《宴会设计与运营》03 宴会预订管理

宴会设计与运营YANHUISHEJIYUYUNYING03宴会预订管理内容结构宴会预订管理宴会预订的组织制订并发布宴会通知单检查追踪落实宴会预订接洽宴会预订安排专人受理宴会预订变更建立宴会客史档案宴会预订方式宴会预订程序理论学习目标（1）了解各种宴会预订方式的特点。（2）掌握宴会预订的流程。（3）掌握落实宴会预订的流程。（一）宴会预订部一、承接宴会预订的组织（二）宴会销售部（三）餐饮部（四）销售部与餐饮部（一）预订人员素质1．工作态度二、安排专人受理宴会2．公关意识3．仪容仪态4．礼貌用语5．熟悉业务预订人员对内负责与相关部门的沟通协调，对外代表酒店接洽会议、宴会及相关业务，并负责与老客户保持良好关系，拓展、开发新客户，通过业务活动和了解市场信息，协助上级制定营销策略，完成酒店年度计划和预算收入目标。（二）预订工作职责寻找和筛选宴会销售对象【拓展学习】（一）电话预订三、宴会预订方式（二）面谈预订（三）网络预订（四）其他预订（一）宴会洽谈四、宴会预订主要环节（二）宴会预约（三）宴会跟踪查询（四）宴会预订正式确认【在线案例】（一）宴会洽谈（1）宴会厅是否有空位。（2）宴会厅的规模及各种设备情况。（3）宴会主办单位提出的有关宴会的设想以及在宴会上安排活动的要求能否得到满足。（4）中西餐宴会、酒会、茶话会等的起点标准费用。（5）高级宴会人均消费起点标准、大型宴会消费金额起点标准。（6）宴会的菜肴、饮料费用。1．一般客人问询的内容（7）宴会菜肴的内容。（8）各类宴会的菜单和可变换、递补的菜单。（9）不同费用可供选用的酒单。（10）不同费用标准的宴会，酒店可提供的服务规格及配套服务项目。（11）中西餐宴会、酒会、茶会的场地布置、环境装饰和台形布置的实例图。（12）宴会预订金的收费规定。（13）提前、推迟、取消预定宴会的有关规定等。1．一般客人问询的内容2．准备相关资料以供洽谈时回答客人的各种疑问编制一套预订时供客人询问、比较、选择用的书面或电脑资料。所有宴会厅对于不同宴会类型的宾客容量都应在宴会部提供的场地图和容量表中进行详细说明，供顾客参考。宴会部必须明确制定一套标准的餐饮收费表（二）宴会预约宴会预约阶段是顾客有意预约宴会，但尚未对宴会做最后决定，属于暂时性确认。无论是哪种情况，预定人员有责任帮助客人，尽量排除不利因素的干扰，尽快把宴会预订确认下来。（三）宴会跟踪查询如果是提前较长时间的预订，预订人员应进行密切的跟踪查询，主动用信函或电话保持联系，直到客人下订单为止。预订人员务必详细记录每次跟顾客洽谈的结果，除存档备查外，也需正确无误地将资料转达给其他相关人员，这样方能确保宴会预订成功。（四）宴会预订正式确认1．填写宴会确认书2．签订宴会合同3．收取宴会预订金在签订合同时，为了保证宴会预订的确认，酒店通常要求已确认日期的顾客预付一定数量的订金，一般大型宴会为总费用的10%～15%。一、发布宴会通知单宴会通知单即可称为这些工作部门的“工作订单”。宴会通知单的内容包括合约书中的主要资料，以及各单位所需准备的物品内容和相关事项，如宴会时间和相关事项、接洽人、桌数、厅别、菜单、特殊要求等。××宴会通知单【在线案例】宴会通知单（续表）*（一）宴会预订更改二、宴会预订变更由于某种原因，宴会预订可能会发生变动（包括时间、地点和宴会内容的变动）。为适应这种临时变更，预订人员应当在宴会举办前一周，再与客户确认宴会相关事项，将发生错误的可能性降到最低。（二）宴会预订取消如客人要求取消宴会预订，应立即做好如下工作：尽量问清取消预订的原因，尽量挽留客人，这对改进今后的宴会推销工作非常有帮助；在该宴会预订单上盖上“取消”印，并记下取消预订的日期和要求，取消人的姓名以及接受取消的宴会预订员姓名，然后将该宴会预订单放到规定的地方，并及时通知有关部门；若是大型宴会、大型会议等取