《采购内控管理细则》

经典word整理文档，仅参考，双击此处可删除页眉页脚。本资料属于网络整理，如有侵权，请联系删除，谢谢！公司名称批准人发布范围发布文号发布日期生效日期采购管理-XY-CG-00-00-01采购内控管理细则目录1目的............................................................22适用范围........................................................23编制依据........................................................24释义............................................................25职责分工........................................................26集中采购管理....................................................37自行采购管理....................................................38附则...........................................................22北京市西苑饭店第1页共22页采购管理-XY-CG-00-00-01采购内控管理细则1目的与风险，保证采购在满足日常运营需要的前提下，最大限度地降低采购成本。2适用范围北京市西苑饭店采购部及相关业务参与部门3编制依据3.12008，财政部，证监会、审计署、银监会、保监会3.2《企业内部控制应用指引第72010，财政部，证监会、审计署、银监会、保监会3.32013，首旅酒店集团4释义《财务内控管理细则》固定资产章节的有关规定。5职责分工5.1总经理作为第一责任人，负责全面组织落实，确保采购业务管理的全过程得到有效控制。5.2权利。各部门对采购部的工作应予以配合。5.3堵塞管理漏洞，降低成本和费用。北京市西苑饭店第2页共22页采购管理-XY-CG-00-00-01采购内控管理细则5.4采购管控职责a)采购部负责采购业务的审核与执行、供应商选择与评价；b)计财部负责结账与付款；c)使用部门提出采购申请、参与供应商评价等；d)验收部门负责样货及采购物资的质量；e)库房负责补仓申请、出入库验收。6集中采购管理6.1集中采购模式：本细则所指的集中采购是指首旅集团对所属酒店采购业务实行的统一集团务环节，如供应商选择与评估、采购价格管理、合同签订、结算业务进行统一集申请，完成采购业务。6.2酒店应充分利用首旅集团集中采购平台，按照首旅集团集采工作的具体要求，实施集中或相对集中采购，以提高采购效率、堵塞管理漏洞、降低成本和费用。6.3采购物资的验收由酒店验收部门自行执行，发现问题后及时联系供应商进行退、换货处理，并将问题反馈给集团集采中心。给供应商。7自行采购管理7.1采购申请与审批7.1.1日常采购申请：7.1.1.1格按如下程序报批：申请部门----采购部---财务总监----总会计师----总经理。北京市西苑饭店第3页共22页采购管理-XY-CG-00-00-01采购内控管理细则7.1.1.2a)确认所需物品的规格要求；b)与仓库联系，确认所需采购物品是否有存货或有类似物品，如仓库已有存货或类似物品，应立即与申请部门联系解决，以避免重复采购；c)获批准，由采购部将整套“申购单”退还原申请部门。申购部门说明原因后重新申请。7.1.1.3仓库补充采购：食品库、冷库、物品库及工程库的补充，仓库管理员根存量已降至最低存量时，便需提出补充采购申请。7.1.2紧急采购申请：且严格按如下程序报批：申请部门----采购部---财务总监----总会计师----总经理。采购部接到“紧急采购申请单”时，应采取下列措施：a)与申请者联系，由申购部门指定专人，与采购部一同购买申请部门所需产品；b)紧急采购的品种原则不做入库手续，由申购部门直接办理领用手续。7.1.3a)总监/厨师长审查后验收整理归集后交采购部直接办理，并安排供应商于翌日早上送货；b)如遇紧急需要，采购部可以电话与供应商联系送货，但必须填写“厨房/经理签字确认，而此类紧急采购次数及数量不应过多。7.1.4特殊项目采购投资内控管理细则》执行。北京市西苑饭店第4页共22页采购管理-XY-CG-00-00-01采购内控管理细则7.1.5采购申请流程图单位：北京市西苑饭店编制人：余晖霞流程名称：采购管理流程编号：业务主管部门：采购部最后更新时间：版本：1.0业务参与部门：计财部相关部门经办人01.使用部门根据需要填写《国内采购单》、《库房补充采购申请单》，若为急购需增加填写《急需物品告知单》国内采购单、急需物品否告知单1采购员1.1M03.进行询价、比价并填写相关采购内容，如需要录入富基系统的及时录是是1.2M1.2M国内采购单、急需物品告知单是是1.2M是核1.2M是08.总经理审批库房信息录入员09.经审批后，采购单返回采购部，富基系统生产订单订单采购员10.实施采购富基系统北京市西苑饭店第5页共22页采购管理-XY-CG-00-00-01采购内控管理细则单位：北京市西苑饭店流程名称：采购管理流程编号：编制人：余晖霞业务主管部门：采购部业务参与部门：计财部、需求部门采购申请-厨房每日采购后厨经办人1否是厨房鲜活请购单否采购员04.订货后将相关汇总表交给收货部1.2M收货部05.根据汇总表进行收是获并开收货报告收货报告采购员06.根据收货报告信息录入富基系统北京市西苑饭店第6页共22页采购管理-XY-CG-00-00-01采购内控管理细则7.2供应商选择7.2.1供应商有以下几类选择渠道：a)使用首旅集团集中采购平台推荐的供应商；b)酒店所有员工均可推荐供应商给采购部；c)采购部从现有供应商名录中选择合适的供应商；d)从同行业其他酒店推荐的供应商中择优使用；e)如以上途径无法提供足够数量的供应商，则由业务部门负责通过各种渠道提供足够数量的供应商推荐给采购部。7.2.2采购部负责整理、汇总推荐供应商名单，汇总时应详细记录推荐供应商并将推荐供应商情况分类转发给各使用部门评定。7.2.3供应商考察a)考察内容：现场考查；样品鉴定；价格分析；服务质量跟踪记录；供应商提供的证明文件的有效性；b)采购部组织对初选供应商进行考察，参加考察的人员应根据采购要求，并结合考察内容，对供应商进行评分；c)采购部计算出被考察供应商的综合得分，根据综合得分确定初选合格的供应商；d)采购部将供应商的考察评分结果提交给相关需求部门评定，经计财部总监审核，报总会计师审批后，确定最终的合格供应商名单；e)对临时小额采购物品的供应商，由采购员按采购要求评价供应商质量、价格及售后服务并进行选择；f)有毒有害的化学物品在采购时要选择符合食品卫生标准和批准文号的厂家。7.2.4列入酒店采购产品的合同供应商应满足下列要求：a)在中国境内注册的法人或具有独立承担民事责任能力的组织和个人；b)资信和财务状况良好；北京市西苑饭店第7页共22页采购管理-XY-CG-00-00-01采购内控管理细则c)具有签订和履行合同的能力和信誉；d)提供的产品质量、服务等符合国家行业、环境以及卫生标准；e)提供产品的制造和使用符合国家安全标准；f)提供的产品符合国家法律和行政法规；g)食品须符合国家有关食品安全的相关要求；h)满足酒店对产品的其他特殊要求。7.2.5被选供应商应向酒店采购部提供以下审核准入的文件：a)有效期内的工商营业执照、税务登记证、卫生许可证、检测报告等相关资质文件的复印件并加盖公司章，原件需要当面核实；b)供应商的情况简介材料；c)食品应提供符合国家食品安全等标准的证明材料或检测报告；d)从事专卖销售和代理销售的供应商，应持有由生产厂家或销售总代理提供的书面授权书或相关证明文件；e)生产或经营国家有特殊规定的产品，应持有国家颁发的生产许可证或经营许可证（如：QSf)从事特种行业的供应商，应持有由国家颁发的特种行业许可证；g)酒店采购部要求的其他材料。7.2.6酒店采购部负责对供应商申报的材料进行审核，组织相关部门对供应商提供的产品样品进行评价和筛选、试用。北京市西苑饭店第8页共22页采购管理-XY-CG-00-00-01采购内控管理细则7.2.7供应商选择流程图：单位：北京市西苑饭店编制人：余晖霞业务主管部门：采购部业务参与部门：计财部采购员01.确定准备进一步核查的供应商范围供应商名录11.1M采购员02.对备选供应商提出审核要求03.审核供应商报送的审核相关材料，并根据需要进行现场考察1.2M1.3M05.根据需要，组织相关部门对供应商提供的产品样品进行评价和筛选、试用。否1.4M否07.财务部总监审核是06.采购部经理审核1.5M1.5M08.总会计师审批是09.与合格供应商签订《供货协议》或列入《合格供方名录》是供货协议、合格供方名录北京市西苑饭店第9页共22页采购管理-XY-CG-00-00-01采购内控管理细则7.3供应商评价7.3.1供应商管理的具体要求：7.3.1.1酒店采购部负责及时协调和处理供应商所提供产品质量、运输、交的各项要求。7.3.1.2酒店采购部每年对供应商进行一次重新评价，了解供应商的动态，供应商名录》或与供应商签署下一年度的合同或协议.7.3.1.3供应商评价应包括但不限于以下内容：a)业务完成质量情况；b)业务合作过程中的配合与服务情况；c)合同工期的履行情况；d)材料设备的供应情况；e)结算的办理情况；f)售后服务情况；g)其他情况。7.3.1.4酒店使用部门对采购产品或服务提出的投拆，应详细记录。对投诉后反馈给使用部门。7.3.1.5价目标，考虑有没有价格上涨、下跌因素，与供应商协商后，合理调整价格。7.3.1.6酒店采购部对认真履行合同的供应商，应给予优先续约的权利；对违约的供应商，应按照合同内的相关条款扣罚其违约金或终止合作。对随行就市的采购产品，酒店采购部要及时予以动态分析，设定议北京市西苑饭店第10页共22页采购管理-XY-CG-00-00-01采购内控管理细则7.3.2供应商评价流程图：1否2否是是是北京市西苑饭店第11页共22页采购管理-XY-CG-00-00-01采购内控管理细则7.4采购询价管理7.4.1询、比价原则7.4.1.1比质比价：对于所有采购的物品，必须进行比质比价。依据酒店的实际情况和使用部门的要求，先比质，后比价，在同等质量的前提下，采用最优惠的价格。7.4.1.2找生产厂家直接采购，并要求以批量优惠价格供应。7.4.1.3比较地区差价：因需要必须从外地采购的物品，事先应与本地同类批量订价：对于采购批量较大的物品，非集中采购项目应尽可能寻用的前提下，应尽量选用国产的同质产品，替代价格较高的进口产品。7.4.2价格管理7.4.2.1厨师长在验收单上签字确认。7.4.2.2在执行采购过程中，各部门如对采购价格有异议，由提出异议的部门将信息及时反馈给采购部，采购经理针对有关问题及时调研并予以解决。北京市西苑饭店第12页共22页采购管理-XY-CG-00-00-01采购内控管理细则7.4.3采购询价管理流程图：最后更新时间：版本：1.0采购员01.每两周根据创价网提供的报价，选择饭店所需品种分别制作《蔬菜、水果、海鲜报价表》蔬菜、水果、海鲜报价表主管02.对汇总报价单进行复核签字蔬菜、水果、海鲜报价表1否1.1M03.采购部经理审核1.2M是1.2M是采购员05.留存备案蔬菜、水果、海鲜报价表北京市西苑饭店第13页共22页采购管理-XY-CG-00-00-01采购内控管理细则7.5采购合同管理7.5.1采购合同管理目的：a)增强采购合同的合理性和科学性，为采购执行提供依据；b)规范采购合同的执行，防范采购风险，保证采购活动顺利进行；c)妥善管理酒店的采购合同。7.5.2采购合同是商务性的契约文件，其内容条款应至少包括但不限于以下内容：a)供、需双方的企业全名、法人代表、电话、传真等基本资料；b)采购物资的名称、型号、规格以及采购数量等采购产品信息；c)质量要求和验收方法以及对不合格产品的处理方式；d)价格条款及交货期限；e)交付方式和交货地点；f)结算付款条款；g)违约责任。h)后续服务保障7.5.3合同内容审核a)计财部负责审核酒店、供应商的开户银行及账号信息；b)采购部指派采购员阅读采购合同样本，确保无语言、文字错误；c)酒店律师负责审核采购合同的法律依据，确保采购合同内容符合法律规定。7.5.4采购合同审批流程应按照酒店《法务内控管理细则》相关规定执行。7.5.5采购合同日常管理：a)采购付款结束后，采购部应将采购合同编号并统一存档；b)采购合同样本以及与供应商谈判过程中的记录等相关资料与采购合同一同保管；c)如需借阅采购合同，应按照酒店《法务内控管理细则》相关规定办理借阅手续。北京市西苑饭店第14页共22页采购管理-XY-CG-00-00-01采购内控管理细则7.5.6采购合同管理流程图：业务主管部门：采购部业务参与部门：计财部主管领导使用部门采购部采购员01.与供应商洽商，经律师审阅后，合同提交领导审核否法人授权书、采购合同文本、资质、合同/协议审批表1否02.采购部经理审是03.使用部门意见是审核核是是是合同管理员08.复核合同内容并加盖合同章采购合同合同管理员09.存档备案合同台账北京市西苑饭店第15页共22页采购管理-XY-CG-00-00-01采购内控管理细则7.6采购验收管理7.6.1日常采购原则上由验收部人员验收，食品类、专业类物品由申购部门一同验收，并签字确认。7.6.2收货准备a)采购验收人员在收到采购部转来的已核准的订货单据后，应按照供应商名称、货物交货日期分别依序排列，并与交货前安排存放的库位以方便收货作业；b)对于需要按重量、长度、体积等计量的物资，应使用称重仪器、检测工具、容器等进行测试验收、不得虚估。7.6.3到货审核a)货物到货后，根据到货种类，验收人员应会同使用部门依照相关采购单据核对货物名称、规格并清点数量或过磅、测量重量，并将到货日期及b)验收人员填写“验收单”并签字；c)对于检验合格的货物，验收人员与外包装上注明合格标签后，库房管理人员负责将合格品入库定位，对于没有对应采购申请的货物，一律不得签收；d)验收部门验收完毕后，应当对合格的商品编制一式多联、预先编好的验收单，内容包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量以及运货方名称、原购货订单编号等，作为采购验收的依据，并及时报告采购和计财部门。7.6.4验收异常a)验收过程中如发现到货与订购内容不符，或货物有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况而且达到一定程度时，验收人员应及时联系采购人员并通知供应商前来处理；b)供应商确认后，验收人员记录验收异常情况，并送采购部门进行退、换货处理；北京市西苑饭店第16页共22页采购管理-XY-CG-00-00-01采购内控管理细则c)货物交货数量超过订购量的部分应退回供货商；d)属于自然溢余的，由库房管理人员在收货时注明自然溢余数量，经使用部门负责人同意后进行收货，并通知采购人员；e)交货数量未达到订购数量时，以要求补足为原则，由验收人员通知采购部门联络供应商进行处理。北京市西苑饭店第17页共22页采购管理-XY-CG-00-00-01采购内控管理细则7.6.5采购验收管理流程图：1否北京市西苑饭店第18页共22页采购管理-XY-CG-00-00-01采购内控管理细则7.7采购退换货管理7.7.1退货条件a)对于在收货时即认定该物品不符合申购要求的，不办理入库手续，直接退回供货商，并由库房收货人员通知采购部门重新购买；b)对于数量上的短缺，采购员应与供应商联系，要求供应商予以补足，或在价款上予以扣减；c)对于质量上的问题，采购部门应与使用部门及验收部门共同决定退货或要求供应商给予适当的折扣；d)对于已办理入库手续，并发货到部门的物品，发现不符合申购要求的，应由申购部门、采购员、收货员共同确认其产品质量等。并及时办理退库、退货手续、货款退回等相关手续；e)采购部应积极与使用部门联系是否可使用代替产品。7.7.2验收人员对于检验不合格的货物，应贴上“不合格”标签，并在“验收单”上注明不合格原因，经负责人审核后转给采购部门处理并通知请购部门。7.7.3决定办理退货后，采购员编制退货／换货单，并授权物流／货运单位将货物退回，同时将退货单副本邮寄给供应商。7.7.4折扣事宜a)采购员因对购货质量不满意而向供应商提出折扣时，需要同供应商谈判来最终确定；b)折扣金额必须经计财部审核后方能确定；c)折扣金额审批通过后，计财部应及时编制相关凭证并调整应付账款。北京市西苑饭店第19页共22页采购管理-XY-CG-00-00-01采购内控管理细则7.7.5采购退换货管理流程图：流程名称：采购管理流程编号：02.对发现问题的货物，与供应商联系，提出退换货要求采购员03.提出采购或替代品采购否方案退货单/换货单11.1M否05.使用部门总监审是04.经理审核核1.1M1.1M采购员06.请供应商办理退/换货手是续退货单/换货单1.2M验收员07.重新组织验收北京市西苑饭店