库的有效利用和作用发挥。2.2试用数据库相关实践缺少规范机制为系统深切进入了解高校图书馆试用数据库相关实践的现状和趋势，笔者选择我们国家“985〞“211〞高校图书馆为研究对象，通过各高校图书馆的门户网站对试用数据库管理与利用情况展开了广泛调研。通过调研发现，各高校图书馆对试用数据库资源的管理和利用工作都比较重视，都纳入了电子资源统一管理的范畴，在其网站显著位置的“电子资源〞栏目下都做了“试用数据库〞标引，起到了宣传展示、方便读者发现和检索利用的作用。从各高校图书馆对试用数据库内容的选择来看，普遍遵循了专业性和普适性的原则。在各高校图书馆网站点击“电子资源〞栏下的“试用资源〞可以发现各高校图书馆试用数据库资源列表，少则50余种，多则上百种，可谓内容十分丰富。既有与本校学科专业设置相适应的专业数据库、特色数据库，也有与校园文化建设、学生素质教育密切相关的普适性数据库；既有中文数据库试用资源，也有丰富的外文试用数据库资源。这些资源对馆藏电子资源结构体系都可以起到必要的补充、延伸、完善作用，对学校教学科研工作以及校园文化建设的价值毋庸置疑。但通过认真比较研究，笔者发现各图书馆在实践中对使用资源所持态度、所采取的管理策略显著不同。一些资源建设经费充裕的高校图书馆把“试用〞过程当作购买的必经程序，而一些资源购置费短缺的图书馆则把“试用〞资源当成了一种“福利〞，这必然导致试用数据库的真正价值难以被发现，其作用难以已得到实践的检验。试用数据库在一些高校图书馆成了“鸡肋〞，似乎成为一种可有可无的服务。究其原因，在于各高校图书馆试用数据库管理与服务存在一定的随意性，未能将该项业务纳入本馆常规业务范畴加以治理，即没有研究制定针对该项业务的工作制度和规范。没有科学有效的管理机制，势必导致试用数据库业务的可有可无，势必导致宣传推广上的缺位，势必导致试用数据库难以被读者深切进入了解和有效利用。3试用数据库资源推广利用的策略随着数字图书馆建设的持续发展，试用数据库资源的科学管理与有效利用已成为高校图书馆数字化转型发展过程中不可回避的实践课题，试用数据库资源已成为图书馆丰富和补充数字资源体系、更好地知足读者需求的重要依靠。当前每一所高校图书馆都拥有丰富的试用数据库资源，为充分发挥这些“免费资源〞的效能，高校图书馆界必须深化该领域问题的理论研究和实践探寻求索，不断强化高校图书馆对试用数据库价值的科学认识；必须立足实际，发挥理论对实践的指导作用，建立规范有效的管理机制，正视试用数据库资源管理与服务实践中的问题和相关工作规律，在实践中研究探寻求索试用数据库的科学管理与推广利用模式，让试用资源为我所用，真正发挥其潜在价值和资源效益。3.1科学建章立制，实现规范管理没有规矩不成方圆。高校图书馆试用数据库工作必须建立相应的管理制度和规范，明确试用数据库的选择原则、管理方式、宣传推广方式、读者使用规则以及评价反馈信息收集与分析利用的方法等，形成一套专门的科学严谨的管理机制，保证数据库试用工作有章可循，规范有序。这是实现试用数据库价值、提高图书馆服务效能的基础。3.2明确适用主体，因需选择资源任何数据库资源都有着不同的适用范围和特定的服务对象。高校图书馆无论选择学科专业试用资源，还是选择普适性的试用资源，首先必须明确试用数据库资源的适用主体。图书馆管理者需要对试用数据库的学科专业或主题内容以及相关功能等进行系统分析，紧密结合本校教学科研任务、学科专业设置、学校发展战略以及校园文化建设现状与目标等，科学判断试用数据库的试用对象，根据实际需要和未来发展趋势选择试用资源。这是强化服务针对性、优化管理与服务效益的关键。3.3纳入馆藏体系，适时吐故纳新图书馆是一个不断生长的有机体。图书馆的文献信息资源体系也是一个不断生长的有机体。试用数据库资源是对图书馆信息资源体系的重要补充。虽然试用数据库资源在图书馆的生命周期有长有短，但图书馆既然选择试用，在其相应的图书馆生命周期内，就需要将试用资源纳入图书馆馆藏体系，科学组织和揭示，积极宣传推广，尽力发挥其作用。通过试用实践，科学验证各试用数据库的适用性、有效性和成长性，发现各试用数据库资源的优劣，这是对试用资源适时作出是否购买、续用或停用决策的依据，更是图书馆馆藏资源体系吐故纳新、不断生长的“土壤〞。3.4强化宣传推广，充分发挥效能试用数据库资源是对图书馆电子资源的重要补充，都有其适用的读者目标群体，但如果图书馆不注重对试用数据库的宣传推广工作，试用数据库在试用周期内就难以被目标读者广泛了解和利用，其价值就难以被发现，其效能就难以充分发挥。高校图书馆必须加强试用数据库的宣传推广和利用工作。在实践中，多数图书馆将试用数据库资源纳入了图书馆电子资源管理体系，在其门户网站予以揭示和链接，并且面向师生采取了多种途径进行宣传推广，但其效果究竟如何，很难做出客观科学的判断。图书馆应建立多元化、立体化的试用数据库宣传推广机制，充分利用网站、微信、微博等多媒体平台，努力构建图书馆职能部门与学校教学科研单位结合、专业馆员与专业院系师生结合、数据库内容介绍与使用技能结合、讲座培训与相关活动结合、校内开放与社会开放结合、方便利用与效果反馈评价结合、线上服务与线下服务结合的试用数据库宣传推广利用体系。通过宣传推广扩大试用数据库的知晓率和利用率，通过读者利用实践和反馈信息，分析测度试用数据库的使用价值和效能发挥情况，这是图书馆优化试用数据库管理效率，提升试用数据库服务效能的重要一环，必须引起各高校图书馆的高度重视。图书馆今日试用的数据库或许就是未来需要正式购买的数据库。试用数据库资源“转正〞为图书馆固定资源，需要图书馆对试用资源在图书馆有限的生命周期做出科学评价和客观判断。如果没有在试用期内对试