行政公文知识课件

第四章行政公文第一节公文的格式公文格式包括外观形式和内在结构两部分：1、公文的外观形式：公文用纸一般为16开；也可采用国际标准A4型，左侧装订。2、公文的内在结构：公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。正式制发的法定公文的书面文字材料，一般包括文头、行文与文尾3个部分，唯有公告、通告、公函、会议纪要等类的公文无需3部分均齐备。1、文头格式：文头由代码、份号、文件名称、秘密等级、紧急程度、收文处理、发文字号、界栏线等组成，占第一页的1/3位置。代码

010101010收文机关全称份号000001编号机密特急日期存档号文件x发[2003]x号代码为9位阿拉伯数字码，位于文头左上方。份号即印刷顺序号，为6位阿拉伯数字。文件名位于文头的正中央，多为锌版套红大字。2、行文部分行文部分指公文的内容与结构，包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关与印章、成文时间等。

1）标题：由发文机关、主要内容、公文种类3项组成。（完整标题）如：

《国务院关于中国银行地位问题的通知》

标题要准确、简要、清楚、醒目不规范标题：《关于干部岗位培训的报告》3）正文是公文的主体，用来表达公文的具体内容。先叙述发文的因据；然后根据发文的目的，说明有关事项，或提出某项主张；最后写上得体的结束语。4）附件：指附属于主体的有关文字、图表材料。5）发文机关与印章6）成文时间3、文尾阅读范围主题词抄送机关印发机关、日期、份数第二节常用性行政公文一、决定：是行政领导对重要事项或重大行动做出安排而形成的决策性公文。是各级机关、社会团体、企事业单位经常使用的一种公文。1、决定的分类：知照性决定：用于表彰先进、处理有关事件与人员、设置机构、任免干部、公布重要事项等。

指令性决定：用于对某些方针政策作出决定和对重大事项或行动作出安排等。2、决定的结构：决定一般由标题、正文和落款三部分构成。（1）标题：有两种写法发文机关+事由+文种，如：《中共中央关于科学技术体制改革的决定》事由+文种，如：《关于环境保护工作的决定》（有的标题下面要表明xxx年x月x日xxx会议通过）（2）正文：包括作出决定的根据和原由；决定的事项、问题或重大行动；执行决定的要求和提出号召。（3）落款：如果标题已有发文机关名称，落款处一般不用写发文机关名称，在标题下面要表明已标明了成文时间，落款处一般不用写成文时间。例文

国务院关于在对外活动中不赠礼、不受礼的决定（一九九八年十一月七日国务院常务会议通过）为改革我国在对外活动中有关赠礼、受礼的规定，特作如下决定：一、我国各级政府、军事机关、人民团体、企事业单位及其成员，在同外国单位和个人的交往中，除确有必要，并经授权机关批准者外，一律不向对方赠送礼品，也不接受对方的礼品。二、在对外交往过程中，严禁公开示意或暗示对方赠予礼品，或以托对方代购物品为名变相敲诈勒索。违者从严处分。三、在对外交往过程中，由于难以谢绝而接受的礼品，一律交公，不得自行处理。四、国际上交换科研资料、技术资料、图书期刊，相互提供贸易样品，在特定的国际友好活动中，交换非消费性的纪念品，有关国家赠予我援外人员和劳务人员的奖品，个人亲友之间的馈赠，不属于本决定范围。2、决议决议是指办公会议、职工代表大会等具有法定权威的会议，针对某些重大问题，经过法定程序讨论通过所形成的决策性文件书。决策的形式：1）表态性批准式决议：它是与会人员在行使自己的权力范围内，就某项议案或条例、规定、报告、方案等，表明和批准的态度，使之生效并得以实施。2）决断性指令式决议：它是会议就某项重要工作或某个重大事项，直接提若干原则意见，要求有关组织和人员认真惯彻执行。写决议应注意的事项：决议具有法规作用，作者要懂有关方面的法律知识，以免同宪法、法律相矛盾的行文。决议是郑重而严肃的文件，遣词造句要准确、精练。要运用好“会议”的第三人口气，作为决议事项的行文的标志。如：“会议听取了”、“会议讨论了”等。4、通知通知是领导部门向所属单位和有关人员传达特定事项的知照性公文。通知的特点：适用范围的广泛性，文体功用的晓谕性，行文要求的时间性。通知的分类：以外部联系为标准和以内部联系为标准。常见的几种通知：1）指令性通知：国家的政策法令以及上级机关发布的行政法规，而根据内容又不宜用命令或指示发布时，往往使用指令性通知。2）指示性通知：组织对所属部门的工作有所指示，而内容不适宜用指示发布，便使用这种指示性通知行文，包括部署任务、阐明原则、交代方法，指导如何正确执行方针政策。3）通告性通知：凡是按其通知内容的性质、特点不适于用通告发布的，便用通告性通知行文。4）一般性通知：传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部，可用这种行文，它兼有知照性和执行性的特点。通知的格式和写法标题：发文机关+事由+文种，如：深圳市人民政府关于宝安龙岗两个市辖区有关税收政策问题的通知（一九九九年一月一日）深府[1999]1号正文：原由+事项+执行要求签署和成文时间例文：华南理工大学华南工研字[2001]20号关于公布2001年春季授予博士、硕士学位人员名单的通知各院、系：经我校学位评定委员会2001年4月17日全体委员审议，决定授予张亚峰等7人工学博士学位，熊开华等6人经济学硕士学位，王泉清等189人工学硕士学位。附：华南理工大学二OO一年春季授予博士、硕士学位人员名单华南理工大学二OO一年四月二日主题词：高等教育博士硕士名单通知华南理工大学办公室印校对：某某会议通知例文关于今夏在大连理工大学举办《组织行为学教学方法研讨班》的通知华南理工大学工商管理学院：

鉴于全国MBA教育指导委员会已把“组织行为学”列为MBA必修核心课之一，我院自1980年起，已开设此课，在教指委中又分工发展与推动我国MBA教育中的案例教学工作，考虑多数MBA院校开设此课较迟，我院受MBA教育指导委员会委托，拟于今年暑假在我校举办“OB教法班”，以推动此课的发展。目前我们正在具体策划此班的活动安排。现将研讨班有关事项通知如下：研讨班地点：大连理工大学管理学院研讨内容：费用细则：研讨班时间：为做好这项工作，我们现谨附上下列调查问卷，并期待贵院有关教师及时填写反馈，于5月20日前寄抵我院，谢谢。

大连理工大学二ΟΟ一年四月十七日

华南理工大学继续教育学院

通知xxx老师：您好！为了落实叶英模院长关于认真抓好教学工作，组织力量搞好教学文件的建设的指示精神，继续教育学院准备组织工商管理专业的任课教师利用“五一”假期的时间召开教师恳谈会，会议的主要议题包括：1、

关于课程设置的研讨；2、

关于教学方法、教学管理的研讨；3、

关于课程教学大纲的研讨。为了圆满开好本次会议，需要您大力协助做好以下工作：1、

提出开会地点的建议；2、

事先编写好您负责课程的教学大纲，关于课程教学大纲的编写体例参考附录；并请您在4月5日前交给我或劳老师。特此，致谢！市场营销专业主任二○○三年三月二十五日转发通知：承担将上级机关、平级机关和不相隶属机关的来文再转发给自己的下属机关的任务；印发通知：主要承担党或行政职能部门发布党内或行政法规的任务。标题写作的异同颁转类通知的标题与其他通知的标题写法基本相同。三要素标题由：发文机关、事由、文种组成。两要素标题由：事由和文种组成。“事由”由介词关于引出，后面是颁转词和所发文件名称，最后标明通知。如：《国务院批转关于行政审批制度改革工作实施意见的通知》，《关于印发<沈阳市推进国有中小型企业转制指导意见>的通知》转发上级机关公文的通知，在标题中往往出现两个“关于”和“通知”，为了使标题简练，通常采用以下两种方式：1、转发的公文不是“通知”时，省略第一个“关于”；2、转发的公文是“通知”时，如：《国务院办公厅关于转发教育部等部门关于进一步加快高等学校后勤社会化改革意见的通知》，改成《国务院办公厅转发教育部等部门关于进一步加快高等学校后勤社会化改革意见的通知》。省略第一个“关于”和最后一个“的通知”，如：《XX省关于转发<国务院关于开展全国物价大检查的通知>的通知》，修改后《XX省转发国务院关于开展全国物价大检查的通知》。练习：下列事项中，可用通知来处理的有：X省人大常委会拟颁发一项地方法规。X市水电局将召开水利建设工作会议，需要告知各县、区水电部门先做好准备。X县纪委拟批评x局xxx等干部玩忽职守，造成国家就损失的错误。X市政府拟批转市卫生局《关于做好灾后防疫防病工作的意见》。X县县委拟向所属各级党组织布置学习江泽民同志“七一”讲话的有关事宜。用下列材料拟写一份通知：

xx市财政局于19xx年x月x日向各区财政局转发了一份通知。这份通知即财政部19xx年x月x日财x字[19xx]98号《关于各部门召开订货会议，其住宿费一律由招待所、旅馆等单位出据收费的通知》。xx市财政局在通知中指出，今后我市各单位召开会议，其住宿费出据收费的单位均应按照财政部通知的规定执行。抄送本市市直各单位。评改下面的通知

关于召开布置开展增产、劳动竞赛会议的通知各分公司、分厂、各车间党支部、公司中直属各部门：为贯彻上级精神，董事会研究决定在全公司范围内广泛开展增产节约、劳动竞赛活动。现在把会议有关问题通知如下：一、会议时间：10月4－8日。二、会议地点：总公司招待所。三、与会人员：各分公司、分厂、总公司各直属部门主管生产的负责同志、工会主席等。四、请各单位准备好开展本单位开展劳动竞赛活动的经验材料，限5000字，报到时交给会务组。并请与会人员于10月4日前来报到。XX省石化总公司一九XX年九月二十日错误主要表现在结构和内容两方面：结构方面：1、标题不当，没有明确会议的内容，改为：关于召开增产节约、劳动竞赛会议的通知。2、主送机关表达不当，改为：各分公司、分厂、总公司各直属部门。3、正文开头部分拟定不当。首先没有角度清楚开会原因，“现在把会议有关问题通知如下”过于口语化，改为：现将有关事项通知如下。内容方面：1、会议时间和地点表达不清，2、与会人员表达不清，改为：各分公司、分厂、总公司各直属部门主管生产的负责人。3、报到时间、地点表达不清，4、要求与会人员准备的资料不妥，经验材料十某项结束后的归纳总结，在未开展活动之前要求提供显得不合理，应改为：请各单位负责人准备好本单位开展增产节约、劳动竞赛的活动计划。5、公告公告是向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文。一般通过广播、电视、报刊等宣传工具迅速发出。公告的种类：以内容和目的划分，可分为事项性公告，如公布国家领导人的出国访问、国家领导人的选举结果等；祈使性公告，这类公告除告知公众某事外，还要求遵守公告的规定。公告的结构：公告一般由标题、正文、署名与日期三部分组成。标题的写法：1）发文机关+事由+文种《中共中央、全国人大常委会、国务院关于宋庆龄副委员长病情的公告》2）发文机关+文种《中华人民共和国全国人民代表大会公告》3）只标出文种“公告”正文的写法：一般由公告依据、公告事项和公告结语三部分组成。例：公告

为了确保火车站广场以整洁、优美的面貌迎送国内外来宾，根据邮电部的有关规定及市政府第20号令《深圳经济特区市容和环境卫生管理法》，决定对广场内所有非永久性违章建筑及临时电话线路进行全面清理、整治。现将有关事项公布如下：一、二、特此公告。

深圳市城市管理监察大队深圳市公安局罗湖口岸分局一九九九年十月三十一日六、通告通告是在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项的公文。通告与公告的区别：1）发文机关不同。通告不受单位级别限制；公告须国家较高领导机关才能发制。2）受文对象不同。公告面向国内外公众。3）重要程度不同。公告宣布的是重要事项或法定事项；通告涉及的是一般事项。4）发布形式不同。通告和公告都可登报，上电视和广播，但通告可张贴，公告则不能张贴。通告的分类：按其内容可分为政务性通告，如《深圳市规划国土局关于禁止在罗湖区大望村抢建房屋的通告》；事务性通知，如《深圳市建设局关于对建筑企业进行资格年审的通告》。通告的结构：由标题、正文、署名和日期三部分组成。标题：1）发文机关+事由+文种2）发文机关+文种，如《中国农业银行东莞分行、东莞信用社通告》3）事由+文种，《关于税收财务大检查实行持证检查的通告》4）只写文种“通告”正文：包括目的和依据、事项和规定、要求和希望。通告深圳市建设局关于对建筑企业进行资格年审的通告

根据《深圳市施工企业管理暂行办法》等有关文件规定，我局决定自2000年11月15日起对我市建筑安装企业，装饰施工企业，建设监理单位，工程总承包单位进行2001年度企业年审工作。凡在我局注册的是上述有关单位，请于见报后5天内来我局领取有关文件，办理年审手续。逾期不办，责任自负。特此通告。联系人：熊国伟联系地址：联系电话：深圳市建设局二000年十一月十六日练习：1、判断题1）公告和通告行文时，都要写上主送机关。2）学校处分违纪学生可以用公告。3）商店告知顾客可发公告。2、简述：公告、通告的共同特点是什么？3、请根据下述材料，拟写一份通告。

Xxx市物资交流会定于2002年x月x日至x月x日在文化公园举办。这个会是经过市人民政府批准的，并指示要保证商品展区交通畅通和群众安全，要求市公安局尽快制发一份通告。事项中要求提出交流会期间，xx街线路禁止车辆通行，特殊情况经允许的除外，规定每天上午9时至下午5时禁止车辆运行，下午5时至次日9时，非机动车辆可通行。7、通报通报是表彰先进、批评错误，传达重要精神或情况的一种公文。告知下级机关某个信息或执行的事项，一般用通知，而“传达重要精神或情况”则要发通告。特点：知照性、教育性、政策性、针对性和典型性。分类：表扬性通报、批评性通报和情况通报。表扬性和批评性通报的写法：一般由四部分组成：1）通报原由。2）通报事项：时、地、人、事、因、果六要素，特别注意选取有典型性、代表性的材料，抓住实质性的问题。3）分析概括。揭示问题实质，说明其意义，指出应从中吸取哪些经验和教训。4）处理决定。例文评改：表彰通报

市xxx化工厂，采取有力措施，切实贯彻《安全生产条例》，建立安全生产岗位责任制，实现全年生产无事故。成为市第一个安全生产年企业。为此，市政府决定对xxx化工厂通报表彰。

xx市政府2001年1月20日改为：关于对市xxx化工厂实现安全生产年的表彰通报

市xxx化工厂采取有力措施，切实贯彻《安全生产条例》，建立安全生产岗位责任制，2000年实现全年生产无事故，成为我市第一个安全生产年优秀企业。为此，市政府决定对xxx化工厂给予通报表扬，并奖给锦旗一面，奖金xxxxx元。市政府号召全市各企业以市xxx化工厂为榜样，层层建立健全安全生产岗位责任制，扎扎实实抓好安全生产，争创安全生产年企业，把我市安全生产推上一个新台阶。

xx市人民政府（印章）二00一年一月二十日根据下列材料草拟一份通报周聪，男性，广东深圳人，现为华南理工大学成人教育学院教学二部计算机科学与技术专业2000级脱产班大专生。他利用负责管理成教第四栋学生宿舍网络的方便，与2004年四月中旬私自从506房接电源线拉到707房，直到五月下旬被宿舍管理员发现，幸免酿成安全事故。其行为违反了《华南理工大学成人教育学院学生宿舍安全消防管理条例》第五条和《华南理工大学学生宿舍管理条例》第二十条规定。八、函函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题或向有关主管部门请求批准等的公文。函的分类：从内容来看可分为5种1）商洽工作函，多用于平级机关之间。如商调干部函、联系参观函、邀请函等。2）询问情况或征询意见的询问函。3）答复问题函。4）互通情况函，不要求对方回复的告知函。5）主管部门的批准函。从函的格式来看：有公函和便函。公函多用于比较重要的具体事项，格式比较完整，使用公文稿纸，有文件名称、发文字号、机关印章等。便函多用于一般事务性工作，没有完整的公文格式。从函的发文方向来看，可分为发函和复函。函的格式：不管是哪一种类型的函，其格式一般都由标题、主送单位、正文、落款和成文时间等部分组成。1）标题：通常由发文机关、事由和文种组成。也有省去发文机关或事由的。2）正文：包括原由、事项和结语三部分。结语部分：发函写希望与要求，如“以上意见，请予函复”，“特此函告”等，复函写“特此回复”，“特此函复”、“此复”。3）落款和成文时间。写明发文机关名称及加盖印章。商洽函的语言艺术商洽函按所商洽的事项的目的大体可分为两类：求助性商洽函：发函的目的是请求收函单位帮助或协助办理自己要办的事。索要性商洽函：向收函单位索要欠款、欠物或要求退货或索赔等。这两类函都需要高超的语言艺术，但具体风格又有明显的不同。例文：

关于求助解决我校进修教师借宿问题的函XX大学：为了培训教师，提高教学水平，我校拟派8名教师到XX学院进修学习，因该院宿舍紧张，无力解决住宿问题，特向邻近的贵校联系借宿事宜。据悉，贵校宿舍尚宽余，恳切希望予以大力支持与帮助。如能解决这一问题，借宿教师尚可为贵校做些辅导学生和批改作业等义务工作。特此函达，顺致谢意，敬希函复。XX省XX学校XXX年X月X日例文修改关于商请借聘优秀物理教师的函XX市英才中学：为了在全国统一高考中取得好成绩，我校高中毕业班各科都拟高薪聘请优秀教师任教，现其他学科都已聘请到，唯缺物理教师一名。闻贵校有多位优秀物理教师，特商请借聘其中一位给我校，我校将不胜感激！开学日近，望速函复。

XX市XX中学XXX年X月X日例文修改关于催要所欠我厂贷款的函市建筑集团二公司：拟公司于XXXX1月从我厂购买了价值6万元的变压器，当时应你公司的资金紧张贷款未付，双方讲好了，年内一定给我们。现在已经时XXXX年3月了，我厂早已编制了财务决算，无法结清。未使我们能及时搞好各类款项的清理结帐，要求你们公司务必将所欠贷款于3日内归还我厂，切不可一拖再拖，否则后果自负。此致敬礼XX市第一变压器厂