ExOA2004用户基本使用手册

京华ExOA2004用户操作手册

TOC\o"1-4"\h\z\u第1章. 概述 91.1. ExOA2004政务版简介 91.2. 预备知识和技能 9第2章. 系统简介 102.1. 登录系统 102.2. 界面布局 112.2.1. 待办 112.2.2. 待阅 122.2.3. 新建 132.2.4. 查询 14第3章. 公文管理 163.1. 未进入公文处理界面的操作 163.1.1. 新建公文 163.1.2. 打开公文 173.1.3. 刷新公文列表 173.1.4. 列表显示方式 183.1.5. 预览 183.1.6. 流程日志 183.1.7. 办理公文 193.1.8. 退回公文 203.1.9. 删除公文 203.1.10. 查询公文 213.1.11. 回收公文 213.1.12. 催办设置 213.1.13. 催办打印 223.1.14. 强制回收公文 233.1.15. 加入常用查询条件 233.1.16. 删除常用查询条件 233.2. 进入公文处理界面后的操作 243.2.1. 流程日志 243.2.2. 表单日志 243.2.3. 转任务 253.2.4. 归知识库 263.2.5. 保存公文 263.2.6. 打印表单 263.2.7. 添加正文 263.2.8. 转发 273.2.9. 关闭 273.2.10. 跳转 273.2.11. 发送 283.2.12. 附件 283.2.13. 参考资料 283.2.14. 相关知识 283.2.15. 相关任务 283.2.16. 另存正文 283.2.17. 打印正文 293.2.18. 显示痕迹 293.2.19. 规范全文 293.2.20. 页面设置 303.2.21. 插入时间 303.2.22. 插入文件 303.2.23. 工具栏 31第4章. 任务管理 314.1. 新建任务 314.2. 执行任务 334.3. 分配任务管理 374.4. 任务代理 414.5. 任务查询 42第5章. 个人事务管理 435.1. 消息系统 435.1.1. 新建 435.1.2. 转发 455.1.3. 查询 475.1.4. 删除 475.2. 修改密码 485.3. 界面风格设置 485.4. 私有组管理 505.4.1. 增加私有组 505.4.2. 删除私有组 515.4.3. 增加私有组成员 515.4.4. 删除私有组成员 535.5. 个人日程 545.5.1. 新建日程 545.5.2. 修改日程 555.5.3. 查询日程 575.5.4. 导入导出到outlook 585.6. 个人图章 585.6.1. 增加个人图章 585.6.2. 修改个人图章 595.6.3. 删除个人图章 605.7. 常用词条 605.7.1. 增加常用词条 605.7.2. 修改常用词条 615.7.3. 删除常用词条 625.7.4. 公有词条 635.8. 代理授权 635.8.1. 设置授权 645.8.2. 收回授权 65第6章. 综合管理 666.1. 领导日程 666.1.1. 日程查看方式 676.1.2. 新建 686.1.3. 修改 696.1.4. 删除 706.1.5. 查询 726.1.6. 发布 736.1.7. 打印 736.2. 主题词 746.2.1. 库新建 746.2.2. 库修改 746.2.3. 库删除 746.2.4. 新建一级分类 746.2.5. 新建二级分类 746.2.6. 新建三级分类 756.2.7. 分类修改 756.2.8. 分类删除 756.3. 文号 756.3.1. 文号列表显示 756.3.2. 新建文号 756.3.3. 修改文号 766.3.4. 删除文号 766.3.5. 文号清零 766.3.6. 取文号 776.3.7. 查看补号 776.3.8. 查看预留号 786.4. 外部单位 796.4.1. 新建外部单位 796.4.2. 修改外部单位 796.4.3. 删除外部单位 806.5. 资产管理 806.5.1. 办公用品管理 80.办公用品类型管理 80.新建办公用品 81.修改办公用品 82.删除办公用品 836.5.2. 固定资产管理 83.新建设备资料 83.修改设备资料 84.删除设备资料 84.设备维修记录 856.5.3. 进货管理 87.新建进货 87.修改进货 87.删除进货 88.查询进货 886.5.4. 出货管理 88.新建出货（消耗品） 89.修改出货信息（消耗品） 92.删除出货信息（消耗品） 93.固定资产出货 94.固定资产取消出货 95.出货查询 956.5.5. 库存管理 96.设备报废 96.设备退仓 97.设备报废记录 97.设备退仓记录 986.5.6. 供应商管理 98.新建供应商 98.修改供应商 99.删除供应商 100.供应商查询 1006.5.7. 仓库管理 100.新建仓库 101.修改仓库 101.删除仓库 102.货架管理 103.货位管理 1056.6. 车辆管理 1056.6.1. 车辆资料管理 105.新建车辆资料 105.修改车辆资料 106.删除车辆资料 107.查询车辆资料 1086.6.2. 驾驶员档案管理 108.新建驾驶员档案 108.修改驾驶员档案 109.删除驾驶员档案 1106.6.3. 车辆费用管理 111.新建油费 111.修改车辆油费 111.删除车辆油费 112.新建车辆一般费用 112.修改车辆一般费用 113.删除车辆一般费用 114.车辆费用统计 114.车辆费用查询 1146.6.4. 车辆维护维修记录 115.新建车辆维修记录 115.修改车辆维修记录 115.删除车辆维修记录 116.维修记录查询 117.高级查询 1176.6.5. 车辆使用管理 117.新增车辆使用记录 118.修改车辆使用记录 119.删除车辆使用记录 1196.7. 人事档案 1206.7.1. 人事档案管理 120.新建人事档案 120.修改人事档案 121.删除人事档案 121.人事档案的查询 1226.7.2. 人事考核管理 122.新建人事考核 122.修改人事考核 123.删除人事考核 123.预设全体人员考核合格 123.全部发布 123.人事考核查询 1246.7.3. 个人获奖管理 124.新建个人获奖 124.修改个人获奖 125.删除个人获奖 125.批准个人获奖 125.删除批准个人获奖 126.个人获奖查询 1266.7.4. 个人小档案 127.修改个人小档案 1276.8. 工资管理 1276.8.1. 工资项目维护 128.新增工资项目 128.修改工资项目 128.删除工资项目 1296.8.2. 工资发放情况 129.录入工资发放情况 130.修改工资发放情况 130.删除工资发放情况 131.工资发放情况查询 1316.8.3. 工资统计 132.查看工资存档表 132.统计部门工资总额 1326.8.4. 复制上月工资 1336.9. 考勤管理 1336.9.1. 考勤类型管理 134.新建考勤类型 134.修改考勤类型 135.删除考勤类型 1356.9.2. 考勤登记 136.新建考勤登记 136.修改考勤登记 137.删除考勤登记 1376.9.3. 考勤查询 1386.9.4. 考勤统计 1386.10. 水电管理 1396.10.1. 用水管理 139.新增用水 139.修改用水 140.删除用水 140.用水情况查询 1416.10.2. 用电管理 141.新增用电 141.修改用电 142.删除用电 142.用电查询 1436.10.3. 水电统计 1436.11. 公文归档管理 1436.11.1. 归档分类管理 144.新建公文归档分类 145.修改公文归档分类 145.删除公文归档分类 145.新建公文归档子分类 146.修改公文归档子分类 147.删除公文归档子分类 1476.11.2. 公文归档关系管理 147第7章. 会议管理 1487.1. 会议登记 1497.1.1. 增加会议登记 1497.1.2. 修改会议登记 1507.1.3. 删除会议登记 1517.1.4. 会议登记送审 1527.1.5. 打印会议登记 1527.2. 外出会议登记 1537.2.1. 新增外出会议登记 1537.2.2. 修改外出会议登记 1547.2.3. 删除外出会议登记 154第8章. 知识库 1558.1. 知识库结构介绍 1558.2. 知识库分类介绍 1558.3. 知识库操作说明 155第9章. 档案库 155第10章. 信息资源 15510.1. 版面介绍 15510.1.1. 功能导航 15610.1.2. 登录框 15610.1.3. 各栏目显示 15610.1.4. 信息公告 15710.1.5. 信息搜索 15710.1.6. 留言板 15710.1.7. 版权信息 15710.2. 个人工作区 15710.2.1. 个人信息 15810.2.2. 业务管理 15810.2.3. 信息平台 158.信息录入 159.信息审批 162.信息搜索 162.信息订阅 163概述ExOA2004政务版简介京华网络有限公司成立于1993年，是国内最早从事计算机系统集成和软件开发的专业厂商之一。京华网络是国家火炬计划重点骨干企业，广东省重点支持的四家软件企业之一，广州市重点支持的十家软件企业之一。京华网络总结多年办公自动化系统的实施经验，针对各级政府机关、企事业单位的办公自动化特点，新近推出集文字、数据、声音、图像等多种信息为一体、各业务系统为一体的京华ExOA2004办公自动化系统，作为公司的拳头产品，该产品为各级机关、企事业单位的办公自动化建设提供一整套完整、系统的解决方案。其目的是帮助各级机关、企事业单位提高全员办公效率和管理水平，更快、更好地实现办公手段自动化、资源处理信息化、信息传输网络化、智能化的办公自动化建设目标。预备知识和技能了解并学习京华ExOA2004办公自动化系统，要求普通用户必须具备以下的基础知识和技能：具有MicrosoftWindows的基本操作技能；具有MicrosoftInternetExplorer6.0的基本操作技能；具有MicrosoftOffice2000的基本操作技能。系统简介登录系统在浏览器的地址栏里输入办公自动化服务器名称和京华OA站点名称，如：http://<OAServer>/OA，出现如下登录框。图表STYLEREF2\s2.1SEQ图表\*ARABIC\s21 输入用户名密码对话框用户输入系统管理员为自己分配的办公自动化用户帐号和密码。单击“确定”按钮后将自动登录进入如下图所示的系统主页面。图表STYLEREF2\s2.12 系统主界面安全设置在使用系统之前先点击“IE安全设置“，系统显示如下窗口：图表STYLEREF2\s2.13 浏览器设置按打开后系统会出现如下窗口，按“是”设置浏览器。图表STYLEREF2\s2.14 浏览器设置提示窗口按“是”后，系统出现以下窗口，按确定完成设置：图表STYLEREF2\s2.15 浏览器设置完成窗口界面布局待办系统主页面默认显示的是待办业务信息，系统将当前登录用户所要处理的业务按业务分类罗列出来，用户可以选择要办理的业务进行办理。排序系统默认将待办信息按业务分类排序，并提供另外两种分类：按速级和按接收时间排序，可在三种状态下切换。预览系统的默认状态是没有预览，如果看到自己的待办公文后，不想打开公文查看正文和附件就可以选择“预览”按钮查看，可通过放大和还原按钮将预览窗口放大和缩小。界面同下图:图表2.21 待办信息刷新刷新自己的待办的业务。公文办理可直接点击公文标题打开公文进行办理；或点击列表记录后的复选框，列表上方显示“办理”按钮进行公文办理，可对同表单同步骤的公文进行批量办文。待阅选择主界面的待阅窗口后，系统默认将需要批阅的公文或其他要办的事务罗列出来，用户可以选择待阅文件直接查看。同待办一样默认按业务分类进行排序排序系统默认将待办信息按业务分类排序，并提供另外两种分类：按速级和按接收时间排序，可在三种状态下互相切换。预览系统的默认状态是没有预览，如果看到自己的待阅信息后，不想打开公文就可以选择这个按钮查看,可通过放大和还原按钮将预览窗口放大和缩小。界面同下图:图表2.22 待阅信息刷新刷新自己的待阅的业务信息。公文阅读可直接点击公文标题打开公文进行批阅。新建选择新建标签后，系统将出现以下界面：图表2.23 新建窗口从上图可以看出，系统默认将当前用户有拟稿权限的各种公文、事务列出，当要创建相应的公文和事务时，直接点击公文模板，系统打开如下窗口。图表2.24 新建公文窗口查询选择查询标签后，系统出现如下窗口：图表2.25 查询窗口查询目标窗口左边框架内显示的是要查询的业务类别，选择相应的类别后，系统右边框架上部显示的是查询条件，下部显示的是符合条件的记录常用查询常用查询中一般包括的是一些经常使用的查询条件，预先定义好存在系统中，用户执行查询时不需要再设置条件，直接点击即可，一般包括本人已办，本人已阅等等，根据各种业务的不同而不同。条件查询条件查询是常用查询解决不了的查询需求，将信息的部分重要字段显示出来供用户设置，用户设置完条件后按查询显示符合条件的信息。高级查询当用户的查询需要很细时，则常用查询和条件查询都不能得到查询结果时，就有必要使用高级查询，高级查询是将所有字段显示出来给用户设置，设置完条件后按查询系统显示符合条件的信息。查看明细信息被查询出来后可以单击每条记录的标题查看详细信息。公文管理未进入公文处理界面的操作新建公文新建公文步骤如下：进入系统后，选择新建标签，系统将当前登录用户有拟稿权限的公文模板按业务类别罗列出来。如下图：图表3.11模板列表界面选择要创建的公文的公文模板，系统将出现公文编辑窗口。系统界面如下：图表3.12新建公文界面 新建公文时，系统默认显示已经由系统管理员定义好的公文表单，可以对公文增加和删除附件、增加和删除参考资料、添加正文、公文保存、表单打印、发送等操作，还可以查看流程日志和表单日志。注：在发送公文时，必须输入字段必须输入内容。打开公文系统中打开公文的通用方式是直接点击公文名称，自动显示公文的详细信息。但是打开公文的入口有很多，比方待办、待阅、查询后要查看公文的详细信息，基本的打开界面都和图表3.12相似，只是根据权限有的可以编辑公文信息，有的只能查看信息。刷新公文列表在待办和待阅窗口中，随时可以按“刷新”按钮来刷新公文列表，看是否有自己需要处理的公文。列表显示方式对于待办和待阅窗口，系统提供三种列表显示方式：按业务种类分类：将所有要处理的公文按业务类别来罗列，比方说公文、事务等。按速级分类：将所有要处理的公文按速级来罗列，比方说特急，缓急等。按时间分类：将所有要处理的公文按接收时间来罗列。预览在处理公文时，有时可能只看正文就可以确定是不是可以审批通过，不需要打开公文进行处理，系统提供了预览功能，示意窗口如下图，上面显示的是待处理的公文或者事务，下面显示的是正文内容和附件（如果存在）。图表3.13预览界面流程日志公文在流转过程中所经过的路径，可以通过流程日志来查看，在待办和待阅窗口中，可以查询每条公文的流程日志，系统显示该公文的流程日志。显示格式如下。图表3.14流程日志查看窗口办理公文当要处理公文时，有两种处理方式，一种是不需要打开公文就可以确定结果的公文，一种是必须打开查看详细资料后才能确定结果的公文。对于第一种，我们在待办和待阅中提供直接办理的功能。示意界面如下：图表3.15快速办理窗口选中后面的复选框，在窗口的右上角会出现快速办理的按钮：办理：提供以下简易办理窗口，给用户输入意见，并发送到下一环节。图表3.16快速办理窗口退回：将所选择的公文退回到公文发送者。删除：删除流转到当前操作用户的公文。对于第二种，用户必须先打开公文，在公文办理窗口的工具区中有保存、流程日志、表单日志和发送等按钮。注：这些按钮管理员可根据各步骤进行定制。退回公文如3.1.7中所叙，有两种退回公文的方法，一种直接在待办公文中快速退回，一种打开公文后选择相应的按钮来将公文退回给发送者。删除公文如3.1.7中所叙，有两种删除公文的方法，一种直接在待办公文中快速删除，一种将公文通过查询条件查询出来，执行删除，示意界面如下。图表3.18公文删除窗口查询公文在图3.1.8中，我们看到系统提供了对公文的一些常用查询和条件查询，在通常的使用过程中，这些快捷查询方式已经可以满足一般的办公要求，在有些特定的情况下，我们可能用到高级查询，高级查询窗口中可设置的条件更加精确。回收公文在图3.1.8中，我们看到系统提供了对公文的回收操作，当要将已经发送到下一环节的公文回收回来，但该回收只是对于下一环节人员没有处理的情况进行回收。催办设置在图3.1.8中，我们看到系统提供了催办设置操作，可以对特定公文进行全程催办，也可对公文的某一步骤进行催办设置。设置窗口如下：图表3.19公文催办设置窗口催办打印催办打印是对电子催办的一个补充，将催办信息打印出来提交给相关的办理人员，催办打印窗口如下：图表3.19催办打印窗口强制回收公文强制回收公文功能和回收功能相似，但强制回收的权限范围更大，普通回收只能回收下一环节没有进行处理的公文，强制回收可以回收下一环节还没有发送的公文，但都不能跨步骤回收。加入常用查询条件当预先定义好的常用查询条件不能满足当前操作人员的查询需求，用户可以自行设置查询条件将结果查询出来，如果按这个查询条件使用比较多的话，可以将这个条件设置取名字存储为常用查询条件。删除常用查询条件当觉得某一个预先定义好的常用查询在日常的工作中并不是使用频率很高时，可以先按这个条件对结果进行查询，然后按“删除常用查询条件“将这个定义好的查询从系统中删除。进入公文处理界面后的操作流程日志公文在流转过程中所经过的路径，可以通过流程日志来查看，打开公文后，在窗口的左上角有个“流程日志”，按下后系统显示该公文的流程日志。显示格式如下。图表3.21流程日志查看窗口表单日志公文在流转过程中所有的修改，可以通过表单日志来查看，打开公文后，在窗口的左上角有个“表单日志”，按下后系统显示该公文的曾经修改过的日志。显示格式如下。图表3.21表单日志查看窗口转任务如果公文处理过程中有可能会产生任务，当任务完成后根据任务的完成结果来继续公文的流转，如果在应用支撑平台内已经定义好了公文和任务的对应关系，并且当前操作用户具有转任务的权限，在公文打开窗口的工具栏中就会出现公文转任务按钮。点击转任务按钮，显示如下图：公文转任务归知识库如果公文处理过程中，如果发现公文的内容具有代表性，并且当前操作用户具有转任务的权限，在公文打开窗口的工具栏中就会出现归知识库按钮。保存公文当修改了公文的内容后，包括表单的填写，正文的编辑，附件的添加，参考资料的添加等，但又不想发送到下一环节时，可以按保存按钮将当前所编辑的公文的修改结果保存下来，直接按保存即可。打印表单当系统管理员在后台已经定义好公文表单所对应的表单打印模板后，可以将公文的表单打印并输出，这样可以做到表单输出的格式多样。添加正文正文的添加方式有两种，一种是选择工具栏中的添加正文按钮，这个一般会问你是否覆盖正文，选择自己要添加的正文后，系统将内容直接读写进来。另外一个添加方法只能针对word格式的文档，通过直接插入word文档。转发公文转发就是在设置了公文关系映射后，可以将该种模板公文转成相应的映射关系的公文，并能够在相关的公文一栏显示出来。关闭当公文打开，做了相应的修改后直接点击关闭将公文关闭。跳转当前操作用户如果具有跳转权限，在公文打开的工具栏上会有“跳转”的按钮，当希望公文不是按正常的流程走，而是想直接送到某一步骤时，可以选择“跳转”，处理界面如下，系统将该流程的所有的步骤显示出来供用户选择。图表3.22公文跳转步骤选择窗口发送当前用户将打开的公文编辑完成后，确定不需要再修改，各种正文、附件、参考资料等已经添加完全，希望将公文发送给下一环节的用户来进行处理，则可以选择工具栏上“发送”按钮将公文发送给下一环节的处理用户。附件当公文有附件时，可以在公文打开窗口的右上角部分增加和删除公文的附件。参考资料当公文有参考资料时，可以将相关的参考资料附加到公文，和公文一起流转，并为公文的处理提供参考信息。相关知识如果公文定义了公文的主题词，则系统会自动根据主题词到知识库里将相关的知识搜索出来以提供给公文处理人员进行参考。相关任务如果公文在流转过程中有用户将公文转任务，则在相关任务中会将已经创建的任务显示出来，直接点击任务可将任务的详细信息显示出来。另存正文在公文打开处理窗口中的正文部分，包含了“另存”正文的按钮，如果想将正文另外保存，则可以选择此按钮。图表3.24另存正文示意窗口打印正文在图表3.2-4中，我们可以看到在正文部分，系统还提供了打印正文的功能，如果想将正文的内容打印出来，可以直接选取该按钮打印输出。显示痕迹在图表3.2-4中，我们可以看到在正文部分，系统提供了显示痕迹和隐藏痕迹的功能。公文在流转过程中，处于流转过程的用户可能会要对正文的内容增加、修改、删除，而这些修改和删除希望能保存到系统中，以方便想查看时查看。规范全文当编辑正文时，可能是从不同的文档拷贝过来，而这些文档的相互之间的格式又不相同，势必造成正文的内容混乱，如果手工调整格式则无形中增加了工作量，为解决这个问题，系统提供了“规范全文“功能按钮，并预先定义好了文档的样式，以能够帮用户自动实现格式的统一。页面设置当要将正文的内容打印输出时，可能正文的内容不是正好适合word的页面设置，为了让输出比较美观，系统通过调用word本身自带的页面设置窗口，来实现页面设置功能。插入时间当编辑公文的正文时，可能需要输入系统时间，并且可能要求是不同的时间格式，系统提供了选择时间格式的快捷按钮，示意窗口如下。图表3.25插入时间示意窗口插入文件当编辑公文的正文时，可能需要将其他word文档的内容插入到正文，系统提供了插入文件的快捷按钮，选择要插入的word文档后，系统自动将内容读入到正文中。工具栏当编辑公文的正文时，可能系统默认提供的工具栏按钮不够使用，需要定义word的工具栏按钮，为解决这个问题，系统提供了定制word工具栏的功能，点击“工具栏”后，系统显示如下窗口来完成word工具栏的定制。图表3.25工具栏设置窗口任务管理新建任务只有具备以下3个条件之一的用户，才可见任务“新建”链接；用户是领导，有下级用户；代理其他用户任务，代理的用户是领导，有下级用户；联络员或者秘书，通过权限设置，可以代领导起草任务；点任务“新建”链接后，出现如下界面：按钮操作说明当用户新建任务时，如果想取个人历史新建任务来参考修改，可通过这两个按钮来获取，其中，往前遍历，往后遍历；新建在上面的按钮遍历历史新建任务后，当没有可参考的历史任务，通过点击“新建”按钮清空任务内容；保存将任务保存成草稿，任务标题为必输，保存后，任务状态为任务草稿，保存按钮置灰，任务工具栏如下；当修改草稿内容后，“保存”按钮又变为可操作状态，草稿任务显示在个人的待办任务中；废弃删除草稿任务，废弃的草稿任务将不再显示在待办任务中；发送任务发送时，输入/选择框的输入限制如下：任务标题：必输字段，最大输入长度为100字符；主办人：必输字段，如果主办人是多人，则将生成多条除主办人不同外，其他都相同的任务；对于不同类型的新建任务，主办人选择框打开的地址本不完全相同，有以下几种情况：区局领导：主办人地址本为所有科室及分局，中层领导：主办人地址本为其所在部门的下属；区局代理起草权限的用户：主办人地址本为区局领导所见地址本及起草人所在科室的人员（不包含正负科长，主任）；分局代理起草权限的用户：主办人地址本为起草人所在分局的人员（不包含正负分局长）；限办时间：如果是上级领导给下级领导分配任务，此字段为必输字段，且要求限办时间必须大于当前时间，如果是秘书代理领导起草任务，则该输入框为非必输字段；提醒时间：非必输字段，但如果速级是“加急”或者“特急”，则要求该字段必输，且该时间必须大于当前时间，且小于限办时间；速级：必输字段，有“普通”，“加急”，“特急”三种选择；任务要求：非必输字段，最大输入长度为2000字符；对于代理起草任务的用户，点击“发送”后，显示如下选择页，选择其中一个接收人，然后按“确定”按钮，则任务发送给接收人；关闭关闭当前任务窗口，如果用户已经填写或者修改了任务信息，则系统会提示用户是否保存；添加附件如果任务还没有保存，系统会提示用户“任务还未保存，请先保存后再上传附件！”，则用户保存任务后才能操作本功能；点击该按钮后弹出如下框上传附件，附件最大限制为10M；删除附件选择要删除的按钮，按“删除附件”按钮，则所选择的附件将被删除；执行任务对于任务执行人，只要任务没有结束，都在执行人的待办任务列表中，通过待办任务链接，进入任务管理执行界面，如下图：回退当用户接到任务后，因某种原因而不能按照任务要求执行时，可以申请回退，点击“回退”按钮后，弹出如下对话框，输入回退内容，按“提交”按钮，则任务回退给分配人，并发消息通知分配人；回退的任务，在主办人的待办任务列表中的状态为“申请回退”；当任务已经交办给下级执行，则“回退”按钮不可见；交办如果主办人有下级用户，“交办”按钮可见，点击“交办”按钮，出现如下地址本选择框；选择一或多个人员，按“确定”按钮，弹