文书档案管理制度

PAGE15PAGE15PAGE15PAGE15NUMPAGES17NUMPAGES17NUMPAGES17第三十四篇文书、档案管理制度文书、档案是传递和储存企业行政、经营、人事等各种信息的主要手段；是机关、行政的重要凭据。文书档案管理已成为现代行政日常事务管理的重要工作。第一部分、文书管理制度文书管理必须遵循简明、及时、准确、保密、统一的原则，建立文书管理制度，是公司走上系统化、信息化管理轨道的前提。第一章文书管理规定(一)总则第一条为使文书管理制度化，提高文书处理质量和效率，特制定本规定。第二条本管理规定指公司总部各部门与外界来往的文书，全过程的办理与控制。工程设计、施工的文书管理由工程部另行规定。(二)承办单位第三条公司总部机关统一由公司办公室统一办理，项目经理部、分公司、独立在总部以外单位由各自指定单位或人员管理，并接受总部办公室业务指导。第四条各承办单位或个人，应指定人员负责往来文书的核稿、收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜。(三)行文第五条行文类别：详见“公司公文、文书规范”。第六条行文名义、署名及印信使用：(1)企业外行文的名义、署名及用印规定：①属政策性或影响公司的重大权益的行文—公司名义由董事长署名盖董事长职章。②对政府各部、会、局、署及其所属一、二级机构；省政府及其所属职能机构等的行文，以公司名义，由总经理署名盖总经理职章。③对省、市政府所属二级机构，市县政府及所属职能机构，总部机关代表公司对外；税务、金融等的行文以公司名义由总经理暑名盖总经理职衔签字章。④对上述以外的其他国家机构、民营企业、法人团体；对各用户、厂商的行文以公司名义，由部门(公司二级单位)领导署名，盖领导职衔签字章。⑤本公司的工程项目部、公司总部各职能机构、各地分公司、公司的勘察设计所、预制厂、修配厂、各维修中心，公司市政建筑公司对外授权业务和职能业务范围的对外行文以上述部门名义盖上述部门章。⑥公司其他部门除特殊授权外，不得对外单独行文。特殊授权需经总经理或董事长核准。(2)本公司内部之间的行文：①正式行文以公司名义由总经理或部门领导署名盖职衔签字章；②业务接洽便函行文由部门领导及经办人署名，盖部门章。③各二级部门之间，或对下属单位行文，盖部门章。(3)人事通知、聘任书、委任书、授权书、奖状、契约及依法令或特定业务(如进出口、税务、关税、劳保、招投标等)须加盖公司或业务专用章，并视情况盖董事长或总经理的职衔签字章或职章。也可加盖授权的部门主管签字章。(4)特殊签署人及印信的文件从其相关规定。但应保留相关规定文号以备查。(5)需以对等身份的签署人名义复文者，酌情处理，并应注明留底备查。第七条行文的批示权限：(1)以董事长署名行文的，应遵公司办公室转呈董事长批示。(2)以总经理署名行文的，应遵公司办公室转呈总经理批示。(3)以公司二级部门负责人署名行文的，应遵二级部门负责人批示。(4)以公司名义盖公司公章行文，应遵公司办公室主任批示。(5)因专案业务：如进出口、税务、关税、劳保、招投标、金融等使用公司名义，须盖董事长或总经理的业务专用章者，行文应经业务主管领导核准后方可进行。(6)固定格式文书，应由署名的主管于原稿批示后，业务主办部门行文。(四)文书处理程序：第八条文书分类：(1)机密类：专利性、独特技术资料、特定列管的业务机密文件。(2)A类：关系重大，足以影响公司权益的文书，应呈总经理核阅后始得分文办理。(3)B类：一般文书及经常性业务往来文书。(4)C类：一般通知或参考性的函件，无需呈批者，仅登记分文直接交经办部门处理后归档。(5)其他类：与公司业务无直接关系的表报、宣传或印刷函件，无需收支、登记，可直接送有关部门参阅。第九条收发文登记单(五联单)：(1)第一联：收(发)文登记单：收发文人员按流水号码顺序装订存查；(2)第二联：催办单：遵经办部门签收文件后，收发人员收回，按处理期限或待复日期集中整理，按先后日期核对催办；(3)第三联：主管催办单：经办部门主管留存，按要求期限随时稽催；(4)第四联：经办人员存查联：经办后按结案、未结案分类存查；(5)第五联：核查联：文件办妥时随文归档待查；第十条收(发)文字号的制定管理：1、对外行文的字号：(1)公司：“XXX(年序)字第(流水编号)号”(2)二级部门：“鸿(AC)字第B号”。A、“鸿办”、“鸿财”、“鸿工”、“鸿设”、“鸿维”……B、当年流水编号。C、年序号：如2005、2006等。(3)其他特殊编号由办公室拟稿经总经理核准。2、收发文编号：(1)由公司办公室统一规定：①公司总收发文编号：如“鸿总20050001”，以年序和逐文顺序流水编号。②各二级部门收发文编号：如“鸿南安20050001”、“鸿财务20050001”以年序和逐文顺序流水编号。(2)复文以收文号码为发文号码。(3)主动发文号码与一般收复文号码采取同一编号顺序。第十一条收文：(1)登记分文：由总部办公室和各二级部门专管人员于“收(发)文登记单”登记后分文。(2)文件的分送：收发文人员分发文件，应留存“收(发)文登记单”第一联，依收文编号的流水号顺序装订。第二～第五联按规定办理。(3)收文附件如属现金、支票、汇票或其他有价证卷等，收发人员接文后，应立即交公司或部门出纳人员签收。不得随意传递。第十二条主动发文：(1)拟稿登记：经办时用公司稿笺拟好文搞，填写“收(发)文登记单”(1～5联)呈直接领导核稿后，经批示，送收发文人员编号，送打印、校对、再送收发文人员。(2)发文处理：收发文人员收到打印后的稿件、核对原登记，用印。“收(发)文登记单”的各联由各相关部门保存。(五)文书处理方式：第十三条信函处理：(1)据信封上记载是公务的文书由收发人员拆封，如系私事应立即交于私人，并说明情况，不能确认是公或是私事应经本人拆封确认是公事，交收发人员依本规则处理。(2)指名经理、部门负责人以上的信函，由收发人员直接送本人，如系公务，按本规则处理。第十四条签呈处理：(1)一切发文应填写“发文呈批单”(2)发文呈批必须逐级进行，一般不得越级呈批。(3)不宜他人知晓的文件，应专人签呈。但必须完成收发文规则。第十五条合约处理：(1)订立或修改合约时，经办拟稿后应先由公司办公室核稿登记编号，再送总经理批示后由收发室打印、用印。(2)固定格式合约书，其原稿应先由公司办公室核稿，登记编号再由承办人正式填足(出版足)份数后送总经理批示后，再由收发人员登记，用印分发。(3)本公司一切合约书签约人及原稿，正本的保管规定如下：合约种类签约代表人正本及原稿保管管工程材料合约总经理或财务部部公司办公室文档档处工程建设施工合合约总经理工程外包施工合合约总经理租赁合约总经理或办公室室聘用员工合约总经理或办公室室公司办公室文档档处工程勘察设计合合约总经理其他合约总经理或相关职职能部门所有合约书正本应及时归档，办公室收到正本应按规定贴足印花并销印后与原稿一并登记存档。其他使用部门均以副本留存备用。正本和原稿一律不得外借。第十六条文书处理要点：(1)一切重要文书，事关公司重要的文件和足以影响公司权益的文件应将正本和原稿在公司办公室登记存档。(2)一切存档文书应分门别类建立电子查询系统。(3)一切审稿、阅稿主管人员和领导，应对文件加注审、阅意见，不得只签名无意见。(4)经办人、会稿人、核稿人、审稿人均应签名具日，字迹清晰，不得潦草。(5)经办人员应视文书轻重缓急灵活承办：急办、速办应一人连续办完。第十七条文件处理期限：(1)收文人员原则上随收随送，不得积压，最迟要在2小时以内送交有关人员。(2)速件、电报、机密文件随到随办，当天处理完毕。(3)一般文件视经办人员工作情况，一般三天内处理完毕。(4)来文定有答复时限的，应保证办理完不超时限。(5)其他材料如工程设计文本、竣工文本的收发应根据计划和要求规定时限。(6)建立重要文件用印登记制度。(7)文件归档应及时，最迟不超过二天(或按公司规定时限)。(8)签呈文件应由下而上。审阅文件应由上而下，并建立签呈和审阅签名制度。第十八条文件递送：(1)呈阅文件递送方式：①普通文件呈阅件：浅灰色卷宗递送。②机密、紧急或A类文件；桔红色卷宗递送。(2)内部文件递送：①同一总部办公区内，可直送，并签收稽催。②不在总部，收发文人员应按收文单位，将文件封入“内部信封”，封面只写收文单位名称，可不写经办人名，由收文人员拆封登记分发。③公司办公室为总部以外递送文的，办公室应尽可能利用其他工作用车，根据文件轻重缓急进行文件递送，但必须严格收发文登记。第二章公文处理实施细则(一)总则：第十九条为使公司公文处理工作规范化、制度化，结合公司实际制定本细则：第二十条要认真负责、细心准确地工作，提高公文处理的效率和质量。第二十一条公文处理必须做到及时、准确、安全。公文统一由公司办公室文秘人员(收发人员)收发、分办、用印、立卷、存档。第二十二条严格保密制度，确保公司机密。(二)公文种类：第二十三条详见“公司公文、文书规范”主要有：决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要、计划、总结、调查报告、简报、会议讲话、典型材料、会议记录、规定、办法、规程、制度、守则、规划、规则、工作要点、商函、合同、协议书、建设工作招投标书等。(三)公文格式：第二十四条详见“公司公文、文书规范”。一般格式是：标题、主送单位、正文、附件、单位落款、盖章、发文时间、主送、抄送(抄报)单位、主题词等。具体要求是：(1)标题应准确、简要、概括中心内容，一般应有“三要素”：发文机关、事由、文种。不加标点符号。(2)向上请示公文，一般只写一个主送单位，如需上报另一个单位，可用抄报形式。(3)发文时间应以领导签发日期为准，联合行文以最后单位签发日期为准。(4)公文字号号一般包括括单位代号号、年号、流流水序号。几几个单位联联合发文，只只标主办单单位公文编编号。(5)公文有附附件，应在在正文后，单单位名称前前注明附件件名称、件件数。(6)收、发文文单位应全全称或规范范简称。联联合发文应应将主办单单位排在前前。(7)文字一律律从左到右右横写横排排(特殊例外)。(8)公文纸一一般采用16开纸，左左侧装订。“通知”用纸根据据实际确定定。(9)对上级单单位组织的的请示或报报告，用单单位组织名名义发文。(10)对政府府的请示或或报告，与与不相隶属属单位协商商工作等，一一般用行政政名义行文文。(11)内部行行文，可按按文种、性性质，用公公司或部门门名义行文文；下属分分公司、项项目部、职职能部门不不得联合行行文；部门门间不要用用发文形式式解决问题题。(12)各单位位一般不得得越级行文文，特殊时时应同时抄抄报越过的的单位。(13)向上级级请示的公公文，应一一文一事，主主送一个单单位，不要要同时抄送送下级单位位，不要直直接送领导导个人。向向下级单位位的重要行行文，可以以抄报直接接上级单位位。(14)按一级级抓一级的的领导原则则，不越级级发到下下下一级单位位。(15)根据需需要确定主主、抄送单单位，不得得滥发。(四)公文处理程序：：第二十五条收文处理理：一般包包括：登记记、分办、拟拟办、批办办、催办等等。(1)上级来文文、密级文文件、电报报、资料。平平级发来的的文件等均均由办公室室收发人员员签收，开开拆、登记记、呈阅、分分发。并按按类别、重重要、急缓缓等分类及及时呈阅，重重要急件、机机密件应即即收即呈阅阅，若领导导不在，应应报请办公公室主任处处理。(2)收发函经经办人员应应按文件传传阅范围和和领导指示示，安排传传阅或办理理。领导人人之间不宜宜横向传递递。(3)凡需办理理的公文，应应由办公室室主任签批批意见，再再送有关部部门或领导导批示后办办理。办公公室主任认认为无需送送领导阅批批的一般性性公文，可可直批有关关部门阅办办。收到急急件时，应应在当天内内答复并退退回文件。一一般办理的的文件应在在7天内，最最迟不超15天办完。需需研究，不不能马上处处理的，应应先口头或或书面简单单回复。(4)加强公文文检查催办办工作，收收发或文秘秘人员，对对领导批示示的或公司司发文的要要催办，以以防积压。各各单位部门门对上级来来文，需汇汇报贯彻执执行的，要要认真跟综综检查落实实，并及时时反馈。(5)领导参加加重要会议议带回文件件，在汇报报传达后应应及时交收收发或文秘秘人员立卷卷归档。第二十六条发文处理理：一般包包括：拟稿稿、审稿、签签发、打印印、校对、用用印、登记记、封发等等程序。(1)起草公文文的要求：：①要符合党纪国法法和相关规规定，要注注意与原政政策、规定定的衔接。②情况确实、观点点明确、文文字精练、条条理清楚、层层次分明、标标点符号正正确，篇幅幅要力求简简短。③引用文要写明发发文机关、公公文编号、标标题、发文文时间。④使用公司统一格格式的稿纸纸，字迹清清楚，文面面保持整洁洁。⑤数字的写法：正正式文件中中除文件编编号、统计计表、计划划表、专用用术语、百百分比必须须用阿拉伯伯数字书写写，其他用用汉字书写写。⑥章节序号写法：：一般应按按下列顺序序：一、(二)、3、(4)⑤Ⅵ⑦不要乱用简称：：年月日、人人名、地名名、文件名名称、事物物名称等一一般不要简称称。(2)公文审核核：公司的的文稿在送送领导前，应应由起草文文件的部门门负责人审审核，再送送办公室核核稿，以工工会、社团团名义发文文，由董事事会分管领领导审核。审核的重点内容容：①是否需要行文。②是否符合党纪国国法，上级级规定、规规范等。③提出的要求、措措施是否具具体切实可可行。④行文处理程序、行行文关系、公公文格式是是否符合规规定。⑤行文叙述的文法法、逻辑、标标点符号是是否正确。发发现不妥应应修改，重重要原则不不妥应退回回重改。(3)公文签发发：公司行行政文件，由由分管副总总签署意见见后，由总总经理签发发。工会、社社团一般性性文件由分分管领导签签发。重要要文件由最最高领导签签发。(4)起草(可可由微机)、改稿、签签发一律使使用钢笔。不不用铅笔，圆圆珠笔。(5)签发后的的公文不得得再作修改改，若需修修改，必须须重新送签签。(6)公文签发发后，由收收发(文秘)人员打印印、盖章、装装订、登记记、分发。打打印文面应应美观大方方，符合公公文格式，装装订整齐牢牢固，不漏漏字漏页，错错页、粘页页；印章盖盖在年月日日的中上方方，上沿不不压正文，下下沿略压年年月日；正正文下无空空地，可另另起一页注注年月日盖盖章；并在在该页左上上方标明“此页无正正文”字样。(7)校对以原原稿为准，非非承办人不不得擅自改改动原文，校校对未发现现差错由校校对人负责责；校对改改正后，打打印未改正正的由打印印人员负责责。(8)公文办理理完，应及及时整理立立卷，个人人不得私自自保存文件件。第三章重要要文件保管管处理规定定第二十七条本公司重重要文件的的收藏、保保管、处理理一律按本本规定执行行。第二十八条重要文件件分类：①最重要日常用文文件；(丢失将造造成重大影影响)②最重要非日常文文件；(丢失将造造成最大影影响)③一般重要日常用用文件；(重要程度度轻过前者者的)④一般重要非日常常用文件；；(重要程度度轻过前者者的)。日常用文件：工工作人员日日常工作中中经常查考考、放在办办公桌近边边的文件；；非常用文件：不不经常查考考，可归档档封存的文文件。第二十九条公司档案案库应有重重要文档专专库。第三十条各各种重要文文件保管期期由办公室室规定。第三十一条重要账、票票、现金及及文件应建建立专人登登记保管制制度。并设设专门库房房、保险柜柜。任何外外人不得入入内。第三十二条建立保管管期满文件件销毁制度度：严格登登记、监销销毁、销毁毁人员，并并签证确认认。有些认认为今后会会可能有用用的，可运运用现代微微缩电子技技术存盘备备查的办法法。第三十三条重要文件件不得携带带出库房。第四章文件件立卷与归归档办法第三十四条归归档范围：：(1)上级来文文，上级单单位对本公公司的报告告、请示的的批复。(2)本公司发发出的报告告等文件。(3)有保存价价值的信访访原件记录录及整理结结果。(4)参加上级级召开各种种会议带回回的文件、资资料、已传传达汇报了了的。(5)上级领导导机关检查查、视察工工作的报告告，指示记记录，向上上级汇报的的提纲和材材料。(6)反映本公公司工程、设设计、生产产、维护、管管理等活动动的资料及及工作中的的先进事迹迹，公司领领导的讲话话录音、录录像制品、稿稿件等。(7)本单位大大事记。(8)公司向上上级已有批批复的文件件及上报的的原有关材材料。(9)各业务单单位日常工工作形成的的资料，应应各自整理理、登记立立卷存档。第三十五条立卷要求求：(1)文件应按按内容、名名称、作者者、时间顺顺序，分门门别类整理理、登记、归归档。(2)立卷时要要把文件的的批复、正正本、底稿稿、主件、附附件收集齐齐全，保持持文件的完完整性。(3)要坚持平平时立卷与与年终立卷卷相结合的的原则，重重要工作、重重要会议形形成的文字字材料，要要及时立卷卷归档。(4)多余、重重复、过期期和无保存存价值的文文件，公司司办公室应应按公司规规定，办理理申请销毁毁手续，经经审核同意意销毁的文文件由三人人以上小组组销毁。(5)严禁将文文件原件和和散件当废废纸出售。应应采用粉碎碎出售或现现场投入再再生池出售售。第二部分档档案管理制制度公司档案管理关关系重要文文件、资料料的分类整整理、归档档保管、传传递、使用用等一系列列工作，提提高管理质质量与效率率，必须制制定合理、科科学的管理理制度，使使档案管理理走上标准准化、科学学化、高效效化。第一章档案案管理制度度第三十六条管理部门门：公司成成立两级档档案管理体体系，公司司办公室为为公司文档档责任单位位，公司二二级管理部部门为本单单位文档保保管部门，应应指定专人人兼职负责责。①公司总部办公室室为公司文文档管理部部门，办公公室应指定定相对稳定定可靠的人人员为公司司文秘(收发)人员，并并建立公司司文档库，应应与工程施施工、设计计资料库分分开管理。②文书结案后，原原稿或正本本应归档，需需经常性使使用的，应应留副本使使用。各部部门、项目目部等二级级单位保存存文档应有有专人负责责，并执行行公司管理理规定。③公司两级文档管管理部门档档案分类、目目录、编号号的原则由由公司办公公室文秘室室(收发室)制度。第三十七条文文件点收：：主要应把把握以下原原则：(1)检查是否否完整，发发现问题应应及时追查查补缺等。(2)文件处理理手续必须须完备，否否则应退回回经办单位位重办。(3)与本案卷卷无关的文文件、资料料应退返经经办单位。并并问清事由由。(4)有价证卷卷或贵重物物品不应在在文档室保保管，应退退回在公司司专设的保保险库保存存。(5)需抽查文文档，应经经办公室主主任批准。第三十八条文件整理理：点收后后的文件应应依下列方方式整理：：(1)中文竖写写文件右侧侧装订，中中文横写或或外文左侧侧装订，整整齐钉牢。(2)右侧装订订均应对准准右上角。左左侧装订应应对准左上上角。整齐齐钉牢。(3)文件如有有皱褶、破破损、参差差不齐等情情况，应先先补整、裁裁切、折叠叠，使其规规范整齐划划一。第三十九条档案分类类：(1)按三级分分类：①先以部门门区分；②按文件性质划分分；③按顺序划分小类类。(2)分类应以以实用为原原则：如案案卷数量大大，可在小小类下再划划分为“细类”。如案卷卷少，可把把②③合并。(3)小类和细细类装订时时，可设“档号”微机管理理。(4)每“档号号”编号档夹夹封面首页页应设“目次表”，一卷“档号”一编号的的原则。(5)每一档夹夹“档号”编号原则则如下：A1A2—B1B2C1C2D1—E1E2。A1A2—部门代号，B11B2：大类代代号，C1C2—小类代号号，D1—档案卷次次，E1E2：档案目目次。第四十条档档案名称：：(1)各级分类类应有统一一名称，要要简单扼要要，主要表表示内容性性质的原则则，不要含含糊不清。(2)各级分类类、卷次、目目次的编号号，均用十十进阿拉伯伯数字表示示，位数视视情况定。(3)各档案分分类分级，确确定后，应应在微机上上编制“档案分类类编号表”，按部门门、大类、小小类、细类类、卷次、目目次顺序编编制，以便便查阅。(4)部门、大大类、小类类、细类、卷卷次、目次次之间应留留足够空余余，以便公公司发展和和长期积累累保证不再再改动。(5)档案总体体分类、编编目等大原原则，任何何人不得随随意改动，否否则必须经经公司办公公会议讨论论。第四十一条档档案编号：：(1)新加入档档案，应从从“档案分类类编号表”查明该文文档属哪部部门、哪一一大类、小小类、细类类、应排的的卷次，目目次如何编编制等，以以此编列“档号”。(2)“档号”以一案一一号的原则则，不得一一档重复编编号。(3)“档号”自左而右右编列；右右侧装订：：其编号应应填写在首首页左上角角；左侧装装订：其编编号应填写写在右上角角。第四十二条档案整理理：(1)归档文件件应按“目次”顺序以活活页方式装装订。(2)档案卷的的背脊应标标明档夹的的分类编号号“单位、大大小类、细细类”及名称，并并与微机“档案分类类编号表”系统一致致，以便查查档。第四十三条档案保存存期限：政府或公司明文文规定以外外文档，应应按下列规规定保存：：(1)永久保存存类：①公司章程。②股东名册。③公司组织规程及及规章制度度、工作细细则等。④董事会、股东会会记录。⑤财务报表。⑥政府机关核准的的文件。⑦不动产所有权及及其他债权权凭证。⑧工程设计、施工工、竣工资资料。⑨其他规定须永久久保存的文文书。(2)十年保存存类：①企业内部预、决决算书类。②会计凭证。③事业计划资料。④其他规定须十年年保存的文文书。(3)五年保存存类：①期满或解除的契契约；决算算、保修已已全部完成成的合约；；但应微缩缩光盘存录录。②其他规定五年的的文书。(4)一年保存存：结案后后无长期保保存必要的的文书。第四十四条档卷清理理：(1)档案存放放保管人员员应保持室室内、案架架清洁、整整齐，防止止虫蛀霉变变等，每一一年检查清清理一次，已已到期的应应按程序销销毁。并在在“档案分类类编号表”附注栏注注明销毁日日期、销毁毁人员。(2)销毁文件件中，部分分到期但仍仍有保存价价值的内容容，应予部部分保存，但但应在保留留文件上将将“收(发)文登记单”第五联附附在上面，并并注明已销销毁部分的的日期。第四十五条调卷程序序：(1)需调卷应应填写“调卷单”经办公室室主任核准准可向档管管人员调阅阅。(2)档管员按按“调卷单”，借给档档案，并在在“调卷单”上注明借借出日期，双双方对档案案检查清楚楚方可离开开，凡离开开后发现有有问题，由由借阅人负负责。档管管员应将“调卷单”按归还日日期顺序整整理，以备备摧还。(3)在档案室室当场借阅阅者，免填填“调卷单”，但只限限本公司办办事人员。(4)档案归还还应双方当当面检查无无误，方可可上架归档档，因档管管人员未检检查清，上上架归档后后发现的问问题由档管管人负责。及及时在“调卷单”。上填写写归档日期期、并保存存备查。第四十六条调卷管理理：(1)“调卷单单”一单一卷卷，借阅七七天为最长长期限，需需延长应重重办“调卷单”。(2)借档案人人员不得对对档案进行行抽、换、增增、损，无无权折开卷卷宗。(3)借档应按按时归还不不得等人摧摧促才还。所所借档案不不得转借。(4)调阅档案案应与单位位、个人工工作有关的的内容，还还应经办公公室主任审审批。第二章档案案管理办法法第