201510283综合办公管理

内部资料严禁外传办公室2015年10月28日2015年新员工培训——综合办公管理2第一部分整体情况

2011年以来，北京分公司积极推进系统办公室转型建设，在组织架构上，设立了运营调度中心，与办公室合署办公，重点推进执行力建设，充分发挥系统办公室运营调度、企划参谋职能，强化“重点工作督办、诉求沟通反馈、协作运营调度”的管理作用，将办公室的职能从单一的后端服务转化为综合服务与运营调度、工作督导并行。目前，办公室共有17个岗位人员，负责分公司文件、会议、单证、印章、档案、督办、诉求反馈、后勤服务等工作。

2014年，办公室/运营调度中心围绕“服务到位、协调到位、把关到位、参谋到位”的工作原则，着重突出“三个服务”，充分发挥“三大职能”，努力增强“四种意识”，为实现公司的转型发展提供了坚实保障。2015年9月底，分公司单设企划部。办公室/运营调度中心/市场企划部更名为办公室/运营调度中心，业务企划职能剥离。3第一部分

整体情况企划参谋职能工作督导职能综合协调职能1个中心目标：服务到位、协调到位、把关到位、参谋到位3大职能4种意识谋划上求早步调上求快作风上求实方法上求活M1M2M4M34第二部分

办公室职能介绍印章、档案管理会议管理单证管理信访管理后勤保障1.综合协调职能宣传管理采购管理Textinhere2.工作督导职能3.企划参谋职能我的流程作业流程标准化YourtextinhereYourtextinhere办公运营门户知识化平台督办系统公文写作公文处理督办系统5公文写作及公文处理一6一、公文写作及公文处理公文写作（一）1公文概述——1.1公文的含义

公文，即公务文书的简称，属于应用文。是指党的机构、国家行政机关、企事业单位等在管理过程中为处理公务而形成的，具有法定效力和规范体式的文书。

公司公文是公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。公文含义71公文概述——1.2公文的特点法定性公文的作者是法定作者，代表组织行使权力

权威性公文必须不折不扣的执行

时效性起草文件具有时效性，发文流程具有时效性，文件办理具有时效性

规范性公文的管理规范、措辞规范、格式规范

实用性表达方式叙述、说明、议论，不抒情；语言要准确、精炼、平实、得体一、公文写作及公文处理81公文概述——1.3公文的作用公文的作用领导与指导上级机关对下级机关进行领导和指导的重要工具，通过制发公文，传达方针政策，组织开展各种活动，责成下级机关严格按照所发公文的要求，采取切实有效的措施予以贯彻落实。宣传与教育许多重要公文往往要分析公司发展形势，阐明党的理论、政策和国家的法律法规，对广大干部群众进行宣传教育，以统一思想，增强贯彻执行的自觉性。如表彰性或批评性的通告，宣传教育作用更为突出。凭证与依据公文反映了发文机关的意图，具有法定的效力，是收发机关做出决策、处理问题、开展工作的依据和凭证。如上级机关制发的公文是下级机关组织开展工作的依据和凭证；下级机关制发的公文是上级机关制定决策、指导工作的依据和凭证；平级或不相隶属机关制发的公文，是彼此之间交流情况、商洽工作的依据和凭证。联系与知照党政机关、企事业单位、人民团体或其他法定的社会组织，通过制发公文联系和商洽工作，传递和反馈信息，介绍和交流经验。在纵向、横向的联系和沟通中，上情得以下达，下情得以上达，思想认识得以统一，各项工作能够正常而有序地开展。一、公文写作及公文处理91公文概述——1.3公文的种类公文的种类（文种）总公司分公司决议、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要一、公文写作及公文处理10按行文方向分类平行文下行文上行文上级领导单位对所属下级单位的行文，如通知、通报、决定、决议、批复、意见等。对下属受双重领导的单位，一个上级单位向这个单位下行批复、专门性的决定和通知时（如领导任免），应当根据需要，抄送另一个上级单位。上级单位不可与下级单位联合向基层行文。同一系统中的平行单位，或相互没有隶属关系的单位之间，为协商或通知有关事项而制发的公文，如函等。在写法上要做到态度谦和，多用商量的语气，不能强加于人，更不能用指示性的口吻。下级单位向上级单位报送的公文，如请示、报告。上行文一般不能越级，有特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关.受双重领导的单位，向上级报送请示时，应主送一个上级机关，抄送另一个上级机关，不可一并主送。一、公文写作及公文处理11按时限要求分类文件右上角标注“急件”字样文件右上角标注“特急”字样按普通文件流程办理特急件急件普通件一、公文写作及公文处理12按秘密等级分类普通文件机密文件绝密文件商业秘密文件秘密文件一、公文写作及公文处理131公文概述——1.4公文的要素眉首部分秘密等级紧急程度发文单位标识发文字号签发人主体部分标题主送单位正文印章附注附件版记部分报送单位抄送单位印发单位印发日期等一、公文写作及公文处理141.眉首部分秘密等级绝密——机密——秘密——商业秘密；只有涉及国家秘密的公文方可标注“绝密、机密、秘密”；公司内部事项，如领导讲话、财务报表、发展规划、业务通报以及涉及重要数据等，一般标注“商业秘密”。紧急程度分为“特急”、“急件”；紧急程度由部门负责人根据公文办理时限、报送要求等情况确定(原则上不使用)，需在公文审批单的“附注”栏内简要写明紧急理由。发文单位标识全称或规范简称+文件组成；联合行文时，可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。发文字号签发人由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。上行文应该标注签发人姓名；部门电函一律要写签发人。一、公文写作及公文处理152、主体部分主送单位指公文的主要受理单位，可以使用全称或规范简称；主送为多个单位时，按先后顺序填写。正文“发文稿纸”仅用于填写正文内容，主送单位、拟文部门名称、拟文时间、附件等内容一概不再发文稿纸页内出现。印章公司级发文加盖印章；部门电函、业务往来、签报等均不加盖印章。附注相当于备注，如有相关说明事项或急件说明时，可在附注中标明，但须标明人名和时间；应在成文日期的下一行加括号标注。一、公文写作及公文处理163、版记部分报送单位除主送单位以外需要知晓公文内容的上级单位；不能报送下级单位；多个单位，应按顺序填写（电话表顺序）;不能以行政发文的形式向上级党组织报送文件。抄送单位除主送、报送单位外需要知晓或执行公文内容的单位；多个单位，应按顺序填写；一般不写领导个人姓名。印发日期送印日期；阿拉伯数字。一、公文写作及公文处理171819202公文写作技巧——2.1请示请示适用于向上级机关请求指示、批准，是一种上行文，只对直接上级领导机关使用，行文方向单一、固定。分公司本部内部请示事项，一般使用签报的方式。请示一般由请示原因、事项和请求三部分组成：（1）请示原因：简要说明请示的理由；（2）请示事项：请示事项的基本情况、遇到的困难和解决问题的建议，作为上级机关批复的参考；（3）请求：有针对性地提出要求，使用“妥否，请批复”结束语；如果是公司内部请示事项，使用“妥否，请批示”结束语。一、公文写作及公文处理21一、公文写作及公文处理223请示要防止语言失当。请示是报送上级主管部门的，要特别注重行文语气，语句要谦敬，分寸得当，避免使用口语化词句，以示尊重。2请示要避免越级请示。1请示要避免一文多用。把多个请示事项集中到一个请示文件中上报，往往涉及上级单位多个部门，无法确定主办部门，造成办理上的延误，应坚持一事一请示。注意事项一、公文写作及公文处理232公文写作技巧——2.2报告报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，陈述问题，提出建议或答复上级机关的询问等事项。报告是一种陈述性上行文，其目的是为了让上级机关掌握了解情况，沟通上下联系，不要求上级机关给予回复。包括：工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、呈送报告等。写法：（1）要简要概述情况，说明全文主旨，如依据、目的、总的想法等；（2）阐明工作进展、主要做法、取得成效等，有的还须写明存在的问题和下一步工作意见。（3）不同报告主体也有区别，如反映问题类的报告，要侧重写明问题状况、分析问题产生原因，提出解决方法和措施；答复类的报告，要围绕上级询问和要求，写清问题，表明态度，提出意见。一、公文写作及公文处理24请示报告都是下级向上级呈报性公文都不能越级行文异同必须事前只能主送一个上级单位不能抄送下级单位一事一请示要求必须有回复适用于事中或事后能主送多个上级单位可以抄送下级单位可以多个事项一起报告报告无需回复一、公文写作及公文处理252公文写作技巧——2.3通知通知的适用范围较广，如传达有关指示和决定，发布规章制度，传达要求下级机构办理和需要周知或执行的事项，任免、聘用人员；转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机构的公文等，是日常工作中最常用的文种。写法：（1）通知一般由标题、正文、落款三部分组成；当通知为紧急通知时，要在标题文种“通知”前加“紧急”二字，如“关于……的紧急通知”；（2）通知为下行文，但可以报送给上级机关知晓；（3）应用说明方式表述通知的目的，“按照……的要求”、“为……”，简要说明通知事项、相关要求等；（4）通知的宗旨在于务实、行动，要注意语言的准确性，避免产生歧义；（5）印发、批转、转发性通知，正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求；（6）事务性通知的写法，通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称、通知对象、会议的时间、地点、需准备的材料等。一、公文写作及公文处理26一、公文写作及公文处理272公文写作技巧——2.4通报通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。按照内容，可将通报分为表彰性通报、批评性通报和情况通报，我们使用最多的是情况通报。表彰性通报包括表彰先进单位和先进个人，重在介绍先进经验或事迹，以树立典型，使大家有所效仿，见贤思齐；批评性通报是用来批评、处分错误行为，以示警戒，要求大家吸取教训的通报；情况通报是在一定范围内传达重要情况和动向，以指导工作为目的的通报。通报在表达手法上基本是重在叙述事实，让事实说话，寓理于事，以事明理。通过正反两个方面事实的陈述，起到示范、指导、教育和警戒作用，因此通报肩负着特殊使命，具有其他文种所不能替代的作用。一、公文写作及公文处理28引言事实TitleAB号召及要求D分析及处理C写明事实全过程或全部内容，交代事情来龙去脉要提出意见和措施，如号召大家学习或告诫大家防止发生类似错误。简要提出通报的决定和内容要在事实基础上，提炼出典型经验或吸取的教训，对被通报的内容做出评价或提出处理意见，如表彰的要给予肯定、授予什么荣誉、给予什么奖励，批评的要写明对责任者批评的意见写法：一、公文写作及公文处理29不同点相同点通知主要用于发布规章制度、转发公文、传达需办理和周知的事项等；通知主要目的在布置工作，有严格的约束力，要求执行。通报主要是表彰先进、批评错误，传达、交流重要情况；通报主要目的是交流、了解情况，具有普遍的指导意义。通报与通知的异同一、公文写作及公文处理30一、公文写作及公文处理312公文写作技巧——2.5函函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。适用范围比较广，如：告知函、商洽函、询问函、答复函、请求批准函等，许多不便用其他文种的文件，都可以用函的形式行文。写法：（1）函包括缘由、事项和结语三部分。缘由要写清发函的原因、背景和依据，说清为什么要发函，提出有关理由或依据；事项是函的主体内容，行文要直陈其实，将问题、要求和答复意见明确告知对方；结语，如“以上意见，请予函复”，“特此函复”，“敬请大力支持为盼”等。（2）一函一事，切忌一函数事。（3）要体现平等坦诚精神，文字恳切得体、简洁朴实，用语谦和有礼，切不可盛气凌人。一、公文写作及公文处理32一、公文写作及公文处理332公文写作技巧——2.6批复适用于答复下级单位的请示事项。基本上只用于下行文。写法：（1）包括批复缘由和批复事项两部分。批复缘由要引述下级单位请示标题和文号，有请示才有批复；批复事项要针对请示事项，做出明确答复。（2）批复的标题要明确表示对请示事项的态度，如“关于（不）同意……的批复”；（3）批复的主送单位只有一个，即发出请示的下级单位；（4）批复的正文由批复依据、批复事项和执行要求三部分组成，第一句话一般为“你分公司《关于……的请示》（文号）收悉，经研究，现批复如下”；（5）批复具有很强的实效性；（6）要一文一批，不能多事一文批复。一、公文写作及公文处理342公文写作技巧——2.7会议纪要会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项，要求与会单位及有关单位共同遵照执行。会议纪要通常情况按照参加会议的范围发送，也可以发送会议纪要内容涉及的单位，有些凭证性的会议纪要可以直接归档。写法：（1）写出会议六要素，包括时间、地点、主持者、与会者、议题、结果；（2）写出会议主要内容，根据会议原始材料，经过分析整理，把会议主要议题、讨论意见、基本结论、任务要求等会议主要情况、精神、成果表述出来，如会议认为、会议强调、会议要求等；（3）根据会议内容，用简短、有力的词句，或强调意义，或提出要求，或发出号召，或阐明希望。一、公文写作及公文处理35一、公文写作及公文处理362公文写作中存在的主要问题政策不明文件冗长逻辑不清表述不准对国家及监管部门政策要求不是很清楚，对同业及本单位实际情况把握不准，没有研究透，导致在公文起草过程中存在先天不足，到基层难以实施执行。有的忽视逻辑关系，使人感到脉络不明；有的缘由和结论、要求之间没有联系，层次与段落之间，内容交叉重复；有的缘由中有要求，要求中有缘由，问题中有措施，措施中又有问题，公文内容杂乱、不清晰。.有的请示、通知、通报动辄几千字，目的、意义等写得过度，措施办法空洞乏力；有的解释说明性的语言过多，在对下级提出工作要求时，应主要写如何来做，不必过多解释原因、背景或引用不相关的话。有的公文论证引文不准、数据不准、语言表达不准，晦涩难懂；有的公文缺乏明确的态度，或者太宏观，下级不知如何操作和执行；有的公文不必要的学术性词句使用过多。公文写作一、公文写作及公文处理37文种选用不当标点符号使用不妥要素不完备转发文件用词重叠有的生造文种，如《关于……事项的申请》或《关于……事项的回复》；有的混用或错用文种，有时请示和报告部分，甚至出现同一事项两种文种，如《关于……事项的请示报告》。如《关于召开……工作会议的有关事宜》，就少了文种。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。如《转发<关于……工作会议的通知>的通知》。公文写作一、公文写作及公文处理38一、公文写作及公文处理39一、公文写作及公文处理40一、公文写作及公文处理41一、公文写作及公文处理42一、公文写作及公文处理43一、公文写作及公文处理44一、公文写作及公文处理45找错误★《关于拟开展***活动的报告》★《关于**费用的申请》★《***公司关于小汽车问题的请示》★《××公司关于认真贯彻总公司关于强化应收保费催收工作的通知精神，做好签订应收保费催收责任状的几点意见》★《关于开展“读书与分享”活动通知》★《关于……的计划》★《关于……的要点》一、公文写作及公文处理46其他几个问题其他问题文字：人名、地名、引文、数字要规范；区分截止和截至、制定与制订等。图表：正式文件中不应使用柱图、饼图、曲线图等，相关问题可以使用文字说明，必须使用图表说明的，可将相关图表作为文件附件。称谓：有的在正式文件中简写部室名称；有的同一名称在一份公文中出现不止一次，但前后名称不一致；有的公文中使用的姓名、职务、地名、机关称谓不够准确和规范。数字：阿拉伯数字和小写汉字使用混乱，如提到季度时应使用小写汉字；表示数目比较精确时，应使用阿拉伯数字。正文格式：正文用三号，仿宋_GB2312，30磅行距层级顺序：

第一层——一、二、三，标题后没有符号；第二层——（一）（二）（三），标题后一般加句号；第三层——1.2.3，标题后加句号；第四层——（1）（2）（3），标题后加句号；第五层——①②③，标题后加句号。时间：正式公文中的时间表述应使用四位数公元纪年，不能随便省略，如“13年”应为“2013年”，不能用去年、前年、上个月等模糊时间，成文日期不能使用阿拉伯数字，应使用小写汉字。主送单位：主送单位里不能出现本单位，不能自己给自己发文；主送单位与发文单位不属于一个系统是不正确的，如主送党委为党委系统，但发文落款为行政机构，“党委组织部”变成“人力资源部”。一、公文写作及公文处理47公文处理（二）起草文种正确格式规范语句通顺审核行文理由是否充分，依据是否准确；语言、格式是否规范。签发根据《权责规范手册》授予的职权予以签发，一般行政文件由公司分管领导签发；全局性的文件由总经理签发；部门电函、业务往来由部分负责人签发。1公文拟制一、公文写作及公文处理482行文规则确有必要才行文按工作关系行文按职权范围行文逐级行文根据分公司规则，要严格掌握发文的实用性和针对性，能够通过协调解决的问题一律不发文；在必须发公文的前提下，按照重要性的高低选择文种。部门、单位之间的关系，一般分为同一系统上下级之间的相互隶属关系，同一系统的平级机关之间以及同一机关各部门之间的平行关系，不同系统的机关、部门之间不相隶属关系。行文关系是根据行文单位各处的隶属关系和职权范围确定的。分公司可对总公司行文，不得对总公司内设部门行文；分公司内设部门可对总公司相应部门行文，不得对总公司行文；对不相隶属但有指导关系的单位一般用公司文件。职权对口原则：单位对单位行文，部门对部门行文，党委给党委行文，行政给行政行文。总公司—分公司—区县公司。原则上，区县支公司不能直接给总公司发文；平行单位可以联合行文，上、下级单位之间不能联合行文。一、公文写作及公文处理493公文的类别公司发文行政发文：用于向总公司、北京市政府及北京保监局请示、报告工作;向各经营单位下发重要文件等。党内发文：以公司党委、党委办、纪委的名义发出的文件。业务往来分公司对口部门与总公司处室间沟通信息、安排工作；各经营单位部门与分公司部门间沟通信息、安排工作。部门电函分公司部门向各经营单位下发文件；分公司本部各部门间往来文件。一、公文写作及公文处理50根据中央八项规定和总公司“三十二条”要求，办公室对支公司级文件进行了重新规范，取消了部门电函，增加了诉求的运用，减少公司发文数量，最新规定将随后以文件形式下发。新规定中支公司向分公司报送文件严格采用以下三种形式：

□公司发文：涉及公司全局性的请示及报告；□业务往来：仅涉及分公司某个部门的单一业务类请示及报告；□诉求：其他日常业务类工作，凡是在诉求平台上有流程的，必须通过诉求平台上报分公司。一、公文写作及公文处理514发文流程起草人部门领导相关部门会签办公室核稿办公室审批领导签发办公室编号印发公司发文业务往来起草人部门领导相关部门会签起草人制发起草人部门领导相关部门会签部门综合部门电函一、公文写作及公文处理524公文处理实效请示件处理时效特急件：2个工作日内反馈；急件：3个工作日内反馈；普通件：5个工作日内反馈；不符合规定的请示件需退回重新上报的，以重新请示时起计算。公司级发文处理时效会签部门应在2个工作日内完成会签，并明确态度；办公室各环节审核人员应在1个工作日内完成审核并及时报公司领导签发。签报处理时效需要会签的，会签部门应在2个工作日内完成会签，特急、急件即到即会签；重大疑难事项，需要延长会签时间的，会签部门应主动与主办部门沟通，最长会签时间不得超过5天；不得请与签报事项无关的部门会签；会签部门达到10个以上的，主办部门应提前沟通取得一致，避免影响时效。一、公文写作及公文处理53办公自动化（三）登陆4A平台，点击“我的工作”，显示OA办公系统“OA待办”和“我的待阅”。一、公文写作及公文处理541发文处理——公司发文一、公文写作及公文处理55一、公文写作及公文处理56正文格式字体：仿宋字号：三号行距：1.5倍一、公文写作及公文处理57一、公文写作及公文处理581发文处理——部门电函一、公文写作及公文处理591发文处理——签报一、公文写作及公文处理602公文检索一、公文写作及公文处理61公文查询提供了多个查询条件组合查询、按标题关键字组合查询在办文件以列表显示待办事务、正在起草的文件等全部需要处理的文件已办文件列表显示当前用户经手且其他用户仍在办理的公文已分发文件列表用户可以按时间段查询曾由自己分发（传阅）过的文件已签收文件列表用户可以按时间段查询曾由自己签收过的文件公文收藏夹处理过的文件对于今后的工作中有参考价值，用户可以将该文件放入“公文收藏夹”公文检索功能一、公文写作及公文处理62一、公文写作及公文处理63一、公文写作及公文处理64一、公文写作及公文处理65会议制度二66二、会议制度423党委会主要研究分公司发展战略、发展规划、重大决策等有关全局的重要问题；审批干部的任免、调配和奖惩等事项；审议分公司重大资金使用事宜等。1567工作会议主要传达贯彻保险监管部门和上级公司会议精神，总结上年（半年）工作，分析市场和业务发展形势，研究、确定和部署本年度（下半年）的工作任务，表彰先进，介绍经验。总经理办公会主要研究决定公司经营管理活动的全局性重要事项。经营形势分析会主要分析前一阶段市场及公司经营情况，部署下一阶段经营工作主要任务和要求。领导小组会主要研究、协调和处理公司经营活动中阶段性的专项工作或听取领导小组下设办事机构关于专项工作进展的汇报。司务会主要传达、通报公司经营管理情况，听取部门工作汇报并部署有关工作。专题会主要研究、协调和处理公司经营管理活动中业务、财务、法律、信息技术等涉及一个或多个部门的专题性事项。会议种类及内容（一）67二、会议制度会议原则（二）严格控制会议数量，能不开的会议一律不开，能少开的会议尽量少开，能合并的会议尽量合并。会议应注重解决实际问题，主题明确，程序科学，会风端正，务求实效。会前要充分准备，会时要充分发表意见建议，避免议而不决、商而不定，确保会议决策的高效。高效务实精简68二、会议制度会议组织及管理（三）党委会由党委书记或党委书记委托其他党委成员召集和主持，需要时可安排有关党员干部列席；必要时可由召开党委扩大会议；列席人有建议权，没有表决权。必须有2/3以上党委成员到会，非特殊情况，原则上不在党委成员有缺席时讨论重大问题。党委议事过程中，讨论的问题尤其是干部任免、调动、调整、涉案处理等人事问题，凡涉及与会人员自身及其亲属时，其必须回避。党委会的议题由党委成员提出，党委书记确定；拟提交党委会议审议的议题，须先报分管领导审核，再报党委书记批准。凡条件不成熟、准备不充分的议题，不提交党委会议讨论；一般不得临时动议事先未确定的议题，如临时接到上级紧急通知或其他突发事件急需讨论决定时，经会议召集人同意可进行讨论。1.党委会692.分公司工作会★每年年初和半年召开一次，由总经理召集。★参加人员为总经理室成员、本部部门负责人、各经营单位总经理。★由总经理召集并主持，原则上每周一上午召开，或者由总经理提议不定期召开。★会议参加人员为总经理室成员及有关部门主要负责人，根据需要可增加列席人员。★议题：由经理室提出，提交总经理办公会讨论的议题，须经总经理同意后，方可提交会议讨论；涉及多个部门的议题，主管部门应先协商一致并经分管领导同意后再按程序提交会议。3.总经理办公会二、会议制度70由总经理或总经理委托其他总经理室成员召集并主持，具体参加人员为总经理室、各部门主要负责人及其他需要参加的人员。各事业部汇报上次会议布置的重点工作落实情况，及下阶段重点工作安排。每季度召开质询会，没有落实到位的工作由部门主要负责人向全体员工汇报原因和整改方案。4.司务会每月召开一次，时间安排在月初召开，由总经理主持。会议参加人员为总经理室成员、本部各助理以上领导干部、各经营单位班子成员、部门负责人。5.经营形势分析会由分公司分管领导召集和主持，总经理也可根据工作需要召开专题会。公司经营管理活动中的一般性专题事项应通过专题会解决；专题会不能议决的事项，提交总经理办公会研究。6.专题会由组长召集和主持。参加人员为副组长、成员及办事机构有关人员。领导小组会由领导小组组长根据工作需要，不定期召开。7.领导小组会二、会议制度71本部会议申请流程（四）申请部门填写《会议申请单》，包括会议名称、地点、时间、人数、会务需求；部门领导审批，分管副总审核。办公室根据各部门需求统一调配会议室；不提交《会议申请单》，办公室一律不安排会议室；按《会议申请单》要求协调物业会务组做好准备工作。物业办公室协助申请部门布置会场、调试设备；做好会前、会中的服务工作。申请部门将会议签到表及照片提交办公室备案。二、会议制度72会议材料（五）分公司各类会议的会议材料由汇报部门负责准备，汇报部门主要负责人为会议材料质量的第一责任人。党委会、总经理办公会、专题会汇报材料由汇报部门负责准备，党委会材料经党委书记审阅、总经理办公会材料经总经理审阅、专题材料经分管领导审阅后方可上会；领导小组会会议材料由领导小组下设的办事机构负责准备，办事机构需提前就材料内容与相关部门进行沟通并取得确认。二、会议制度73会议记录与会议纪要（五）会议记录召开党委会、总经理办公会、司务会、专题会议、领导小组会议均要作会议记录。党委会会议记录由党委办公室负责，总经理办公会、司务会的记录由办公室负责，专题会议记录由主办部门负责，领导小组会的会议纪要由领导小组下设的办事机构负责。会议记录须使用专门的会议记录本，必要时可进行会议录音。会议记录须真实完整地体现与会人员的发言内容。会议纪要党委会会议纪要，由党委办公室负责，经党委办公室主任审核后，呈报党委书记审阅。总经理办公会会议纪要，由办公室负责，经办公室主任审核后，呈报总经理签发，并确定分送范围。司务会会议纪要，由办公室负责，经办公室主任审核后，呈报总经理或受总经理委托的公司分管领导签发。专题会会议纪要由主办部门负责，经主办部门负责人审核后，呈报主持会议的公司领导签发。领导小组会的会议纪要由领导小组下设的办事机构负责，会议纪要经办事机构所在部门的主要负责人审核后，呈报主持会议的领导小组组长签发。二、会议制度74相关要求□各经营单位要定期召开办公会和工作例会等，要根据业务发展情况不定期召开专题工作会，召开会议必须做好会议记录，会后整理会议纪要。会议记录、会议纪要由办公室负责做编号、归档，并按公文管理规定送审、印发、存档。□会议记录与会议纪要的具体要求如下：

会议记录和会议纪要均需明确会议时间、地点、主持者、与会者，其中会议纪要需写明议题和结果；不同会议的会议记录要使用专门的笔记本；会议纪要按照公司统一格式要求整理成电子版，并归档保存。历次审计重点内容二、会议制度75会议督办（六）专题会、领导小组会议讨论决定的重要事项，由主办责任部门、领导小组下设办公室落实并督办，保证会议落实效果。会议督办落实党委办公室负责对党委会，办公室/运营调度中心负责对总经理办公会、司务会议定事项和部署工作进行梳理，并及时跟踪督办落实，被督办部门必须保证督办事项不折不扣按时贯彻执行。二、会议制度76视频会规范（七）□为深入贯彻落实中央八项规定和总公司“三十二条”要求，2014年分公司月度经营形势分析会等会议采用视频会方式召开，各经营单位将通过视频参会，为确保会议质量，请各单位注意以下几点:调试设备每次会前半小时调试设备；查看摄像头方向是否正确，是否对准全部参会人员；检查分会场名称是否正确。参会人员必须按照会议通知的要求组织全部人员参会；请假需严格履行请假制度，主要负责人请假需报分公司总经理审批。会场纪律严禁随意走动；严禁聊天说笑。二、会议制度77会议纪律（八）要严格执行公司有关保密规章制度的规定和有关会议纪律★严禁泄露会议的讨论过程和与会人员的个人意见；★会议没有议决或决定公布的事项，一律不得向无关人员泄露和谈论。要妥善保管好会议文件和材料，需收回的会议文件和材料，必须按规定及时收回。要严格履行会议请假程序，所有缺席会议人员，均需向会议召集人请假，获批后告知办公室。二、会议制度78会议礼仪（八）主席台座次安排：总体原则，左为上，右为下。二、会议制度79图3：图4：二、会议制度80印章、档案管理三81三、印章、档案管理为进一步加强印章及证照管理，防范使用风险，分公司于2013年初制定了《中国人民财产保险股份有限公司北京市分公司本部印章、证照及各经营单位印章使用管理办法（暂行）》（京人保财险办发〔2013〕1号），完善了分公司本部印照审批、使用流程，确保分公司印照合法、合规使用。★印章包括：党委印章、纪委印章、行政印章（及英文章）、党委办公室印章、党委宣传部印章、办公室印章、各经营单位行政印章、分公司领导手签章；★证照特指：分公司《企业法人营业执照》（正、副本）、分公司《保险公司法人许可证》和分公司《组织机构代码证》（正、副本）的原件和复印件。印章管理（一）821印章的保管与使用三、印章、档案管理管理部门

印章的管理部门为办公室，负责公司印章的刻制、安全保管以及严格按照程序提供印章使用。印章保管与使用使用部门

本部各部门及各经营单位为公司印章的使用部门，严格履行申请使用程序，经公司领导审批后使用。83三、印章、档案管理2印章使用管理2014年分公司上线电子印章管理系统，在全系统推行电子印章使用管理，实现了印章使用的无纸化审批，提高了工作效率84三、印章、档案管理3印章使用申请流程选择印章使用类别合同用印申请单综合用印申请单因私用印申请单填写用印申请单填写标题、合同甲方、乙方（带红色*为必填项目）添加用印文件必须上传PDF格式的文件返回添加印章选择印章，确定选择并返回，将印模放在盖章位置定位，保存提交（经营单位提交县支印章管理岗；本部部门提交省分部门负责人85三、印章、档案管理4用印时间□固定用印时间：每个工作日上午8:30-11:30和下午13:00-17:00；□分公司分管领导已签批同意，但须在节假日或工作日下班后用印的，须主办部门主要负责人沟通办公室主任室领导同意后，办公室印照保管人根据办公室主要负责人指示，加班办理；□分公司分管领导已签批同意，但在工作日非用印时间用印的，须主办部门沟通办公室主任室领导同意后，办公室印章保管人根据上级领导指示，办理用印。86档案管理（二）为加强档案工作科学化、标准化、信息化管理,强化档案质量管理,充分发挥档案信息咨询作用，为分公司的发展提供高效优质的服务，公司制订了《保险档案管理规定》和《档案管理工作制度》，对档案保密制度、借阅制度等进行了明确规定。★保险档案是指：在保险经营管理各项工作中直接形成的真实记录和原始凭证，是研究保险工作规律和保险事业发展历史的宝贵史料，包括具有保存和查考利用价值的各种文件、会议记录、电报、单证、图纸、报表、账册、凭证、照片、录音、录像、软盘、光盘等不同形式与载体的文件材料。三、印章、档案管理87基本原则保密制度借阅制度集中统一领导，分两级管理各级公司均确定一名经理分管领导档案工作，日常工作由综合部经理主管，业务上接受同级档案部门和上级公司档案部门的监督和指导。要严格遵守、执行党和国家的保密制度，不循私情，要加强保密措施，妥善保管维护档案的安全与完整。保密档案不得摘抄或复制。保密档案密级变更和解密，必须按照定密原则办理。档案人员和查阅人员对保密档案的内容要进行保密，不得向无关人员泄露，不准在共场所谈论。取送档案时，不准将档案材料携带回家、探亲、出差和出入公共场所，造成失密、泄密，要追查当事者的责任。借阅文书档案须经过公司主管经理或办公室主任同意，并按时归还电子档案一般为3天。查阅本部门档案，由本处领导签字批准；借阅其它部门档案，本处领导签字后，由办公室主任批准；借阅分公司党委文件，由分公司党委委员批准；借阅党委会议记录、纪要，由党委书记（副书记）批准；借阅保密档案和公司总经理办公会记录，由办公室主任批准。三、印章、档案管理88单证管理四89四、单证管理为加快推进分公司单证规范化管理，实现单证集中管理，分公司于2013年5月28日印发了《人保财险北京市分公司单证管理实务》，进一步明确了单证管理实务，规范了单证标准化操作。单证管理90单证的含义（一）四、单证管理《单证管理实务》中所称单证是指：★承保单证、保险业专用发票以及公司特别指定的其他承保业务单证。★承保单证：分为重要承保单证和普通承保单证，保险单、保险凭证、保险卡、批单等是重要承保单证；★投保单、条款、承保意向书、投保清单、风险排查表等是普通承保单证。91单证管理流程（二）单证管理流程及职责（分公司）部门制度设计(维护)征订印制发放核销检查办公室根据总公司单证管理规章，制定分公司单证管理制度维护上报区域性单证识别码确认订单安排印制向出单分中心发放单证遗失核销细化检查方案，对空白单证使用、管理情况进行检查财务会计部落实总公司财务单证管规定，制定实施细则；制定重要单证抵押金制度组织开展保险业专用发票征订、申购、入库、发放、使用、核销、归档、销毁、结算、统计等工作组织开展相关检查产品线部门细化单证使用、装订规范区域单证设计----对已使用单证使用、装订情况进行检查；清理过期产品出单中心根据总、分公司单证管理办法细化相关制度-----组织开展对出单分中心单证管理工作的自查四、单证管理92单证征订（三）1单证征订方式因业务发展需要而产生的紧急的、合理的承保单证使用需求，或由于承保单证库存数量低于最低库存量而可能影响正常业务经营时，可启动临时征订程序。分公司分支机构根据业务发展需要，报送、汇总承保单证征订需求至分公司的过程。季度征订是计划征订的主要方式，应在下一季度开始前送达之分公司办公室计划征订临时征订四、单证管理93四、单证管理2单证征订流程943单证印制流程总公司印制流程分公司印制流程总公司办公室根据流水编码规则，配置所需印制承保单证的流水号段，生成电子版印刷订单，发送印刷厂印刷，印刷厂印制后配送至省级公司分公司办公室通知产品线部门印制数量，产品线部门根据需求确认，办公室在单证征订系统中生成单证流水号段并告知产品线，产品线通过BG08单证印刷申请流程提交单证印制申请，与印厂确认价格和版式，由办公室统一向总公司指定印厂发送确认单，印制后送至分公司单证库。四、单证管理95单证发放（四）各类承保单证由分公司办公室直接向出单分中心进行实物发放。★各出单分中心向出单中心提交领用申请；★出单中心根据分中心单证使用及核销情况等指标，审核分中心提交的领用申请是否合理后，提交分公司办公室；★如出单分中心申领单证使用及核销情况等指标符合分公司发放要求，办公室根据出单中心的审核数量及库存情况向出单分中心发放单证；★分公司以统一配送单证的方式进行发放；★各出单分中心按照限时限量领用制度向出单员、业务员及出单网点发放单证，严格按照公司单证台账填写规范填写台账，领用人需在领用台账上签字确认。单证发放四、单证管理96单证的领用（五）四、单证管理限时限量领用制度★限时规定：出单分中心领用的单证，自领用之日起应在两个月内使用完毕。已出单使用完毕的保险单副本需在本批次领用单证全部使用完毕后五个工作日内交回。非定额保险单副本应在出单后三个工作日内交回，已销售的定额保险单副本应在销售当日（最迟在次日10:00前）交回；★限量规定：出单分中心单证管理员向最终领用人发放单证应遵循“循环发放，控制数量”原则。向出单员、业务员、中介机构等发放单证的数量原则上每人不超过50份。单证管理员可根据出单员、业务员、中介机构单证使用及交回的时间周期，对发放单证的数量进行相应调整，保证已使用单证按时间要求进行回收，可使用单证按时间要求进行回收再发放。单证领用1领用制度97四、单证管理2领用流程在业务量临时增加，急需领取单证时，由出单分中心填写空白凭证领用单，经出单中心确认盖章后方可领取。单证发放过程中，分公司单证管理岗人员应做好台账登记，要求领用人签字确认，并在单证管理系统中做发放确认。★原则上应由出单分中心单证管理人员本人向办公室领用单证，如需代领，需出具相关委托证明，并由代领人签字确认；★出单员、业务员作为单证领用的申请人，应以口头或书面形式提出领用单证的需求；出单分中心单证管理员在发放单证时，出单员、业务员必须在领用台账上签字确认；★业务员申领空白单证或保险卡的，应固定向某一出单分中心进行申领；★针对每家中介机构，各经营单位应指定业务员作为单证代领人。单证代领人在领取单证时，需在出单分中心领用台账上签字确认，同时注明所代理的中介机构。单证代领人应对中介机构单证领用情况进行记录。单证领用98四、单证管理单证的核销（六）根据提出停用要求的部门，核销流程分为两种，一是由各出单分中心、出单员、业务员、中介机构提出停用要求的核销；二是分公司办公室提出停用要求的核销。各出单分中心在系统中进行停用登记，按照停用登记数据向分公司办公室上报实物单证，分公司办公室在核对实物与数据状态一致后，在系统中进行停用回收登记。包括两种，一是业务员、中介机构遗失单证；二是出单分中心遗失单证。分公司办公室负责对遗失单证进行核销登记；如监管部门有要求的，对其监制单证的遗失，应按要求向监管部门报告。出单分中心单证管理员对因打印错误、水渍、虫咬等无法正常使用的重要承保单证，在单证处理系统中进行作废登记及核销操作。单证使用人员应配合单证管理人员做好待核销单证的核对工作

重要承保单证正常使用后，由出单分中心单证管理员核对后在单证管理系统中进行核销登记。单证使用人员应配合单证管理人员做好待核销单证的核对工作正常核销作废核销遗失核销停用核销99单证的检查（七）四、单证管理承保单证检查★单证自查：各经营单位、出单中心开展自查工作应主要包括制度建设情况、风险管控情况、系统维护情况。★日常检查：公司单证日常检查由分公司产品线部门、出单中心组织开展，主要内容包括单证使用有效性、单证使用合规性、回收及时性。★专项检查：分公司检查由办公室牵头，组织协调各产品线部门，对出单中心及各出单分中心进行检查，出单中心负责对出单分中心单证日常工作进行检查。单证检查内容应分为制度建设情况、风险管控情况、系统维护情况。检查方式以数据监控和实物盘存相结合，以现场检查的方式为主，必要时也可在单证系统中调阅有关资料进行非现场检查财务单证检查由财务会计部门牵头，负责制定检查与问题处理细则，组织开展相关检查工作。单证检查100宣传管理五101五、宣传管理

分公司广告投放及LOGO使用审批流程（一）1.广告投放流程2.公司logo使用规范102五、宣传管理1广告投放流程（1）基本制度：归口管理+事前审批（2）审批流程需求部门相关业务部门办公室发布103五、宣传管理提出方式文件内容审核分工投放渠道通过OA正式文件提出需求

广告发布内容广告合同内容投放计划报价设计版式办公室：报价、LOGO使用；业务部门：业务内容网络广告平面媒体户外广告电视广告104五、宣传管理2公司logo使用规范No.1在确实需要的情况下合理使用公司logoNo.3必须使用标准的公司logo，如遇特殊情况，需提前向分公司办公室报备No.4各部门、各单位如需将公司logo用于宣传事项，须通过邮件报送分公司办公室备案No.2logo使用的归口管理部门为分公司办公室105五、宣传管理公司logo106五、宣传管理新闻宣传（二）1.媒体采访应对流程2.新闻稿件发布流程3.新闻写作要点提示107五、宣传管理1媒体采访应对流程——组织机构与职责

组织机构

职责办公室作为新闻宣传的归口管理部门，统筹负责媒体接待、采访内容评估、新闻发布会组织以及和相关受访部门的沟通协调。办公室根据分公司的整体发展战略和运营管理需要，统筹协调分公司系统内的媒体采访工作，确定重大宣传选题规划，负责分公司各经营单位及各部门的媒体采访应对和媒体关系维护。108五、宣传管理当面采访电话采访书面采访

1媒体采访应对流程——采访形式109五、宣传管理媒体→办公室/相关部门→办公室审核媒体背景→确定采访形式→安排采访→媒体反馈新闻稿→受访部门确认新闻内容→办公室审核→发布根据总公司《新闻宣传管理办法》规定，媒体对分公司系统内所有单位提出的采访需求均需分公司办公室审核通过后方可接受。1媒体采访应对流程——采访流程110TIPS:

当面采访注意事项：需有公司宣传岗工作人员在场。原则上安排在公司会议室接受媒体采访。采访时无需回答媒体所有的问题。除专访外，电视、广播采访控制在10分钟内。五、宣传管理1媒体采访应对流程——注意事项111五、宣传管理TIPS:书面采访注意事项：提供给媒体的书面材料需在受访部门负责人明确批示后，通过邮件或OA系统等转交办公室，经办公室评估、备案后方可提供给媒体；

受访部门在接受书面采访提供相关素材时，除公司已公开的数据外，对于公司保费收入或其它财务数据、重大理赔案件等重要信息应持审慎态度，需经分公司办公室报总经理室审阅同意后方可提供给媒体。112配合采访实在对不起，我们还没有接到公司办公室的采访通知，所以暂不能接受您的采访。再次感谢您对我们工作的关注和支持！婉拒采访五、宣传管理1媒体采访应对流程——媒体接待常用语您好，欢迎您到XX部门采访，我是XXX(姓名)，您的此次采访将由我全程配合，如有需要或疑问，请及时告诉我。常用语113五、宣传管理一忌简单粗暴二忌推诿敷衍三忌强词夺理不知道，你问我，我问谁！我没时间跟你闲扯！不能采访就是不能采访！有意见，找领导去！出了问题，你负得起责吗！你少惹麻烦，不该报道的就不要报道！这事不归我管，你问别人去。你没看到我正忙吗？当事人不接受采访我们也没办法。1媒体采访应对流程——媒体接待禁忌用语114五、宣传管理遇新华社、中央电视台、人民日报等全国性权威媒体对分公司提出的采访需求，办公室原则上立即上报总公司，获得授权后方可接受采访。除非采访确有利于公司宣传并有时效性要求，办公室可酌情处理；如采访内容涉及公司发布年报、半年报，以及其它与公司财务状况、资金运营、股权股价、并购、重要人士变动等相关，由总公司应对，分公司无权接受；若发现任何媒体存在损害公司形象的新闻报道，立即报分公司宣传岗人员。1媒体采访应对流程——特殊情况处理115五、宣传管理2新闻稿件发布流程

各单位结合自身业务发展情况，紧扣社会和行业热点，及时撰写新闻稿件报办公室审批后发布，高效传递公司正面信息，营造有利于公司发展的舆论环境。

原则各单位撰写稿件→相关负责人审核批示→办公室审核备案→联系媒体发布发布流程

流程116五、宣传管理重点关注重点关注★创新型保险产品、理赔措施、服务质量；★公益类活动、公司日常服务社会民生、服务首都经济建设的创新举措、先进保险经营理念等；★重大自然灾害或突发性事故及时汇报。117五、宣传管理3新闻写作要点提示基本要求选材标题一事一报，注重实效性，内容真实、数据具体。鲜明夺目精炼文题相符新鲜性：别人还未报到的；独家性：别人无法采集的。118五、宣传管理When(何时)Where（何地）Who(何人)What（何事）Why（何故）（4）内容五要素119五、宣传管理（5）结尾突出新闻事件的积极意义。

120五、宣传管理其他宣传工作（三）1微博、微信运营管理根据总公司要求，微博、微信平台只允许分公司层面开通，并由分公司办公室专人负责运营，分公司现已开通官方微博，各单位如有微博、宣传需求，可通过邮件报送至分公司微博管理人员，经过审核后对外发布。121五、宣传管理2.宣传活动报送

2宣传活动报送各部门、各经营单位开展的例如回馈客户、投保送礼等营销活动或以公司名义赞助的商业活动，应及时报送分公司办公室宣传岗人员。122五、宣传管理3文明单位创建

为深入推进分公司经营管理和精神文明的和谐发展，分公司在全系统开展首都文明单位创建工作。办公室于9月底印发了《人保财险北京市分公司创建首都文明单位实施方案》和《关于分公司本部职场创建文明单位的工作要求》。2015年被评为首都精神文明单位。文明单位123五、宣传管理员工上班期间应着公司统一制作的工装，新入司员工应着正装，并从言行举止上践行文明精神，争当文明员工。员工应保持工位整洁，不摆放与工作无关的用品，禁止使用违章电器，职场内部严禁吸烟。分公司将不定期对各单位进行创建工作检查，对于开展不力的单位将个别督导。同时，首都文明办将对系统内员工就文明单位创建意愿进行问卷调查，请各位同事积极做好准备。监督检查职场整洁职场礼仪124采购管理六125六、采购管理

□财务会计部每年下发《集中采购目录及限额标准》，其中明确了采购目录、单项采购权限以及分公司归口管理部门，各经营单位按照《集中采购目录及限额标准》的规定进行日常采购。□目前办公室归口管理的集采项目主要包括办公用品及电子耗材、低值易耗品等常用物品类、形象推广类项目、基建类项目等，其中有些项目是支公司没有权限采购，有些项目是支公司可以在权限内采购。集中采购126六、采购管理目录项目涵盖内容权限公司单项采购金额专用设备类专用器具自助终端等支公司5万元以下安防设备门禁等支公司5万元以下通用设备类公务用车总公司空调设备中央空调分公司档案设备档案柜等支公司10万元以下通讯器材支公司5000元以下办公电器电视、空调等支公司5万元以下家具支公司20万元以下零星固定资产相机、投影机、复印机分公司常用物品类低值易耗办公用品等支公司5000元以下大宗印刷品单证、教材等总公司业务及形象推广类业务宣传手册支公司20万元以下广告分公司舆情监测分公司宣传品支公司20万元以下目录项目涵盖内容权限公司单项采购金额通用服务类物业支公司10万元以下租赁非临时性分公司维修维护支公司5万元以下代理机票、酒店支公司5万元以下酒店住宿支公司5万元以下快递费支公司5万元以下会展服务分公司工程类办公用房购建总公司营业用房购建总公司房屋装饰装修支公司20万元以下小额零星基建分公司房租租赁分公司其他类资产批量报废处置分公司采购限额目录（一）127项目权限层级单项采购金额办公用品及电子耗材支公司单笔500；每月累计5000（提前沟通）业务宣传手册支公司20万元以下1、设计稿件，主要是LOGO使用情况，提前报办公室审核；2、印制必要性及业务内容由相关业务部门审核。宣传品支公司20万元以下广告类（户外、平面、电视等）分公司支公司没有权限采购，需按照公司规定通过正式文件向分公司提出申请，批复后采购。六、采购管理128办公用品及电子耗材采购流程（二）□分公司集中采购的办公用品是常规用品，包括笔、本、纸以及桌上用品、电话等等，不包括纸巾、拖布、洗手液等杂品。□办公用品及电子耗材每月订购一次，具体流程如下：每月20日-25日提出需求每月25日至月底审核订单下月1日至5日整理发送订单下月5日至10日供货下月5日至10日供货六、采购管理129注意事项（三）□验货：各单位、各部门收货时必须现场验货，有问题及时反馈，以便及时与供货商沟通协调换货退货事宜。□请各单位、各部门按照知识化平台中已录入的物品名录采购，如采购物品尚未列入名录，请与办公室联系，进行特殊需求处理。联系电话：5819501358195039

□请各经营单位务必建立并完善办公用品、电子耗材、宣传品的台账制度，做好出入库及领用登记，电子版及纸质版均需齐全，必须做到账目齐全、手续清晰，出入库与库存量相符。本项是审计重点项目，也是必查项，希望大家予以重视。注意事项六、采购管理130作业流程标准化七131七、作业流程标准化流程标准化——构建公司的流程管理体系（一）321逐步完善作业质量目标监控机制，持续推动流程优化。建设流程管理思想实现平台，通过系统性方式传承、发展优秀实践和先进经验。审核发布流程文件，形成较为系统、全面的流程文件体系132七、作业流程标准化公司以客户为中心流程框架体系（二）支撑及管理流程：不直接面向客户但直接支撑或管理面向客户端的流程，影响客户端流程的效果和质量企业级基础架构流程：企业运作的基础架构型流程面向客户端到端流程：直接面向客户端，形成客户交互全生命周期的端到端流程，是客户体验重点优化的流程流程描述流程图作业指导书工具表单流程框架体系是通过调研访谈、问卷收集、借鉴经验等方法，在系统梳理确认的基础上形成的。它将公司现有流程按照面向客户端到端流程、支撑及管理流程、企业级基础架构流程三个维度，分为17个一级流程。一级流程向下细化出二级、三级、四级流程。按照标准化作业规范，每个具体流程包含流程图、流程描述、作业指导书、工具表单等标准化文件。133七、作业流程标准化

流程图示例流程名称岗位名称，用英文编码纵坐标是时间顺序，即先做何事，后做何事，按照时间顺序编为1、2、3椭圆表示开始和结束两个结点矩形表示具体任务菱形表示判定或审批流程线表示操作的先后次序矩形框中带有*号，表示该流程图还有子流程134七、作业流程标准化作业指导书示例135七、作业流程标准化运营风险管理平台——流程管理（三）

流程文档按照结构化、字段化方式管理，并能够与风险控制、权限、系统需求等信息勾稽关联、统一展现。运营风险管理平台完善了公司的流程、内控、权责一体化管控体系。136七、作业流程标准化如何参与和开展流程管理工作（四）学习流程语言---流程管理理念宣导传承（1）树立流程管理意识，真正有意愿把流程管好、做好。（2）真正把流程与职能放到同等重要的地位，发生冲突时学会从公司整体系统性角度出发进行取舍。（3）学习掌握流程管理方法、工具。按照流程办事---流程执行（1）按照流程文件要求标准化、规范化业务操作。（2）开展流程执行检查、整改。发挥流程价值---流程优化（1）收集整理流程中存在的问题，明确责任，成立项目组进行整改。（2）自主监控流程运行指标，不断提升运行效率和服务水平。（3）可实现自动化的，以自动化方式代替人工操作和纸质化文件流转。137督办系统八八、督办系统目的为推动确保分公司党委、总经理室各项决策和重要工作部署的贯彻落实，提高工作效率和质量，促进公司持续、健康发展。意义是对分公司重点工作的工作进展情况、目标完成情况进行督促检查的简称，是分公司系统转变机关工作作风、提高工作效率的重要措施。路径

督办工作主要依托OA系统中的“督办管理”系统实现，对分公司领导在会议、文件及其他场合安排部署的重点工作进行立项督办，按时跟踪重点工作进展状态，定期进行重点工作完成情况反馈，做到事事可督办、时时能跟踪、事后有反馈、质量有评价。（一）目的、意义、路径0102总公司部署的重要工作分公司总经理办公会形成的决议0304分公司司务会、经营形势分析会、专题会等形成的决议分公司总经理室重要批示文件和交办的重要工作（二）督办工作的主要内容

办公室信息技术部运营调度中心本部各部门各经营单位（三）职责分工01督办工作的归口管理部门，负责根据分公司办公室形成需督办的各种会议决议、总经理室批示或直接交办的重点工作进行督办。督办工作的确认部门，负责根据相关会议决议和相关文件批示内容，确定需要督办的工作，通过文件要求运营调度中心督办。运营调度中心办公室督办工作的承办单位/部门，主办单位/部门的主要负责人是落实督办工作的第一责任人，负责根据分公司决议或批示意见，将重点工作进行贯彻落实，形成办理结果。“督办管理”系统的技术支持部门，负责为督办工作的正常运行提供软、硬件保障；负责及时处理运行中出现的问题；负责根据工作需要，进行功能开发升级。各经营单位本部各部门信息技术部020304（三）职责分工（四）督办工作流程5.汇报通报4.反馈审核2.立项交办1.事项确认3.布置承办起草人（运营调度岗）运营调度中心主任分公司负责人分管总经理室领导主办部门负责人主办部门承办人协办部门负责人协办部门承办人（四）督办工作流程第2-3-4步在督办系统实现方式第2-3-4步在督办系统实现方式说明：1、现阶段督办系统的“承办单位”仅能选择本部各部门，若有对经营单位的督办单，则通过部门电函下发督办通知2、系统问题导致不能选择协办单位，故协办单位督办单也是以主办单位同样形式下发，主办协办汇在督办内容中体现3、对于督办时限要求在两周以上的督办单，承办人应每周一填写办理进度并保存。（四）督办工作流程运营调度中心运营调度中心作为分公司督办工作的组织实施部门，要充分发挥督促查办、协调反馈、参谋助手的作用，强化督办职能、注重督办实效，尽职尽责做好督办工作。.各经营单位本部各部门各经营单位、本部各部门要严格根据督办工作要求，建立工作责任制，将工作细化量化，确保取得实效。协调配合督办工作需要多个部门配合完成的，主办部门与协办部门要积极协调、相互配合。落实过程中要以大局为重，不得以任何借口推诿，影响督办工作落实。及时反馈主办部门需在规定时限报告工作落实情况，如遇确实难以解决的疑难、重大问题要及时向分公司运营调度中心说明，并报总经理室协调解决。督办工作要求（5）督办工作要求147办公运营门户九148九、办公运营门户办公运营门户是总公司为进一步提高运营管理效率，而开发建设的一项重要系统。其指导思想基于“开放、共享、协作、高效”等原则，通过整合创新建立成一个集新闻信息、系统集成、写作办公、知识管理、流程管理、决策支持、员工交流为一体的综合性办公运营管理平台。网站群个人工作台管理驾驶舱个人工作台（一）个人工作台150我的流程（一）个人工作台——我的流程

通过信息技术手段，使分公司系统内所有员工都可以通过“我的流程”发起相关工作批转流程。“我的流程”平台将发挥全体员工、各经营单位、各职能部门间相互协作的纽带作用，实现系统内的有效监督和及时反馈，减少纸质办公、电