登记成为‘义工运动’参与机构的主要义务

登记成为「义工运动」参与机构有关使用义工服务记录册和推荐领取义工嘉许状简介背景:所有已登记成为「义工运动」参与机构可按规定使用「推广义工服务督导委员会」(下称委员会)秘书处印制的<义工服务记录册>及于每年推荐义工获发嘉许状。同时，机构负责人或联络人必须于每年向本委员会秘书处申报年终义工服务记录，以便「推广义工服务督导委员会」掌握最新义工服务统计数字及协助制订有关政策和分配资源。简介内容:(一)签发 <义工服务记录册>目的(二)签发机构类别(三)签发机构须知(四)义工嘉许形式及准则(五)签发机构推荐义工获发嘉许状须知(六)其他(七)查询详细内容:(一) 签发<义工服务记录册>目的透过设立有系统的义工嘉许制度，以肯定及表扬义工的工作和贡献，并透过一个广泛认许及可以作数据转移的义工服务记录系统，记录义工在不同机构/团体的服务，提高义务工作的认可性;建立义务工作新文化，鼓励社会上各阶层人士加入义工行列。(二) 签发机构类别义工服务纪录册>的签发机构/团体(下称签发机构)包括社会福利署义工服务分区办事处(11个分区)及已登记成为「义工运动」的参与机构。而成为「义工运动」参与机构须符合以下其中一项条件:根据香港法例第151章社团条例已申请注册或获豁免注册的团体;根据香港法例第310章商业登记条例登记的商业团体;根据香港法例第332章职工会条例登记的职工会;Ref.1N01(3_2018) 1根据香港法例成立的法定团体，例如医院管理局，大学及宗教团体等;各政府部门符合以上5项条件之机构，其附属(辖下)组织/单位亦可独立登记成为「义工运动」参与机构及签发机构，但在登记时必须递交由总部签署及盖章之「机构总部同意附属机构独立登记通知书」。(三) 签发机构须知1. 所有签发<义工服务记录册>的机构/团体(即已登记的「义工运动」参与机构)会获发给一个机构专用编号，以作通讯和记录之用。各签发机构在接受有兴趣人士登记成为其辖下义工，须先确认该义工未曾在其他「义工运动」参与机构登记和获发相关<义工服务记录册>及核实个人资料等。在核实后，可向该义工签发一本<义工服务记录册>，并妥善管理有关的个人资料及获发<义工服务记录册>的记录。各签发机构亦可自行印制富机构/团体特色的<义工服务记录册>，以取代委员会秘书处所印制的<义工服务记录册>；惟有关记录册须注明签发机构的机构专用编号及列载现行<义工服务记录册>的相关数据让义工知悉。此外，各签发机构须视乎实际需要而签发<义工服务记录册>予登记义工。机构可考虑不签发记录册，但须妥善记录及管理该义工的服务时数记录，以便每年按时向委员会秘书处递交机构记录报告。机构须确定义工服务时数的计算与委员会秘书处确认的准则相同。(四) 义工嘉许形式及准则委员会秘书处每年颁发由义工总领袖和社会福利署署长共同签发的义工嘉许状予各符合嘉许准则的单位(包括「义工运动」参与机构及其辖下的义工小组和个人/家庭义工)。嘉许准则是以该单位全年累积的服务Ref.1N01(3_2018) 2时数计算，奖状类别如下:义工嘉许状 年内服务 颁发嘉许状 长期服务 过往连续服 颁发长期达(小时) 嘉许状 务每年达 50 服务嘉许小时或以上，状( 年)并又从未获发此状,届满年期第( )年「义工运动」参与50铜状(只适用于5五年机构辖下个人/家100银状个人义工)10十年庭义工**200金状15十五年「义工运动」参与300铜状20二十年机构辖下义工小600银状30三十年组1000金状40四十年「义工运动」参与300铜状50五十年机构600银状1000金状有关家庭义工的定义、服务时数计算指引，及申领嘉许状方法，请参阅<家庭义工服务记录册> -/tc/resource/rl_servrecordbk )(五) 签发机构推荐义工获发嘉许状须知计算年度记录时期由每年1月1日至12月31日。新登记机构可追溯该年度的服务时数资料，惟不可超过登记年份，亦不能累计至下一个年度。递交规定每年年终义工服务数据一般于翌年的2月上旬截止递交。「推广义工服务督导委员会」秘书处会去函通知(约每年十一月至十二月)各签发机构相关的申报程序。各签发机构如就联络人及通讯数据有所变动，务必尽快联络秘书处，以确保相关资料能准确送达。以总部整体登记的机构应先作内部递交，并由总部统筹及整合所有辖下/附属单位之个人义工及义工小组资料，一个独立的登记机构专用编号，只接受一次网上递交相关的义工服务报告及嘉许状之提名。Ref.1N01(3_2018) 3换言之，如机构有辖下/附属单位已独立登记成为「义工运动」参与机构(即已有其独立机构专用编号)，而该辖下/附属单位自行递交年度义工服务记录、推荐义工领取嘉许状及一概有关的行政事项，机构总部则不应重复汇报及提交该辖下/附属单位的服务时数，和申领嘉许状。已印妥的嘉许状，本署不接受任何更改。特殊情况下，机构可以书面提出要求延迟递交，委员会秘书处会作个别考虑。获发嘉许状委员会秘书处会另函通知各机构有关领取获发嘉许奖的手续。机构能准时递交完整及无误的年度服务资料可于四月底或前获发有关嘉许状。机构须安排人员前来委员会秘书处领取。(六) 其他有关计算及签发义工服务时数的常见问题已上载于义工运动网 -/tc/other/faq )。有关使用义工服务记录册、推荐领取义工嘉许状详情，及年终义工服务记录截算填报须知等信息已载于<义工服务记录册>使用指引内。机构可于义工运动网站下载 -/tc/resource/rl_forms )细阅