物业公司各类档案归档范围及保管期限

物业治理各类档案归档范围及保管期限为保证企业各门类档案的齐全、完整、系统，符合质量标准，实现对本企业档案集中统一治理的要求，特制定各类档案归档制度。文书档案归档范围一、归档要求一、凡反映企业各项工作活动，具有查考利用价值的文件及资料，均应按要求归档。二、归档的文件材料必需齐全完整，符合公函格式，统一采纳国际通用标准A4纸，所反映的问题真实靠得住，各类统计数字准确无误。3、归档的文件材料书写色素要用碳素墨水、兰黑墨水或运算机打印，不得利用纯兰、圆珠笔或铅笔，也不得利用复印件。4、需长期保留的档案材料，必需采纳优质纸张，正件与附件、正本与原稿、转发件与原件请示与批复件一并立卷保留。五、归档的文件材料要维持必然的特点，符合其自然形成规律、历史联系。六、各部门移交文件材料要填写材料移交记录，交接材料时，两边依照移交清册查对，并履行签字。7、对不能按期归档的各部门，每一个月扣发部门负责人奖金，直至按要求归档为止。二、归档时刻各科室今年度形成的文件材料要于次年3月份之前送交档案室，送交的归档文件材料要齐全、完整，由档案室统一整理归档。三、归档范围及保管期限㈠党务、团、工会工作类一、党、团支部工作打算、总结，党、团支部大会、专题会议的会议记录等材料 永久二、党团员年度统计报表、党员名册 永久3、党团员关系介绍信 长期4、上级机关颁发的决定、指示、通知等文件 长期五、组织进展工作形成的各类重要材料 长期六、查处违法党团员的有关材料及处置决定 永久7、上级纪律检查机关对本公司的批复指示和需要执行的文件 永久八、工会开展各项活动的工作打算、总结材料 长期九、上级机关颁发的需要执行的重要文件材料 长 期10、对违背有关打算生育工作规定的人员处置意见及结果 长期1一、打算生育年报表 长期㈡劳资人事一、干部、职工劳动工资年度统计表、职工名册 永久2、干部、职工录用转正、调资、定级、评定职称、退休、抚恤等材料 长期3、上级任免本公司干部或本公司任免领导干部的通知 永久4、调资的名单及调资后的工资统计审批表 长期五、本公司职工调动工作的行政、工资关系介绍信及存根 长期六、本公司对有关人员的处分材料 永久7、职工年工伤事故统计表及锅炉年度检查事故情形 长期八、职工业务技术培训材料 ㈢行政类一、公司年度工作打算、总结材料 永久二、公司董事会、股东大会、领导办公会会议记录、各部门主管领导会议记录，带有政策性会议、企业重大决策性、时局性会议记录 永久3、本公司召开的专题会议形成的通知、报告、重要发言 永久4、本公司的久远规那么、组织沿革、大事记 永 久五、本公司先进集体、个人、文件材料 永 久六、公司机构设置、人员编制、名称更改、启用印鉴文件材料 永久7、调查、体会总结材料 永久八、本公司的请示与上级机关的批复 永 久九、本公司征用土地与上级机关批准文件材料 长期10、本公司制定的规定、决定、方法材料 长期1一、公司简报、信息 短期1二、上级机关转办的与本公司有关的人民代表政协委员提案和办理结论材料 长期13、本公司处置人民来信来访文件材料 长 期14、本公司接待市级以上领导同志形成的文件材料 长期1五、本公司出国考查、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料及本公司参加本市和外省市活动形成的文件材料 重大活动的要紧文件材料 永久一样活动的审批手续、考查报告 长期㈣经营治理类一、本公司与有关单位签定的合同、协定、协议书等材料 永久二、本公司汇总的、年度、专题的销售统计报表及各类经济指标报表 永久3、本公司在业务工作中的请示、报告 长 期4、直属上级机关颁发属于本公司主管业务并要执行的一样文件 长期五、其它有关的需要保留的数字及有关资料 短期（五）产品技术类：一、调查研究、方案评选和前期开发形成的材料 长期二、产品设计、工艺流程、包装的图样和技术文件、原材料查验等材料 永久3、产品鉴定、评判等文件材料 永久4、产品利用说明书、产品合格证、注册商标等文件材料 永久五、生产许可证，产品包装，产品装箱单 永久六、用户、市场反馈材料 长期7、优质产品必备的文件材料 永久可长期㈥科研类科研项目的立项、实验、总结鉴定、功效投资、推行应用项目研究和治理进程中形成的材料 永久（七）劳动平安捍卫工作中形成的文件材料 重要的长期，一样的短时间会计档案治理范围一、归档要求：一、企业的会计档案应由财务部门的会计依照归档要求负责整理立卷或装订成册，按规定将应归档的会计档案向公司档案部门归档。档案部门必需按期接收，对整理不合乎要求的会计档案，不予接收。二、档案部门接收保管的会计档案，原那么上应当是原卷册的封装，个别需要拆封从头整理的，应当会同财务会计部门和经办人一起拆封整理，以分清责任。3、会计档案一样不得外借，如特殊情形，需经企业领导批准办理借阅手续后，方可借出，并按规按时刻内交回。二、归档时刻：会计档案在会计年度终了后，可在财务会计部门保管1年，期满后，向档案室移交。三、归档范围及保管期限表:档案名称基本范围保管期限备注会计凭证类公司财务各种会计凭证十五年包括：原始凭证、记账凭证和汇总凭证会计记账簿类1、日记账十五年2、总账十五年3、明细分类、分户账或登记薄十五年4、现金和银行存款日记账二十五年5、辅助账薄十五年财务报告类1、财政总预算永久2、会计决算报表永久3、会计月、季度报表五年其它类1、会计移交清册十五年2、会计档案保管清册永久3、会计档案销毁清册 永久4、银行余额调解表五年5、银行对账单五年6、工资结算表、奖金表永久设备档案归档范围为了增强公司设备仪器档案的搜集、整理和治理，有效地爱惜和利用档案，依照国家《档案法》和《科学技术档案工作条例》，结合公司实际情形，制定本方法。一、设备档案是指各类器械设备和仪器仪表的档案材料，包括整个设备购买、安装、调试、运行、维修治理全进程中形成的应当保留的材料。二、归档要求：一、为保证设备档案能够及时、完整地归档，各部门购买1万元以上的办公设备发票及大修发票，必需由档案部门签字后，财务部门方能给予报销。二、公司部门1万元以上的设备仪器购进后，应会同档案治理人员开箱验收，开箱后的随机全数材料，向档案室移交归档。3、对各类具有保留价值的设备文件材料应及时整理，由档案室集中保管，其它人员不能擅自留用或销毁，更不能据为已有。三、归档时刻：设备开箱后，有关人员应及时将材料送交档案室，通过记录后再借出利用，或复印后出借利用。设备安装调试完毕后，当即归档。四、归档范围:一、设备仪器查验单，合格证，技术证明书等。二、设备说明、图样，大中修记录，鉴定书等。3、设备安装利用说明书及图纸等。4、引进的新设备及新技术的技术文件。声像档案归档范围为了增强公司声像档案的治理，成立健全声像档案治理制度，充分开发和利用声像档案信息资源，更好地为公司的各项工作效劳，制定本制度。一、声像档案归档要求：凡是反映本公司重大活动及上级领导来视察工作，经营治理中形成的照片、底片和录音、录像带均应归档，由综合档案室统一整理保管。㈠照片档案：一、照片档案是以感光材料为载体，以影像为要紧反映方式，辅以文学表达的历史记录。照片档案由底片、照片和说明三部份组成照片、底片单独整理和寄存、照片和说明一同整理和寄存，要以有利于维持照片档案的有机联系，便于保管和利用为原那么。二、归档照片要图像清楚，主题突出，填写说明文字精练、内容明确，重视文字说明六要素，即：时刻：事件发生或事物转变、产生的时刻和拍照时刻。事由：照片影像所反映事件、事物的情由。地址：被摄物所在的具体地址。背景：对揭露照片的影像主题具有作用的背景。人物：人物的组成，说明要紧人物位置，摄影者：照片的拍照单位和拍照人。3、接触底片的人员要维持底片清洁，避免污染底片。㈡录音、录像带档案：一、录音、录像带要标明内容、时刻、地址、盘数等。二、录音、录像档案要妥帖保管，不得擅自翻录。3、凡存档的声像资料应按时检查，进行技术性爱惜，以防损坏。二、声像档案归档时刻：公司各部门在开展各项活动中形成的照片、录音、录像带必需于形成后一周内及时交档案室。三、声像档案归档范围一、反映本公司开展各项工作和重大活动功效的声像材料。二、上级领导、社会名人来公司视察、检查、指导工作及有关公事活动。3、公司召开党、政、工各类重大会议形成的声像材料。4、公司要紧领导出国考察、进行重大公事活动、外事活动中形成的声像材料。五、反映和记录公司建设进展情形的声像材料。六、反映和记录公司职工文化生活、先进个人典型活动中形成的声像材料。7、其它具有保留价值的声像材料。实物档案归档范围为了增强公司实物档案的治理，依照市、区档案局的有关要求，结合我公司的实际情形，特制定本制度。一、实物档案是公司开展各项工作中形成的反映本公司要紧职能活动和工作功效并需长期保管的物品，是公司所有，任何部门和个人不得擅自保留。必需按本制度搜集、整理，移交档案室集中统一保留。二、归档要求一、归档材料必需完整、齐全。二、实物档案在活动终止后，由承办部门或经办人按规定整理并向档案室移交。3、实物档案要配以文字说明，用碳素、兰黑墨水书写或用运算机打印，文字简练、语言通顺。三、归档范围：实物档案要紧包括：一、上级机关颁发的奖状、奖杯、证书、锦旗、牌匾、奖品。二、本公司同有关部门协作往来，由对方馈赠的有价值的纪念品（发给个人的奖品、荣誉证书、纪念品等一概不归档）。3、机构更更名称时的印章。4、名人为公司所作字、画等。基建档案归档范围一、归档要求一、基建档案资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（利用）的全进程中形成的，应该归档保留的文件，包括基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、打算、勘测、设计、调试、生产预备、完工、试生产（利用）等工作活动中形成的文件材料、图纸、图表、计算材料、声象材料等形式与载体的文件材料。二、归档的文件材料要笔迹清楚，图面整洁，不得用易腿色的书写材料书写、绘制。如发觉有此问题，必需及时加以纠正更改。3、资料的搜集、整理要做到完整、准确、系列、衔接、整洁，由专人统一治理、一项工程终止后，应在完工前由项目负责人、兼职档案员会同档案室工作人员检查并将档案移交公司综合档案室，要将完整的档案资料按有关规定进行组卷。4、凡引进技术或引进设备的建设项目，要做好引进设备和引进技术的图纸、文件的搜集、整理工作，不管通过何种渠道取得的与引进技术或引进设备有关的档案资料，均应交档案室统一治理。档案室要增强提供利用的手腕和方法，保证利用。五、完工图是工程的实际反映，是工程的重要档案，工程承包合同或施工协议中要依照国家对编制完工图的要求，对完工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，施工单位不按时提交合格完工图的，不算完成施工任务。二、归档时刻一、基建项目的档案资料工作要与项目建设进程同步。项目中请立项时，即应开始进行文件材料的积存、整理、审查工作，项目完工验收时，完成文件材料和验下班作。二、建设进程中，施工建设单位应在各自的职责范围内弄好项目文件材料的形成、积存、整理归档和保管工作。按时整理移交建设单位。三、规档范围：㈠可行性研究、任务书㈡一、工程地质、水文地质、勘探设计、勘探报告、地质图、勘探记录、化验、实验报告、重要土、岩样及说明。二、地形、地貌、操纵点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录。3、水文、气象、地震等其他设计基础材料。㈢设计文件：初步设计、技术设计、施工图设计、技术秘密材料、专利文件、设计计算书、关键技术实验、整体计划设计、设计评判、鉴定及审批。㈣工程治理文件：一、征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书。二、承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件。3、施工执照。4、环保、消防、卫生等文件，水、暖、电、煤气供给协议书。（五）施工文件：一、土建施工文件：⑴动工报告、工程技术要求、技术交底、图纸绘审短时间记要。⑵原材料及构件出厂证明、质量鉴定。⑶建筑材料实验报告。⑷设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批。⑸施工定位测量、地质勘探。⑹土、岩实验报告、基础处置、基础工程施工图。⑺隐蔽工程验收记录。⑻工程记录及测试、事故处置报告等。⑼分项、分部、单位工程质量检查、评定。⑩交工验收记录证明。(11)完工报告、完工验收报告。二、设备及管线安装施工文件：(1)设计变更、工程更改洽商单、材料等。(2)隐蔽工程检查验收记录。(3)施