有机生产加工组织经营高质量管理系统手册簿

湖北鹤峰阳光农业发展有限责任公司有机产品生产加工经营管理手册湖北鹤峰阳光农业发展有限责任公司二Ｏ一七年八月目录一、前言二、发布令三、任命书四、有机产品生产、加工、经营者简介五、有机产品生产、加工、经营者的管理方针和目标六、管理组织机构图及相关岗位的责任和权限七、有机标识的管理八、可追溯体系与产品召回九、内部检查管理规程十、文件记录管理十一、客户投诉的处理十二、持续改进体系一、前言本《手册》是依据GB/T19630-2011《有机产品》等标准和相关法律法规，结合本公司的实际情况而编制的纲领性文件。《手册》阐明了公司的质量方针和质量目标，并详细描述了有机产品生产的质量体系文件，包括支持性文件和作业指导书均应与本《管理手册》的要求相一致。本《手册》由综合办负责组织起草。二Ｏ一七年八月二、发布令公司依据《有机产品》GB/T19630-2011，结合本公司生产的具体情况及需要，制定了《有机产品生产加工组织经营质量管理手册》，主要目的是：通过建立并实施有机产品的管理，严格按照国家有机产品标准进行生产和管理，在生产过程中确保产品符合有机产品的标准与技术规范，并使产品的安全卫生得到有效的控制，消除和降低生物的、化学的和物理的对产品的危害，确保产品的安全卫生，并实现可持续发展的目的。本手册一经发布，即作为公司实施有机质量管理和对外提供满足顾客要求和适用法律法规要求产品的纲领性文件，是开展有机质量活动的主要依据。全体员工应认真学习，确保公司各项有机质量活动按本手册规定执行。经审查，本手册符合《有机产品》GB/T19630-2011的要求及公司实际，现予以批准发布。总经理龚伦洲二Ｏ一七年八月十日三、任命书为贯彻实施《有机产品》GB/T19630-2011的要求，加强对公司有机产品质量管理体系的管理、实施和持续改进，执行公司的内部检查，全程跟踪有机产品生产，兹任命龚朕为公司内部检查员，对公司有机产品质量管理负责。具体职责如下：1．配合认证机构的检查和认证；2．对公司的质量管理体系进行检查，并对违反本部分的内容提出修改意见；3．对公司追踪体系的全过程确认和签字；4．向认证机构提供内部检查报告。本任命自发布之日起生效。总经理龚伦洲二Ｏ一七年八月十日四、有机产品生产、加工、经营者简介湖北鹤峰阳光农业发展有限责任公司位于鹤峰县下坪乡金叶巷3号，成立于2008年7月成立，是一家集魔芋种植、收购、加工销售为一体的民营制企业。现有员工150人（含临时工）厂房面积1万余平方米，建有全自动化的茶叶加工生产线一条，拥有国内较为先进的鲜魔芋烘烤生产线六条，魔芋精粉加工线5条，魔芋胶生产线一条，魔芋精粉加工销售居武陵地区之首。2015年被授予“湖北省农业产业化省级重点龙头企业”。。公司在下坪乡下坪村流转土地建立261.5亩有机茶叶标准化种植基地。2014基地绿色茶叶通过中国绿色食品A级认证；2015年有机机茶基地首次通过杭州中农质量认证中心颁发有机转换认证证书龚伦洲，男，现年56岁，中共党员.鹤峰县第七届政协委员，2007年被鹤峰县人民政府授予劳动模范称号，2009年被中共鹤峰县委授予优秀共产党员和“双带”能人称号。2010年以来公司被评为湖北省农业机械化管理化办公室授予“模范农机加工大户”“恩施州农业产业化重点龙头企业”、“鹤峰县农业产业化十强龙头企业”、“就业创业明星企业”并荣获恩施州知名商标、2015年被授予“省级农业产业化重点龙头企业五、管理方针和目标公司总经理通过表明企业的经营管理目标支持有机产品、向企业传达满足与有机产品相关的法律法规、准则以及顾客要求的重要性、制定有机产品方针、进行管理评审和确保获取资源等活动对其建立、实施有机产品管理体系并持续改进其有效性的承诺提供证据。1、有机产品管理方针质量第一、诚信为本、安全食品、持续发展本方针应当符合GB/T19630-2011对于有机食品方针的各项要求并在企业内部获得充分沟通和理解。2、有机产品管理目标有机产品质量合格率100%;顾客意见反馈处理率达100%;顾客满意度达95％。六、管理组织机构图及相关岗位的责任和权限（一）组织机构图（二）相关岗位的责任和权限1、总经理（1）负责公司的全面管理，负责有机产品质量管理和保证工作的组织和实施；（2）确定组织机构及职责；（3）批准有机产品质量管理手册并确保其宣传贯彻；（4）配备相应资源以保证有机产品管理工作的正常开展；（5）实施有机产品管理体系持续改进；（6）负责定期召开质量工作会议，掌握质量信息，布置生产质量工作，安排处理重大环境和种植基地问题。(6)负责组织生产技术对公司有机产品质量管理体系文件和资料实施有效控制；(7)组织开展内部检查，并对内检发生的不合格项跟踪审查；(8)负责组织各部门对相关项目进行质量记录。3、综合办(1)负责公司环境、卫生管理和员工健康、防疫工作；(2)负责公司厂区环境卫生管理，对废弃物进行分类处理，对厂区环境卫生的质量负责；(3)负责公司日常接待工作；(4)负责公司内部沟通的实施和后勤服务工作；(5)具体组织有机产品质量管理体系的建立、实施和持续改进和跟踪审查工作；(6)负责公司质量方针和质量目标的贯彻、实施、管理、监控、考核；(7)负责公司质量管理体系文件和资料的编制、收发、修订和保管等工作；(8)负责公司质量管理体系文件的质量记录的监督、汇总、保存和处置；(9)负责公司信息的收集、整理、反馈、处置和管理；(10)负责公司外来文件的接收，识别、报批及传递工作；(11)负责公司办公用品、后勤的管理，文化用品的采购、保管发放，减少资源浪费；(12)负责公司人力资源管理和计划、组织员工的培训；(13)对员工的能力、意识和培训负责，确保为公司提供合格的人力资源；(14)负责根据公司各部门培训需求，编制培训计划，并组织落实；(15)负责公司人事管理，确保根据生产和管理的需要，招聘、培训和考核员工；(16)负责本部门人员管理及文件使用管理和质量记录；(17)对客户投诉处理材料收编规档；(18)完成其他领导交待的其它工作。4、生产部(1)负责公司基地种植管理、有机产品生产过程的实现；(2)负责根据有机产品质量管理体系的要求，组织实施有机葡萄生产及有机葡萄酒加工技术规程；(3)负责生产过程中水、土、肥、药的管理以及加工过程中的管理，并按照操作规程要求进行操作；(4)根据公司制定的生产计划，组织落实，完成生产任务；(5)负责公司种植基地所需有机肥的堆制、发酵及追施；(6)负责公司生产设备的管理、使用、维修、清洁等；(7)负责生产过程中的质量记录工作；(8)负责公司产品采收和包装操作；(9)负责本部门人员管理及文件的使用与管理和质量记录；(10)根据《水土保持和生物多样性保护管理规程》的要求，落实公司保护生态系统的各项措施；(11)协助其他部门实施生产的持续改进；(12)完成领导交办的其它临时性生产工作。

5、财务部(1)在总经理的领导下，全面负责公司的财务工作；(2)负责制定和实施公司财务收支计划；(3)执行国家政策、法律、法规及公司规定，在总经理的直接领导下，做好经济核算工作；(4)负责公司产品采购、销售的结算工作；(5)负责公司财务核算、综合分析和统计上报工作；(6)负责本部门文件、资料的管理控制。6、质管部（1）认真贯彻落实国家质量安全法、农业技术推广应用的方针政策、法律法规。（2）全面负责公司有机生产、技术管理工作，完成公司基地的相关工作。（3）独立主持有机种植技术的研发和应用，搞好有机产品品种的开发、实验工作。（4）熟练掌握有机生产的各个环节以保证有机产品的品质和产量。（5）具备一定的组织管理能力，具有较强的创意思维。领导好各基地技术员。合理解决工作中遇到的本专业一般性技术问题。（6）编制有机产品科技开发和生产计划、方案并监督实施。7、销售部（1）定期组织市场调研，收集市场信息，分析市场动向、特点和发展趋势。（2）收集有关有机产品的信息，掌握房地产市场的动态，分析销售和市场竞争发展状况，提出改进方案和措施。（3）负责收集、整理、归纳客户资料，对客户群进行透彻的分析。确定销售策略，建立销售目标，制定销售计划。（4）完成公司下达的销售任务为目的，确定销售目标，制定销售计划。（5）监督计划的执行情况，将销售进展情况及时反馈给总经理。（6）根据产品卖点和目标客源的需求制定广告的总方向和总精神。（7）完善房产品营销策划方案，制定执行系统并监控执行结果。（8）制定销售管理制度、工作程序，并监督贯彻实施。（9）营销队伍的组织、培训与考核。（10）负责客户投诉处理，客观、及时的反映客户的意见和建议，不断完善工作。七、标志和标识使用管理1．目的通过对认证证书、标志和标识使用规范管理，使有机产品的质量更有效地得到保证，维护有机产品的市场价值。2．适用范围适用于有机产品在销售和宣传过程中对证书、标志和标识的使用。3．职责综合办、生产部、销售部负责实施本规程。4.有机产品认证标志4.1初次获得有机转换产品认证证书一年内生产的有机转换产品不能使用有机转换产品认证证书及相关文字说明。4.2有机产品认证标志应根据获证证书中产品的数量及最小包装的规格进行确定，向认证机构申购。4.3有机产品认证标志（包含唯一编号、认证机构名称或标识）加贴于产品销售的最小包装上。4.4有机产品认证标志使用数量不得超出认证证书规定使用范围（包括产品、数量、规格、使用方法等）使用，且标志不得重复使用。4.5有机产品认证标志的使用必须做出完整的记录，包括申购、入库、出库、使用等内容，使用记录的保存期按照《文件记录管理规程》的规定执行。4.6对于使用中存在的问题，由销售部进行调查，并出具处理意见，交总经理批准后执行。并将问题的现象、发生的原因、产生的不符合产品及处理措施等进行汇总后，由内部检查员向认证机构进行通报。4.7证书有效期到期后，尚未使用完的标志，应联系认证机构进行调换或退回。也可征求认证机构的同意后，在新获得认证的有机产品上使用。但使用的数量及方法应满足新获证产品证书的要求。5标识5.1有机产品应该按照国家有关法律法规、标准要求进行标识；5.2有机产品标识仅适用于按照有机产品国家标准生产并经该认证机构认证的产品。5.3标识的相关图案或者文字应当清晰、醒目、直观、规范。6．相关文件和记录《证书、标志使用记录》八、可追溯体系与产品召回1.目的：通过对有机产品质量管理体系运行过程中的不符合及产生在市场流通中出现的不合格产品进行跟踪并召回，减少或减低对消费者利益的损害保持有机产品管理体系的有效性和适宜性2.适用范围：适用于有机产品管理体系所覆盖的各区域。3.职责：3.1市场部负责对出厂后产品提供信息，并安排将产品召回并处理。3.2技术部对召回的产品进行原因分析，并提出处理的方案。3.3质量负责人负责组织相关部门对召回产品进行评估，并确定产品标识、数量及去向。4产品追溯与召回流程符合召回条件→批准召回→确定产品标识、数量及去向→召回实施→产品处置4.1召回条件当出现下述情况时，市场部应填写“召回处理记录”交技术部进行原因分析，并提出处理的方案，市场部将详细信息及时反馈至副总及总经理，由质量负责人组织相关人员进行评估，确定是否启动召回程序。（1）产品引发食物不安全消费或违背法律法规要求；（2）本公司对产品或工艺自我评估，发现有可能不能保证有机产品的完整性；（3）顾客对产品投诉；（4）由于质量存在问题,产品需撤离市场。4.2产品追溯技术部根据评估结果，确定受影响的产品数量和批号，并通知仓库和各经销商。4.3召回实施如受影响产品仍存在仓库中，仓库管理员根据技术技术部的通知，对受影响的产品进行隔离存放或标识。市场部根据技术部的通知，确定已销售出去的产品去向，将召回原因、受影响产品批次通知客户，请客户帮助追回受影响产品。4.4召回后产品的处置质量控制部对已召回的产品批次号追溯到此批产品的生产过程，按不合格品进行管理，并进行再次评估，确定处置决定，报总经理批准后由仓库实施处置。九、内部检查管理规程1．目的通过对有机产品质量管理体系的内部检查，公司有机产品生产、销售等是否符合GB/T19630-2011标准要求，有机产品管理的有效性是否得到保持。2．适用范围适用于公司有机产品管理体系覆盖的所有区域和所要求的内部检查。3．职责3.1总经理负责组织内部检查，任命检查组长，审核并批准内检报告；3.2检查组长负责编制内部检查计划，并组织内部检查工作；完成内部检查报告；3.3各部门配合内检组完成内部检查工作。3.4内部检查员职责：3.4.1配合认证机构的检查和认证；3.4.2对照有机产品国标和公司有机产品质量管理体系进行检查，并对违反本标准的内容提出修改意见；3.4.3对公司追踪体系的全过程确认和签字；3.4.4向认证机构提供内部检查报告。4．程序4.1内部检查要求4.1.1内部检查由内部检查员负责，根据实际情况可成立检查小组，组员至少2人，并设检查组长1名；检查员应接受过相关有机产品知识培训。2.1.2检查组长编制《内部检查实施计划》，内容包括：检查目的、范围、依据、方法、受检查部门及检查时间。2.1.3检查员根据《内部检查实施计划》编写《内部检查表》，《内部检查表》详细列出检查的项目、依据、方法，确保无遗漏，检查能够顺利进行。2.1.4正常情况下，内部检查在生产和加工期间各检查一次，并覆盖质量管理体系所有要求.2.2内部检查内容有机产品检查的内容主要围绕种植、加工、产品流通和公司管理等几方面涉及的所有部门或人员以及其所从事的活动。检查过程的依据是有机认证标准、公司的有机产品质量管理体系文件。2.2.1生产和加工内容详见《内部检查记录表》2.2.2产品流通产品销售流程；有机产品的运输和终端储藏及卫生管理情况；有机产品的销售情况，包括产品销售记录、收据、销售发票等；有机产品质量跟踪系统；有机产品销售标识。2.2.3公司管理a)客户申投诉处理情况，档案记录是否完整，改进措施是否有效；b)员工福利和劳动保护是否能按照公司要求执行，记录是否完整；c）公司是否能够根据体系要求对员工进行培训和教育，记录是否完整；d)各种持续改进的措施和防止有机产品被污染的措施能否根据体系要求执行，是否留有记录表明。2.3检查程序2.3.1检查员检查前准备好检查计划、相关标准或规范、作业指导书、记录表格等；如果是再次检查，应带上上次的检查报告，尤其是不合格项和改进要求。2.3.2检查员到现场后先与生产负责人及相关管理人员召开首次会议，介绍本次检查的内容、任务、目的、依据和范围，与相关的管理人员了解各类人员、生产情况。2.3.3根据检查计划到现场检查，填写《内部检查记录表》；检查方法采取询问、查看、现场观察操作等。2.3.4检查组召开内部会议，总结检查发现，提出不符合项和观察项。2.3.5召开末次会议，通报现场检查发现的问题和事项，并签署相关文件。2.3.6不符合项，对检查中发现的不合格项，检查组向各相关部门发出《不符合项报告》，经部门领导确认，由相关部门分析原因，制定纠正措施，经检查员确认后实施，检查员负责对实施结果跟踪验证，报告验证结果。2.3.7内部检查报告，完成内部检查及对不合格项整改后，检查组长写出《内部检查报告》，交总经理审核批准。检查报告内容包括：检查目的、方法、依据、检查部门及检查组成员、检查计划实施情况、不合格分析、不合格数量及严重程度、对体系的有效性、符合性结论及以后应改进的地方。《内部检查报告》由总经理签名后，由销售部部发放到相关部门。2.3.8《内部检查报告》经批准后，由内部检查员向认证机构通报。2.4、相关记录《内部检查计划》《内部检查记录表》《不符合项报告》《内部检查报告》十、文件记录管理1、目的通过对有机质量管理体系文件、记录进行控制，保证公司有机产品生产符合有机认证要求，确保各相关场所使用文件均为有效版本，以提供产品质量符合规定要求和有机管理体系有效运行的证据。2、适用范围适用于本公司体系管理文件，及与有机农产品生产相关的所有记录。3、职责3.1销售部负责有机文件的分发、收集、归档保存。3.2销售部为质量记录主管部门，各职能部门按本程序实施，并对质量记录的正确性、完整性负责。3.3销售部对质量记录做好标识、收集、编目、归档、保存和处理等工作。4控制要求4.1文件内容：质量手册、规程、记录；4.2文件审核：由总经理负责审核。4.3文件批准：由总经理负责批准。4.4文件的使用：4.4.1文件的编写根据各个部门工作职责的不同来编写；4.4.2文件的发放由销售部填写“文件发放（领用）审批表”，经审核批准后，确定发放数量和发放对象。4.4.3文件领用人须在“文件发放/回收登记表”上签收。4.4.4文件需要更改时，由文件起草人或文件提出部门的负责人填写“文件更改通知单”，注明原因及更改内容后，经原审批人批准后执行。4.4.5各部门应按《记录明细表》中规定的期限要求保存记录，过期的记录须经总经理批准同意后销毁。4.4.6作废文件的原稿加盖“作废”印章。由文件编制和管理部门保存，不做销毁。其余作废文件由销售部收集后统一销毁，并做好记录。4.2.7外来文件直接采用原文编号，任何部门不得擅自修改。外来文件有更改时，应通过各种渠道及时获得，将最新版本及时更换，及时做好相应的记录。4.2.8各部门要及时收集、汇总各类记录，保持顺序号或日期、页码的连续，以便检索。4.2.9各部门每月对记录进行一次整理，装订成册，年底进行总的归档。4.2.10所有文档和记录及票据等至少保存5年。5.相关文件和记录《文件发放（领用）审批表》《文件发放/回收登记表》十一、客户投诉的处理1．目的及时处理不符合有机产品要求的情况和客户的申、投诉，增加客户的满意度。2．适用范围适用于公司销售产品所涉及的客户。3．责任本规程由销售部归口管理。4．内容4.1职责4.1.1销售部负责收集、反馈客户的意见，处理客户投诉和质量异议；4.1.2总经理负责重大投诉的处理；4.1.3销售部负责保管客户意见、信息和投诉材料及相关的记录、证据；4.1.4相关部门负责分析原因，制定措施，防止客户对同一问题的连续投诉。4.2、处理程序4.2.1销售部接收到客户的申投诉后，进行登记；4.2.2销售部根据客户申投诉情况，进行调查，做出初步处置意见并落实责任部门；4.2.3责任部门及时查明原因，提出纠正/预防措施，必要时总经再负责召集相关部门召开产品质量分析评审会，深入分析原因；将分析的原因及采取的措施反馈给