如何做好工作计划管理岗位

如何做好工作计划管理岗位第1页/共39页工作计划的定义？为什么要做工作计划？如何做好工作计划？如何保证工作计划的执行？第2页/共39页01

计划的定义？第3页/共39页计划的定义

学习计划旅游计划出国计划工作计划生涯计划。。。。。。计划一词曾在你生命中N次出现过？第4页/共39页

计划的定义将岗位主要职责、日常工作事务、近一段时间的工作目标等列出具体的计划。计划本身是没有意义的，不是为了做计划而计划，而是要求主管们能“坐下来多想”。是基于可能发生的各种假定情况，所规划的通盘对策;是将来采取行动时所需的步骤;是必须用书面写出来的东西。第5页/共39页02

为什么要做工作计划？思考：不做工作计划会怎样？第6页/共39页忙盲茫三mang人士为什么要做工作计划？第7页/共39页经常救火（总是出问题，而且是各种各样的问题）；想干的事太多；条理不清、职责不明；需要经常去解释、沟通；电话太多；找你解决问题的太多（不是因为你重要）。为什么要做工作计划？现状后果

堵完这个“洞”，再堵下个“洞”；件件事都做不好；东一块，西一块；工作没效率；事情越积越多；

任务完不成······第8页/共39页主管是基层的管理者，需要具备独挡一面开展工作的能力，需要带领下属开展工作（要有清晰的开展工作的思路）。主管应具备的条件：专业能力、管理能力、沟通能力、培养下属的能力、工作判断能力、学习能力。百度百科对“主管”的定义：掌管某种专门事务的职官。计划是管理的首要职能，制定有效的工作计划是作为主管的基本要求之一。管理的五项基本职能：计划、组织、指挥、协调、控制为什么要做工作计划？第9页/共39页哈佛大学的25年跟踪调查为什么要做工作计划？第10页/共39页月工作计划：整合事务性工作、安排好下属工作、完成工作时间确认等。将管理工作和日常事务性工作分开来。具体事项的计划：提前考虑分工、物资、预算、突发事件预案等。制定工作计划的意义？工作的两种形式：一、消极式的工作（救火式的工作：灾难和错误已经发生后再赶快处理，“堵漏洞”）二、积极式的工作（防火式的工作：预见灾难和错误，提前计划，消除错误，“筑长堤”）

写工作计划实际上是对我们自己工作的一次盘点与梳理。让自己做到清清楚楚、明明白白。计划是走向积极式工作的起点。

1.工作计划有助于引导我们的行动第11页/共39页论语：“凡事预则立，不预则废。”

预：预先有所准备，计划当先。

用于计划的每一分钟，都可以在执行阶段带来三到四倍的回报。例：搬家计划（时间、人员分工、车次等）

——提前完成制定工作计划的意义？2.工作计划有助于提高工作效率第12页/共39页日常事务性的工作往往比较分散、琐碎，通过制定工作计划，有助于对事务性工作进行整合、梳理，使执行人更加直观、清晰地了解工作内容，合理安排工作，避免重要工作的遗漏。制定工作计划的意义？3.工作计划可以避免遗漏重要工作第13页/共39页公司上市后，各方面的管理要求都提高了，作为公司的主管人员，自身的管理能力影响着公司的整体运营与发展，而最能体现管理者能力的就是计划能力。决策层计划做十年企业高层计划做五年部门负责人计划做一年主管计划最少做一个月等级越高，计划能力越高；反言之，计划能力越高，你能够达到的等级越高。4.工作计划是主管人员管理水平的体现第14页/共39页有了工作计划，我们不需要再等领导的吩咐，只是在某些需要决策的事情上请示领导就可以了。我们可以做到整体的统筹安排，分清各项工作的轻、重、缓、急，合理分配下属工作。通过工作计划从“要我做”变为“我要做”。5.工作计划有利于变被动等事做为自动自发式做事第15页/共39页明确方向明确目标明确路径明确方法明确责任明确衡量方法

功能集中资源行动指南减少不确定性提高效率提高积极性体会成就

作用制定工作计划的意义？第16页/共39页03

如何做好工作计划？第17页/共39页如何做好工作计划第18页/共39页如何做好工作计划工作内容（做什么：What）工作方法（怎么做：How）工作分工（谁来做：Who）工作进度（何时做完：When）一、明确工作计划5要素（5W1H）5W1H，是对事或者目标计划进行分解和决策的思维的一种方式例：搬家后网络调试工作（计划工作不到位）工作目的（为什么要做：Why）第19页/共39页如何做好工作计划为什么要开展这项工作（意义、目的）？工作目的（为什么要做：Why）——即制定计划的必要性例：要求公司前台文员增强某项技能1）学习英语：有意义，可用于接待沟通；2）学习绘制产品设计图：没有必要，与实际工作岗位技能无关联。第20页/共39页如何做好工作计划依据工作职责，用直观浅显易懂的语言分条款列出所需要做的工作。工作内容（做什么：What）做什么？事项清单？第21页/共39页工作方法（怎么做：How）采用什么样的方法去完成计划，是决定计划完成的关键，在编制计划时就应该考虑全面和仔细，把各种可能出现的困难考虑清楚，并提出对应的应急措施。如何做好工作计划

对于可能出现的各种情况，想出各种预案（做最好的准备，做最坏的打算）第22页/共39页

工作分工（谁来做：Who）如何做好工作计划为了完成在规定的时间内做所要做的事，就要把工作分好去执行，并让对方了解：目的何在？时间何在？谁主导做？谁配合做？需要什么样的资源？第23页/共39页工作进度（何时做完：When）通用的5W1H可以应用于任何工作中（比照，放之四海而皆准）依完成任务的日期（时间）进行反推并标出各阶段（节点）的时间点，加强检查和控制，确保任务按期完成。如何做好工作计划第24页/共39页管理性工作具有一定的目标性，它是为实现某种目的而进行的决策、计划、组织、指导、实施和控制的过程，一般包括制度拟制、方案建立、表单建立、流程梳理与规范、任务安排与进程的跟踪管控等。【管理性工作】二、做好工作分类——管理性工作主任、主管考虑。如何做好工作计划管理者的定义（管理大师德鲁克）是对他人的工作负有责任。管理的目的（本质）是提高效率和效益。→第25页/共39页如何做好工作计划事务性工作具有一定的常规性、日常性，按照既定的流程即可执行，如入离职办理、计算机组装与发放、办公用品申购、邮件收发、仪器设备维修等。岗位专业性：承担的岗位，做成最权威、最专业的，你就有发言权（例：前台、人事等）。

在重复性工作中寻求改进的方法，领导、师傅教的方法自己是否适用，能否摸索做出自己的风格？忌：不动脑子做事情，前人怎么做，我就怎么做？领导交待怎么做，我就怎么做？例：合同有效期重复性的工作创造性的做！【事务性工作】二、做好工作分类——事务性工作（岗位专业性要求）办事员考虑。→第26页/共39页三、主动思考管理性工作等事做找事做案例：某员工入职后去问领导，“我该做什么工作？”

领导答：“你都不知道自己该做什么工作，那你来做什么？”

次日，员工又去找领导请示：“那我就从某某工作开始做起吧？”

领导答：“知道该做什么工作了，就去做什么工作吧！”如果什么工作都要领导帮你思考怎么做，那等于把你的工作量加在别人身上，你并没有完全胜任你的工作。因此，在工作中需要请示，但不要等着被安排，因为执行只意味着完成了工作的一部分，需要主动去思考工作，以规范、完善工作的目的去制定工作计划。如何做好工作计划第27页/共39页1）条文形式一般详细的计划多采用条文形式例：活动策划、搬家方案等四、确定工作计划表现形式2）表格形式简单的计划多采用表格形式例：月工作计划3）文件形式时限长的计划多采用文件形式例：公司级年度经营计划如何做好工作计划第28页/共39页如何做好工作计划五、案例

图书馆是个大集体，是学习的集中区。在图书馆自习室学习的同学会带很多吃的、喝的东西，然而在离开后却不记得要带走放入垃圾娄，包括一些草稿用的纸张也任意丢在桌上，给清洁阿姨带来巨大麻烦，怎样快速合理打扫好自习室成为一大难题？分析问题：应用5W1H（多了一个地点where）法进行分析。WhyWhatHowWhereWhoWhen第29页/共39页如何做好工作计划六、实施各位主任、主管在安排部门工作的时候也不防试试“5W1H法”！

首先看看本月有哪些工作安排?(做什么，What?)

这些工作哪些是重点工作?哪些是例行工作?(What?)

哪些先做,哪些后做?为什么?(什么时间做，When?为什么做，Why?)

这些工作分给下面哪些人做?谁做最合适?为什么?(谁来做，Who?Why?)

这些工作在哪里完成?必须下现场吗?为什么?(在哪做，Where?Why?)

教导下属如何做?(怎么做，How?)例：如具体的培训计划、物品采购计划、基础设施检查计划、环境卫生检查计划等许多工作，在制定时，都可按此方法进行。第30页/共39页04

如何保证工作计划的执行第31页/共39页PDCA循环法的工作步骤表如何保障工作计划的执行执行中发现偏离原计划或发现原计划考虑不周全时，应及时弥补、调整，以确保计划的完成。一、掌握科学的工作方法——PDCA循环法阶段步骤计划（Plan)设定目标、搜索与目标有关的信息、找出最佳方案、制定计划工作表执行(Do)按计划工作表执行计划检查(Check)检查或评估执行情况与目标之间的差距改进(Action)根据检查结果对计划做出修正、再执行第32页/共39页二、对计划执行过程进行追踪与控制如何保障工作计划的执行随时知道自己的计划实施到了哪一步，哪些任务已经完成，哪些任务正在进行中，哪些任务遇到了障碍，哪些任务需要调整等等。第33页/共39页控制过多的影响：

降低下属自主性、积极性；缺乏活力，阳奉阴违。主管在进行计划的追踪控制时应掌握的原则如何保障工作计划的执行避免控制的过多避免控制的不足控制不足的影响：

工作延迟；工作效率降低、散漫、懈怠；发生问题。控制要能符合现状，配合实际需求第34页/共39页如何保障工作计划的执行三、分清工作的轻、重、缓、急把你的工作按以下标准分成三种类型A、必须做——重要并且紧急的任务B、应该做——重要或紧急的任务C、可以做——不重要且不紧急的日常任务主管应该尽可能：减少必须做的事情多做应该做的事情少做可以做的事情，授权让别人去做第35页/共39页常问Why、How、If关心周边事物多用不同