公司(集团)采购管理规范

公司（集团）采购管理规范第一章总则第一条为进一步规范XXXX公司（以下简称公司）、子公司、控股投资企业采购行为，发挥规模优势，推行集中采购，降低运营成本，结合公司有关制度，制订本规范。第二条本规范适用于公司、子公司、控股投资企业生产、经营、基建、管理过程中的工程、货物和服务的国内采购。第三条本规范所称子公司，是指公司依法设立并直接管理的二级公司，包括全资子公司、控股子公司，不包括公司持有股权但委托子公司管理的全资、控股/相对控股公司。本规范所称控股投资企业是指由子公司控股或相对控股的投资企业，包括公司委托子公司管理和子公司间委托管理的控股或相对控股企业。本规范所称采购需求单位，是指与供应商签订并履行合同的公司部门、子公司或控股投资企业。本规范所称采购承办单位，是指依法通过招标、询价、竞争性谈判等方式确定供应商、交易价格等重要事项的公司部门、子公司或控股投资企业。本规范所称供应商，是指向采购需求单位提供工程、货物或服务的法人、其他组织或者自然人等。本规范所称集团化集中采购，是指对公司总部、子公司、控股投资企业生产、基建、经营、管理过程中列入集团化集中采购目录中的工程、货物或服务，由公司采购承办部门或授权的子公司通过招标或询价等方式，确定供应商及价格或定价机制的采购模式。本规范所称授权板块集中采购，是指子公司对列入板块集中采购目录中的管理范围内控股企业的工程、货物或服务，通过招标或询价等方式，确定供货商及价格或定价机制的采购模式。第四条公司、子公司、控股投资企业的采购实行集中采购和自行采购相结合的采购机制。采购工作应遵循公开、公平、公正和诚信原则，采购承办单位根据国家相关法律、法规及公司有关规定组织采购活动。第五条集中采购包括集团化集中采购和授权板块集中采购两种模式，按照统一对外、集中决策、分层操作的原则组织实施。集团化集中采购目录由公司制定，授权板块集中采购目录由子公司制定。公司有关部门以及公司授权的子公司作为集团化集中采购相关商品、服务的承办单位，负责制定相关商品、服务集中采购实施细则，负责组织实施集团化采购目录内商品、服务的集中采购工作。授权板块集中采购按照公司规定由相关子公司组织实施，具体实施细则由子公司制定。具有多家下属企业或单位的控股投资企业在自行采购范围内实施内部集中采购。其他控股企业实行一级采购管理。第二章职责与分工第六条公司经营管理部为采购归口管理部门，负责公司采购管理制度的制定、公司采购预算管理及集中采购的统计分析；财务会计部为公司采购资金使用全过程审核、拨付和管理部门；法律事务部为公司采购合同管理支持部门；监察部、审计部为公司及子公司采购的监督、审计部门。第七条公司有关部门按照以下分工，负责组织实施相关采购：公司办公厅负责公司办公用工程、办公用固定资产（不包括信息系统）、办公用品及会议服务、差旅、酒店等工程、货物和服务的采购。公司财务会计部负责公司资产评估、财产保险、财务报告审计等服务的采购。公司法律事务部负责公司法律顾问等中介服务的采购。公司信息化管理部负责公司信息系统软硬件、信息化系统工程等货物和服务的采购。公司其他职能部门负责本部门职责相关的公司中介服务的采购。第八条子公司负责实施公司集中采购外的本单位自行采购、授权板块集中采购工作，以及对管理范围内控股投资企业的自行采购进行监管，主要职责如下：（一）贯彻落实公司相关采购管理规章制度，制定本单位采购管理的制度、操作流程以及板块集中采购实施细则；（二）负责根据公司总部职能部门集中采购确定的供应商和价格，与供应商签订和履行合同，以及组织实施公司集中采购外的本单位其他采购工作；（三）负责制定板块集中采购目录，以及负责组织实施板块集中采购目录内的工程、货物、服务的集中采购工作；在公司授权范围内组织实施相关集团化集中采购；（四）负责审核管理范围内控股投资企业上报的年度、批次集中采购需求计划；（五）负责本单位自行采购、板块集中采购供应商管理，并按集团化集中采购承办单位的要求，对集团化集中采购供应商进行定期评价。第九条控股投资企业履行以下主要职责：（一）贯彻落实公司、子公司相关采购管理规章制度，制定本单位采购管理的制度和操作流程；（二）负责组织编制、上报集中采购需求计划；（三）负责根据集中采购承办单位确定的供应商和价格，与供应商签订和履行合同，以及组织实施集中采购外的本单位其他采购工作；（四）负责本企业自行采购供应商管理，并按集中采购承办单位的要求，对集中采购供应商定期评价。第三章采购预算计划管理第十条工程、货物、服务的采购实行预算管理。年度采购预算由需求单位编制，经逐级审批后纳入公司全面预算管理。第十一条集中采购年度采购计划由采购需求单位按照批准的预算编制，报集中采购承办单位。第十二条生产、经营过程的工程、货物、服务集中采购需求批次计划须依据预算安排和有关集中采购实施细则的规定，由需求单位负责分批次编制和上报。需求计划在上报前，必须履行采购需求单位内部审批流程。其中，属集团化集中采购目录内的控股投资企业的批次需求计划，由子公司审核后报送采购承办单位。第十三条集中批次采购计划一经上报必须严格执行。确因生产经营计划或设计变更等原因需要调整的，在采购计划实施前，可变更采购计划。集中采购批次需求计划的变更由采购需求单位提出申请，其中，属集团化集中采购目录内的控股投资企业的批次需求计划的变更，由子公司审核后报送采购承办单位。因采购计划变更造成的损失，由需求变更申请单位承担。第十四条自行采购的有关计划按照本单位的有关规定编制和审批。第十五条对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或机构审批。第四章采购实施第十六条采购承办单位在工程、货物或服务采购前做好采购准备工作，并根据采购标的的技术和管理要求，提出潜在供应商必须具有的资格条件以及应该提供的资质、业绩、信誉等证明文件。第十七条采购承办单位应根据采购标的的规模、交货/服务/施工期限、供货商选择、采购时机等情况，依法依规选择合理采购方式。第十八条采购方式主要包括公开招标采购、邀请招标采购、询价采购、竞争性谈判、单一来源采购等。采购方式的选择应遵循以下原则：（一）达到《公司招标管理规范》招标条件的采购，采购承办单位应选择招标方式采购，并按照招标投标方面的法律法规及相关管理规定组织实施招标投标活动。（二）未达到《公司招标管理规范》招标条件的采购以及经批准可采用非招标方式的采购，采购承办单位应结合项目技术特点和要求尽可能选择询价或竞争性谈判方式采购。（三）符合下列情形之一的工程、货物或者服务，可采用单一来源方式采购：.只能从唯一供应商处采购的；.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；.必须保证原有采购项目一致性或服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购。第十九条在具体采购过程中，子公司、控股投资企业作为供应商参加的采购，同等条件下采购承办单位应优先选用。第二十条总部职能部门承办的集团化集中采购的招标、询价、竞争性谈判的评审结果应提交公司分管部门的领导审定后报公司总裁审批。公司授权子公司承办的集团化集中采购和板块集中采购的招标、询价、竞争性谈判的评审结果由子公司招标领导小组或总经理办公会审批。自行采购项目的招标、询价、竞争性谈判的评审结果，由采购单位按照本单位相关制度规定，履行内部审批流程。第五章合同签订、验收和付款第二十一条采购合同应明确标的的名称、数量、性能、供应办法、地点，履行合同的时间、采购价格、费用及付款方式，违约责任等内容；采购需求单位应依据采购项目的招标投标文件、询价竞价及应答文件、评标/评审/谈判材料、上级采购承办单位与通过决策程序确定的成交供应商签订的框架协议等，按照本单位合同管理的有关规定，履行内部合同审批手续后签订合同。第二十二条采购验收管理（一）货物验收。由采购需求单位的物资归口管理部门负责按照合同、技术协议和有关产品标准进行清点、质检，及时办理入库手续。（二）工程（含信息系统）验收。一般工程项目由采购需求单位与工程使用单位、监理单位（如有）、相关方面的专家共同按照合同、设计图纸以及国家的有关标准进行验收，政府部门批准的基本建设项目按照国家、地方及子公司的有关规定进行验收。（三）服务验收。由采购需求单位按照合同、协议的约定组织验收。第二十三条采购付款按照公司、子公司财务管理的有关规定，依据采购合同、采购发票、入库单/验收单、工程结算书及有关证明材料，采购需求单位履行内部审批程序后办理。第六章供应商管理第二十四条公司对供应商实行三级管理，逐步建立集团化集中采购、授权板块集中采购、自行采购合格供应商名单。公司总部采购承办部门和授权子公司负责集团化集中采购供应商管理，子公司负责板块集中采购供应商管理，自行采购供应商由负责自行采购的单位管理。集团范围具有相应资质，能提供有关工程施工、货物、服务的子公司、控股投资企业，向相应供应商管理单位提出申请后，相关单位应将其列入合格供应商名单。第二十五条公司、子公司对重要的物资、设备及备件、工程施工，应选择、培育战略供应商，在互惠互利、共同发展的基础上，订立战略合作协议，保持长期稳定的战略合作关系。第二十六条总部采购承办部门、子公司、控股投资企业每年对供应商进行一次评价，评价内容包括标的物履约数量、物资和服务质量、合同履约、售后服务、诚信经营等。评价结果作为确定供应商是否继续入选的主要依据。采购承办单位应当对列入集团化集中采购、板块集中采购、本单位自行采购合格供应商名单的供应商，特别是战略供应商实施倾斜采购策略。第二十七条供应商有下列情形之一的，取消准入资格，并在集团范围内通报：（一）年度评价不合格的；（二）弄虚作假、骗取准入证的；（三）不履行或不当履行合同义务给我方造成损失的；（四）有价格欺骗行为的，或者采取不正当竞争手段的；（五）提供不合格物资或服务的；（六）其他违法违规行为的。第七章监督管理第二十八条公司、子公司、控股投资企业应当建立物资统计原始记录和台账，对本单位物资购入、消耗、库存、周转等情况进行统计。第二十九条公司建立集中采购统计报告制度。采购承办单位按照规定的报表格式，于每季度后20日内向公司经营管理部报送上季度集中采购统计报告，每年2月25日前向公司经营管理部报送上年度集中采购统计年报。第三十条采购承办单位应妥善保存每项采购活动所涉及的采购文件资料，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件资料的保存应执行公司档案管理办法的相关规定。采购文件资料应包括采购文件、应答文件、资格预审文件、评审标准、评审结果评委签字、评审报告、确定成交供应商文件、与成交供应商签订的框架协议、合同文本、异议处理决定及其他有关文件、资料。其中，采用招标形式采购的，按《公司（集团）招标管理规范》的有关规定存档。第三十一条公司、子公司、控股投资企业纪检监察、审计部门要加强采购过程的监督、检查力度，确保采购的公正、透明，保护公司利益，杜绝腐败行为发生。第三十二条采购组织实施过程中，有下列情形之一的，财务部门应拒绝办理资金支付或报销手续；按照《XXXX公司员工违规行为处理办