职业安全健康管理体系oshms文件编写( 48)

2023/3/221职业安全健康管理体系

2003年8月18日2023/3/222

大家好！我们又见面了。

今天，我们给大家介绍建立职业安全健康管理体系过程中十分重要的内容----体系文件的编写。这部分内容不难，但非常重要，作为内审员应该掌握。将来您可以为自己的企业编写或修改体系文件。

2023/3/223第六讲

OSHMS文件编写2023/3/224主要内容1.体系文件编写综述2.体系文件编写的原则和技巧3.体系文件编写的基本步骤4.管理手册的编写5.程序文件的编写2023/3/225

1.体系文件编写综述

1.1OSHMS文件编写的依据和作用

职业安全健康管理体系文件应按照职业安全健康管理体系审核规范的要求，结合企业的活动、产品或服务的特点及其危险性和复杂性、企业规模、人员的能力等情况而编写。同时它还是为保持体系的有效运行，控制职业安全健康风险、持续改进职业安全健康绩效必不可少的依据。

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作用----企业建立并保持OHSMS的重要基础工作。如果用人单位的职业安全健康管理体系文件不正确、不准确、不完善，则有可能造成用人单位的职业安全健康管理体系失效，或使用人单位的职业安全健康管理体系工作成本增加，影响体系的实施效果。2023/3/227

根据OSHMS审核规范要求，依我们在指导企业编制体系文件时的经验，建议在编制文件时应遵循以下2点要求：（1）所编制体系文件在总体上应满足标准要求，在具体内容上，应反映本单位特点，要有利于本单位所有职工的理解和贯彻执行。（2）OSHMS文件的有效性能满足企业和相关方的需求和期望，并能落实到实际活动中。1.2OSHMS文件编制的要求2023/3/228

在现状调查和分析（初始评审）的基础上进行体系文件的策划，文件一般应在体系的策划和准备阶段工作完成后才正式编写，必要时也可交叉进行。除手册需统一由用人单位制定外，其他文件应按分工由该活动的主管部门分别制定。

OSHMS的文件编写应结合本单位的职业安全健康职能分配进行，按所选择的OSHMS要求，逐个展开，将职业安全健康职能分配落实到各职能部门。

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为使所编制的文件做到协调统一，在编制前应制定“职业安全健康管理体系文件明细表”，将现行的用人单位标准、规章制度、管理办法以及记录表格收集在一起，与职业安全健康管理体系要求进行比较，从而确定新编、增编或修订的职业安全健康管理体系文件项目。为了提高体系文件的编制效率，减少返工，在文件编制过程中，要加强文件的层次间、文件与文件间的协调。编制体系文件的关键是讲求实效，不走形式。2023/3/22101.3体系文件的层次和内容OSHMS标准中对文件的总要求中明确：OSHMS文件内容包括：中国最大的资料库下载用人单位应以适当的方式（如书面或电子形式）建立并保持下列信息：（1）对管理体系核心要素及其相互作用的描述；（2）提供查询相关文件的途径。职业安全健康管理体系文件在满足充分性和有效性的前提下，应做到最小化。2023/3/2211按规范要求，应形成文件的程序共11个（实际编写中不止11个）危害辨识和风险评价控制程序法律法规识别和更新控制程序培训和教育管理程序协商与交流管理程序文件管理程序运行控制管理程序（本程序根据企业活动的不同及实际需要，应制定多个不同的控制程序）应急准备与响应控制程序绩效监测与测量控制程序不符合、纠正与预防措施程序记录控制程序审核管理程序2023/3/2212文件结构图管理手册（A层）（B层）管理体系程序文件（C层）用于管理体系的作业指导书和其他文件依据规定的体系方针和目标对管理体系的描述详细的作业文件对实施管理体系所有相互关联的过程和活动的描述注1：文件层次的多少可依据用人单位的需要进行调整注2：表格对各个层次都可能适用2023/3/2213

我们先简单了解文件审核的要求，这样对编写文件会有一定的帮助。OHSMS文件的结构以及查询途径；OHSMS文件是否覆盖了核心要素并符合标准要求；有无采用电子媒体的文件，确认其是否有效；要素之间的相互作用关系是否给予确定及描述；手册与程序文件职责是否一致，接口是否合理。1.4文件审核要点2023/3/2214OSHMS文件的系统性

a)用人单位应系统的考虑职业安全健康管理体系全部要素的要求和规定；

b)所有文件应按统一规定的方法编辑成册；

c)各层次文件在逻辑上应涉及职业安全健康管理体系中一个独立的部分。2体系文件编写的原则和技巧2023/3/2215OSHMS文件的法规性

a)体系文件应符合职业安全健康管理体系审核规范，以及国家或主管部门的有关法律法规及其它要求；

b)文件一旦批准实施，就必须作为用人单位的内部法规认真执行；

c)文件修改只能按规定的程序进行。2023/3/2216OSHMS文件的协调性a)用人单位的其他管理规定应与体系文件的所有规定相协调；体系文件之间应相互协调；体系文件应与有关技术性标准相协调；d)处理好各种接口，避免职责不清。2023/3/22171）体系文件可作为用人单位OSHMS有效运行及其保持性的客观证据（适用性、有效性的证据）。向管理者、相关方、第三方审核机构证实用人单位OSHMS的运行情况。

2）对审核来说，体系文件可作为下列方面的客观证据：

a)危害因素已被辨识评价并得到控制；

b)有关活动的管理程序已被确定并得到批准和实施；

c)有关活动处于全面的监督管理之中；

d)职业安全健康绩效和持续改进等。OSHMS文件的见证性

2023/3/2218OSHMS文件的唯一性

a）对于一个用人单位，其职业安全健康管理体系文件是唯一的；

b)对体系文件的理解是唯一的。2023/3/2219OSHMS文件的适用性

a）体系文件的编制和形式应根据审核规范的要求、充分考虑用人单位规模、业务活动的特点及风险性和复杂性，采取不同的形式；

b）体系文件的详略程度应与人员的素质相适应；

c）所有文件的规定都能够在实际工作中得到贯彻实施。2023/3/2220

文件编写技巧

职业安全健康管理体系审核规范共有17个要素，其中职业安全健康方针；目标；职业健康管理体系方案；机构和职责；文件化；管理评审等6个要素要求形成文件，未作程序要求，其余11个要素要求建立和保持程序。对于只要求形成文件而未要求建立程序的6个要素,由于没有程序文件支持，在管理手册中描述应尽量详细、具体。

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文件编写技巧

文件编写方式一般有以下几种：（1）自上而下依次展开方式。按管理手册、程序文件、记录的顺序编写，这有利于上一层和下一层次文件的衔接、协调。（2）从程序文件开始，向两边扩展的编写方式。先编写程序文件，再开始概括表述管理手册以及作业文件等基础性文件的编写。（3）自下而上的编写的方式。按基础性文件、程序文件、管理手册的顺序编写。具体采用那种方式可根据用人单位具体情况而定。2023/3/22223体系文件编写的基本步骤组成编写组确定文件的层次列出各层次文件清单；各层次文件的相关文件文件编制的分工体系文件编写策划文件的具体编制

管理手册由1～２人专门负责；程序文件分工编制；文件汇总、协调和修改作业的指导书由相关部门编制.2023/3/2223体系文件的策划是在完成初始评审工作的基础上进行的。（1）确定职业安全健康管理体系用人单位机构图；（2）确定职业安全健康管理体系要素分配图；（3）确定职业安全健康方针；（4）确定目标、指标及管理方案；（5）确定体系文件的结构和层次；（6）确定程序文件的名称及其主要内容以及作业文件的名称及其主要内容；（7）编写管理手册、程序文件和作业文件。2023/3/2224⑴管理手册是用来阐述一个用人单位的职业安全健康方针和描述其职业安全健康管理体系整体信息的文件；⑵管理手册的详略程度和编排格式根据用人单位的规模和活动的复杂程度可以有所不同；⑶管理手册可以是独立的文件，也可以是用人单位文件的一部分。4管理手册的编写2023/3/22254.1编写管理手册的原则（1）指令性原则：职业安全健康管理手册有用人单位的最高管理者批准签发和正式发布。手册的各项规定内容应具有指令性，措词应严谨，表达要明确；（2）目的性原则：职业安全健康管理手册应围绕明确的职业安全健康方针、目标、对为实现职业安全健康方针、目标所展开的各项活动做出规定；（3）符合性原则：职业安全健康管理手册应符合国家、地方和其他第三方发布的有关各项法规、标准和国际公约。2023/3/2226

（4）系统性原则：职业安全健康管理手册所阐述的职业安全健康管理体系，应当结构合理、接口明确、层次清楚。（5）协调性原则：职业安全健康管理手册中各项规定之间、各要素之间，以及职业安全健康管理手册与其他职业安全健康体系文件之间，必须协调一致。（6）可行性原则：管理手册中的规定应从用人单位的实际情况出发，切实可行。（7）可检查性原则：可检查性是指手册的各项规定不但明确，而且要便于实施和监督。2023/3/2227职业安全健康管理体系的范围；职业安全健康方针；职业安全健康目标及管理方案（该项可单列）；建立和保持职业安全健康管理体系的岗位职责、权限和相互关系；依据职业安全健康管理体系审核规范的要求，并结合用人单位活动、产品或服务的特点，对审核规范中17个要素的实施要点进行描述，提供相关程序文件的查询途径；关于手册的审批、评审、修改和控制规定。

4.2管理手册主要内容2023/3/2228（1）资料收集与分析（2）职能完善和职责、权限的确定（3）确定管理手册的结构（4）制定编写手册的工作计划（5）落实手册编写组的组织工作。

4.3编制手册的工作程序2023/3/2229⑴可直接引用OSHMS程序，也可用其它文件作为参考。⑵手册发布前，应由用人单位的管理者对其进行最后的审查，以保证清晰、准确、适用和结构合理。也可请使用者对手册的可行性进行评定，然后批准发行，并在所有文本中标出批准的识别标记。⑶经批准的手册内容应保证所有使用者都能适当使用，并按序列号合理的发放和控制。依据以往通过认证单位的经验，还强调：2023/3/2230

⑷应规定手册的编制、控制和更改协调的办法。这项工作应委派给合适的文件管理部门；⑸文件发行和更改控制对确保手册内容经过审批是至关重要的。应考虑使用便于进行实际更改的方式，经审批的手册内容应该易于识别。为了保持每本手册的现行有效，手册的持有者应签收更改页并加入手册中；⑹为了与标准要求对照，并易于理解和执行，建议手册格式与职业安全健康管理体系审核规范各章节的编排格式尽可能一致起来。章、节、符号、图解和表格的编排均应清楚合理。2023/3/22314.4管理手册的参考格式封面：用人单位名称；用人单位审核规范编号；手册标题；发布日期、实施日期；版本号、受控标志；手册的批准、审核、主编以及编写人员名单等。手册开头：手册颁布令；管理者代表任命书；管理手册目录。2023/3/2232手册正文前言

a.企业简介

b.企业生产工艺

c.职业安全健康状况

d.其他资料职业安全健康方针

2023/3/2233职业安全健康管理手册的内容

①目的和适用范围

②引用审核规范、定义、术语及缩写代号

③手册的管理

④职业安全健康管理体系每个要素的描述

a.总则

b.职责

c.控制要求

d.相关文件

2023/3/2234职业安全健康法律、法规、标准及其他要求清单用人单位的职业安全健康机构图重要风险因素清单职业安全健康管理方案职业安全健康管理体系程序文件清单职业安全健康管理体系要素职责分配一览表职业安全健康记录清单其他有关资料附录2023/3/2235

程序是“为进行某项活动或过程所规定的途径”。描述程序的文件称为程序文件职业安全健康管理体系程序文件是用人单位开展职业安全健康管理工作的基础性文件。根据职业安全健康管理体系审核规范的要求，需要建立并保持程序的要素，应编制相应的程序文件。5程序文件的编写

2023/3/2236⑴文件化程序是用人单位职业安全健康管理体系的重要组成部分。程序文件是用人单位职业安全健康管理体系文件的一部分，是管理手册的支持文件；⑵每一个文件化程序都应包括OSHMS的一个逻辑上独立的部分，可以是审核规范的一个要素，或要素中的一个部分，或是几个要素相关要求的一组活动。OSHMS文件一般不应涉及纯技术性细节。这些细节通常在作业指导书及规范中规定；⑶程序文件展开的深度和广度，取决于用人单位的业务活动的特点、危险性、复杂性以及人员能力等因素；⑷文件化程序应阐明确相关层次和人员的职责、权限和相互关系，说明实施各种不同的活动方式，将要采用的文件、采用的控制方式；5.1程序文件的编制原则和要求2023/3/2237⑹每一个OSHMS程序都应能回答“5W1H”（What，When，Where、Who、Why、How），包括如何依据现有文件使用什么设施，准备什么记录等。文件的上述规定也就体现了“为进行某项活动所规定的途径”；⑺所有文件化程序都应简练、明确和易懂，并规定所采用的方式和判定准则；⑻以相同的结构和格式编排每一个文件化程序，便于使用者熟悉适合于每项要求的固定方法，也增进了系统地满足标准要求的可能性。2023/3/22385.2程序文件的编制内容程序文件的内容一般包括文件编号和标题目的和适用范围引用审核规范或文件定义和术语（若需要）职责工作程序相关文件和相关记录2023/3/2239⑴文件编号和标题

编号可根据活动的层次进行编排，同一层次的程序文件应统一编号，以便识别。标题应明确说明开展的活动及其特点，如“不符合、纠正与预防措施控制程序”、“野外施工作业控制程序”等。⑵目的和适用范围

一般简单说明为什么要开展这项活动，涉及哪些方面。2023/3/2240⑶定义和术语（若需要）定义和术语指本程序中涉及到的并需说明的术语或名词。⑷职责

明确实施该程序的主管部门/人员的职责以及各相关部门/人员的职责。2023/3/2241⑸工作程序

主要应规定以下几个方面的内容：1）确定需要开展的各项活动及实施步骤；2）明确所涉及的部门/人员；3）规定具体的控制要求和控制方法；4）确定开展各项活动的时间和频次5）给出所需的设备、设施及要求；6）规定例外情况处理方法；7）引出所涉及的相关/支持性文件；8）明确记录的填写和保存要求；9）列出所使用的记录表格等。2023/3/2242⑹相关文件和相关记录

列出本程序有关的支持性文件，明确使用该程序时所产生的记录表格，记录的保存和期限，写明记录表格的编号和名称。

程序文件应得到本活动有关负责人员同意和接受，并为所有与其作业有关的人员的理解，一般文件在正式定稿审批前，应由涉及的管理部门负责人对文件进行讨论，提出修改意见，并对文件内容进行会签，以使文件更符合实际和具有可操作性，同时也避免文件在发布实施运行中出现的不必要的扯皮现象。

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