OA系统管理办法(征求意见稿)

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OA系统治理方法

（征求意见稿）

第一章总则

第一条为保证集团办公自动化系统（本方法简称OA系统）顺利实施，保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，结合集团办公自动化工作实际事情，特制定本方法。

第二条OA系统，要紧运用于集团总部各中心、部门、各子公司之间的公文流转。

第三条OA系统内容包括协同办公、公文治理、车辆治理、工作报表、用品治理、任务治理、工作打算、工作总结、工作日志、文档治理、公共信息、个人设置、综合办公、常用工具等功能。

第四条OA系统自动对协同工作举行跟踪，对每位公司职员工作事项的处理周期、处理件数、延误事情举行记录，职员使用OA系统举行协同工作的事情将纳入该单位年度考核范围。

第五条本方法适用于集团总部各中心、部门、各子公司。

第二章治理分工与职责

第六条集团行政治理中心负责OA系统的治理、规划、实施、培训和检查考核等工作，对系统实行统一部署，分级治理。其要紧职责：

1．依照总裁办的指令，办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销等相关手续的审核工作；

2．依照公司的进展，将新的治理规定实施到OA系统中；

3．依照实际事情对OA系统各类表单和流程举行修改及修订工作；

4．征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用过程中浮现的新事情、新咨询题；

5．培训各使用单位的职员；

6．做好其他相关工作。

第七条集团行政治理中心网络信息治理员（以下称系统治理员）负责OA系统的维护和治理等工作。其要紧职责：

1．负责治理OA系统的软、硬件配置、升级。

2．负责日常的OA系统运行维护，网络设备故障处理。

3．负责OA系统的安全技术防范，定期就系统运行举行严格检查。

4．负责集团总部各部门办公终端系统的安装。

第八条各使用单位必须设一名负责人分管OA系统的运营治理工作，指导和监督本单位职员使用OA的事情；

第九条集团各治理中心、各子公司应指定文档治理员一名，负责对本部门文档举行治理（新建、归档、整理、授权等）。

第十条使用单位需变更系统中的相关资料，应向行政治理中心提出申请，并办理相关手续：

1．使用单位名称变更的，应办理名称变更手续，并由该单位来函确定新的使用人员名单；

2．使用单位撤销的，应办理注销手续。即在系统中删除该单位名称，注销该单位使用人员，并将系统中的相关文件按撤销单位提出的处理方法举行处理；

3．使用单位合并的，合并后的使用单位名称假如沿用合并前其中一具使用单位名称的，则该名称作为合并后的使用单位名称在系统中保留，被合并的使用单位按本条第二项规定办理注销手续；合并后的使用单位假如使用新的单位名称的，则按本方法第八条的规定重新办理注册手续，合并前在系统中使用的单位名称按本条第二项规定办理注销手续。

4．使用单位协同审批表单或流程需要修改，必须通过集团相关领导审批经过后，由主管部门通知系统治理员举行操作。

5．集团各部门、各子公司申请新职员系统账号，需经过所在公司人力资源部向系统治理员提交新职员资料：姓名、部门、职位及其上级主管。系统治理员添加职员编号及相关权限后，经过消息方式通知人力资源部及其上级主管，由上级主管转达给新职员，由行政治理中心统一安排新职员举行培训和考核。

第三章使用要求

第十一条职员应自觉遵守OA系统运行的规章制度，按照工作权限，仔细完成本人在系统中所承担的工作任务。对生产一线职员及辅助后勤职员（没有使用电脑的职员）用纸质先提起审批，然后由本部门文员或人事行政文员输入电脑举行审批和备案。

第十二条系统经过用户名和密码举行身份治理和认证。职员应自个儿定期更换密码，防止他人非法使用。由于密码泄漏造成的损失由本人负责。每位职员都要熟练掌握OA系统的使用办法，使用OA系统举行单位内部的各项日常办公。

第十三条职员的密码丢失，应向系统治理员提出申请，恢复初始密码。

第十四条职员在OA系统的设置中内心面，对自个儿的个人信息举行添加，如联

系方式、e-mail、出生日期等，以方便同事之间联系时查找。

第十五条未经集团行政中心接受，非相关人员别得使用系统治理员的密钥和密码登录系统。

第十六条为保证各类电子文件的及时收发，公司领导及各中心负责人原则上应该全天在线，其他职员至少每天上、下午各登陆两次OA系统，接收各类文件，处理待办事项。

第十七条职员如因请假时刻较长而无法处理待办事项的，应指定授权的代办人举行相关操作，取得授权的代办人在OA系统上以授权人名义所做的各类操作，均视为授权人的本人意见。如因出差，请使用手机审批功能，保证工作的连续性。

第十八条为使公文流转真正地降到实处，并提高职员对“企业信息化”的认识，有审批权限的OA使用人必须启动短信提醒功能，并且必须随时随地、及时地打开OA系统，处理当天的文件，如遇出差、事假等没有上网条件的事情，须启用手机审批功能，保证事务正常审批，如遇长时刻出差、事假的，须启用事务托付功能。

第十九条各部门在发文或部门与部门之间需协调某些事宜时必须经过OA系统，别允许浮现纸质文件（紧急事情除外）。处理文件填写意见时必须将意见写清晰。

第二十条有紧急重要文件需要审批，职员可经过电话或者发送手机短信提醒。

第二十一条在系统中流转的电子公文，其文种、格式、内容等的审核把关由发文单位负责。

第二十二条公文带有别方便举行电子化处理的附件（如物品等）的，可按纸质公文交换的方式举行交换。公文正文仍以电子公文形式交换。

第二十三条电子公文接收失败的，收文单位应及时向发文单位提出申请，讲明缘故，请求重发或追加打印份数；因系统故障别能接收的，应及时向系统治理员反馈。

第二十四条职员要保证经过OA系统公布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所公布的内容负责。

第二十五条因个人缘故未登陆和使用OA系统，别能及时处理相关工作，造成的责任由自个儿负责。

第二十六条OA系统流程模板涵盖范围内的办公流程，涉及的相关单位（部门）应按照系统模板使用讲明实行网上办公，流程定制发起的单位（部门）应催促系统模板的使用。

第二十七条职员应熟练掌握OA系统的操作办法，在使用OA系统处理办公业务时，应遵守以下规定：

1．经过OA系统公布的信息、发起的协同，均视同OA使用人员知晓，所以所有职员应及时登录系统猎取协同信息，处理相关业务。

2．职员应保证经过OA系统公布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所公布的内容负责。

3．职员应保证OA系统处理办公业务的响应时刻。网上公文及协同处理流程涉及到的职员处理时刻原则上别超过１个工作日。如有出差、请假、培训等特别缘故离开时，须经过手机审批功能审批或代理设置功能托付相关人员代为办理。

第二十八条OA系统公共信息治理实行实名制，别得在OA系统上公布与公司工作无关的公告或调查；别允许在OA上公布私人事务，禁止谈论工资等公司机密，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。

第四章业务治理规则

第二十九条文档治理

发文治理依照《公文治理方法》执行，会签、审批、发放等环节均经过OA系统举行，如需向外发放纸质文件的，由行政治理中心打印发放。

1．普通文档治理

各中心、子公司文档治理员应对本单位需保存、共享的资料举行分类整理，归档到本单位“单位文档”对应名目中；并依照查询权限授权其它职员查询或借阅。重要文档需另外备份。

2．注意事项

各个部门的相关文件必须分类上传到部门文档中，在每个部门文档下能够新建文档夹以便使用。并且每个部门的单位文档必须对副总经理级以上领导公开，别允许上传与工作无关的文件。

第三十条日常办公

1．协同办公治理

单位人员需要传递文件，须用协同工作与部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导举行日常的文件的交流和消息沟通，请使用“即时通”替代目前大部分常使用的QQ、邮箱的工具，对外可接着使用之前的沟通工具。

2．会议治理

会议的召开统一提早由会议发起人在OA上举行会议召开通知，其他人员收到通知后必须及时举行处理，讲明是否参加会议。

3．公告治理

集团总部由行政治理中心起草公告通知等信息，交中心负责人审核后在OA系统上公布，其它部门的公告由自个儿部门起草，交中心负责人审核后在OA系统上公布，但要挑选清晰公告对象。子公司的公告由相关部门负责起草，由部门负责人审批后在OA系统上公布。

第三十一条周工作总结及周工作报告

1．集团总部所有电脑使用人员均要求每周在OA上填写周工作总结及周工打算，并作为职员考核的指标之一。

2．每周工作总结及周工作打算必须在每个周末下班前完成。

4．周工作总结及周工作打算由直截了当上级签阅，副总经理及以上领导能够抽查所有职员的日志。签阅时，能够签署意见、指示等。

5．周工作总结除达到每周及时记录的要求，还需要可以准确、客观的反映本周重要工作事情，以便为往后的工作回顾提供帮助。

6．周工作总结记录本周重要工作的事情，由公司人力资源部依照日志与要求的吻合事情赋予考核，假如记录特殊差的，公司行政中心第一次提出改正意见，提醒当事人及时的改正，别能及时改正的，赋予一定经济处罚。

第三十二条OA系统上的月度打算、月度总结模块的填写要求按照公司相关规定执行。

第三十三条消息中心使用要求

1．消息中心是日常工作交流工具，别许发送与工作无关的信息。

2．除网络及系统别能正常使用外，要求所有的职员工作方面的事项全部经过消息中心系统交流，有据可查，明确责任。

3．要求所有职员上班后，就必须登录“即时通”，并保证在上班时刻内向来在线，确保消息及时接收和审批。如需长时刻离开电脑的，必须登录手机版，及时查收信息及审批事务。

第三十四条知识公布要求

公司鼓舞职员将工作中积存的知识经验及处理方法写成书面的文档公布到知识中心的相应版块中。

第三十五条公司新闻的公布要求

公司鼓舞职员将发生在周围故意义的人与事写出来提交到公司新闻中。

第三十六条职员建档要求

新职员入职后的一周内要求本人填写好个人资料详细档案，信息变动后要即时更新。

第三十七条通知与待阅要求

职员必须及时查看通知与待阅栏内的文件，特殊是通知文件，及时阅读，如因未阅读造成别良后果，由本人承担。

第三十八条领导对OA系统使用及信息查询规范

1．日常检查

部门经理以上人员，每周下班后或每周第一天上班后，必须要查看下属职员的

周工打算及周工作总结，信息交流、客户关系记录，及时掌握职员工作状况。

假如检查中发觉职员的工作有偏差，上级必须及时赋予指正。假如所以造成工作延误，上级要承担相应责任。特殊是在检查中发觉职员的工作需要其它部门协助，上级要积极帮助职员与其它部门协调工作。

2．日常工作任务布置

经过“创建任务”将要求职员完成的工作在系统中布置任务给相关人员，并在任务治理中举行查看检查。

3．日常流程审批

（1）对各类流程申请应及时举行审批，保障流程正常流转。

（2）执行公司制度，经过系统协同审批模块发起自个儿需要通过审批的相关流程。

（3）假如因未及时审批、提交相关流程而造成工作延误，依照造成损失按比例对当事人举行处罚。

第三十九条在使用OA系统时需要上传附件的，要求附件容量大小别得超过20M，假如附件真的较大的，可经过其它方式发送。

第四十条使用系统时，所有涉密信息别得转发至无关人员，公文流转严格按范围举行流转，严禁扩大范围，也别得存储在与该系统无关的介质内。

第四十一条禁止安装与工作无关的网络软件，禁止安装搜狗、搜狐等快捷搜索栏等网络辅助工具。

第五章安全保障

第四十二条OA系统的推广应用由集团行政治理中心举行检查考核，对长期别使用OA系统、别按统一要求提供共享数据、或数据别准确的，按处罚规定处理。

第四十三条严禁外来人员未经允许进入OA系统，若有违反而导致病毒向公司内部传播或公司商业隐秘向外部传播而造成公司损失的，将依照公司规定赋予相关责任人举行处理。

第四十四条侦测、盗用、冒用他人账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，其处罚见考核制度。

第四十五条联入OA系统的计算机，应安装杀毒软件。使用外来磁盘应检测，以防病毒入侵。

第四十六条文档治理员应对文件资料的保密性、正确性、完整性、公布范围负责，别得将涉密信息、带病毒文档录入OA系统。

第四十七条使用系统时，所有涉密信息别得在该系统内公布，也别得存储在与该系统无关的计算机中。

第四十八条应加强计算机及网络安全保密知识教育，遵守保密纪律与保密规

定。

第四十九条别得利用电子系统从事危害国家安全、泄露国家隐秘的违法犯罪活动；别得复制和传播影响社会治安或淫秽色情信息，一经发觉将提交公安机关追究其刑事责任。

第五十条系统浮现异常，造成数据存储别完整、软件故障、数据丢失，妨碍系统完整运行的，应及时向集团行政治理中心反馈。

第五十一条信息传输工作应严格执行各项治理制度，遵循统一的技术规范。接收的信息，应按照时限要求办理；发送的重要信息应经本单位负责人审批。

第五十二条职员应严格执行有关操作规程。对别遵守规程、妨碍信息传输工作正常运行的职员予以通报批判；造成事故的，应追究有关人员和相关领导的责任。

第五十三条密级文件别进入系统，按照现有公文流转方式处理；电子文件严格按发文范围发送，发文范围的审批仍按公司《公文治理方法》有关规定执行。

第五十四条机房作为OA系统的中枢，原则上别允许外来人员进入，确须进入的，需由系统治理员陪同，全体职员均有义务爱护机房内所有设备的安全。

第六章应急处理

第五十五条系统浮现故障，导致电子公文与信息无法在系统中举行正常交换的，应及时通知系统治理员。由系统治理员尽快组织有关单位查明缘故，排除故障，并在24小时内做出响应。若24小时内仍未排除故障，造成系统别能正常运行的，由集团行政治理中心提出解决方法，并且报告集团相关领导，并以纸质文件的方式通知使用单位，保障公文与信息交换工作的正常运行。