会议室预约管理系统方案书

会议预约管理系统系统方案目录一、系统概括31.1什么是会议预约管理31.2会议管理趋向4二、系统功能42.1功能特色42.2系统优势42.3系统界面4三、系统部署43.1安装表示图43.2安装实景图4四、会议显示4五、应用行业45.1教育行业45.2法律行业45.3医疗保健45.4公司4一、系统概括为切合现代信息化的考虑，在办公楼的底楼出入大厅设置一套多媒体信息显示通告系统，用于显示每个会议室的使用状况和正在召开会议的主题。每个会议室外面的走廊地区设置一套多媒体信息显示通告系统，用于显示该会议的会议内容，参加人员等信息。会议歇息区设置一套多媒体信息显示通告系统，用于显示各会议室的使用状况和各样实时资讯等。该系统能够显示各样公司内和公共的通知/通知，各样社会公共信息（如天气预告、新闻等公共信息）、会议通知、会议摆列状况、会议室使用状况及会议主题等信息。同时还能够以图片、视频、Flash等形式显示各样其余信息。1.1什么是会议预约管理会议预约管理线下型管理：这种会议管理方式比较集中在一些还没有进行信息化改造的公司，会议安排所有依靠人工的上传下达，还需要协调其余部门，对会议资源的使用进行安排没有一套有效的对人、时间、资源、过程的能够记录管理。线上型管理：这种会议管理方式比较集中在一些大型企事业或500强公司，已经有比较完美的办公流程和办公软件的支撑，常用的软件有LOUTS,OUTLOOK等，也有一些OA或ERP中集成这种应用。这种会议管理方式对会议成员、资源、时间等做了充分的协调，是比较先进的会议管理方式。会议室管理粗放型管理这种管理方式对会议室和参加人员的使用不做严格的限制，能够任意在某个会议室召开会议，会议的招集和会议资源（投影设备、网络设备、茶水服务、洁净服务）有招集人用传统的电话通知或人工通知方式传达。这种方式在会议的协调性比较差，假如需要协助工作配合，在安排这些工作的上传下达所浪费的时间好多，不利于办公效率的提升。人工型管理这种管理方式采纳由特意的部门或人对会议室的进行安排，所有会议的召集和访客的管理，有关的会议资源也有这人进行协调。这种方式固然只有一个人或一个部门一致管理，但对整个工作流程来说，有依可寻，进而提高了会议室的管理效率，弊端是对于工作的“印迹”管理来说，还逗留在人工记录或简单的电子表格记录。1.2会议管理趋向二、系统功能为降低使用会议室所需的人力成本、提升召开会议的效率、供给系统化的会议过程管理，特研发了这套“会议预约管理系统”。该系统简化了会议室管理，灵巧调动手段能够实时进行会议室预约，而且能够邮件或短信通知与会者确认。所实用户无需安装和配置，由于系统就是鉴于B/S架构，直接经过阅读器使用。2.1功能特色可对操作员进行增添、删除、改正操作，能够灵巧设定操作员的管理权限。可自定义会议室名称，并进行增添、删除和改正操作。能够设定会议室的使用时段。能够设定会议室的使用权限，让只有拥有权限的用户才可以预约这个会议室的会议。可对公司的工作部门进行增添、删除和改正操作,公司内部各部门按树状列表显示。可对公司职工进行增添、删除、改正操作。能够直接创立公司职工的系统账户。能够查问公司内所有职工的联系信息。操作员能够创立、撤除、恢复会议预约。系统管理员能够操作所有会议记录。能够在日历上拖放创立会议，能够创立周循环会讲和月循环会议。能够查问会议室的预约信息、并以日历的方式直观展现出来。能够汇总本周或本月内，对于个人用户参加的会讲和预约记录。系统支持经过E-mail、手机短信等方式，对参会人员进行会议信息通知及提示的功能。能够统计会议室的无效会议占用，会议的召开效率、会议室的使用率等。可对系统操作日记进行管理，查问所选时间段内的操作日记；记录系统服务的操作日记，会议状态、预约状态的操作和变化信息等；可实现数据库的备份，可改正用户登岸密码。会议室显示屏能够显示目前会议室的会议内容，也能够显示所有会议室的会议信息。当没有会议召开时能够显示其余内容，如：天气预告、多媒体视频、新闻资讯等。会议显示屏版面能够自定义，实现中英文显示；能够发送通知到会议屏上；能够远程开关会议显示屏，能够远程监控会议显示屏。2.2系统优势会议进度免打搅会议安排无纸化会议信息电子化会议记录数据化使用状况对照化会议进度可视化操作使用图形化会议预约异地化2.3系统界面三、系统部署会议室门口、咖啡厅、大堂等地安装一台显示器和播放器，播放器和显示器之间用VGA线连结，播放器网口插入网线设置好IP地点连入服务器。会议系统采纳B/S架构，安装在服务器里，网内的用户经过自己的账号进入系统进行会议预约。所有的会议预约信息由播放器准时在屏幕上显示。显示的内容款式能够自定义。由于采纳了B/S架构，服务器可经过公司内的核心互换机接入互联网，用户能够随时随处的进行会议预约操作。3.1安装表示图3.2安装实景图四、会议显示五、应用行业5.1教育行业利用会议预约管理系统安排会讲和活动，简化调动和协调非教育活动策划，每个事件管理所需的所有设备和资源，以及用户之间共享调动信息化解决方案。5.2法律行业了然的资源调动室是律师事务所必不可少的。使用会议预约管理系统安排客户会议，证言，视频会议等，并保证A/V设备，餐饮服务等一直同步协调。5.3医疗保健医院、多医师设备，诊所和研究实验室