时间管理十堂课

时间管理十堂课我一直都在抱怨时间。忙的时候觉得时间太少，闲的时候又觉得时间太多。～夏绿蒂女王（QueenCharlotte ）一七九六～一八一七年在更短时间内做完更多事情的这种能力， 可不是奴隶制度下才存在的事， 而是看你自己想不想要拥有这种能力。 不管你要不要拥有这种能力，每天你还是有一大堆事情要做。如果你能更有效率地把事情做完， 就能多留点时间给自己，可以随意地看看报纸、陪孩子玩、慢跑一下或弹弹钢琴。时间管理资料：制作待办工作清单有生产力的员工都有自己的时间表，也会照着时间表来做事。不过，根据《竞争优势》 (TheCompetitiveAdvantage) 期刊上的一篇文章指出，半数以上的员工没有替自己每天的工作，安排时间表。如果是这样的话，大家怎么会了解自己手边工作的进展状况？聪明的人就该把一天分成几个部分。虽然以每刻钟或上午、下午做划分单位是不错的方式， 但我建议大家以小时为划分单位。在纸上写下每小时内要做的项目事项可以依自己的喜好，一大早或是前一天晚上做这件事， 但记住，这可是每天都得做的事。把每天的时程表贴在墙上，或是粘在靠近书桌的板子上， 这样你就能常常看到它。虽然我可能一天当中，得花上不只一个小时的时间在特别的项目上， 不过我还是可以在不同的时段中把它做完。反正，你自己决定该怎样安排时间。有了工作时间表，你就可以在一天中，查阅时间表来保持工作进度。 如果这些工作的优先级有所改变时，你可以改变时间表，但别忘了要注记下来。把时间表更正后再粘到板子上。你也可以把时间表输入计算机软件的行事历中，这样一来，更改时间表就变成不费吹灰之力的小事。为什么以小时划分每日工作，成效会这么好呢？正因为这种作法， 让你觉得每小时都是截止期限，你得在这个小时内把事情完成。

巴金森

(C.NoarthcoteParkinson)在其所着的《巴金森法则》(Parkinson’sLaw)中，写下这段话：「你有多少时间完成工作，工作就会自动变需要那么多时间。」如果你有一整天的时间可以做甲项工作， 你就会花一天的时间去做它。如果你只有一小时的时间可以做这项工作，你就会更迅速有效地在一小时内做完它。只要你不会错过工作的截止期限， 你就可以更改时间表。有些时候，我曾依据截止期限和突发的构想，在一天当中更改时间表二到三次。 其实，只要你有计画、能掌握截止期限，有足够的时间完成每项工作，你就能在想做什么事时先做那件事，这样就能让自己的效率大增。必备的三种待办工作清单在我个人的生产力系统中，最重要的关键要素就是：在计算机中存放一些清单档案。其实，我有许多清单，所以我在计算机里开了一个名为「清单」的数据夹，可以从中随时清楚地掌握各项清单。 利用这种方式，我能确定每天检视过的工作清单，已把我所要做的每件工作都列在其中。制作清单这个构想很简单，但成效却相当好。有些人把利用清单的功劳， 归功在管理顾问先驱李艾维 (IvyLee) 身上，因为他是率先把清单正式运用在时间管理系统的人。在一九○○年代初期，伯利恒钢铁公司 (BethlehemSteel) 总裁史瓦布(CharlesSchwab) 抱怨着时间太少、工作做不完。 他花掉大部分的时间应付细节和一些不重要的事，根本就没时间去思考更重要的事 。他向李艾维请益该怎么做，才能解决此困境。李艾维把一张白纸递给史瓦布说： 「把你明天要做的最重要事项记下来。 从明天早上要做的第一件事开始写， 明天你就得从第一件要事开始做， 做完之后才做第二件事，以此类推。如果你没有按照时间表，完成每一件事，可别担心。至少你在做重要性较低的事情以前，会把最重要的事情先做完。」这位钢铁公司的总裁试过李艾维建议的方法后， 觉得这个方法太有效了，就向同事大力推荐。当史瓦布问李艾维该付他多少钱时，李艾维回答说： 「你认为我提出的构想值多少钱，就付我多少钱。」据说，史瓦布后来把一张面额二万五千美元的支票（在当时可算是一笔巨额款项），寄给李艾维当做顾问费。甘乃迪(DanKenneday)在其所着的《企业家该知道的时间管理》(NoB.S.TimeManagementforEntrepreneurs)一书中提到：「如果你觉得清单这种作法令你受限， 但很快你就会学到，只要熟悉清单的使用方法，便会发现这种作法其实弹性很大。 你在纸上写得愈详细，就不必花力气记得那么多东西，也就不必担心太多。这么一来，就可以空出一些心思，好好想想更重要的工作。」每天早上我一进办公室就打开计算机。 在检查完电子邮件后，我会打开清单资料夹，让我知道今天该看哪些清单，该检视哪些清单，再开始一天的工作。在我的清单资料夹中，最重要的档案就是待办清单文件。 我自己有几个项目待办清单及长期待办清单，不过，最重要的是我的每日待办清单：每日待办清单。每天我会把当天应做的事项输入清单中，并把每日待办清单列出，提醒自己当天该做什么事。从这张清单中，我设计依小时为单位的时间表。我每天都会更新这张清单。我喜欢工作，也花相当长的时间工作，所以我接了许多令我感兴趣的项目。不过，我会量力而为，不会接太多案子让自己忙不过来，因此，我就能赶上每件案子的截止期限。项目待办清单。我另外用一个档案，放入我目前正在进行的所有项目，并把每项项目的截止期限输入其中。我每周检视几次这项清单，利用它来确定自己每日待办清单，已把所有需立即做完的必要事项都列进去。长期待办清单。这项清单中包含一些我想做、但目前还未签约的项目，因此，就不须要指定项目的截止期限。我大概是每周检查一次这项清单，通常每周我会花上几小时的时间，做做清单上最令我感兴趣的项目。这种简单的方法真的能奏效。本书所介绍的方法都很简单、实用，所以你可别因为方法太简单或是太容易落实，就敷衍了事。德士古石油公司 (Texco) 执行长拜乔 (PeterBijur)说过：「不管是在组织内或职责上，一旦开始引用一些复杂的东西，处理事情的困难度就会更高。」对此说法，我个人深表赞同。另外，我也赞同男士美发俱乐部(HairClubforMen)执行长史柏林(SySperling)的说法：「简单的解决方案就是最好的解决方案。」决定优先级你能时常在有心情做某件工作时， 就去做那件工作吗？不能。有时候，期限紧迫的截止日期意谓着，你得把比较喜欢的工作先摆在一边， 就算还不想立刻去做一些比较艰巨的工作，碍于截止期限紧迫，还是得马上去做。我在靠近办公桌旁的一面墙上贴了一张清单，每周我都会检视一次这张清单。我把这张清单命名为：办公室法则 。用这张清单提醒自己，要想在事业上获致成功，就该做什么事情。法则一就是： 「先做最该做的事。」也就是说，你得订定工作的优先级，也得赶上工作的截止期限。举例来说，如果我正沉浸在写书的情绪中， 但明天早上就得交出一份报告。 那我就会先把报告写完，把报告传真或以电子邮件方式交给客户。 然后，我就会奖励自己，用一整个下午的时间来写书。 如果我放纵自己先写书，可能就会没有时间写完明天要交的报告。另一项值得一提的「办公室法则」，就是法则二： 「确定这是有实际效用的会议。」这项法则提醒我，除非会议已订出实际议程，否则就避免参加会议。根据NFO研究机构最近所作的调查显示，企业专业人士每个月平均参加六十次以上的会议，现在，美国员工几乎就花掉三分之一以上的时间在开会。遗憾的是，半数以上的会议不是根本没必要，就是毫无效率可言。在同意出席会议前，先看看会议讨论的主题是什么，可不可能在不召开正式会议的情况下，就解决讨论的问题。通常，半数以上的问题能在不召开正式会议，就解决掉的。演员、小说家暨电视游戏节目主持人的史坦 (BenStein) ，曾被问及如何在这么少的时间内做这么多事，史坦回答说：「这很简单！因为我不开会。」会议可算是一位时间大盗。考德威尔 (CharlesCaldwell) 在其所着的《为成功整队》 (TeamUpforSuccess) 中，提出下列几项管理开会时间的秘诀：事先决定会议开始及结束的时间。在会议开始前让与会者知道这项讯息。准时开会、准时散会。就算与会人数未到齐也准时开会。订定每件讨论事项的讨论时间。确保与会者知道每件事项有多少讨论时间可用。掌握会议时间。提出此类意见：「我们还剩下三十分钟。」帮助大家掌握时间。想让会议时间缩短一些吗？不妨试试看这个方法： 把会议室内的椅子先搬走。根据美国密苏里大学 (UniversityofMissouri) 管理助理教授布鲁东(AllenBluedorn) 的看法，以站立的方式开会所需的时间，比坐着开会所需的时间要少三分之一，而且会议决策的品质还一样好呢。克服拖延的毛病企业家嘉姆 (VictorKiam) 曾说：「拖延是机会的杀手。」拖延是让人工作进度落后、无法赶上截止期限、使工作成效极差的最大因素。 十九世纪美国马戏团老板暨表演者巴南 (PhineasTaylorBarnum) 就曾提出忠告：「千万别把现在这一小时内可以做到的事，拖延不做。」科学家赫胥黎 (ThomasHuxley) 也指出：「犹豫绝不能把事情做好。」制作一张每日待办清单，然后指定自己在每小时内做不同的工作， 就能帮你掌握工作进度，避免把事情一拖再拖一旦在心中有了谱，知道短期截止期限和长期目标后， 你就能在每天的行程中保留一些弹性，可以依照自己对各项项目的热忱，调整工作和时间。把工作划分成以每小时为单位所能执行的小任务， 然后在时间表上变变戏法，让你在最想做某件事时就做某件事， 这样一来也可以帮你克服拖延的毛病： 当你对某件项目感到厌烦，或是想不出什么点子时，就换别的工作做做完工作时，别忘了给自己一点奖励。如果你整整一个小时都在处理一项进展相当慢的预算，奖励自己一下，休息片刻、读一读信或起来走动走动。如果你整个早上都照着时间表把事情做好，中饭时就去吃自己最爱吃的东西奖励一下。让每天每小时的生产力发挥功效的最佳方式， 就是订定每小时时间表。拥有这种时间表的人，知道自己在每分钟该做什么事， 因此，就会强迫自己赶快把事情做好。没有订定这种时间表的人，可能一整天都在迷迷糊糊中度过，一下做这个、一下做那个，从这项工作换到另一项工作，结果什么事也没做完。如同福特汽车创办人福特 (HenryFord) 的观察：「如果你把一件事分成几个细小的部分来做，那就没什么特别难的事了。」任何看起来似乎很艰巨的项目，划分成几个部分、几个阶段或几个层面，一次进行一部分，项目就变得不那么吓人。接着，把这些划分后的工作，排定工作时程，依照时程表上的截止期限逐项进行。实际上来说，任何人都可以利用这种方法，更轻松地应付一天中每小时的工作。只要你把项目步骤列成清单贴到墙上， 从步骤一开始做，就算一天只工作四到五小时，也可以把事情做完。华克(ColinS.K.Walker)在其著作《苏格兰谚语》(ScottishProverbs)中指出：「开始做就是工作成功的重要条件。」拖延者常会赶不上截止期限。他们到最后关头才把事情做完， 根本没时间在交差前检视一下自己的工作。同时，也害自己和同事得承受过度的压力。拖延那些令人讨厌、一成不变或较困难的麻烦工作，可说是人之常情。不过，对于那些锻炼自己解决不喜欢或害怕事物的人来说， 却可以从中获得自信，也能更充分利用自己的时间。接下来，我们就来看看有哪些方法，可以帮助大家克服拖延的毛病：想象一下当你把麻烦的工作做完后， 那种感觉有多棒。以正面积极的想法，想象工作成果。如果项目极复杂或难以应付，就把项目划分成一连串的步骤， 并把这些步骤列入你的「待办清单」中。然后，订定开始进行第一步骤的日期和时间，并且按部就班地做。约束自己一天要花六十分钟做这项工作， 直到完成为止，并且订定在每天同一时间做这项工作，记住，最好是在比较安静、不受打扰的时候进行。设计诱因：对自己承诺，如果做完工作的话，可以得到一项特殊的奖励。了解不必把工作做到最完美。有努力总比没努力更好。或许你可以只做一部分的工作，然后让别人来完成其它部分的工作。让你觉得无聊或讨厌的工作， 就派请别人去做，不然就把工作外包出去。透过这种把例行或较不重要的工作、或是部分完成的工作，分派给部属或同事去做的方式，你就可以获得宝贵的时间，有多一点精力和热忱。所以，一分一秒都别再拖延了。现在赶紧开始动手做事。观察家克劳德 (GeorgeClaude) 就说：「简单的事拖延不做，就变成难做的事。难做的事拖延不做，就成了不可能的任务。」戒除浪费时间的坏习惯首先，你得先找出自己有哪些浪费时间的坏习惯。 对我来说，我会在早上醒来后，在床上赖上一小时。但早上却是我生产力最高的时候，所以我强迫自己醒来后，穿好衣服到办公室开始工作， 不要再继续赖床，当我这样做以后，我发现自己的生产力大幅提升不少。对你来说，浪费时间的坏习惯可能是在一天当中看出连续剧、花太多时间上网、在网络聊天室聊天、或是跟别人讲电话聊天、花太多时间做家事、或是熬夜看书或看电视。当你找出自己浪费时间的恶习后， 把你一定得避免的坏习惯列在清单上。 用命令式的语气写下自己该根除的恶习。 举例来说，如果拖拖拉拉就是你浪费时间的坏习惯，那么你就该在清单上这样写： 「别再拖延了。」如果你因为不喜欢拒绝别人，反而害自己得承担过多不必要的责任， 那么就在清单上写下：「学会说不。」把这张清单放在办公室中经常看得到的地方，好比说：你面前的墙上或是你自己的告示板上，或是贴到门上也可以。不然的话，也可以把清单放在抽屉里，只要每天都可以看到它就好。当你看到这张清单时，就不断地提醒自己要避免这些恶习，同时要把自己浪费时间的行为矫正好。 过不久，你就会发现自己有很大的进步，可以在更短的时间内做完更多事情。试试看吧！避免分心如果外界的人、事、物令你分心，那么这可能就是浪费你时间的主要因素 。所谓外界分心的人事物，指的就是打断你手边工作且不在计画中的活动。 比方说，如果你整个早上专注在撰写报告， 一位同事请你打电话给顾客， 帮忙解决一项实时的技术问题，这就是一种来自外界的令你分心的事物。要避免分心的重点就在于：尽可能的把这些会妨碍你的人事物，阻挡在外。你可以把门关上，把自己的办公桌搬离走道，用电话录音机帮你过滤电话， 在门上挂上一张请勿打扰的牌子，一天当中在家工作几小时以避免受到打扰， 或是请别人安静。如果你肯花心思去想的话，就会想出许多方法，避免自己受到打扰。如果别人的打搅真正造成你的困扰时， 不妨试试看，在一天当中空出一段时间，跟找你的人见见面、接听电话。把其它时间视为「私人时间」，是你可以工作而不会受到干扰的时间。大多数人认为若能在一段时间内不受到打扰， 就能做完更多的事。这部分主要的构想就是要你依照自己时间表做事， 而不是顺应别人的时间表做事。虽然这不是一直都可能做到的事。但是，你愈能控制好自己的时间，就愈能主宰自己的人生。利用八十／二十法则八十／二十法则说，你只要花二成的努力，就可以完成八成的工作。其中的诀窍在于：是什么让这二成努力变得如此具有生产力？了解其中缘由后， 你就能花更多时间，在这种高生产力的的活动中， 把花在无生产力工作的时间减少。 为了分析你如何运用时间，你可以把二周内的日常活动记录下来。接下来的步骤就是找出方法，解决浪费时间的人、事、物。你能否设计制式信函，做为一般联系或回复之作，或让秘书先把回函撰写好？或许也可以设计一种比较便利的表格，让你更容易处理特定型态的沟通， 避免每次都要写便笺的麻烦。 你自己或助理可否整理并组织化档案系统？能不能把出差排在一起， 或是把出差所需的往返时间排在非工作时间内？举例来说， 如果星期一一大早要出差，那就排定星期日晚上的飞机，这样就不必浪费工作时间在旅途上。制作并运用标准作业程序制造大量产品就像是由一个模子刻出许多相似的东西， 既可获利，又能提升效率。事实就在于产品制造流程中的步骤都一样。 因此，这些步骤可被写成文件记载下来，让大家能简单轻松地遵照步骤做事。从这种蓝领阶级加强生产力的方法中， 身为白领阶级的专业人士一样可以获益匪浅：遇到问题时，根本就不必重新思考该怎么办，想想上次遇到类似状况时，怎么解决就可以，或是做出类似响应即可。从重复事件中学习。把各步骤独立出来。把可以再次使用的影像、图片、文字和表格存盘下来。让自己的作业就像工厂的生产线一样有效率。把每项工作划分成几个小步骤， 把这些步骤写成标准作业程序。当你要做工作时，就利用相关的标准作业程序做参考。 就拿顾客服务为例，许多顾客服务部门浪费太多时间，回答顾客问题，尤其是新顾客的问题又特别多，顾客服务人员得一再地回答这些问题。 对此，我的朋友耶鲁 (DavidYale) 倒是想出一个相当不错的解决之道。首先，先对顾客服务人员进行调查，找出新顾客最常问的问题有哪些。然后，把新顾客最常问的问题，作成一本「欢迎新顾客使用指南」，并把这本指南寄给新顾客。耶鲁说：「如此一来，顾客服务人员的工作量就会减轻。」那么，制作一本使用指南的成本要花多少钱？答案是： 不到一美元。在你做的工作中，还有哪些工作是一成不变、可以转换成标准作业程序？找些计算机软件和其它工具，帮助你把这些流程自动化。如果已经有更简单、更有生产力的解决之道，干么还自己耗时间解决问题？举例来说，如果你要做块派饼，当你能随手从食谱中查到派皮的制作材料时，干么还费心地用别块派饼的派皮， 进行化学分析去了解其成分？话虽这么说，我们每天还是可以看到大家在已有解决之道的情况下， 还要花时间去想怎样解决问题。这简直太浪费时间了！如果你不想自己创造或记下这些标准作业程序的话， 你根本也不必这么做：只要有心找出做事的秘方，就可以取得许多不同的可用资源。 如果不知道该怎样清理传真机、换机油、解雇员工，你可以上图书馆、书店或是上网查询。在这些地方可以找到许多可用的作法，等着你去阅读并从中学习。依据活动力调整时间表大多数人在一天中某些特定时段精神最好， 工作绩效也较高。一旦了解自己一天中的体力和精神状态后，试着调整时间表来配合身心状态。 当你可以在精力最充沛时，处理那些须花脑力的工作，你就能在较少的时间内，做完更多的事。依据自己的心情和体力状况调整时间表， 你就会发现这样做不但能节省时间， 还能让工作更有效率。不过，大多数人并无法控制自己在一天当中， 哪个时段体力及精神状态会比较好。芝加哥大学心理学家克雷曼 (NathanielKleitman) 博士认为，人的体温在一天当中约有三度左右的变化。 当体温下降时，精力最充沛。当体温升高时，人就没什么活力。（根据最近的一项调查显示，大多数人宁可待在太冷的地方，也不要待在寒热的地方，这项调查结果倒跟克雷曼的说法不谋而合。）曾在《睡眠》 (Sleep) 期刊上发表研究论文的密纳特 (EmmanuelMignot) 博士认为，他的研究小组可能已找出，人类某项特定基因的不同变异，是引发个人早起或晚睡的因素。 虽然这项发现的正确性尚待证实， 不过，密纳特认为，如果这项发现是正确的话， 未来透过基因研究，人们就可以调整自己的工作时间表，在生产力最高时进行难度最高的工作。所以，如果你是个夜猫子，深夜时的工作效率可能最高。如果你习惯早起，那你就趁着别人都还在熟睡时，起床开始工作。有些人发现只要透过改变入睡或起床的时间， 就可随意改变自身的生物时钟。如果你也是这种人，那么，在工作时间表具有一定的弹性下， 不妨试试看究竟是早起工作比较好，或是在深夜工作比较好，然后选择自己最能发挥生产力的时段工作。如果大清早和深夜的工作效率差不多， 那我建议选择大清早就开始工作。 当你从一大早就开始工作，你就能在别人进到办公室前， 先完成一大堆工作。早一点开始工作，就能早一点做完工作，也有多余的时间做更多工作， 或是多一点时间去玩乐。晚一点开始工作，一开始就觉得进度落后，看着时间分秒流逝，就会觉得完成工作的压力愈来愈大。世界上最简单的提高生产力秘诀， 就是比平常早起一小时开始工作。自由作家傅劳斯 (CharlesFlowers) 认为，只要他在某一天有截止期限要赶，或是有许多工作要做，他就会算准时间，看需要多早起床开始工作，就算是要在一大清早五点就起床工作， 也会照做。我自己就有过类似的经验，我曾经在凌晨三点或四点时， 进到办公室开始工作，不过这种情况当然不要太常发生比较好。每天保持精力充沛许多因素会影响人的精力，其中一项因素就是热忱。当你有热忱时，就算体力已经不济，但精神仍维持在很亢奋的状态。当你觉得无聊时，就会变得无精打采，没有什么气力，也没有生产力。为了维持高生产力并保持精力充沛， 就得要保持最高热忱，也就是要避免感觉无聊。造成无聊的主要原因就是，当你想要做自己想做的事时，却得去做别的事。因此，你得把工作组织一下，让你在想做事的时候，可以用大多数的时间做自己想做的事。显然，你应该避开那些会令你感到无聊的工作。 强迫自己做那些你不喜欢做的事，只会令你更无精打采。不过，就算是很喜欢做的工作，如果花太久的时间去做，或是当时并不想做这些工作，你还是会觉得这些工作很无聊。 解决之道就是同时进行许多不同的项目，在特定时段内做自己想做的项目。 因为一般人多半每天会调整自己的时间表（会议时间当然不能算在内，因为老早就订好了），你就可以依照自己的工作情绪调整想做的工作， 只要能赶上截止期限就好。 当然，如果截止期限逼近时，你可能就别无选择，只好把想做的工作先摆一边， 专心一意地去做截止期限逼近的工作。不过，如果有足够的时间可以处理这些急迫事项， 那你还是能按照自己的喜好去工作。所以，最好及早规划，赶紧开始工作，别像许多人一样，等到最后关头才赶得要命。每个人都可以找到一些让自己在一天中， 再度焕然一新的事情。只要你知道哪些方法有用，就照做吧。以我来说，我的办公室里就设有私人化妆室，当我觉得愈来愈不专心，精神愈来愈差时，我就洗头。洗完头后，我的精神马上为之一振，或许是因为洗完头后湿湿的头发，帮我把过热的脑袋降温不少。你也可以洗把脸、起来走走路、替人跑跑腿、跟朋友喝杯咖啡、或是打电话聊聊天，让自己休息一下，同时也能让精神再次振奋起来。设计具生产力的工作空间我最近雇用一位计算机技术人员帮我做些事， 他跟我说：「我很喜欢你的计算机系统，所有东西都很容易找到。」接着他又提到许多人的个人计算机系统的摆设，他们把像中央处理器、磁盘驱动器、打印机等重要设备放在办公桌下的地面上，或是放到根本不太拿得到的地方。 我自己就见过这种事，我也认为这样做很浪费时间。我的哲学是你所需要的每样东西，包括：个人计算机、办公设备、电话、文具用品、相关资料、档案等等，都得放在旋转座椅可取得的范围内，或者是在不必离开座位，就可从旁边柜子、书架或抽屉拿到。利用大桌面和较大的档案柜， 也能使生产力大增。我自己就把所需要的档案、相关书籍、文具用品、计算机设备、电话、传真机、复印机，放在手边。我可以坐在旋转椅上移动椅子去拿东西、或者是伸手就能拿到我要的东西，根本不必起身，也毋须走到办公室的另一边去拿东西。务必让自己有足够的空间，让工作所需的资料和物品，可以很有系统地放在手边，这样在工作时就能很轻易地取得所须物品。 找一本书或找一个档案，都是相当浪费时间的事，同时也会让你原本效率极佳的状况受到干扰，导致工作效率降低。我在办公室里就有二张大办公桌， 另外还有二张大桌子，所以有足够空间进行不同的项目。我建议你设计自己的工作空间， 尽量减少分心和起身的必要。我的办公室座落在纽泽西州北方一栋小建筑物的三楼，那里相当安静。我在家时，常会受到家人、邻居、推销员和服务人员不时的打扰。就算办公室位在繁忙的办公大楼的一楼，噪音很多，况且还常有送货员敲门问你甲先生的办公室在哪， 另外也有许多其它不同的干扰。不过，几乎很少人会上到三楼来。在我办公室座落的这栋楼里，除了我的办公室以外，三楼还有别家公司的办公室。 但是这里真的蛮安静的，所以我可以在此做完许多工作。来拜访我的访客，看到我几乎是单独一人在此工作，还得从一楼爬二段楼梯上来，他们都觉得我的办公室是这栋大楼最烂的办公室。但他们却不知道我是故意挑选这个位置的。让工作更快更好的十大秘诀利用计算机。各行各业中要想增加生产力者（不管你是保险公司的经理人，或是排定会议的临时员工），都得利用个人计算机的最新软件，来做好工作。利用计算机，可让你事半功倍。本书第五章会指导你，应该取得哪些最新计算机科技，并且善加利用。别做完美主义者。科幻小说作家、拥有四百七十五本着作的莫夫(IsaacAsimov)就说：「我不是完美主义者，我再回头看自己所写的书时，一点也不会感到遗憾或担心。」做个小心谨慎的工作者，如果你发现再多花些努力，也不会让最后的成果有显著改善，那就别再过度烦恼这项工作了。做得好，但别要求做得完美。顾客没有时间或预算追求完美， 对大多数的项目来说，做好百分之九十五到百分之九十八已经算相当好了。 但我可不是说，你可以故意偷懒或不尽力把事情做好。 我的意思是说，当你自认工作已做得不错， 不会担心自己没有尽全力去做这项工作时，就别浪费时间在这项工作上。做好工作、检查完工作成果后，就放手不管，开始做其它该做的事了解卓越绩效的指数曲线。根据指数曲线，品质会随着努力而有所改善。 也就是说，较早的努力会产出最大的成效，随后的努力，所产生的成效会比较少，最后所做的努力则无法达到应有的报酬， 根本就不值得浪费时间锦上添花。 有生产力者懂得见好就收，当他们判断出对某项工作再多做些努力， 所带来的改善是如此地微不足道时，就会收手不再多做努力。如果你以百分之百的完美做为目标， 就不可能有生产力，不然就是无法获利。但你若能保持工作绩效在百分之九十到百分之九十八之间的高水平，就能让顾客相当满意，同时也能让你拥有极佳的时间投资报酬率。十九世纪法国诗人穆塞特 (AlfreddeMusset) 曾写下这段话：「完美根本就不存在，了解这句话的人就等于了解人性智能的极致， 期待拥有完美者是人类最疯狂危险之举。」3.避免使自己承受成为创新者的压力。出版家傅特 (CameronFoote) 观察到：「客户要找的是好书、而不是名著。」尽力迎合客户或老板的需求，这样他们就会很开心。当你进行每项项目时，千万不要为了重新创造不同方法或要做到更好，而觉得有压力。别被一些错误想法所阻碍，认为自己就得揭发一些事实真相，或是得提出创见给老板。大多数成功的企业解决方案， 都是一些为符合特定需求，整理出来的常识罢了。去除这些会影响工作效率的压力。 别担心你的做法是否跟别人不一样、 或有没有比别人好。只要尽力去做就够了。在不同工作之间做变换。就算你自认为是专家，也要做一些专长以外的项目。在工作时间表中，注入一些变化。安排每日时间表时，记得一天当中最好能变换工作一到二次。常言道，变化的确能为人生增添乐趣。在我一天的工作中，约有七成到九成是我专业领域的工作，所以我能保持相当高的生产力。其它一到三成的工作，则不在我专业领域的范围内，这些工作可能包括新领域、新市场、新产业或是新学问。利用这种作法，我不但觉得生气蓬勃，也让自己有机会，探索那些不在平日工作中，但却令我着迷的新事物。别浪费时间在还未接到的项目上。在你开始进行项目前，先把契合约、订单及最后预算拿到手再说。对于那些后来可能接不到的项目， 别浪费时间在上头。先得到老板或顾客的正式许可， 再开始进行项目，因为既然取得了许可，当然就可以投注热忱去做。6.订定不随意更改却适宜的截止期限。根据 AccounTemps 公司对一百五十位企业主管所做的调查显示，百分之三十七的主管认为，团队成员最重要的品质，就是能信守截止期限。具生产力者会订定截止期限并严格遵守。 没有截止期限，就难有做事的动机。没有指定截止期限的工作，优先级当然就排在最后。想想看，如果你有二份报告要交，一份是下周四以前要交，另外一份是做好后就可以交，你会先写哪一份？通常，我们会跟主管或同事一起研究，决定出截止期限。订定出特定日期和时间，而不是以一段笼统的时间，做为截止期限。举例来说，截止期限会订成「十一月二十三日下午三点前截止」，而不会订成「约二周内交」。订定完成工作的特定日期和时间，就能去除困惑，让你有动机可以准时交差。在订定截止期限时，可别把期限订得太紧。试着多留几天，以免意外发生，好比说：资料找不到、外包商因故延迟、最后关头做更动，或是另一项急迫的项目必须先花时间处理。7.保护并珍惜自己的时间。美国肯塔基北部的诺克斯堡 (FortKnox) 是美国联邦政府自一九三六年起，存放黄金的地点。有生产力者保卫自己的时间， 会比美国政府保卫诺克斯堡的黄金， 来得更严谨些。他们会直接切入重点，以免浪费时间。对有些人来说，可能会觉得他们十分莽撞或轻视别人。 但这些有生产力者了解自己无法一直满足于每位跟他们接触的人所提出的要求。 他们会判断要花多少时间在每个人身上。他们做决定、说该说的话、做该做的事、并且采取措施。他们尊敬每小时时间的力量。 一位成功的企业家告诉我， 他不带表，也从来不知道现在几点几分。但他算是特例，一般人可不是这样。我所见过大多数忙碌的成功者，都知道时间所带来的无情压力。他们不断地掌握时间，就好象在工厂中，留意数量有限的珍贵原物料存货一样。 留意经验老到的扑克牌高手，他们会小心地把赌金，分类成一堆堆铜板和纸币。成功的时间管理者也会运用同样的分类方法，把一天以小时做为划分单位，更加小心地运用自己的时间。用这种方式想想看自己的时间： 把每小时订为一美元的面额。不管你是企业内员工或个人工作者、是薪水阶级或拿时薪的工作者， 有生产力的人都会告诉你，他们的时间价值。打个比方说，如果你靠除草维持生计，你每小时能除二块草地。如果你除一块草地的费用为十五美元，那么你的时薪就是三十美元。具生产力者会评量特定活动所需付出的努力， 也会依照自己所花的时间成本， 衡量应有的报酬。或许除草专家会把修剪树篱当做一种新增服务， 如果他每次修剪树篱的费用为二十美元，又可以在一小时内修剪四次树篱， 那么他每小时的收入就有八十美元。以他目前除草只有三十美元的时薪， 改为修剪树篱倒是获利极佳的工作。8.保持专心一致。畅销书《寻找冠军》 (LookingOutFor#1) 作者林格(RobertLinger) 说，成功者会专心致力在手边的工作上。他们会一直做到工作完成为止。他们一次只专心做一或二件事， 不会漫无方向地做事。就我的经验来看，那些喜欢吹牛的人，不断讲出一些构想或商机，把方向过度扩大，最后导致无效率可言。有效率者会有愿景，也能专注在有助于达成愿景的活动上。为了让你专注在所擅长的事情上， 最好只做能有附加价值的事，其它的事就交给别人去做。我儿子最喜欢的超级英雄漫画《 X战警》(X-Men) ，其中有位角色就常批评说：「在这里，我是这一行的专家。」 （他最擅长的就是打击坏人。）有生产力的工作者会把时间， 花在能比别人做得更好、更快的工作上。为了让自己每小时的投资报酬率更高，他们会把其它工作外包或委托给部属去做。 如果你要把工作全包的话，当然是有无数种方法，让你运用自己的时间。遗憾的是，你的时间有限，不可能让你这样做。生产力意谓的是精挑细选。别企图想把每件事揽到自己身上。根本就办不到的事，又何苦去试呢9.订定生产目标。美国著名惊悚小说作家史蒂芬 ?金(StephenKing) 规定自己每天要写一千五百个字， 只有在他生日、圣诞节和国庆日时除外。知名钢琴制造公司史坦威 (Steinway) 其德国厂，每年要出产八百台钢琴。想要赶上截止期限并获致成功的员工和组织， 就会订定生产目标并达成它。 真正想要增加生产力者，就会订定生产目标并达成它， 然后继续不断地做下去，直到当天已经无法，或是没时间再做任何工作《坏掉的辣椒》 (BadChili) 一书作者蓝斯戴尔 (JoeLansdale) 说，他每天要写三页文章、每周要工作五天，而且他一向都能达到这项具有生产力的目标。在《出版人周刊》 (PublishersWeekly) 中的访问，蓝斯戴尔说：「我没心情、我不想做，这算哪门子借口啊？要是我在养鸡场工作， 我可以说不想去就不去吗？」10.做自己喜欢做的事。奥美广告公司 (Ogilvy&Mather) 创办人奥格威(DavidOgilvy) 引用苏格兰谚语，忠告大家慎选工作，这句谚语是：「当你生气蓬勃的时候要开心，因为你已经麻木很久了。」。《道德经》(TaoTeChing)上也说：「事善能。」（译注：工作时，做自己喜欢做的事。）当你喜欢自己的工作时，工作就变得不再是工作。对我来说，成功的定义就是：平日能做自己喜欢的工作，同时还能维持不错的生活。当然，你不可能对每件项目，都抱持着同样的兴趣。但要试着把那些「必做」事项，跟那些让你觉得有趣的工作，两者加以协调、混合，从中取得平衡。试着找那些令人兴奋、有趣又能实现自我的工作来做。许多效率高手，除了乐在工作外，也能从超高的效率本身获得快乐。 这些人未必都是工作狂。不过，他们却以自己的成就和效率为傲。我把有生产力、有效率者定义为：能在一天中做完别人一周内才能完成的事。跟超高效率者交谈，不难发现，许多高效率者，除了光从本身工作、专长或技能中获得快乐，也能从身为高效率时间管理者而感到兴奋。我喜欢做有趣的工作。但当同事在一周内只能做一项项目， 而我却能做两项项目时，这也能让我兴奋一下子。你能否训练自己更喜欢工作、更乐在工作？激励专家说，我们有能力改变自己的态度和行为。激励专家顾鲁克斯 (JudyCrookes) 在《精神范畴》 (InnerRealm) 杂志上，写出这样一段话：「态度不是陷阱，就是自由。你自己做选择。不管你的动机是什么，要利用它，让你不仅能享受工作的乐趣，也能把工作做好。对我来说，我的工作动机就是避免无聊。 每天进到办公室打开计算机，我感谢能靠写作维持不错的生活，使我不必做其它让自己觉得无趣的工作。许多各行各业的专家，都相当喜爱自己的工作，对工作的喜爱也从未停止过。 举例来说，主修英文的福克 (LeeFalk) 就在一九三六年创作出魅影 (ThePhantom) ，这部作品最近还被制作成电影。 经过六十年后，福克已迈入八十高龄，却还持续不断地撰写大家每日可看到的连载漫画。艾尔曼 (MaxEhrmann) 在一九二七年所写的小品文〈渴望〉(Desiderata)中，提出这样的建议：「你不但要享受自己的成就，也要享受自己的计画。不管你的工作多卑贱，都得对工作保持兴趣；因为在不断改变的时间财富中， 这才是你真正拥有的东西。惊奇漫画公司 (MarvelComics) 资深编辑顾伦沃 (MarkGruenwald)非常热爱自己的工作，他在一九九六年过世时还提出一项请求， 希望自己的骨灰能混入油墨中，在其所绘制的超级英雄漫画系列再版时使用。根据《每日报导》(DailyNews) 指出，顾伦沃的遗志已如愿以偿。顾伦沃的遗孀 (Catherine)说：「现在他真的跟他所画的故事合而为一。」另外值得一提的是：要让个人生产力有显著的提升， 并不需要激烈的改变。只要采取本章中所建议的二到三项做法， 每天加以练习，马上就能从繁忙中，开始得到更多喘息的机会，也渐渐学会在更短的时间内做更多的事， 个人生产力也会因此大幅提高。时间是一项宝贵的财产，我试图充分利用，尽量不浪费，因为时间是无可取代的。～马克斯（StanleyMarcus ）《管理我们所储存的知识》（ MindingtheStore ）如果你想要有超高的生产力， 当然就得放弃某些事。这些事包括：毫无节制的懒散、怠惰、浪费闲暇时间。如果你不愿意放弃这些事，就得认真问问自己，在你生命中拥有更多的生产力，是否真得很重要？如果不重要，那也没关系。只不过，你可别抱怨说「时间从来都不够用」，可是每到周末却还坐在电视机前，观赏二十五个小时的体育节目。大多数上班族之所以缺乏生产力的原因，就是因为大家并不真的想要拥有生产力。生于前苏联的美国生化专家的阿塞莫夫 (IsaacAsimov) ，想要写许多书，所以他为自己的生活做好规划，增加自己的作品数量；也就是说，他专心在那些可以让他更快出版更多书的主题上， 而且尽量避免旅行，这样一来，他就可以把大部分的时间花在研究上。 本章要告诉你一些指针，帮你评估生产力对你的重要性，让你知道自己是否愿意去做达到超高生产力所该做的事。把目标订高一点许多有野心的工作者会看看别人做了什么， 然后替自己订定一个稍微高一点的目标。遗憾的是，这种作法并不会让你拥有生产力。 大部分人的产量都是有限的。所以，就算你再多做一成，你的产量还是有限的。别以一般工作者做为生产力的典范人物。 大多数人目标都订得不够高。举例来说，美国著名惊悚小说作家史帝芬 ?金，当他听到有位名小说家，花了五年的时间创作出第一本新作时，他就做出这样的评论： 「得了吧EF写一本小说不用花五年的时间啊。」有生产力的工作者希望把事情做完， 之后修改一下，接着就开始下一件工作。我们注重品质，但我们追求的是卓越超群，而不是追求完美。我发现有生产力的专业人士，都会羡慕其它有生产力的工作者， 因为这些人具有生产力。作品多达二百五十册的名惊悚小说作家史汀在他的传记《它来自俄亥俄州！》(ItCameFromOhio!)中，就评论说：「我从一篇文章上得知，有位南美作家已经写了一千多本书！ 这位作家有时候一天可以写出三本书！我好崇拜他。」顺便一提，史汀自己说他每周工作六到七天， 每个月写二本书。阿塞莫夫则是每周工作七天，每天从早上七点半工作到晚上十点半， 只有因公午餐时才放下手边的工作，他认为社交聚会、电话聊天、和其它活动都是「干扰」。虽然做为有生产力的工作者， 未必就一定得是工作狂，不过，有工作狂的倾向对生产力绝对有帮助。大多数比同侪更有生产力的工作者， 工作时间绝对不是朝九晚五而已。最成功的广告主管霍普金斯 (ClaudeHopkins) 就说，他做的事是其它同事所做的二倍，因为他比别人加倍努力，工作时间也是别人的二倍。有生产力的发明家爱迪生 (ThomasEdison) 曾自夸说，他是个每晚只睡四到五个小时的工作狂。发明特孚易尔润滑保护机油 (Tufoil) 的李德 (FrankReed) 告诉我，当他致力于创新发明时，他把一张小床搬到他的实验室里，所以他就可以睡在那里，不必浪费时间往返通勤。我不是要叫你当个工作狂，或是牺牲你的余生。不过就某种程度来说，要有生产力就得有所牺牲。企业家林里克 (AndrewLinick) 指出，我们要的一切事物、包括要做、要学习、要达成或创造的一切事情，都得付出代价。而这项代价就是时间。有生产力的工作者愿意花时间， 增加生产力。如果你不愿意付出这个代价的话，那么所能做的事情就很有限。记住，为自己订定既实际但又有点野心的目标。 别怕挑战或尝试新事物。布洛德斯(JoyceBrothers) 医师在一九九六年四月十日的纽约《每日报导》所写的专栏中，就提到：「为了做每件事都能顺利成功，就得在过程中承受着各种不同的失败风险。」广受欢迎的电影《与狼共舞》 (DancesWithWolves) 的剧作家布莱克MichaelBlake）曾说：「我在十七岁时就离开家，二十五年来所写的剧本已超过二十多部，也不停地被拒绝录用，但我从不放弃。」乐在工作大多数人都很不喜欢自己的工作。一位工厂员工就跟《家乐氏公司的每日六时上班制》 (Kellogg ’sSix-HourDay) 作者韩尼克特 (BenjaminHunnicutt) 说：「除了白痴或从未做过事的大学教授以外，大家都在等着下班，且愈早下班愈好。」不过，《工作狂》 (Workaholics) 作者马克罗维兹(MarilynMachlowitz) 在书中提出她的观察：「如果工作本身是一种喜悦而不是件困难的事时，就不会令人讨厌或难以忍受。」学会喜欢自己的工作。如果你发现你喜欢某些事、 也擅长做这些事，你就会乐于做这些事，甚至可能到废寝忘食的地步也说不定。心理学家契克森米哈赖 (MihalyCsikszentmihalyi) 创造出一个新字「心流」（flow ），来描述当人们喜爱自己的工作时，那种心境就是「心流」。根据他在其著作《快乐，从心开始》中，提到心流这项理论，心流是指人们相当专注在自己所做的活动中，其它事情都变得不重要的这种状态， 因为这种心流经验令人感到相当愉悦，所以就算要花很大的代价，人们也愿意这么做。如果你曾有过这种经验，相当专注于自己的工作而不愿停下来休息， 你可能就处于心流状态中。愈常经历这种心流经验，你就愈喜欢自己的工作，生产力当然就更好。生物学家暨保育人士奥尔森 (SigurdOlson) 就发表意见说：「给我做我喜欢的工作。」他会用下列问题要求自己判断，做这项工作是否能有生产力： 「我在做这件工作时会忘了自己，使自己完全投入 EF；或者，这只不过是另一件差事罢了？」在《计算机世界》（Computerworld ）中，西南航空 (SouthWestAirlines)执行长凯勒赫 (HerbKelleher) 就说：「大部分的时间我都在工作。我喜欢我做的事。工作是我的嗜好。如果你喜欢你做的事，那么你就不会觉得有压力，而每天都是愉快的一天。」前英国首相丘吉尔曾说： 「那些能把工作和愉悦融合在一起的人，就是最幸福的人。」为你的时间估价每个人几乎都抱怨着时间不够用。 不过，从许多人的行为中，却看不出大家有多注重时间的价值。这真是既矛盾又令人感到遗憾的事。每个人的时间都具有价值。要了解时间的价值，让时间具有意义，你就得替自己的时间估个价。然后，当你在做决定是否要花时间做某件事时， 你就可以依自己每小时的时间价值，做为评量的基准，然后考量自己在做某件事可获得的潜在报酬为何。如果经过评估后，花时间去做这件事并不值得，那就别做。举例来说，我太太的友人玛丽，她就会花许多时间到不同的商店， 只为了有些商店在大拍卖。她很自豪地说，她买纸巾便宜了一美元，或者在附近购物中心要卖二十五美元的商品，她开车到十五哩外的畅货中心，买一样的商品只要十六美元。对玛丽来说，她认为这样就省钱，也是她自豪之处。但对我来，这么做真是浪费时间。当你把其中所花的时间、油钱、过路费、以及汽车耗损都加进去后，这种所谓的廉价拍卖，可就一点都不廉价了。对我来说，就为了「省下」那几美元，所花的代价也太高了些。不过，玛丽似乎认为钱就是唯一的考量。 她并没有把自己的时间价值考虑进去。该如何订定自己的时间价值？如果你就是自己的老板， 或是你所提供的服务是以小时为计算单位，那么你早就清楚自己的时间价值。 同样地，时薪工作者也很清楚自己的时间价值，如果他们每小时赚十五美元， 那么浪费一小时的时间，就要花上十五美元的代价。举例来说，我的律师每小时收费二百美元。 如果花一个小时到打折的购物中心只能省下九美元，他还不如做自己的工作赚二百美元。 就算他丧失省下九美元买东西的机会，但他还是赚了一百九十一美元。就算你的工作不是以时薪计算， 你的时间还是有价值的。你可以利用这种简单的计算方法来计算你的时间价值。 如果你年薪五万美元，每周的时间价值就是一千美元。如果你每周工作四十小时， 那么每小时的时间价值就是二十五美元。 当你要被引诱去做一些非必要的事情时， 记住你的时薪是二十五美元。如果你浪费一小时，就等于浪费了二十五美元。以折价券为例，大家都不懂我为什么在超市买东西时， 都不用折价券。他们常惊讶地对我说：「你买贵了！你可以买到更便宜的价钱！」他们不了解不是只有金钱才有价值，时间一样具有价值。当我计算我在寻找、剪下、整理、存放、取出折价券、在店中搜寻折价券可使用的商品时， 所花的时间和精力，我认为这对我来说太不划算了。上个星期我到超市买东西，我挑了一包奶油要买时，旁边有位仁兄就轻拍我肩膀，以相当友善的语气建议我说：「现在先别买，明天再买就可省下一美元。」我微笑地谢谢他告诉我这个消息， 但是还是买了这包奶油。明天再回到这家店买还得花上至少二十分钟的时间， 还不如我现在就买了。难到我们的时间每个小时只值三美元吗？显然，好心建议我别在那时候买奶油的那位仁兄， 他是这么想的。但我可不是。我太太艾美，有时候就不太认同我对时间价值的想法。 有一天早上，我的车刚好进修车厂维修，我想叫部出租车去上班，艾美就反对我这么做。我跟她说： 「别紧张吗，我的办公室就在二哩外，坐出租车也不过六美元。」艾美回话说：「我们还有一部车啊，等我送小孩上学，我就可以顺道载你一程。」我提出异议说：「这样一来我会到八点四十五分才能到办公室， 如果我坐出租车的话，我七点三十分就能到办公室。 如果我等你的话，我会浪费一小时有生产力的工作时间。」艾美很生气地提出抗议，但我还是坐出租车去办公室。 当时，我每小时的顾问薪资是好几百美元。但是艾美却认为我坐出租车花六美元是浪费钱。 这就是两种不同的思维模式。如果你要有生产力，就照我的想法去做。接下来，就是让你更加善用时间的一些好建议。当你觉得精神很好又精力旺盛时，先做最重要的工作。对我来说，我从早上七点到下午一点的精神最好，所以我就把重要的工作摆在这个时段做。如果你这个星期很忙，就别翻阅桌上的期刊和杂志，最好是把这些都摆到一边去。告诉平常会打电话给你的人，你这星期很忙，无法跟他们闲聊，并跟他们说有空时你会再打电话给他们。当你觉得做某项项目有点厌烦时，别强迫自己继续做，除非有结案的压力。否则，先把这项工作摆在一边，做些别的事情。试图在办公室中就把事情做好，避免出差。出差是最浪费时间的事。如果可以透过电话、传真或电子邮件就把事情有效率地办好，那你可要这么做。努力把那些可能有趣、但却不能减轻工作负荷的无生产力活动去除掉。几年前，我放弃在大学兼职教课的机会，因为我认为那会浪费我太多时间。在选择义务性工作时可得小心谨慎些，别因为有人要你做你就做。试着早一点起床，这样一来你从周一到周五，每天多出一小时，每周就多出五小时有生产力的时间。如果你计画周末要工作，那么周六早上就是很好的时机。你可以花上周六额外的三到五小时工作，还可空出一天半的周末时间。了解时间价值和金钱价值你需要钱吗？大多数人都需要钱。除非你很有钱，或是有其它很不错的收入来源，但大多数人都得工作领薪水，支付房租、房贷、健保费、水电费、杂务费用、医药费、或是租录像带费用。我父亲曾对我说：「只要你快乐就好，钱不是那么重要。」但我不同意这个说法。我认同顾问尼可拉斯(TedNicholas)的看法。尼可拉斯在《直销成功书信》(DirectMarketingSuccessLetter)中就写到：「就观念上来说，幸福的人生就得靠四项均衡的要素所组成，而这四项要素就是：健康、事业、人际关系和金钱。遗憾的是，大多数工作者并没有所想要的个人财富。 为什么有这么多人，有些已经做到主管阶级，个人财富却还很少？因为大家都花太多钱了。 比起其它国家的人来说，美国人是出了名的不喜欢存钱。 美国家庭平均年收入中，存款额竟不到百分之五，可是英国人却可以存到百分之十，瑞典人则存到约百分之十三。我遇过的那些有生产力的工作者， 通常都比较注重金钱，或者至少对金钱比较敏感。他们对一般工作者所获取的微薄薪资， 无法感到满足。他们不见得一心想发大财，只是想要过舒适的生活。我自己对成功的定义是：随时随地做自己想做的事，并且能因此获取不错的报酬，有时候还能获得很高、很高的报酬。当你拥有生产力，不断地埋头苦干时，就应该可以做到像我所说的成功。一位聪明的人曾说：「如果你不知道该往哪去，你就永远到不了那里。」想想看，你究竟要去哪吧。你想要有多少钱？如果你的答案是： 「有足够的钱」或是「有些钱」，那你就没有清楚地定义自己的收入目标。你若不知道自己要往哪去，又怎能到那里呢？所以，增加收入的第一步关键就是，订定特定的金钱目标。设定这种目标不见得要去达成它， 但至少提供了一个目标，让你能专心努力朝它迈进。就算没有赚到目标所订定的金额， 但你还是有一个目标可以努力， 可以增加你的收入，而不是漫无目标、孜孜不倦地工作。目标能让你把心思专注于上，激发你更加努力工作，目标就是成功的催化剂。设计「万宝路」广告的广告商鼻祖李奥贝纳 (LeoBurnett) ，就相信下列几项观察：「如果你伸手抓到星星但却跌倒了，至少你还到月球上。但如果你伸手只抓到树枝，跌倒时你就会弄得满身脏。」换句话说，把目标设得高一点，而不是设一个可以轻易达到的目标， 这样做会有更好的成效。目标应该有困难度，因为成功需要辛勤工作和一些野心。 如果订定太容易达成的目标，你就能经常能达到目标，也就无法充分发挥潜能。我们可以从另一个故事，看到同样的重点：两位销售员在年初时就决定， 要为今年的业绩奖金订定目标。所以，他们就在纸上写好目标。在年底时，这两个人又再度碰面第一位销售员打开纸条，告诉另一个销售员说： 「你看，这是我的目标：业绩奖金五万美元。我做到了，我达到我的目标了。」他转问另一位销售员说： 「那你做得怎样呢？」这位销售员坦承说：「没你那么好，我把业绩奖金目标订在一百万美元，但我不像你，我只有达到一半的目标。现在，你明白其中的道理了吧？自我评量测验：你是一位有生产力的工作者吗？诚实回答下列问题，然后进行自我评分。我是个完美主义者。我会把工作重做好多次，因为我所做的每件事情都要很完美。□是 □不是我认为到目前为止我所完成的工作就是一项产品，而不是为了满足顾客或督导者的手段。□是 □不是对我来说，在工作上获致成功并取得高薪是件很重要的事。□是 □不是有时候，我宁可在办公室工作，也不要在家做家事或从事休闲活动。□是 □不是如果工作时没有什么事可以做的话，我就会觉得很无聊。□是 □不是对我的自尊来说，能忙一点且有生产力是很重要的。□是 □不是我发现自己会不断地追踪自己的生产力、工作品质和成果。□是 □不是事实上，大家都知道我的生产力很好，而我自己也很喜欢这样。□是 □不是我的自尊心跟我的工作有密切关系。当我没有什么项目可做、或是正等着管理阶层批准是否可进行大项目时，我就会觉得心神不宁。□是 □不是评分标准：第一题和第二题答不是者各给一分， 答是者给零分。第三题到第九题答是者各给一分、答不是者各给零分。如果你的分数愈高，代表你的个性、态度和信念，与大多数有生产力的工作者较接近。如果在回答这些问题后，你觉得你有高生产力工作者的特质， 可别抗拒它。要知道当你在既忙又有生产力时，就会觉得很快乐。这本书会告诉你，如何增加产能，提高收入。从另一方面来看，如果你做完自我评量后，觉得自己一点也不像有生产力的工作者，不妨问问自己：「对我来说，做一个有生产力的工作者，真得很重要吗？赚很多钱很重要吗？」如果答案是： 「不重要」，那么或许你在步调较缓慢、较不紧张的工作方式下会比较开心。不过，如果你认为有生产力跟赚钱都很重要，那你该如何让自己的需求，能与事实更一致，因为你并不具有生产力工作者的特质？在这种情况下，要不就是改变自己的某些态度或习性， 不然就是要从在工作获得生产力及成就感的需求，以及花更多时间在家休闲的需求之间， 取得一个平衡避免工作耗竭如果你决定追求更高的生产力，就得留意工作耗竭（ jobburnout ）的可能性。虽然做为一个有生产力的工作者，能让你实现自我，不过，我们的精力还是有限。如果工作太久都没有休息，就会感到疲倦，会脱离「心流经验」，而且会觉得无聊、没有精神，甚至会感到沮丧 .有时候，我们自己也无法察觉到，自己已经出现工作耗竭的症状。在许多情况下，感到不快乐或沮丧者未必就是因为工作耗竭的缘故。 不过，工作耗竭下的受害者通常都经历下列这些情绪和情境。无聊。偶尔，我们会有那么一天，只想在公园里闲晃不想进办公室。这种事很自然。不过，经历工作耗竭的人则是一直都觉得很无聊。他们不喜欢自己的工作，对工作提不起什么劲。工作耗竭是一个有压力的情境。 在这种情况下，每天醒来时想到要去做自己讨厌的工作，实在一点乐趣也没有。这种压力的症状会因人而异， 不过你得小心像紧张、疲劳、失眠、心口灼热、头痛、胃痛、便秘等症状。或许这些症状就是一种警讯，让你知道自己已在承受工作耗竭的压力。工作过度。你是否太努力工作了？你觉得有时间压力、 有结案压力吗？你是否常说：「我真希望一天有二十六个小时。」如果是这样的话，那可得小心点了！工作过度者可能承受疲倦及压力，最后就会导致工作耗竭。怠工。令人惊讶的是，怠工比工作过度更可能造成工作耗竭。事实上，大多数人都希望自己对公司有所贡献。如果你在工作上没有发挥实力， 可能就会觉得自己没有生产力，也会对自己感到不满意。一位最近进入政府机关做事的女士跟我抱怨说： 「我希望能做更多工作，可是我的主管就是不让我多做一点事。 我觉得自己是在浪费时间。如果我每天早上十点半就能把一天的工作做完，那么待在那里无事可做有什么意思呢？后来这名女士只在政府机关做了半年， 就开始寄履历表找工作。她希望能到私人机构上班，自己的才能可以被充分发挥， 因为在政府机构做事，让她感到工作耗竭。时间意识。你发现自己在一个小时内，要看表四次以上吗？你有没有这种经验，觉得好象已经过了一小时，但看表后却发现才过了五分钟？你是否觉得最近有点度日如年的感觉？工作耗竭的受害者常会对时间有极负面的感受。 他们利用时间的流逝，来帮助自己度过一天，而不是让自己度过有生产力的一天。 而且，他们也发现在上班时间比在家的时间，过得还慢。相反地，乐在工作的人，就会觉得上班的时间过得好快。难以专心。当你喜欢自己的工作时，你就容易以热忱和活力来面对工作。 但对工作耗竭者来说，使自己投入工作就是一件困难的事， 因为他们觉得工作既无聊又不能达到自我实现。如果你发现自己盯着同一页文件， 看了好几个小时，或者是同一段文字要一读再读，或是老觉得自己一整天都没什么活力，也昏昏沉沉的，那你可能就是工作耗竭者的头号候选人。赢得很低的自尊。根据美国人的工作道德来看，你的工作就代表你的人。所以，如果你不看重自己的工作，你就不看重你自己。工作耗竭者有可能会陷入一种自我贬抑的恶性循环中。 因为他们对自己的工作不满意，他们认为工作就是浪费时间。然后，他们因为工作失败，所以觉得自己没有用。有些人还趁人之危，在察觉他人有这种感受时占人便宜， 这无疑就是让情况更加恶化。如此一来，这些原本就憎恨自己工作的人， 就更讨厌自己和自己的工作。退缩。当工作耗竭者愈来愈缺乏自尊心时，就会变得相当内向、退缩。因为工作打击所产生的自卑感，让他们不跟同事来往或沟通。他们看到同事对工作似乎感到很满意，就对自己说：「这些人做得不错。所以，一定是我自己有问题，而不是公司或工作有问题。无法面对工作。我的一位好友发现自己每天上班时， 都得到厕所呕吐。因为，想到要去上班他就觉得很厌恶。 如果起床上班，要面对的是一种痛苦的挣扎， 你可能就已经加入工作耗竭者的行列。好了，我们假设你正在经历工作耗竭，不管情况轻微或严重，到底该怎么做？你可以采用下列十项方法，来避免并克服工作耗竭。要求做更多工作。未能在工作上充分发挥潜能，是工作耗竭的主要原因之一。为什么经理人不派更多工作给部属做？其中的一项原因就是， 经理人从没学会该怎么做，大多数经理人都是执行者，而不是派任者。另一项原因就在于，差劲的经理人会把所有工作都揽在自己身上，让别人觉得他（她）很重要，而且也不让部属知情。在一位拒绝派任工作的经理人底下做事， 会让人感到挫折和无用。如果你在工作时并未充分发挥潜能，你就要求要做更多工作。告诉你的主管，你可以应付更多EF而且你要要求做更多的工作。主管可能为回答你说：「不过我不确定你是否能胜任更多工作。」没关系，你可以跟他说，我会证明我可以。告诉你的主管开始时，先增加一点工作。一旦他看出你能很有效率地完成工作后，就可以给你更多你工作做。遗憾的是，有些经理人从未想过要多分担一些工作出去。 如果你的主管就是这样的话，你可能就得考虑另谋他职了。（稍后我们会对换工作一事再做探讨。）换点别的工作做做。大家常会开玩笑说自己因循常规一成不变。但这可不是开玩笑的。我认识的一位企业主管，就定义说：「常规就是没有盖子的坟墓。」人生不该这样枯燥乏味，应该是快乐、有趣，甚至是充满刺激的。所以，如果你觉得自己陷入一成不变当中，赶紧脱身吧。可以做点新鲜事，让日常生活产生一些变化。举例来说，如果你常想写些东西，但却从没试过，那你可以自愿替公司通讯或商业期刊写篇文章。如果你总认为当销售员一定很有趣，但却从没试过这么做，那你可以在公司下次参展时，自动帮忙在摊位上促销商品。如果你对计算机有兴趣，但却从没机会用计算机来工作，那你可以报名参加公司内部开的计算机训练课程。学点新东西。有些人的职场生活就是把在学校、或早年受训学到的知识，换汤不换药地运用在工作上。举例来说，我认识一位广告文案撰写员，他就跟我抱怨说，因为他曾经是汽车业的专家，所以在过去二十五年当中，他就只为十二家不同的汽车厂家撰写广告文案。当然，他随时都可以打破成规，研读一些新领域，好比说消费性电子，或是肥皂、医药产品，然后开始撰写此类广告文案。但是他却没有这么做。而且，他把自己局限在撰写汽车业广告文案愈久，就愈难跳出来撰写其它产业的文案。当你停止学习时，你的生活和工作就会变得无趣。所以，千万别让自己停止学习。把扩展知识当成一个重点，精通新技能，学习新事物。举例来说，你可以不要把邮件中那些受训资料扔掉，应该利用下班时间，报名上点课，或者可以看看书或听听演讲。虽然换汤不换药地利用同一套知识库， 这种作法又安全又省力，不过，这样做却很无聊，也会导致工作竭耗。当你在工作时能不断学习新事物， 就能保持极高的兴趣，同时也会觉得很兴奋。做点新鲜事。做趟游轮，学吹竖笛，或是自己用杉木做个衣橱吧。你所做的新鲜事不一定要跟工作有关。 反正只要做你从未做过的事，这样就能让你精神